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安否確認システムの家族間利用は必要? メリットと選び方も解説!

地震や津波、風水害などの自然災害が発生した際、離れている家族の安否が不安になるでしょう。安否確認システムの中には家族間の安否確認に利用できる機能を備えたものもあります。安否確認システムは近年多くの企業で導入されていますが、家族間での利用は必要なのでしょうか。

今回は、安否確認システムの概要や家族間で利用するメリットとポイント、安否確認システムの選び方についてご紹介します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

家族で使える安否確認システムとは

そもそも安否確認システムとは、災害などの緊急事態が発生した際に登録した人の安否を確認するシステムのことです。事前に連絡先を登録しておき、有事の際に登録者に一斉にメールを送信できます。返信の有無や回答情報を自動で集計・共有してくれるため、管理の手間が省ける便利なツールです。

また、いくつかの安否確認システムは、緊急事態発生時に従業員の家族にも安否確認メッセージを送信できます。近年は企業において安否確認システムが普及し、このシステムを家族間の安否確認でも利用しているケースが多いです。家族間で安否確認ができることで、従業員もその家族も安心できます。

従業員の家族に安否確認システムを行うメリット

従業員の家族にも安否確認システムを用いて安否確認を行うことには、以下のメリットがあります。

  • 他の通信手段よりも緊急時に繋がりやすい
  • 災害時以外の緊急事態でも活用できる
  • 従業員の福利厚生として活用できる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

他の通信手段よりも、緊急時につながりやすい

安否確認システムは、他の通信手段よりも緊急時に繋がりやすいというメリットがあります。

災害時/緊急事態発生時には、携帯電話やSNSといった通常利用している連絡手段は、通話規制や通信規制によって利用できない可能性があります。一方で、安否確認システムは周波数帯や回線の混雑に巻き込まれることは少なく、比較的つながりやすいという特徴があります。

緊急事態が発生した際に連絡がつながらないという想定のもとで、複数の連絡手段を確保しておくことは重要です。

災害時以外の緊急事態でも活用できる

災害時以外の緊急事態でも活用できるというメリットもあります。

たとえば、新型コロナウイルス感染拡大時の活用方法として、アンケート集計機能で従業員や同居している家族の体温や体調を把握するといった活用がされました。従業員や同居している家族の健康状態を把握することで、出社できるのかリモートワークがいいのかを判断できるのです。

安否確認システムは災害時に利用するというイメージが強いですが、災害時だけでなく緊急時でも活用できます。

従業員の福利厚生として活用できる

緊急事態が起きたときに、従業員が家族の安否確認をできる方法を社内で福利厚生として用意しておけば、従業員の満足度が高められます。そのようにすることで従業員が安心して働けるだけでなく、会社への帰属意識が高まり、離職率を下げる効果も得られるでしょう。

前述したように、安否確認システムは緊急時に他のツールよりもつながりやすいという特徴があります。社員同士の連絡以外にもこれを利用できるということは、従業員にとって大きなメリットとなるでしょう。

従業員の家族に安否確認を行う際のポイント

安否確認サービスの適用範囲を従業員だけでなく従業員の家族まで広げる際に注意しておくこととして以下の2点があります。

  • システム利用方法を家族全員が熟知していなければならない
  • システムの利用方法を理解するための訓練をしなければならない

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

システム利用方法の周知

家族で安否確認システムを使うためには、システムの利用方法を家族全員が理解しておく必要があります。また、災害時に安否確認システムを利用することを従業員だけでなく家族にもわかる形で周知しておく必要があります。

災害時/緊急事態発生時にスムーズに利用できるようにするため、利用方法をマニュアルなどで事前に周知しておくことが重要です。

システムの定期的な訓練

実際に利用できるように、災害や緊急事態が発生したと想定して訓練を行うことも必要です。

安否確認システムは導入すれば良いというわけではなく、定期的な訓練が必要です。これは、緊急事態発生時にスムーズに安否確認をしたり、時間が経ち安否確認システムの存在や操作方法を忘れないようにするためです。

