BCP（事業継続計画）とは、企業が災害やテロなどの緊急事態に直面したとき、その被害を食い止めつつコア事業の継続・早期復旧を行うための計画のことです。あらかじめBCPを策定しておけば、緊急事態の際に従業員の安全を守り、すみやかに事業の復旧に取り掛かれます。
なお、BCPの手順をまとめたBCPマニュアルを作成しておくと、計画実行の流れが分かりやすくなります。トラブルの被害を最小限に抑え、事業継続したいと考える企業にとって必須と言えるでしょう。
そこでこの記事では、BCPマニュアルの作り方を紹介しています。中小企業診断士でBCPコンサルタントの竹上将人氏 監修のテンプレートを活用していただくことで、誰でも簡単に作成できます。ぜひ、手順に沿って作成してみてください。
竹上経営コンサルティングオフィス 代表
名古屋市中小企業振興センターにて、中小企業診断士として中小企業に対する経営診断業務、ＢＣＰ策定支援・啓発普及業務を経験。2014年4月に竹上経営コンサルティングオフィスとして独立しBCPをメイン業務に事業再生などの経営コンサルティングやセミナー講師として活動している。
BCPコンサルティングの実績はトップクラスで、これまで製造業、建設業、介護施設など数十社のBCP策定支援を行っている。また、セミナー講師として、全国自動車整備協業協同組合、名古屋市、名古屋商工会議所、岐阜商工会議所、羽島商工会議所、あいち産業振興機構、豊川信金などBCPを中心に実績がある。
BCPを策定できていないなら、トヨクモの『BCP策定支援サービス（ライト版）』の活用をご検討ください！
早ければ1ヵ月でBCP策定ができるため「仕事が忙しくて時間がない」や「策定方法がわからない」といった危機管理担当者にもおすすめです。下記のページから資料をダウンロードして、ぜひご検討ください。
BCP策定支援サービス（ライト版）の資料をダウンロードする
※BCP策定支援サービス（ライト版）は株式会社大塚商会が代理店として販売しています。
目次
BCP（事業継続計画）とは
BCPとは、自然災害をはじめとする緊急事態に、企業の損害を抑えながら事業の継続や早期復旧を目指す計画のことです。緊急事態が発生した場合は、資源に限りがあるため、制限の中でいかに業務を遂行できるかを考える必要があります。
BCPマニュアルを作成する目的
BCPマニュアルとはBCPの手順をまとめた書類で、計画実行のための基本的な流れを記載しています。BCPマニュアルに記載された手順どおりに業務を遂行することで、事業の継続性を高めます。緊急事態の対応方法をあらかじめ明らかにしておけるため、混乱状況下でも冷静な判断をしやすくなるでしょう。
BCPを導入すると、以下のようなメリットが得られるでしょう。
- 緊急時も事業を継続できる
- 顧客からの信頼を失わない
- 従業員の雇用を継続できる
- 地域の経済を支えられる
- 商品供給が途絶えない
事業継続計画のテンプレートを使ってBCPマニュアルを作成
まずは、以下からマニュアル作成のための資料をダウンロードしてください。
「【BCPコンサルタント監修】1時間で作成！BCPマニュアルの決定版」
※情報入力不要でBCP策定や災害対策に関する全ての資料をダウンロードできます。
ダウンロードしたzipファイルには3つのファイルが入っています。
| ドキュメント名 | 内容 |
|---|---|
| BCP_テンプレート.docx | 事業継続計画の策定にもちいる未記入のファイル |
| BCP_サンプル.docx | 弊社（トヨクモ）の記入例 |
| BCPマニュアル.pdf | 中小企業診断士でBCPコンサルタントの竹上将人氏*がBCP策定のポイントを紹介 |
3つのファイルのうち、「BCP_サンプル.docx」がトヨクモの記入例です。
未記入のファイルは中小企業庁が公開している入門コースのBCPマニュアルを、「中小企業診断士で愛知県庁関連の中小企業支援 / 機関、信用金庫などでBCPセミナーの実績も多数ある竹上将人氏監修」のもと、分かりやすく再構成したファイルです。
今回は、未記入のファイルを活用してBCPマニュアルを作成します。
BCPマニュアルを作成する6つのステップ
BCPマニュアルの作成ステップは、以下の6つです。
- 表紙に社名と日時を書く
