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「安否確認」無料システムと有料システムとの比較

 

災害は土日や祝日・夜間など、会社の営業時間外に発生することも多くあります。また、昨今では新型コロナウイルス感染拡大防止のためにリモートワーク勤務を実施している場合、出社勤務とは異なり、緊急時の迅速な安否確認が困難となる状況も考えられます。さらに、大災害発生時は利用集中に伴い電話やメールが繋がりにくくなる状況も起こり得ます。

安否確認システムではそのような課題を解決し、迅速かつ確実な安否確認・BCPの遂行を可能にするシステムです。近年では、有料の安否確認システムの他に、無料の安否確認システムも登場しています。

そこで今回は、BCP策定中の担当者や、安否確認システムの導入を検討している担当者の方のご検討にお役立ていただけるよう、無料で利用できる安否確認システムをご紹介し、併せて、有料の安否確認システムとの違いについてもご紹介いたします。

安否確認システムとは

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安否確認システムは、その名の通り、災害が発生した際、迅速に従業員の安否を確認できる仕組みのことです。1995年の「阪神・淡路大震災」では電話がほぼ不通となり、従業員や家族の安否を確認できない状況に陥りました。また、2011年の「東日本大震災」の際も同様に電話が繋がりにくい状況に加え、メールが届きにくい状況も発生しています。このように、電話やメールでの連絡が取り辛くなる状況によって安否確認が滞ると、稼働できる人員の把握が遅れることにより被災後の初動対応が遅れ、企業の損害が拡大してしまいます。

しかし、安否確認システムを活用すれば災害の発生と連動して全従業員に安否確認メールが一斉送信され、利用者が自身の状況を回答することで即座に安否確認が可能となり、その後の迅速な事業復旧が実現できます。システムと聞くと会社に機器を設置するような大掛かりなイメージが先行してしまいがちですが、安否確認システムのほとんどはインターネットに接続可能な端末さえあれば利用できるものがほとんどです。
まずは、安否確認システムについて特徴3つご案内いたします。

1.  迅速な安否状況の確認

安否確認システムでは安否確認メールの一斉送信が可能になるため、担当者が従業員一人ひとりに個別で電話やメール連絡をする手間を省くことができます。従業員規模の大小に関わらず、安否確認システムを導入していない場合、安否確認や情報集約に多くの時間がかかり、稼働できる人員の把握が遅れ、初動対応が遅れによる企業の損失拡大へ直結してしまうケースも考えられます。

2.  24時間365日の安定稼動

安否確認システムは、いつどこで災害が起きても安定して稼動させ続けなければ意味がありません。そのため、多くのサービスが国内や海外の複数地域にデータセンターを設置しています。また、ネット回線が混雑する前にいち早く安否確認メールを送信することで、確実に届くようになっているものもあります。

3.  連絡ツールとしての活用

安否確認システムは、災害以外の緊急時に従業員に対する一斉連絡をおこなうツールとしても活用できます。有料のシステムでは、任意の本文・設問内容での送信も可能なシステムが多く、新型コロナウイルスの感染情報や、台風が接近した際に翌日の出勤時間を遅らせる連絡なども、迅速に行うこと可能になります。

参考:
DAiKO+PLUS 安否確認サービス徹底比較!安否確認で見るべきポイントとは?
みんなのBCP 安否確認システムとは?28サービスの比較からメリットまで徹底紹介!
トヨクモ安否確認サービス2 機能一覧 なぜこの仕様に?
ITトレンド 安否確認システムの基本とは?機能、メリット、選定ポイントも紹介
Safetylink24 特長 活用シーン

無料で使える安否確認システム

安否確認システムには、無料で提供されているものもあります。手動に制限される場合が多いですが一斉送信機能や、録音された伝言やメッセージをチェックできる機能、人数が限定される場合が多いですが特定の管理者が安否状況を確認できる機能などが搭載されています。

たとえば、インターネット回線や通話回線が混雑する地震では、次のような安否確認システムがおすすめです。「災害用伝言ダイヤル(171)」は無料の安否確認システムの1つです。災害時に30秒以内の伝言を録音することができ、肉声を聞けるので安心できます。携帯電話、ひかり電話、公衆電話などから利用可能です。