重要性を共有して、面倒でも定期的に訓練をして、従業員の家族にも参加してもらいましょう。

安否確認システムの選び方のポイント

いざ、会社で安否確認システムを導入しようと思っても、どれを選べばよいのかわからないと悩む方もいるでしょう。安否確認システム選びに迷ったら、以下のポイントを選ぶ基準にするとよいでしょう。

  • 機能
  • 価格
  • 堅牢なインフラ
  • 使いやすさ

それぞれ注目するポイントについて詳しく解説します。

機能

安否確認システムは、システム次第で搭載されている機能が異なります。そのため、自社に必要な機能を搭載している安否確認システムを選びましょう。

基本的に必要な機能としては、災害発生に連動したメッセージ自動送信機能や、便利な掲示板機能などです。掲示板機能は、災害時に安否確認や情報共有ができるだけでなく、平時にも活用できるため、あると便利です。

他にも必要な機能や欲しい機能がないかを洗い出し、その機能が搭載されている安否確認システムを選びましょう。

価格

価格も安否確認システムを選ぶ際に考慮すべきポイントです。なぜなら、安否確認システムは導入時だけではなく月額制や年額制など、継続して費用がかかるからです。

予算を決めておき、予算に合った価格帯の安否確認システムを選びましょう。理想は、初期費用とランニングコストがリーズナブルな安否確認システムです。安否確認システムによっては、初期費用が無料の場合もあるため、その分コストを抑えられます。

堅牢なインフラ

堅牢なインフラ環境が構築されていることは、安心して安否確認システムを使う上で最も重要だといえます。

堅牢なインフラとは、災害時/緊急事態発生時にも確実に稼働できる仕組みであることです。とくに災害時は、通信障害や制限、アクセスの集中からサーバーダウンなどの可能性があります。この際、システムを稼働するインフラが整っていないと処理が遅くなったり、システムがダウンしてしまう危険があります。

災害時にもシステムダウンしない堅牢なインフラが構築されているかについては、それぞれの安否確認システムの災害時の稼働実績から確認しておきましょう。

使いやすさ

使いやすさも選ぶ際のポイントです。なぜなら、使いにくいととくに家族が利用する気にならなかったり、なかなか利用方法を覚えられないためです。

システムの操作が簡単で、誰でも利用できることは大切です。シンプルな操作で、使いやすい安否確認システムを選びましょう。

また、「使いやすさ」には操作性だけではなく、多言語やガラケーに対応しているかなども含まれます。日本語が母国語でない家族がいる場合やスマホに切り替えていない家族がいる場合は、多言語やガラケーへの対応は、最重要の項目だといえるでしょう。

従業員の家族も含めた安否確認なら安否確認サービス2!

トヨクモの『安否確認サービス2』の特徴は、“誰にでも使える使いやすさ” と “大災害でも稼働し続けるシステム設計” の2つです。

企業の管理者と従業員双方の使いやすさを追求し、さらに日本国内のどこで大規模災害が発生した場合でも システムを安定して稼働させ続ける信頼性の高さも兼ね備えた、安否確認システムです。

唯一、契約全社を対象にした一斉訓練を行なっていて、一斉訓練は実践に近い形式で行われ、参加した企業には回答情報を集計し、結果レポートを提供しています。

一斉訓練では災害時と同様のアクセス負荷がかかるため「実際の災害時に、アクセスが集中してもシステムが稼働するか」を定期的に確認できるのが特徴です。

従業員の家族と連絡が取れる安否確認システムを選ぼう!

日本では毎年のように地震や津波/風水害などの自然災害が発生しています。災害が多発化するなか、次の災害はいつ、どこで発生するかわかりません。万が一の際に家族の安否を確認できるように、今のうちから、企業で安否確認システムを導入しておきましょう。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。