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安否確認は義務?|必要性や安否確認システム導入の注意点も紹介

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自然災害や火災などの緊急事態が発生した際、企業は従業員の安否確認をしなければなりません。今回は、安否確認に関して企業へ求められる責任や、安否確認が必要な理由について、安否確認システム導入のメリットや注意点とともに解説します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

安否確認に関して企業へ求められる責任

緊急事態が発生した際、企業は従業員の安否確認をしなければなりません。

ここからは、安否確認に関して企業へ求められる責任について、派遣社員への対応とともに詳しく解説します。

従業員の安全を守る責任がある

企業には、従業員の安全を守る責任があります。災害や緊急時に従業員の安否確認を行うことは、企業の責務なのです。

従業員だけでなく、その家族も対象です。従業員の安否を確認しつつ、その従業員の家族の安否を確認することが緊急事態発生時に企業に求められます。

とくに、コンプライアンス面においても積極的に対応する必要があります。今のうちから安否確認ができる体制を整え、いざという時に迅速に対応できるようにしておきましょう。

法的な拘束力はない

企業には、法律によって「安全配慮義務」が課されています。

労働契約法第5条の「労働者の安全への配慮」として定められているのが、「安全配慮義務」です。労働契約では、従業員が生命及び身体などの安全を確保しつつ働けるように、企業が配慮するべきとしています。

安否確認自体は、法的に義務づけられているものではありません。しかし、社会的な責任として、安全配慮義務の延長として対応することが求められています。

たとえば、東京都帰宅困難者対策条例では、「事業者等は、大規模災害の発生時において従業者、利用者等に対して安否情報の確認手段の周知及び災害関連情報等の提供に努めなければならない。」(第11条2)と明記されています。

出典:津久井進(日本弁護士連合会災害復興支援委員会委員長)「弁護士会の考える被災者支援と事業継続への平時の備え

引用:東京都帰宅困難者対策条例

派遣社員の安否確認に法的義務はないが実質必要

派遣社員は、企業が雇用した社員ではありません。そのため、派遣社員の安否確認にも法的義務はありません。

しかし、事実上派遣先企業の管理下にあるため安全配慮義務の適用が及びます。つまり、法的義務はないものの派遣社員の安否確認も実質的には必要と言えます。コンサルタントなど、請負契約で働いている方も同様です。

派遣社員やコンサルタントなどの請負契約をしている人にも、安否確認の必要性を伝えて連絡先などをあらかじめ確保しておきましょう。

出典:厚生労働省「派遣労働者に係る安全衛生管理の特徴

企業において安否確認が必要な理由

企業において、安否確認が必要な主な理由は以下のとおりです。

  • 従業員の安全を守るため
  • 事業継続に関する判断を下すため

それぞれの理由について、詳しく解説します。

従業員の安全を守る

企業において安否確認が必要な最大の理由は、従業員の安全を守るためです。

前述のとおり、企業は雇用している従業員とその家族の安全を守る責務があります。また、そもそも社員に被害が及んで企業活動ができなくなれば、企業の経営維持に関わります。

人道的な面からも経営的な視点からも、災害時に社員の安否確認を行うのは当然と言えます。

事業継続に関する判断を下す

安否確認には、事業継続に関する判断を下すためという目的もあります。

たとえば、自然災害や新型コロナのような感染症の流行が発生した際、企業として業務を続けられるのか否かについて経営判断が求められます。業務を休止する、継続するの判断を速やかに行わないと、従業員はどう行動してよいのか迷ってしまうからです。

事業を継続するためには、従業員の人員配置が必要です。従業員が出勤できるのか、自宅からでも業務ができるのかなどについて、安否確認の際に確認する必要があります。従業員の業務の可否により、通常どおり事業を継続するのか、一部の事業のみ再開するのか、はたまた休業しなければならないのかを判断します。

