【防災士が解説】ChatGPTで防災訓練の企画書を簡単作成！時短＆内容充実のコツ

企業の防災担当の皆様、毎年の防災訓練の企画に頭を悩ませていませんか？ 限られた時間で、参加者の安全意識を高め、もしもの時に備えた行動を促す企画を立てるのは容易ではありません。

そこで今回は、ChatGPTで防災訓練の企画を劇的に効率化する方法を、防災士がわかりやすく解説します。

企業の防災対策で最も重要な「安否確認訓練」に焦点を当て、具体的なプロンプト例や注意点を詳しくご紹介していますので、ぜひ最後まで読んで、防災対策にお役立てください。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

ChatGPTで安否確認訓練の企画書を作成するポイント

ChatGPTを活用して安否確認訓練の企画書を作成するときは、以下2つのポイントを押さえておきましょう。

• 詳細なプロンプトを入力する
• 生成AIの運用ルールを遵守する

それぞれについて説明します。

詳細なプロンプトを入力する

ChatGPTは、入力するプロンプトの内容によって、その出力の質が大きく変わります。

自社独自の情報を盛り込んだ詳細なプロンプトを作成することで、より具体的かつ的確な回答を得ることができ、安否確認訓練の効率化につながります。

たとえば、以下のような漠然としたプロンプトでは、一般的な企画書の構成や骨子しか生成されません。

より良い回答を得るためには、一度のプロンプトで完璧な企画書を作成しようとせず、企画書の項目ごとに自社の状況や課題、詳細な情報をプロンプトに含めることが重要です。

生成AIの運用ルールを遵守する

ChatGPTは便利なツールですが、機密情報や個人情報の入力には注意が必要です。情報漏洩のリスクを考慮し、組織の規約に則った運用を徹底しましょう。

個人情報や機密情報を含む詳細な企画書を作成する際は、ダミー情報を入力する、ChatGPTのオプトアウト設定（※）を行うなどの対策が有効です。

※オプトアウト設定…ChatGPTに入力した情報を学習させないようにする機能のこと。

安否確認訓練の企画書作成に役立つChatGPTのプロンプト例

安否確認訓練の企画書をChatGPTで作成する際の、より詳細なプロンプト例を紹介します。

各項目をステップ1〜5に分け、具体的な質問例と合わせて解説します。

なお、ChatGPTは、あくまで企画書作成のサポートツールです。回答を鵜呑みにせず、内容を精査し、自社の状況に合わせて修正を加えてください。

免責事項

• 本記事は、ChatGPTの最新バージョンであるGPT-4o（有料版）を参考にしています。
• ChatGPTの回答は、必ずしも正確であるとは限りません。
• 本記事の内容は、あくまで参考情報であり、一切の責任を負いかねます。

ステップ1.目的の明確化｜プロンプト例

機密情報以外の企業情報と、想定される災害の種類（地震、津波、台風、豪雨、高潮、大雪、火災、事故など）を入力し、訓練参加者に安否確認の重要性を理解してもらうための目的を明確にしましょう。

企画書の冒頭に目的を明記し、さらに参加者へこの目的を周知することで、訓練の意義がより明確になり、参加者の主体性や積極性を引き出すことができます。

ステップ2.訓練シナリオの作成｜プロンプト例

災害は常に想定外の事態を伴います。そのため、発生場所、規模、被害状況など、様々な状況を想定し、複数の訓練シナリオを作成することが重要です。

また、毎年訓練を実施している場合は、シナリオに変化を加えることも有効です。たとえば、災害発生時刻や種類を事前に知らせずに訓練を実施するなど、イレギュラーな要素を加えることで、社員の対応力をより高められます。

複数の訓練シナリオを比較・検討し、今回実施するものを選びましょう。

ステップ3.訓練の準備｜プロンプト例

ステップ2で生成したシナリオに基づき、訓練の実施に必要なもの、担当者や役割分担を明確にしていきます。

ChatGPTに、テキスト形式、チェックリスト形式、表形式など、形式を指定することで、情報を整理しやすく、企画書への展開もスムーズになります。

安否確認訓練で設定すべき役割や物品が網羅的にリストアップされます。抜け漏れがないか、しっかりとチェックしましょう。

ステップ4.訓練手順の策定｜プロンプト例

安否確認訓練の当日のスケジュールをより詳細に生成します。ステップ2・3で生成した内容を反映させ、実施日や時間、場所を確定します。

詳細なタイムスケジュールが生成されます。何時に誰が何をやるかまで記載されているので、当日の流れがイメージしやすく、スムーズな進行に役立ちます。

ステップ5.評価方法｜プロンプト例

安否確認訓練において、評価方法を設定しておくことは非常に重要です。

ステップ4で生成した当日のスケジュールを踏まえ、安否確認訓練の結果をどのように評価するのかを明確にしましょう。

フィードバックの設問やアンケート例、各担当者が当日に着目すべきポイントなどもまとめて生成されます。訓練実施後のフィードバックを通じて、次回以降の訓練内容の改善につなげられます。

企画書だけでは終わらせない！ 訓練で更なる防災対策を

ChatGPTを活用すれば、より詳細で効果的な安否確認訓練の企画書を生成できます。しかし、一番重要なのは、企画書の内容を当日の訓練でしっかりと実践し、課題を発見し改善していくことです。

そこで、『安否確認サービス2』を運用するトヨクモでは本年度、未契約のお客様にもご参加いただける『防災デビューキャンペーン』を実施しています。

トヨクモの「防災デビューキャンペーン」で、もしもの時に備えよう

『防災デビューキャンペーン（無料）』にお申込みいただくと、自動一斉送信やチャット機能などを備えている『安否確認サービス2』を活用したリアルなシミュレーションで、実践的な安否確認訓練を実施できます。

※実施日は毎年9月1日（防災の日）

キャンペーンにエントリーすることで、以下の特典が受けられます。

自社の防災意識が分かる訓練レポートを無償で送付

訓練終了後には、回答情報を集計した訓練レポートを無償で送付いたします。

レポートには、社内の回答率の時間推移や訓練全体の平均回答時間などがまとめられており、訓練の結果を他社と比較しながら振り返ることで、自社の防災意識を高めるきっかけとしてご活用いただけます。

なお、お客様名や個別レポートは公開されませんのでご安心ください。契約数の増加に伴い、年々参加企業も増えています。訓練レポートは自社の防災力チェックにも役立ちます。

この機会に防災デビューキャンペーンにご参加いただき、組織の防災力を強化し、安全・安心な職場環境を築きましょう。

防災デビューキャンペーン（無料）のお申し込みはこちら

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。