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災害時の安否確認メールとは?具体的な例文やメールの送り方

災害は、休日や夜間など企業の営業時間外に発生することも多くあります。突然の災害発生時に、企業がまずやるべきこととして挙げられるのは、社員の安否を確認することです。迅速な安否確認はその後の事業復旧や継続に確実につながっていきます。安否確認の方法はいくつかありますが、この記事では「安否確認メール」にフォーカスし、その具体的な例文などもご紹介いたします。

災害時の安否確認メールとは

安否確認の重要性

大きな地震や台風など大規模な災害が発生すると、多くの人が一斉に電話を使い、家族や友人の安否を確認しようとします。そのため電話回線が非常に込み合い、一時的に接続が制限されつながりにくくなります。そのため、災害時の連絡には比較的つながりやすいメール等を活用すると、より迅速かつ正確に従業員の安否を確認することができます。

このような背景から登場したのが「安否確認メール」です。数ある安否確認システムの主な機能がこの「安否確認メールを一斉送信する」というものです。操作手順等は各サービスにより異なりますが、基本的には災害時、事前に登録されているメールアドレスに安否確認メールを送信し、メールを受け取った人はそのメールに返信、もしくはメールに添付されているURLを開き、WEB上で返答することで管理者に安否を知らせるという仕組みになっています。

安否確認メ―ルには、突然の災害で混乱する中、自分の状況を誰かに伝えることで気持ちを落ち着かせることができるといったメリットもあります。また企業にとっても、社員の安全を守るために、いち早く現状を把握することがとても重要です。また、従業員の安否を迅速に確認することが、その後の事業復旧スピードにも大きな影響を与えます。企業には従業員を守る責務や、事業を継続し働く場を提供する義務があります。災害時の事業復旧においても、従業員の助けなくして事業を継続することは難しくなりますので、従業員の安否確認は企業にとって重要な責務となります。

また、安否確認メールを送る際は従業員のみにとどまらず、その家族の安否も確認できるようにすることも大切です。
さらには、取引先が災害に見舞われた場合、もしくは被害にあったかどうかは不明ではあるものの、所在地付近で災害が発生した場合にも、先方の安否を確認したいというケースも出てきます。その際にも、やはりメールを活用することをおすすめしますが、いくつか注意する点があります。

1. メールの内容は安否確認だけにすること
他の用件も併せて書くのはNGです。また、相手への気遣いを長々と書くことも避けましょう。安否確認のみで、それ以上のコミュニケーションは必要ありません。安否以外に先方の状況を伺うような問いかけをすると、相手に負担を与えることになるので気をつけましょう。

2. 災害が起こったことを知ったらできるだけ早くメールを送ること
あまり時間が経ってから送ると忘れていたのかと思われ、逆に不信感を抱かせることになるかもしれません。

3. 時候の挨拶などは省くこと
通常ビジネスメールにおいて時候の挨拶や、「いつもお世話になっております」などの文章は重要視されていますが、安否確認メールにおいては必要ありません。一刻も早く相手の安否を確認したいという意向が大切です。

参考:
総務省:災害時には「災害用伝言サービス」やメールを御活用ください
ビジネス向けWEBサービス ビジエネ :安否確認メールサービス
KDDI: 人を守る〜万が一の時に不可欠な安否確認
退職Assist:安否確認メールを大切なビジネス相手とやり取りする時の書き方

安否確認メールはどのような文面にするか

安否確認メールの文面
それでは実際どのような文面でメールを送信すればよいのでしょうか。2つの例文を紹介します。

1)届いたメールに返信するパターン

件名:【重要】安否状況確認
本文:
各位
こちらは<企業名>防災担当です。
先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。
状況を下記文字記号で返信ください。
あ)無事
か)軽傷
さ)重症

2)回答用URLを利用するパターン

件名:【重要】安否確認メール
本文:
各位
<企業名>総務課危機管理係です。
震度5以上の地震が発生しました。まずは身の安全を確保してください。
その後、下記URLをクリックして、安否状況の登録をお願いします。