安否確認の体制が確立されていないことによる弊害

安否確認の体制が確立されていないと、緊急事態が発生した際に以下の弊害が発生するおそれがあります。

  • 従業員の状況を把握できない
  • 事業の復旧・継続の目処を立てられない
  • 社会的信用の低下につながる

それぞれの弊害について、詳しく解説します。

従業員の状況を把握できない

安否確認の体制が確立されていないと、緊急事態発生時に従業員の状況を把握できません。

ケガをしたり体調不良に陥っていないか、住居に被害が出ているのか、どこに避難しているのかなど、従業員が置かれている状況が分からなくなります。状況を把握できていない状態で無理に出社させることになると、安全配慮義務に抵触するおそれもあります。

従業員の状況を把握し、出社できるか否かを確認するためにも安否確認が必要です。

事業の復旧・継続の目処を立てられない

事業の復旧・継続の目処を立てられないという弊害も生じます。

事業を復旧・継続させるためには、従業員という人的資源が必要です。従業員の状況を把握できないと、いつ、どのように事業を復旧させてよいのか、もしくは中核事業については事業継続が可能なのかの判断ができません。

社会的信用の低下につながる

社会的信用の低下に発展してしまうという弊害もあります。安否確認ができていない、従業員の安否状況すら把握できていないことが、顧客や取引先に知られると、「事業継続について危機管理ができていない会社」として顧客や取引先からの信用されなくなったり、世間からコンプライアンス意識にかけている会社だと見られる可能性もあります。

社会的信用を失うと、今後の取引や採用などに悪影響を及ぼす危険性があります。これまで取引があった企業との契約が打ち切られたり、競合他社に取引先を取られたり、優秀な人材が集まらなかったりなどがあれば、企業の存続に関わる大ダメージになりかねません。

安否確認における具体的なアクション

ここまで、安否確認の重要性を述べてきました。では、安否確認では具体的にどのようなことをしなければならないのでしょうか。

ここからは、安否確認における具体的なアクションをご紹介します。

従業員およびその家族の安否確認をする

まずは、派遣社員を含む従業員及び家族の安否を確認します。ケガや病気など身体的影響、そして気分が落ち込んだりしていないかなど精神性影響の有無、家屋の被害や居住地域の被害状況を確認しましょう。

従業員とその家族の安否を確認する方法は、電話、メール、SNS、SMS、安否確認システムなどさまざまです。事前に連絡方法を決めておき、連絡先を確保しておきましょう。

ただし、電話番号やSNSアカウントなどは個人情報であり、外部への流出や内部での悪用を防がなければなりません。安否確認の必要性を伝えて理解をもらったあと、個人情報は慎重に管理しましょう。

BCPを作成し出社の可否、緊急対応体制を把握する

BCP(事業継続計画)を策定し、出社の可否や緊急対応体制を把握することも重要です。

BCPとは、Business Continuity Planの略で、日本語では「事業継続計画」などと訳されます。自然災害やテロ、感染症などに対して、被害を最小に抑えるとともに、たとえ被害・影響が出てしまったとしても、適切な対応で速やかに事業活動を復旧・継続させることを目的とした計画です。

BCPは事前に策定し、事業の継続方法や従業員の出社判断などの基準を決めておきましょう。

状況によっては、すぐに通常どおりに業務を再開できない場合もあります。一時的に中核事業だけを残して、その他事業を縮小するなど、緊急時の対応を社内で共有しておくことも大切です。

業務に優先順位をつけたり、人手不足になった際にどのように業務をこなすのかを定め、全従業員に周知しておきましょう。

安否確認する際の連絡手段を決めておく

安否確認の連絡手段を決めておく必要もあります。

安否確認の連絡手段はメール、チャット、電話、安否確認システムなどがあります。あまり多くの確認手段が存在すると情報が混乱するおそれがあるため、たとえば2つ程度に絞りましょう。

1つに絞ってしまうと、その連絡手段が通信障害や通話制限なで使えなくなった際に安否確認できなくなります。連絡手段は多ずきず、かつ2つ以上になるように設定しておきましょう。

なお、2011年の東日本大震災以降、安否確認システムを導入する企業が増えています。安否確認システムは通信障害の影響を受けにくいからです。加えて、安否確認の連絡が自動で一斉送信できたり、返信の情報を自動で収集・集計・共有できたりなどのメリットがあります。

