現在、日本ではさまざまな国の人々が働いています。企業によっては、日本語・英語以外を母国語とする従業員が働いている場合も少なくないでしょう。
企業には従業員とその家族を守る義務があり、その一環として緊急事態発生時に安否確認をしなければなりません。では、日本語を母国語としない従業員がいる場合はどのように安否確認システムを選べば良いのでしょうか。
今回は、日本語を母国語としない従業員に求められる安否確認システムの性能について、トヨクモの「安否確認サービス2」とともにご紹介します。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
目次
日本語以外を母国語にする従業員に求められる安否確認システムとは
日本語以外を母国語にする従業員に安否確認する際には、以下のような安否確認システムが必要です。
- 日本語能力が高くなくても使いこなせる
- 操作がわかりやすい
- 導入しやすい
- 家族と連絡がとりやすい
それぞれについて詳しく解説します。
日本語能力が高くなくても使いこなせる
日本語能力が高くなくても使いこなせる安否確認システムでなければなりません。
日本語以外を母国語にする従業員は、日本語をある程度習得していても、とくに非常時の混乱している時の日本語はわかりにくい可能性があります。
言葉がわからないと、もちろん何を言っているのか、どのように行動すれば良いのかがわからず、安否確認が取れなかったり安全を確保できない危険があります。
緊急時でも分かりやすい日本語、やさしい日本語であることは、安否確認システムを導入する上で絶対条件です。また、他のメンバーともやり取りがしやすいことも大切です。情報を共有できるように、やり取りがしやすい安否確認システムを選びましょう。
操作がわかりやすいか
操作がわかりやすいか否かも確認しましょう。なぜなら、操作が複雑だと適切に安否確認システムを活用できなかったり、安否確認に時間を要してしまうからです。
これは日本語を母国語とする人でも同じですが、いわゆる「外国語」のシステムならばなおさらだと思われます。
緊急時でもすぐに操作できるような直感性のある操作方法か、緊急時に操作方法で悩まなくても良いか、ヘルプサービスや操作説明が英語などをはじめとした多国語表記に対応しているかなどを確認しておきましょう。
導入しやすいか
導入のしやすさも重要です。導入のしやすさとは、日本語以外を母国語する従業員が使うハードルが低いかということです。
人間は、理解しやすいものでないと新しいものは特に拒否感を抱きやすいです。
たとえば、特別なハードフェアなどが必要ではなく、自分の持っているスマホなどにアプリをインストールするだけだったら、新しいものであってもスムーズに受け入れることができ、操作を覚えようと前向きになってくれます。
安否確認システムを導入しても、使う意識を持って覚えようとしないといざという時に機能しません。導入のしやすさも考慮し、安否確認システムを選ぶようにしましょう。
家族との連絡がとりやすいか
家族との連絡がとりやすいか否かも確認ポイントです。なぜなら、企業は従業員だけではなくその家族の安否も確認する責務があるからです。
いわゆる外国人の従業員は、家族と離れて生活しているケースも多く、緊急時に家族との連絡が取りやすいものであると積極的に安否確認システムを使用してくれます。安否確認システムの多くには、登録した人とその家族の安否を確認できるものもあるため、家族の安否が確認できる、かつ連絡がとりやすいものを選びましょう。
日本語以外を母国語とする従業員でも安心して使える安否確認システム「安否確認サービス2」
安否確認システムは多数ありますが、なかでもおすすめなものの1つにトヨクモの「安否確認サービス2」が挙げられます。なぜなら、「安否確認サービス2」は日本語以外を母国語とする従業員でも安心して使える可能性が高いからで。
ここからは、日本語以外を母国語とする従業員でも安心して使える「安否確認サービス2」の機能をご紹介します。
英語表記に対応していて緊急時でも困らない
トヨクモの安否確認サービス2は、英語表記に対応しています。もちろん日本語も英語も母国語としていない従業員もいるでしょうが、それでも世界共通言語である英語で表記されることで、多くの人々の使用するハードルを下げると思われます。
英語表記の設定は、ホーム画面のユーザー情報欄または個人設定の言語設定から、表示言語を日本語/英語から選ぶことが可能です。メールや設問フォームはだけではなく、権利者が閲覧する集計画面も設定した言語になるため使いやすいでしょう。
家族との連絡も可能
緊急時の家族との連絡が可能で、緊急時の安否確認が1つのアプリで完結できる点もおすすめポイントです。
とくに、外国人の従業員には家族と離れて暮らしている場合もあるため、災害などの緊急事態があった時には、安否を確認したいという欲求は強いことも考えられます。
また、プライバシーが守られているため、人の目を気にせず家族と連絡できる点も特徴です。家族の安否が確認できるのは、登録している人のみであるためプライバシー面での心配もありません。
管理者権限も英語表記に対応
管理者権限にも英語表記が対応しているため、日本語を母国語としなくても、英語が使えるのならば管理者ができるのも特徴です。
チームや部署によっては、日本語以外を母国語にする従業員ばかりで構成されている場合もあるでしょう。
トヨクモの安否確認サービス2では、メールだけではなく管理者権限も英語表記されており、日本語以外を母国語にする従業員にも安心して管理を任せられます。
災害以外のお知らせ連絡ができて普段から使用できる
トヨクモの安否確認サービス2は、緊急事態発生時だけではなく平常時も使用可能です。普段から使用できるからこそ、操作に慣れやすく緊急時でもスムーズに使用できるでしょう。
平常時の使用例としては、健康チェックや体温確認、グループや企業内での連絡事項の一斉送信などが可能です。定期訓練だけではなく、平常時から使用しておくことで緊急時も問題なく利用できます。
