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安否確認システムは派遣社員も対象?担当者が知っておくべき課題や対応方法を解説

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安否確認システムとは、災害や緊急事態が起こった際に従業員が無事であるかどうかを確認するためのシステムです。しかし、企業で働く人のなかには、管理先が派遣会社にある派遣社員もいます。災害が起こった際、派遣社員の扱いはどのようになるのでしょうか。

本記事では、安否確認システムと派遣社員について、派遣元事業主と派遣先企業が確認しておくことを説明します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

安否確認システムは派遣社員も対象になる

安否確認システムを導入する際は、派遣社員も登録して、災害時・緊急事態発生時の安否確認が行えるようにします。

派遣社員の管理責任は雇用主である派遣会社にあるものの、実務の場所は派遣先です。災害時・緊急事態発生時には派遣先も協力して派遣社員の安否を確認する必要があります。

法的には派遣元が安否確認の義務を負う

以下のように、原則としては派遣元事業主が派遣社員の安否確認義務を負う立場とされています。

「労働基準法等の労働者保護法規の労働者派遣事業に対する適用については、原則として派遣中の労働者と労働契約関係にある派遣元の事業主が責任を負う立場にある」

引用:厚生労働省 第8 労働基準法等の適用に関する特例等

派遣先にも責任が生じる

法的には派遣元事業主が安否確認の義務を負うとされているものの、企業には雇用形態に関わらず、すべての従業員に対しての安全を確保する責任(安全配慮義務)があります。派遣先の管理も派遣社員には及ぶため、派遣元・派遣先両方に安全確保の責任は生じるでしょう。


前述で引用した「厚生労働省 第8 労働基準法等の適用に関する特例等」においても、以下の事項については、派遣先の事業主に責任を負わせることと述べられています。

  • 労働者派遣の実態から派遣元の事業主に責任を問うことの困難な事項
  • 派遣労働者保護の実効を期すうえから派遣先の事業主に責任を負わせることが適当な事項

実務上は派遣先と派遣元の連携が重要

派遣社員の管理責任は法的に派遣元にあると述べました。ただし、派遣先の協力なしで派遣社員の安否確認や状況把握は迅速に行えません。とくに就業中に被災した際には、派遣先の協力が求められます。どちらか一方でなく、派遣先と派遣元の互いの連携が大切といえます。

迅速な状況把握のためにも、安否確認の連絡はどちらに先にするか、派遣元と派遣先の誰とどのように連絡をとるかなど、派遣会社、派遣先企業、派遣社員の3者の間で共有しておくことが大切です。

派遣社員の安否確認を行う上で起きる課題

派遣社員の安否確認を行うにあたって、責任の所在や個人情報の扱いなど、考えておかなければならないでしょう。被災してからでは対応が間に合わないために、平常時に課題の確認をしておくことが重要です。

責任と権限の所在

責任と権限の所在については事前に明確にして関係者間の理解に齟齬がないようにしましょう。前述したように、派遣社員に対しての責任や権限を原則的に持っている企業は派遣元です。一方で、企業は雇用形態に関わらず、すべての従業員に対して安全を確保する義務があります。

業務中に災害が起きた場合、現場でなければ指示できないことがあるでしょう。安全確保の観点から見れば、実質的には派遣先が権限を持つともいえます。

個人情報の提供

個人情報とは、メールアドレスや電話番号、住所などの特定の人物が認識できる情報のことです。派遣で仕事をする際に、派遣元に個人情報は登録していても、派遣先に提供していない場合があります。

個人情報に対しての配慮はいるものの、災害などの緊急時には連絡先が必要です。派遣先は使用目的を派遣社員に伝え、同意をもらった上であれば、派遣元から個人情報を提供してもらえます。

派遣先の自己判断基準と派遣元の基準

災害が発生したときに明確なルールがなければ、派遣社員は「出社したほうがいいのか」「帰宅していいのか」と、出社や帰宅に関して判断に迷ってしまいます。とくに通勤途上ならばなおさらです。

出社や帰宅ルールは派遣元にありますが、派遣先のルールと違うことも考えられます。派遣社員が混乱しないように、派遣元と派遣先は出社や帰宅基準を明確にし、派遣社員への連絡方法・情報法共有方法を取り決めておく必要があります。

派遣先の自己判断基準と派遣元の基準

派遣社員の安否が確認されても、派遣社員の家族が被災した場合には業務の継続が難しくなるでしょう。家族の安否が分からなければ落ち着いて仕事ができず、業務に影響を与えてしまいます。

業務を継続できるかできないかの判断のためには、派遣社員自身の安否確認だけではなく、家族の安否確認もスムーズに行える仕組みが重要です。

避難マニュアルの共有や避難訓練の実施

オフィスでの就業においては、ビルや施設によって防災のルールがあります。派遣元や派遣社員は、非常階段・指定避難場所・ビルや勤務エリア独自の連絡方法などについて、派遣先の避難マニュアルとともに共有しておきましょう。

また、派遣先の企業で避難訓練を行う際には、派遣社員にも参加してもらうことが有効です。日頃から防災の意識を持ってもらうことで、いざというときに落ち着いて行動できるようになることが期待できます。

終業時間外に被災した場合の対応

自宅や休日の外出先など、就業時間外に災害が発生した場合、派遣社員の安否確認は派遣元が基本的に行い、派遣先へと安否を伝えます。

派遣先企業にとっては派遣社員の安否に加えて出社の可否等、状況を早く知りたいところです。出社停止など、派遣先から派遣社員に急いで連絡が必要なケースもあります。派遣元と派遣先それぞれの担当者や連絡方法については事前に相談し、双方の確認をとっておくことがポイントです。