- BCPの基本方針・重要商品を定める
- 重要商品を提供するための対策を作成する
- 緊急時の代理責任者を設定する
- BCPを運用するうえでの規則を作成する
- 緊急時のアクションプランを掲示板としてメイクする
今回はトヨクモ社で作成したBCPマニュアルを参考にして解説します。先ほどダウンロードした未記入のファイルを準備のうえ、作成してください。
ステップ1：表紙に社名と日時を書く
表紙には、社名と作成日時を記載します。いつ作成・改訂したものか分かるよう、更新のたびに日時を記載します。
なお、BCPに関する追記事項を記載する場合には、目次にも変更か検討し、必要なら同時に更新することを推奨します。
ステップ2：BCPの基本方針・重要商品を定める
次に、BCPの基本方針や重要商品を定めましょう。
基本方針のチェック部分は、いずれも企業が重視すべき事項であるため、すべてにチェックを入れてください。
基本方針を定めたのち、最も優先して継続を目指す自社商品・サービスを「重要商品」の記入欄に記入します。このとき、重要商品として記述するものは1つに絞ってください。
緊急時に複数の事業を同時継続させることは極めて困難です。複数の事業を継続しようとリソースを分散させたため、結果的にすべての事業が停止してしまう可能性は十分にあります。このような最悪の事態を回避するために事業継続の対象とする重要商品は、少なければ少ないほど望ましいです。
ちなみにトヨクモでは、重要商品を『安否確認サービス2』に絞って設定しています。
ステップ3：重要商品を提供するための対策を作成する
重要商品提供のための対策では、主に「人・モノ・金・そのほか」といった4つの経営資源にフォーカスして具体的な検討を行います。今回説明するプロセスの中で最もボリュームのある項目であり、特に注力して作成すべきポイントです。
上記画像のように、元から記述のある記入欄だけではなく、空欄には自社に必要だと思われる対策事項を書き入れてください。
たとえば、トヨクモの記入例では「モノ」に関する事前対策として、PCなどの破損に備え、業務にもちいるデータのバックアップを重視すべきだと判断し、シートに記載しました。
このように事業内容に応じた「緊急時に想定される問題」を列挙して、事業継続のための具体案を書き入れることがポイントです。
ステップ4：緊急時の代理責任者を設定する
緊急事態に直面した際に場を仕切る人員がいなければ、統率が取れず、自社内の混乱が収まりません。基本的には、社長がリーダーシップを発揮して場を仕切る役割に相応しいですが、緊急時は社長が社内にいない可能性も考えられるため、代理責任者を設定しておきましょう。
代理責任者が1名の場合、社長と同じく緊急時に不在である懸念が残るため、2名設定することを推奨します。ただし、同等の権限を持つ責任者が2名いると、両者が違う指示を出して社内は一層混乱を招く恐れがあります。そのため、代理責任者のどちらか1名を優先的な責任者として指名し、緊急時に場を仕切る人物を明確にしておきましょう。
ステップ5：BCPを運用するうえでの規則を作成する
BCPマニュアルは作成しただけでは意味がありません。BCPマニュアルを元に定期的に従業員を教育する必要があります。
緊急事態を想定した教育だからと軽視せず、年に1回以上は教育計画を設定するといいでしょう。
また、業種によっては経営資源の「人・モノ・金」が頻繁に変更されるため、こういった状況の変化にも対応できるように、BCPを見直すタイミングについて明記することを推奨します。こまめにBCPマニュアルを更新することで、緊急事態に陥った際の対応力は格段に向上します。
ステップ6：緊急時のアクションプランを掲示板として明記する
BCP掲示板の項目には、緊急時に優先して行うべき対応を記載し、シンプルなアクションプランを作成します。
このプロセスにより、従業員が持つ「BCPに則って何すればいいのか」といった疑問を解消し、より具体的な行動をイメージ持つことが可能になります。また、避難場所や主要な連絡先を掲示板にまとめておけば、緊急時に従業員とスムーズに連絡が取れます。
BCPの発動時は、一刻を争う状態に陥っているとが想像されるため、上記のような「パニックを回避するための準備」は効果的に機能を発揮するのです。
BCPマニュアルを作成する際の注意点