回答ページ

クリック先の回答用ページ:
該当項目にチェックしてください。

1.本人の状況
○無事
○軽傷
○重症

2.家族の状況
○無事
○軽傷
○重症

3.現在の居場所
○自宅
○社内
○移動中
○その他

4.社外にいる場合の出社可否
○出社可能
○出社不可能

5.出社可能な場合の交通手段
○電車
○バス
○車
○自転車
○徒歩

6.自宅の状況
○住める
○住めない
○未確認

7.連絡事項
何か会社へ伝えたいことがありましたらご記入ください。

2つ目の回答用URLを利用する場合は、回答を集計するのが容易となり、対象人数が多ければ多いほど便利になります。

相手がどのような状況におかれているかわからないので、できるだけ手間なく速やかに返信できるよう、質問項目や返信方法を検討しましょう。

次に取引先への安否確認メールの例文を紹介します。

件名:災害のお見舞い申し上げます。

本文:
<相手企業名>○○様
<企業名>の○○です。
今朝の報道により、この度の震災の被害が甚大であったことを知りました。貴社に被害が及んでいないかと弊社一同とても心配しております。
詳しい情報がまだ入ってきておりませんので、そちらの状況を想像することもできませんが、貴社ならびに従業員の皆様方におかれましては、くれぐれもご無事でいらっしゃることを祈念いたしております。
私共にできることがございましたら、何なりとお申し付けください。
少しでもお力添えしたく存じます。
メールにて大変恐縮ですが、
取り急ぎ、お見舞い申し上げます。

<企業名>○○

件名:心配しております。<企業名>○○より

本文:
<相手企業名>○○様

御地で大きな地震があったとのこと、今朝のニュースで知りました。
○○様をはじめ社員の皆様にお怪我などなかったでしょうか。とても心配しております。
遠方ゆえすぐにかけつけられず残念でなりません。

今月の納期に関しては、お気遣いなさらないでください。
私共で何かお役にたつことがございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。

取り急ぎのメールにて恐縮ではございますが、
皆様のご無事を祈り、弊社を代表してお見舞い申し上げます。
<企業名>○○

相手の状況がわからない場合、メールを送るタイミングはつかみにくいものです。しかし、災害に見舞われた可能性を知った時点ですぐにメールを送ることで、相手を気遣い、支援したいという気持ちが伝わります。
また大切なのは簡潔で、相手の負担にならない内容にすることです。安否を尋ね、無事を祈り心配する気持ちを伝え、少しでも励ましになるよう気持ちを込めてメールを作成しましょう。

参考:
トヨクモ:次世代型安否確認サービス機能一覧
退職Assist:安否確認メールを大切なビジネス相手とやり取りする時の書き方
ビジネスメールの書き方:お見舞いの文例 ~地震災害のお見舞い~

安否確認メールを送る方法と注意点

安否確認メールを送る方法と注意点
安否確認メールを送るには、管理者側のメールアカウントとメールを送りたい従業員のメールアドレスがあれば、送ることはできますが、緊急性なども考えると、その目的に沿った既存の安否確認システムを利用することをおすすめします。

安否確認システムと一口にいっても、多種多様なものが存在しており、予算やどこまでの機能が必要なのかにより、どのサービスを利用するのか検討する必要があります。どのサービスを利用するにしても、事前準備なくしては、いざというときの対応が間に合いません。まずは事前にメールを送りたい方たちのメールアドレスを登録、そしていくつかのパターンを想定してメール本文や回答ページを作成しておくなどの準備が大切となってきます。

過去の例から見ても、震災後30分以上経過するとメールでも送受信にさらに時間がかかります。できるだけ早く安否確認メールを送ることができれば、より早く従業員の安否確認が可能になるため、事前準備は重要といえます。また注意点として、メールを受け取る側が迷惑メールの設定等の理由で、この安否確認メールを受信できない場合が挙げられます。これは、事前に受信設定を変更することで問題を解決できるので、従業員に安否確認メールの説明をする際に合わせて伝えておきましょう。そして資料や口頭で説明するだけでなく、もしもの時を想定し、実際にこのメールを送受信する訓練を行うこともおすすめします。

みんなのBCPでは、28種類の安否確認システムをご紹介しているので、是非参考になさってください。

まとめ

災害は決して起きてほしくないものですが、いつどこで起こるか分からないため、備えを怠ることはできません。2011年の東日本大震災以降は、多くの安否確認システムが登場しています。自社のニーズに合った安否確認システムを選ぶため、数社を比較検討するようにしましょう。中には、30日間無料の試用期間を設けたサービスもあるので、まずはご想定の運用が実現可能かどうかお試ししてみてはいかがでしょうか。

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