災害発生時に派遣社員に対して行うべき対応

災害が発生した際、企業は派遣社員に対してどのような対応をすればよいのでしょうか。
具体的に順を追って説明します。

安否確認

就業中に災害が発生した場合、派遣先企業は派遣社員に対して安否確認を行います。安否確認をすることによって派遣社員の状況を知り、より的確な対策を立てられるでしょう。また、就業時間外の場合は派遣元の企業で対応を行います。

いずれの場合も、被災状況を派遣元・派遣先・派遣社員の間で情報共有することが重要です。電話やメールはつながらないことが多いため、企業はスムーズに確認が取れるようなシステムを事前に準備しておくといいでしょう。

出社か待機かの連絡

災害時に迷うことのひとつとして、出社か待機かの判断が挙げられます。被災の程度にもよるものの、出社したほうがいいのか、待機したほうがいいのか、基準がなければ派遣社員も迷ってしまうでしょう。


原則派遣元が指示を出しますが、派遣先が緊急で連絡したい場合もあります。災害が起きても迷わず行動できるよう、事前に基準を決めておくことが肝心です。また、リモートワークで就業中の従業員についても、災害時のルールをあらかじめ定めておきましょう。

業務中の避難など安全確保に関する指示

業務中の避難など安全確保に関する指示については、派遣社員は被災現場である派遣先の指示に従います。

派遣先企業は、「誰が」「誰に対して」「どのように」指示を出すのかを事前に決めておかなければなりません。災害発生時の混乱した状態で対応が遅れると避難などの安全確保に関する対応がスムーズに行かないだけでなく、二次災害の発生も懸念されます。災害情報を円滑に共有し、安全な避難行動を促すことが重要です。

避難経路、避難場所などの情報提供

大地震が発生すれば、そのあとも続けて余震の可能性があります。企業は従業員の安否確認とともに、避難経路や避難場所の情報を素早く提供することも大切です。

避難経路や避難場所については、派遣社員や派遣先の担当者は地図で確認するだけでなく、災害に備えて避難場所まで歩いてみるなど、いざというときにスムーズに行動できるよう防災訓練などを通して準備しておくことをおすすめします。最近では避難所を確認できる防災アプリも提供されています。


参考:いざというとき、どこに避難する?指定避難所について理解を深めよう | みんなのBCP

人材派遣社員の安否確認には安否確認システムがおすすめ

安否確認システムを導入することで、派遣社員も含めた安否確認を迅速に行うことが可能です。導入前にお試しができるサービスもあります。派遣社員だけでなくその家族についても安否確認をすることができます。

派遣先へ個人情報の提供が不要

安否確認システムを導入することで、派遣社員の個人情報を派遣先で把握せずとも、安否確認システムに登録してもらえれば安否確認を行えます。

たとえば『安否確認サービス2』のプライベート連絡先機能を活用すると、派遣先の担当者であっても登録者の個人情報を見ることはできません。企業側にとっても、登録してもらいやすいサービスを導入することで従業員の安否を迅速に把握でき、災害の際の状況把握に役立ちます。

『安否確認サービス2』プライベート連絡先登録方法
https://www.youtube.com/watch?v=LtsZND3hDdU&feature=youtu.be

連絡や情報共有が可能

安否確認システムは、災害や緊急事態発生の際に、従業員の安否を自動で確認できるシステムです。安否確認だけでなく、設問(怪我の有無や出社の可否等)ができる機能、GPSによる位置情報取得や最寄りの避難所の表示、掲示板での情報共有等のさまざまな機能があります。

災害時・緊急事態発生時に限らず、通常の業務連絡ができるものもあります。内容はシステムによって違いがあるため、導入の際は目的に合ったものを選びましょう。

家族の安否情報は重要項目

安否確認システム導入を検討している企業では、派遣社員だけでなく、家族の登録も考えている担当者もいるでしょう。

災害が起これば、家族の安否情報はもっとも気になることの1つです。派遣社員自身が無事であっても、家族の状況が不明であれば不安を抱えたまま仕事に従事せねばなりません。

安否確認システムの導入を検討する際は、従業員の家族に対する安否確認に対応しているかどうかを確認することがおすすめです。

人材派遣会社が安否確認システムを導入した事例

派遣先だけでなく、派遣元にとっても安否確認システムの導入は有効です。

医療医薬専門の派遣事業を行っているアポプラスキャリアでは、就業時間外における派遣社員の安否確認について、以下の課題がありました。

  • 離れた地域にも派遣していることによる初動の遅れ
  • 期間契約によって毎月入退社が発生する派遣社員の管理

安否確認システムの『安否確認サービス2』を導入することで、これらの課題を解決して地方での災害にも素早く対応できるようになると同時に、工数の削減に成功しました。

派遣元と派遣先の連携を行い、安否確認システムを導入しよう!

災害時・緊急事態発生時に必要な情報を得られて個人情報も守れる安否確認システムは、自然災害や感染症など、様々なリスクの発生が予測されている日本において、従業員の安否を確認するために重要なシステムです。

派遣社員については、就業時間中と就業時間外で誰が安否確認を行うのかが異なります。しかし、派遣先企業と派遣元企業どちらの立場であっても、安否確認システムの導入は有効といえるでしょう。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。