初めてBCPマニュアルを作成する場合は、クオリティを重視せずにまずは作り切るのがポイントです。
完璧なBCPマニュアルを作成しようとすると、作成自体が重荷となって途中で挫折するケースも考えられます。最初は内容の充実度よりも、一連のプロセスを明らかにすることを優先してみてください。BCPマニュアルは、作成後に定期的に見直し・改善を行うものなので、見直し時にクオリティを高くしていきましょう。
なお、BCPの策定に不安を感じる企業には、トヨクモの「BCP策定支援サービス（ライト版）」の活用をご検討ください。早ければ1ヵ月でBCP策定ができるため「仕事が忙しくて時間がない」や「策定方法がいまいちわからない」といった企業にもおすすめです。
また、BCPコンサルティングは数十〜数百万円ほどするのが一般的ですが、トヨクモの「BCP策定支援サービス（ライト版）」であれば1ヵ月15万円（税抜）で提供できます。費用を抑えつつ、BCP策定を行いたい方はぜひお気軽にお問合せください。
BCP策定支援サービス（ライト版）の資料をダウンロードする
※BCP策定支援サービス（ライト版）は株式会社大塚商会が代理店として販売しています。
BCP対策にはトヨクモ『安否確認サービス2』の導入がおすすめ
自然災害をはじめとする緊急事態に備えて、BCPを策定するのは極めて重要です。さらにBCPマニュアルを作成していれば、混乱状況下でも冷静な判断をしやすいでしょう。
なお、災害時にはトヨクモの『安否確認サービス2』の活用がおすすめです。安否確認サービス2は、気象庁の災害情報と連動して従業員の安否確認を自動で行えるサービスです。2024年9月時点で契約数が4,000社以上を誇る安否確認システムで、複数のメールアドレスや専用アプリ、LINEにも通知できます。
また、BCPに必須の以下の機能を備えており、緊急事態にも迅速な対応が可能です。
| 概要 | 利用例 | |
|---|---|---|
| 掲示板 | すべてのユーザーが書き込めるため、情報共有に活かせる | ・被災状況の伝達 ・災害時のマニュアル掲載 |
| メッセージ | 宛先を指定したユーザーのみが閲覧・書き込みができる | ・一部の従業員との議論 ・部署単位での情報共有 |
| 一斉送信メール | 情報を一斉送信できる | ・被害状況の回答 ・災害時の対応 |
これらの機能は通常時も活用できるため、日頃から操作して使い慣れておけば緊急事態発生時の混乱も避けられます。
緊急事態に備えるためにBCPマニュアルを作成しよう
BCMマニュアルを作成しておくと、自然災害をはじめとする緊急事態時にも冷静な対応が可能です。あらゆる事態を想定して作成しておけば、状況に応じた的確な判断がしやすいでしょう。
今回紹介したBCPマニュアルは、要点のみを押さえて作成できるため、1時間前後で作業を完了できるはずです。BCMマニュアルは作成して終了ではなく、定期的に見直して状況に合わせてブラッシュアップする必要があります。企業にとって重要な従業員や資産を守るためにも、緊急事態時に機能するBCPマニュアルを作成してみてください。
BCPを策定できていないなら、トヨクモの『BCP策定支援サービス（ライト版）』の活用をご検討ください！
早ければ1ヵ月でBCP策定ができるため「仕事が忙しくて時間がない」や「策定方法がわからない」といった危機管理担当者にもおすすめです。下記のページから資料をダウンロードして、ぜひご検討ください。
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竹上経営コンサルティングオフィス 代表
名古屋市中小企業振興センターにて、中小企業診断士として中小企業に対する経営診断業務、ＢＣＰ策定支援・啓発普及業務を経験。2014年4月に竹上経営コンサルティングオフィスとして独立しBCPをメイン業務に事業再生などの経営コンサルティングやセミナー講師として活動している。
BCPコンサルティングの実績はトップクラスで、これまで製造業、建設業、介護施設など数十社のBCP策定支援を行っている。また、セミナー講師として、全国自動車整備協業協同組合、名古屋市、名古屋商工会議所、岐阜商工会議所、羽島商工会議所、あいち産業振興機構、豊川信金などBCPを中心に実績がある。