トヨクモの「安否確認サービス2」で広がる災害対策
トヨクモの安否確認サービス2は、従業員の安否を確認するツール以外にも、様々な災害対策で活用することができます。そこでここからは、トヨクモの安否確認サービス2でできる災害対策をご紹介します。
防災訓練目的で使用できる
トヨクモの安否確認サービス2では、防災訓練目的で使用することができます。
防災訓練で予行演習をすることで、緊急時の行動を再確認できます。マニュアルを読んでも、実際に行動してみないとわからないものです。予行演習をして適切な行動を体に覚えさせることで、緊急事態発生時も慌てずに冷静に対応できます。
なお、予行演習をするためには安否確認に必要な情報を設定しておく必要があるため、事前に設定を完了しておいてください。
災害時は気象情報による安否確認メールの自動送信が可能
災害時は、気象情報によって安否確認のメールを自動で送信できます。
トヨクモの安否確認サービス2では、細かい地域設定ができます。これにより、地域に即した気象情報の受け取りが可能です。
加えて、気象情報に連動した安否確認メールが自動で送信されるため、管理者がメールを送信しなくても自動で安否情報の集計ができます。災害はいつ、どこで起きるかわかりません。管理者・担当者が不在であったり、被災したりなどの理由でメールを送信できなくても安否確認サービス2が自動で送信してくれるため安心です。
また、安否情報はリアルタイムでチェックできるため、いつでも最新の情報を確認できます。
社員への一斉連絡が可能
従業員への一斉連絡ができます。たとえば、電話で安否確認をするとなると一人ひとり連絡しなければならず時間も手間もかかります。
安否確認サービス2は、登録している連絡先宛てに一斉に連絡ができます。
掲示板の活用で、災害対策の方針の送信や指示も可能であったり、写真の送信が可能でより詳細な現場把握、管理者同士の限られたメンバーでの会話も可能です。安否確認メールだけではなく、情報共有などの一斉連絡にも対応しています。
安否確認に関する機能が充実している
安否確認に関する機能が充実している特徴もあります。状況に応じて、安否確認メールの再送信や手動送信も可能だからです。
返信の有無や返送された回答は自動で収集・集計してくれます。集計した内容を確認し、返信が来ていない従業員に再度安否確認メールを送れます。
また、安否確認に使用する端末を紛失した場合の代理連絡にも対応しています。端末がない状態で被災した場合や、端末を紛失した場合も安心です。
連絡先の自動更新で連絡が未着になることが少ない
連絡先の自動更新で、連絡が未着になることが少ないという特徴もあります。
トヨクモの安否確認サービス2は、連絡先を自動で更新できます。通常、連絡先を更新するとなると管理者が手動で更新しなければなりません。しかし、トヨクモの安否確認サービス2であれば自動で更新できるため、管理者のメンテナンスの手間を省略できます。
トヨクモの「安否確認サービス2」が選ばれる理由
トヨクモの安否確認サービス2はこれまで多くの企業に導入され、緊急事態はもちろん日常においても使用されています。トヨクモの安否確認サービス2が選ばれている理由としては以下です。
- セキュリティが強固
- 初期費用0円で試用できる
- わかりやすくて細かい料金設定
- 管理や運用が楽で権利者の手間を省ける
それぞれの理由について詳しく解説します。
セキュリティが強固
トヨクモの安否確認サービス2は、2段階認証で緊急時でも社内の情報が漏れないように設計されています。そのため、セキュリティ面での不安はありません。
安否確認をするとなると、電話番号やメールアドレス、SNSアカウントなど個人情報を預からなければなりません。そのため、外部に個人情報が漏洩したり内部の悪用を防ぐ必要があります。
トヨクモの安否確認サービス2であれば、2段階認証でセキュリティを強固なものにしており、社内の情報が漏れにくいという特徴があります。
初期費用0円で試用できる
いきなり有料の安否確認システムを導入するとなると、自社に合っているか、操作性は問題ないかなど、さまざまな不安が発生するかと思われます。
たとえば、トヨクモの安否確認サービス2は初期費用0円で1ヶ月間お試しできます。
1ヶ月間の試用により、使いやすさや自社に合っているかを把握できます。日本語以外を母国語とする従業員に実際に使ってもらい、緊急時でも問題なく使えそうかを確認すると良いでしょう。
わかりやすくて使用人数や機能に対応した料金設定
わかりやすく、人数に応じた料金設定で余分な支払いをしなくて良い点も特徴です。トヨクモの安否確認サービス2は、必要な機能やユーザーによって料金プランが選べます。たとえば、50ユーザーまでの料金プランは以下の通りです。
- ライト：6800円(月額)
- プレミア：8800円(月額)
- ファミリー：10800円(月額)
- エンタープライズ：14800円(月額)
管理や運用の負担が少ない
管理・運用の負担が少ない点も特徴です。
たとえば、トヨクの安否確認サービス2は、連絡先を自動で更新したり情報の収集を自動で行います。これらの管理や運用はかなりの手間となるため、自動化できるのは権利者にとって大きなメリットです。
また、少人数でも運用できるような設計になっているので、災害時に人手が足りないときでも運用しやすいことも特徴です。
日本語以外の母国語を話す外国人が安心できる環境づくりを行う！
日本語以外を母国語とする従業員が在籍している場合、たとえば日本語以外にも英語にも対応していて、かつ日本語能力が高くなくても直感的で使いやすい安否確認システムを導入すれば、安否確認もスムーズに行える可能性が高くなります。
トヨクモの安否確認システムは、英語に対応していて豊富な料金プランから選択できます。自動送信機能や自動収集・集計機能も搭載されているため、管理や運用の手間も省ける便利なツールです。
安否確認システムの導入をご検討中の場合は、ご参考ください。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
