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事業継続に必要不可欠? 企業の事業継続に安否確認システムが「ある」場合と「ない」場合

企業の担当者は、災害発生後、速やかに状況把握を行い、BCP(事業継続計画)に沿って指示を出すことが求められます。

日常的なコミュニケーションツールとして広く利用されている「電話」や「メール」は、災害時に輻輳の影響を受けやすいということは前項で解説した通りです。

本ページでは、災害時の状況把握をスムーズに行い、その後の円滑な事業継続を手助けする企業のための安否確認システムについて解説します。

安否確認システムとBCPの歴史

安否確認システムが登場したのは、1995年1月に発生した阪神・淡路大震災がきっかけだと言われています。
この震災を教訓にさまざまな新しい制度が生まれましたが、安否確認システムの歴史もそのときに始まりました。

一方BCPは、1999年に英国規格協会が発行した情報セキュリティマネジメントシステムに始まり、その後、事業全体を包括したものへと広がりました。現在は、あらゆる組織の事業継続マネジメント(BCM)に対応したシステムに発展しており、国際規格化への準備が進んでいます。

安否確認システムは、BCPやBCMの支援システムと一般に言われますが、その歴史的背景の違いより、「防災」を意識したシステムと、「BCP」を意識したシステムが混在しています。

企業に必要な安否確認システムとは

災害時、企業に必要な安否確認システムはどのようなものでしょうか。
家庭や個人であれば、いざという時「無事かどうか」が分かるだけで安心かもしれません。
しかしながら、企業はそれに加えて可能な限りの事業継続が必要です。

事前に策定したBCP(事業継続計画を)もとにスムーズな対応が求められます。

安否確認システムによる早期事業復旧イメージ図

図:安否確認システムによる迅速な事業復旧のイメージ図

災害時、企業の担当者が行うべき対応の流れ

(1)安否確認・状況把握

災害発生直後、速やかに従業員の安否、経営資源の被災状況を確認し、集約します。

(2)議論

いくらBCP(事業継続計画)が策定できていても、その時々の被災状況によって、指示の出し方は大きく変化します。
集約した結果をもとに、どのような指示を出すかを担当者間で議論します。

(3)指示・共有

従業員に対して今後の指示を出し、必要各所に情報共有を行います。

 

安否確認システム「ある」場合と「ない」場合

上記3つを行う時、活躍するのが企業向けの安否確認システムです。それぞれのフェーズにおいて、安否確認システムがある場合とない場合を比較してみます。

安否確認システムが「ある」場合 行動フェーズ 安否確認システムが「ない」場合
災害情報に連動した自動送信機能を用いて、通信が混雑する前にシステムが自動で安否確認を行います。

安否確認だけでなく、任意にフォームを作成可能なシステムも存在します。

多くの場合、PCだけでなく、スマートフォンやガラケーでも利用可能です。

安否確認・状況把握 担当者が何らかの方法を用いて手動で安否確認を行います。

電話やメール、は時間が経つにつれて輻輳するため、担当者は自身が被災していても迅速な対応が求められます。

連絡網などを用いる場合、一人の報告の遅延が全体に影響します。

従業員からの回答結果は、システムが自動で集計します。

多くのシステムは集計結果を部署や回答別にソートすることが可能な他、未回答者への自動再送信機能を備えたものもあります。

集約 担当者は、収集した情報をひとつひとつ集計していきます。

連絡がつかなかった従業員に対して、何らかの方法で再度連絡を試みます。

自動集計された結果をもとに、担当者間でどのような対応を行うかを議論可能なコミュニケーションツールを備えたシステムがあります。

災害時を想定したシステムのため、輻輳の影響が最大限抑えられます。スマートフォンで利用できる「専用アプリ」が存在するシステムもあります。

議論 複数の担当者間でやりとりを行う場合、グループウェアやLINEグループなどが活躍します。
多くのシステムは、自動集計された結果から宛先を絞り込んで指示を出すことが可能です。

情報共有の場として、従業員同士が閲覧・書き込みを行える掲示板機能があるシステムもあります。

指示・共有 メールの一斉配信やグループウェア、LINEグループなどを活用して情報共有を行います。

状況に応じて個別に指示を出す場合、宛先は都度選択する必要があります。

 

絶対に譲れない安否確認システムの選定ポイント

安否確認システムが「ある」場合と「ない」場合を比較しました。
様々な機能に触れましたが、導入する上で絶対に譲れない共通項目があります。

災害に強いシステムを選ぶ

という点です。

東日本大震災時の通信状況より、災害時はインターネット接続による連絡手段を確保する必要があることがわかります。
さらに BCM (事業継続マネジメント)としてリスクを考慮すると、インターネット経由の通知手段も複数保有しておくことが望まれます。

また、着信を通知する手段を有しているスマホアプリやインターネットサービスと連携していれば、スピーディな対応が可能となり、震災時のバッテリー不足状況においても、有効に機能することが可能です。

東日本大震災では、従業員の安否状況を把握するために既に導入が始まっていた安否確認システムでしたが、震災時にアクセスしたが動作しなかったという事例がありました。何故そのようなことが起こったのでしょうか?

最大の理由は、想定を超えてシステムにアクセスが集中したためと言われています。
安否確認システムは、日常的にアクセスするシステムではない反面、災害時は特定の地域の全てのユーザーがアクセスする可能性があります。
そのため、どのようにアクセス数のピークに合わせたシステムを構築しているのかを確認することが重要です。
可視化された情報のみで安易に選定するのは特に危険です。

サーバーの違い

安否確認システムの提供には、自社サーバーでシステム構築する会社とクラウドサーバーを利用して提供する会社の2つに分かれます。

オンプレサーバーとクラウドサーバーの違い

自社サーバー

自社サーバーの場合、サーバーの容量を超えたアクセスが行われると、システムが停止する危険があるため、常に最大のアクセス数を考慮して、サーバーを構築・運用する必要があります。また、サーバーの増設は容易ではないので、場合によっては数年先の顧客増加数も考慮し、余分に構築する必要があります。

クラウドサーバー

クラウドサーバーは拡張が容易なのが特徴です。災害を検知した段階で拡張してアクセス集中に備え、その後も激増するアクセスに応じて、サーバーを拡張することもできるので、常に必要なリソースを確保することができます。

 

いずれのサーバーを利用する場合もセキュリティについては細心を払わなければなりません。

また、サーバーの設置箇所にも注目するといいでしょう。
複数拠点がある・海外に設置されている など、国内の災害に備え様々な対策がなされているシステムもあります。

参照:トヨクモ「安否確認サービス2 特徴と必要性」

まとめ

一口に「安否確認システム」と言っても、どのレベルのものを導入するかは企業ごとに異なります。

安否確認システム選定のポイントを押さえた上で、どの機能が自社に必要かを吟味することが重要と言えます。

次のページからは、安否確認システムの選定方法について解説します。

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