担当者の負担を減らし、事業再開への正確な情報を迅速に集計できるため、安否確認システムの導入を検討してみてもよいでしょう。

安否確認システム導入のメリット

安否確認の方法は複数ありますが、そのなかで安否確認システムを導入することには以下のメリットがあります。

  • 専用システムで、安否確認の作業効率や安定性に特化している
  • BCPの実現に大きく寄与する

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

安否確認の作業効率や安定性に特化している

安否確認システムを導入するメリットは、作業や安定性に特化していることです。

とくに、大規模企業では従業員が多いため、連絡漏れのリスクや情報収集が担当者の大きな作業負担となるため、安否確認システムで自動化することで大幅に作業効率が良くなります。

また、安否確認に特化したシステムであることから、連絡手段やサーバーについても堅牢かつ安定性のあるものを採用しているところが多く、定期的に機能がアップデートされるところも多いため、安心して利用できます。

BCPの実現に大きく寄与する

安否確認システムは、従業員についての人的資源の情報を統合管理できてBCPに大きく寄与する点もメリットです。

人的資源の情報を統合管理できれば、当然BCPに明記された様々な対策についての判断が迅速にできます。BCPの判断の遅れは被害・影響の拡大をもたらすリスクがあるため、従業員と企業を守る上で大きなメリットと言えるでしょう。

また、企業側から発信される情報が統一されるため、従業員側も信頼して指示に従うことができるメリットもあります。

安否確認システムの選び方

安否確認システムはメリットだけではなく以下のような注意点があることも留意しておきましょう。

  • 従業員が使いやすい設計になっているシステムを選ぶ
  • セキュリティレベルを確認する
  • 安否確認の定期的な訓練でシステムの必要性を浸透させる

それぞれの注意点について、詳しく解説します。

従業員が使いやすい設計になっているシステムを選ぶ

安否確認システムは、多数の製品があります。安否確認システムを選ぶ際には、従業員が使いやすい設計になっているかを重視しましょう。

緊急時に有効に活用するためには、従業員が操作に迷うことなく直感的に使える設計になっているものを選ぶことが重要です。また企業側と従業員側の双方でそれぞれ連絡が取れると、従業員からも問い合わせをすることができます。

安否確認システムのセキュリティレベルを確認する

安否確認システムのセキュリティレベルも、導入前に確認しておきましょう。

安否確認システムは個人情報の保管が不可欠であるため、セキュリティが担保されているシステムであることが重要です。

導入時には製品の販売元にしっかりとセキュリティ面での要求を提示し、自分たちの企業の要望を満たすシステムを構築できるかを判断しましょう。

安否確認の定期的な訓練でシステムの必要性を浸透させる

安否確認システムを効果的に運用するためには、定期的に安否確認訓練を実施することも大切です。なぜなら、従業員自身が、安否確認システムからどういう手順で情報がもたらされ、それにどう対応すべきなのかを事前に理解してしておかないと、本番の緊急事態時にスムーズに使いこなすことができないからです。

緊急事態発生時に安否確認システムを適切に活用するためには、企業側も従業員側もシステムに慣れておく必要があります。

ただし、あまり頻繁に訓練やテストを行うと回答率が下がり、参加意識が低下しがちなので注意が必要です。

安否確認システムは会社・従業員を守る重要なツール!もしもの緊急事態に備えよう

企業には安全配慮義務があります。従業員とその家族を守る責務があり、緊急事態発生時には効果的な安否確認が求められます。 

安否確認の手段は複数ありますが、効果的に安否確認をするためには安否確認システムの導入が選択肢に入ります。

安否確認システムを導入することで、安否確認の情報を一斉送信できて連絡漏れや遅れを防げたり、自動収集機能によって情報収集・集計・共有の手間が省けるためです。安否確認システムを導入し、緊急事態発生時に従業員も企業も守ることも検討してはいかがでしょうか。

なお、安否確認システムは数多くありますが、使いやすくBCPに寄与した機能が多数搭載されているトヨクモの「安否確認サービス2」も検討してみてはいかがでしょうか。無料お試しでその機能性の高さを確認することもできます。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。