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安否確認システムとは?導入目的やサービスの選び方を紹介

日本の各地で災害が頻発しています。その災害に備えて「安否確認システムを導入したい」と考えている企業の担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、安否確認システムの基本からサービスの選び方まで、担当者様の役に立つ情報を掲載しています。最後までどうぞご覧ください。

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害が発生した際に従業員の安否確認と企業の事業継続をサポートしてくれるシステムです。災害発生時に、システムが従業員へメールを自動配信し、回答を自動で集計してくれます。そのため、管理者側の手間がかかりません。

安否確認システムがあることで、迅速な企業の初動と従業員や関係者の安否確認に大いに役立つでしょう。

安否確認システムの機能

安否確認システムには、大きく分けて4つの基本機能が存在します。ここでは、それらの機能についてご紹介します。

● メールを一斉送信する機能

災害時には、安否確認システムに登録している従業員に向けてメールの一斉送信が可能です。管理者が手動で一斉送信をするか、災害時に情報と連動して自動で一斉送信するかの2つのパターンがあります。

● 安否確認情報へ回答する機能

安否確認メールには、安否確認の選択が簡単にできるテンプレートも用意されています。従業員は、送信されてきたメールの選択肢を選ぶだけで返信が可能です。

● 回答結果の自動集計

安否確認システムには、各従業員からの回答を自動的に集計できる機能が備わっています。この機能があることで、管理者は従業員の状況をいち早く把握できます。

安否確認システムの導入目的

安否確認システムとはどのようなものであるか分かっていただけたのではないでしょうか。次に、安否確認システムを導入する目的についてご説明します。

従業員やその家族の安全を確認するため

災害時には、まず従業員やその家族の命に関わる事項を最優先で確認する必要があります。

しかし安否の確認手段が電話やメールだけだと、従業員一人ひとりに連絡をせねばならず、迅速な安否確認はできません。

また企業には「安全配慮義務」があります。企業にとっては、従業員の健康や命を守ることは大切な義務です。従業員が安全に働けるようにするため、「安全配慮義務」の一環として安否確認に取り組みましょう。

緊急時に人員を確保するため

安否確認は、従業員の安全を確保するだけでなく事業が継続可能であるか判断の材料としても大きな役割を担います。

安否確認を行うことで被災状況の把握、事業の継続や復旧に必要な人員を確保すること、そして事業を復旧するまでに必要な時間の予測ができます。

被災後の復旧作業や緊急対応を行う人材の確保をし、社会活動をし、その後の従業員の雇用を継続するためにも安否確認は重要です。

企業のBCP対策のため

BCPとは「事業継続計画」の略称です。BCPには、災害時にできるだけ早く事業を立て直し、そして事業を再開するための計画が示されています。

このBCPに基づいて事業を復旧するために欠かせないのは、従業員です。災害時にスムーズに従業員と連絡が取れることで、事業復帰も早く進めることが可能で、その後の業績回復にもよい影響を与えられるでしょう。

安否確認システムは意味ない?

しかし災害時にはメールや電話の回線が混雑して、つながりにくくなることが十分に考えられます。さらに従業員数が多い企業の場合、必要な集計数が増えて素早く確認を行うことが難しくなってしまうでしょう。

そのため安否確認は1つの手段に絞ることをせず、従業員の数や状況に応じて使い分けることが大切です。

安否確認システムを導入するメリット

企業が安否確認システムを導入することにより、数多くのメリットがあります。ここでは、安否確認システムを導入し、具体的に災害時にどのようなことができるのかをご説明します。

自動で安否確認の連絡が取れる

安否確認システムを導入すると、安否確認のメールを自動で送ることが可能です。

災害はいつ発生するか分かりません。就業時間外の夜間や休日かもしれません。自動で安否確認が取れることは、担当者の負担を減らせる大きなメリットといえます。

さらに災害対応の担当者が被災している場合でも、システムが代替して安否確認を行ってくれます。このことは、企業側の目線から見ても、確実な安否確認ができる重要なポイントではないでしょうか。

安否回答が自動集計される

一般的な安否確認システムは、安否確認への回答を自動で集計が可能です。

メールや電話などで集めた安否回答を手動で集計することは、思っている以上に大変な作業です。

一方で安否確認システムを利用した場合には、システムが安否確認をリアルタイムに自動で行ってくれます。

そのため、安否確認の目的である「従業員の安全確保」と「事業の継続判断、復旧や緊急対応」をスムーズに行うことが可能です。

メールの自動再送信ができる

安否確認システムには、連絡が取れるまで一定時間ごとにメールを自動送信できる「自動再送信機能」があります。

災害直後は、インターネット環境や電話やメールなどの通信網が不安定になりがちです。

しかし安否確認システムには自動再送信機能があります。自動再送信機能を活用すれば、インターネットが復旧してすぐに安否確認の連絡を送れます。

安否確認システムの選び方

ここまで安否確認システムの多くに共通する機能や、導入することで生じるメリットをご紹介しました。

ここからは具体的に、数ある安否確認システムから自社で使うものを選ぶときには、何を基準にして選べばよいのかという観点からご説明します。

導入目的を考える

一口に安否確認システムと言っても緊急時に使いたいのか、それとも日常的に使いたいのか次第で重視する機能は異なります。

たとえば、災害時には迅速に従業員の安否や社内の状況を確認する必要性があるのに対し、感染症対策においては定期的に自動でアンケートを送信し、集計してくれる機能があると便利です。

どのような目的で安否確認システムを導入しようと思ったのかを、いま一度振り返ってみるとよいでしょう。

報告内容を明確にする

災害時に従業員が報告すべき、下記のような内容を事前に定めておくことも大切です。

● 従業員の安否(ケガの有無など)

● 従業員の家族は安全確保ができているか

● 緊急対応や出社は可能か(自宅待機の必要性はあるか)

また、交通機関に影響が出た場合のことも考えておき、事前に判断基準や方針について決めておくと慌てません。

さらに加えて、企業からの連絡をどのように確認するのか手段を決めておきましょう。平常時から対策できることもあるため、緊急時の連絡方法も検討しておくことをおすすめします。

安否確認の訓練を実施する

安否確認システムを導入したのちには、社内で周知し定期的な使用訓練を実施しましょう。

ただ安否確認システムを導入しただけだと、システム自体を使えなかったり存在を忘れてしまったりという事例が発生することもあるでしょう。

そのため前もって、安否確認システムへのログイン方法や回答方法について確認しておくほうがよいでしょう。

また安否確認システムを導入する場合には、災害時のあらゆるニーズに細かく対応ができるため、安否確認の専門業者が提供しているシステムをおすすめします。

企業に合った安否確認システムを導入しよう!

ここまで、安否確認システムについてご紹介してきましたがいかがでしたか。

災害時は、予想できない事態が発生する可能性も十分にあります。そのような状況下では、迅速に安否確認をし、必要な人員を集めて事業を立て直すという流れが困難を極めてしまうこともあるかもしれません。

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いざというときのために、いまから備えを始めてみてはいかがでしょうか。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。