その他、「災害用伝言版」も災害時に活躍する無料の安否確認システムです。大手キャリアはそれぞれ同様のシステムを提供しており、特にソフトバンクは全角100文字、半角200文字以内のメッセージを送るか、あらかじめ設定された選択肢から安否状況を選んで送信する方法を使い分けることができます。ほかに、相手の電話番号を入力して安否を知りたい人の状況を確認できる機能があります。

津波や噴火といったすぐに避難が必要な災害には、災害の速報を知らせてくれるうえに安否確認までできる「goo防災アプリ」がおすすめです。現在地周辺の避難所マップも提供しており、緊急避難を要する災害に強い安否確認システムといえます。

広域災害の場合は、法人向けの無料アプリ「セコム安否確認サービス 安否報告アプリ」が向いています。セコムに加入している必要がありますが、電話やメールよりも回線混雑や回線寸断の影響を受けにくく、従業員本人とその家族の安否を確認できます。また、出社の可否も報告できるのでBCP対策に最適でしょう。

ほかにも、無料アプリの安否確認システムでは、地図上に家族のいる位置を表示してくれるものや、非常時の連絡網アプリとして活用できるもの、一時退避するための耐震構造物が掲載されているものがあります。このように、無料でも基本的な機能を搭載したサービスが複数あることがわかります。

参考:
アプリヴ 無料 安否確認・災害用伝言板 アプリランキング TOP10
getherd 【最新版】知っておきたい!無料で手軽な安否確認ツール5選!
NTT東日本 災害用伝言ダイヤル(171)概要とご提供のしくみ

無料システムと有料システムの違い


有料の安否確認システムは、便利な機能が多数搭載されていて利用範囲が広いのが特長です。一方、無料の安否確認システムも最低限の機能を備えています。ここからは、無料の安否確認システムと有料の安否確認システムとで何が違いとなるのか比較をご紹介いたします。

無料の安否確認システムは、声が残せる伝言板「災害伝言ダイヤル(171)」や、テキストメッセージを載せる「災害伝言板」などが有名です。こうした無料の安否確認システムは、安否確認に必要最低限の機能を備えていますが、無料であるが故に、回数制限や文字数制限などの機能に制限がある場合がほとんどです。

次に、有料の安否確認システムであるトヨクモの「安否確認サービス2」の機能を確認してみましょう。「安否確認サービス2」は、地震・津波だけでなく特別警報にも対応して安否確認メールの自動一斉送信、従業員の安否回答を部署・地域ごとに一覧表示できる自動集計に対応しています。
また、会社全体に指示を出せる掲示板機能や、特定の従業員に限定して双方向のやりとりが可能なメッセージ機能、作成数や作成内容に制限のないメールテンプレート機能、画像などの各種ファイル添付機能など、担当者の負担を権限し、迅速かつ正確なBCP遂行を可能にするさまざまな機能が備わっています。

さらに、有料の安否確認システムだけあって、無料のシステムにはない機能が多数搭載されています。たとえば、部署別や地域別で安否情報を自動集計・確認できる機能があり、組織の人数が多くてもすぐに全員の安否状況を集計できます。また、安否確認の質問内容を任意の内容に設定し、より詳細な情報を確認することも可能。多言語に対応しているので、外国人従業員が働いている職場での導入も問題ありません。

30日間の無料トライアルも実施しているので、是非無料の安否確認システムとの機能や使用感の違いを体感してみてください。

参考:
みんなのBCP 安否確認システムとは?28サービスの比較からメリットまで徹底紹介!
トヨクモ安否確認サービス2 特徴と必要性
ferret 自社社員の安否を素早く確認できるツール27選
あんしん連絡網You-OK

まとめ

安否確認システムには料金体系や搭載機能も含めてさまざまなタイプがあります。無料の安否確認システムにもさまざまな機能が備わっていますが、より担当者の負担を軽減したい場合や、使いやすいシステムを求めるのであれば、無料システムのように機能制限がない有料の安否確認システムを検討してもよいでしょう。
まずは、自社のBCPを遂行する上でどちらの安否確認システムが適しているのか確認する必要がありますので、無料の安否確認システムと有料の安否確認システムの無料トライアルを比較することからはじめてみてはいかがでしょうか。

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