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企業における防災タイムラインの作成手順とは?必要性やポイントを解説

地震や台風といった自然災害が多い日本では、災害時の対策は欠かせません。企業においても、あらゆる対応策を講じているはずです。しかし、災害は予測不可能であるため、対策をしていても不安を拭いきれないでしょう。

そのような企業におすすめなのが、防災タイムラインの作成です。防災タイムラインがあれば、防災関係機関と連携しながら災害後の行動を整理できるため、緊急時でも冷静な状況判断がしやすくなります。

本記事では、防災タイムラインの作成手順を紹介します。防災タイムラインの必要性や作成時のポイントも紹介しているので、あわせて参考にしてください。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

防災タイムラインとは

防災タイムラインとは、自然災害の発生を前提として「いつ」「誰が」「何をするか」を時系列で整理したものです。防災関係機関と連携しておき、災害時の発生状況をあらかじめ予測したうえで作成するのが一般的です。

日本は地震や台風といった自然災害が多い国であり、今までも甚大な被害が多数報告されているため、事前の対応策が欠かせません。あらかじめ防災タイムラインを作成しておくと、災害時の迅速な対応が可能となり企業への被害も最小限に抑えられます。

なお、防災タイムラインは進行型災害を対象とするのが基本ではあるものの、突発型災害を対象にすることも可能です。それぞれの災害について解説します。

進行型災害

進行型災害とは、台風や大雪など事前に被害状況を想定しやすい自然災害のことです。起こり得る状況を想定しやすいため、防災タイムラインを作成しやすいでしょう。

進行型災害

突発型災害とは、地震や津波など事前予測が厳しい自然災害のことです。進行型災害のように「いつ」災害が発生するか予測しにくいものの、人命救助に重要と言われている72時間の行動を検討することは可能です。突発型災害が起きた後の行動をタイムラインに整理しておけば、比較的速やかな対応策を講じられるでしょう。

企業における防災タイムラインの必要性

企業が防災タイムラインを作成しておくと、災害後の事業継続に役立てられます。災害時は通常の業務を遂行できない可能性があり、企業に損害をもたらす場合もあるでしょう。

しかし、防災タイムラインを作成しておくと、災害発生後の行動があきらかとなっているため事業継続のための迅速な対応が期待できます。

また、国が定めている防災基本計画には、災害時における企業の役割として以下の4つを掲げています。

  • 生命の安全確保
  • 二次災害の防止
  • 事業の継続
  • 地域貢献・地域との共生

防災タイムラインを作成していれば、企業の役割を果たすことにもつながるでしょう。

(参考:防災基本計画

防災タイムラインはBCPにも有効

防災タイムラインは、BCPにも有効な手段です。BCP(事業継続計画)とは、地震や情報漏洩といった緊急事態が発生したときの対策や防止策をまとめた計画のことです。

災害が発生したときはすべての従業員が混乱状況下にあると想定でき、冷静な判断ができない可能性が高くなります。事前にBCPを策定していれば緊急事態時の行動や企業の方針が明確になっているため、次の一手を出しやすくなります。緊急時には事業継続が困難になる可能性もあることから、BCPの策定は欠かせません。

なお、BCP策定にはトヨクモが提供する『BCP策定支援サービス(ライト版)』の活用がおすすめです。BCPコンサルティングは数十〜数百万円ほどするのが一般的ですが、BCP策定支援サービス(ライト版)であれば1ヵ月15万円(税抜)で提供できます。費用を抑えつつ、BCPを策定したい方は、ぜひ活用をご検討してください。

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企業における防災タイムラインの作成手順

企業における防災タイムラインの作成手順は、以下のとおりです。

  • 対象とする自然災害を決める
  • 防災関係機関と連携を図る
  • ハザードマップを確認する
  • 実施すべき防災対策を検討する
  • 各防災対策の担当者と開始時期を決める
  • 防災タイムラインの活用を開始する
  • 定期的な振り返りを行う

それぞれのステップについて解説します。

1.対象とする自然災害を決める

まず、防災タイムラインの対象とする自然災害を決めます。たとえば、台風がよく通過する地域であれば台風に関するタイムラインを作成したり、河川が近くにある地域であれば水害に関する課題を解決するといいでしょう。

企業の拠点がある地域が抱える防災上の課題を参考にし、解決したい問題を明確にしていきます。複数の拠点を持っている企業は、それぞれの拠点に合わせたタイムラインを作成する必要があります。

2.防災関係機関と連携を図る

対象となる自然災害を決めたら、必要な防災関連機関を抽出して連携を図りましょう。災害対策は、災害時の被害規模が大きくなるほど自社だけの力で乗り切るのは難しくなりますいです。そのため、防災関係機関と連携を図り、情報共有や意思統一を行っておくとスムーズに災害対策を実施できます。

なお、防災関係機関と連携を図るときは、タイムラインを作成する際の検討会に設けるのがおすすめです。防災タイムライン作成の関係者が一同に集まるため、コミュニケーションを取りやすくなります。

3.ハザードマップを確認する

自然災害の具体的なイメージを共有するために、企業がある地域のハザードマップを確認しておきましょう。ハザードマップとは、被災想定地域や避難場所、避難経路などを確認できる地図です。災害の種類別に情報を入手できるため、防災タイムラインを作成する際に役立ちます。

自宅周辺の避難場所を把握していても、自社の周辺地域には詳しくない人も多いため、従業員への避難場所の周知を行っておくのがおすすめです。

(参考:ハザードマップポータルサイト

4.実施すべき防災対策を検討する

想定被害状況を把握できたら、実施すべき防災対策を検討しましょう。

防災対策は、基本的には既存の防災計画などに記載されている災害対応を実施します。加えて、これまでの災害時の対応を参考にしながら、改善点を追加していきます。地域が抱える防災上の課題を解決するためには、何をすべきかという視点を大事にしながら考えていきましょう。

なお、防災対策が決まったら、防災行動を開始するタイミングも考えておくとスムーズに防災タイムラインを作成できます。たとえば「大雨注意報が発令されたとき」や「土砂災害警戒情報が発令されたとき」などを決めておくと、次の行動に移りやすいです。

5.各防災対策の担当者と開始時期を決める

実施すべき防災対策が決まったら、それぞれの担当者や開始時期を決めましょう。防災対策をあらかじめ考えていても「いつ」「誰が」「何をするか」が明確になっていないと、迅速に行動が開始できない恐れがあります。

そのため、災害が発生した際の被害状況を想定したうえで、担当者と開始時期を事前に決めておきます。災害発生時に安否確認の結果を踏まえて指示を出すのは誰なのか、その担当者が被災している場合にはどうするのかまでを定めるとよいでしょう。その後、対応策を時系列で並べておくと、状況把握がしやすくなります。

6.防災タイムラインの活用を開始する

防災タイムラインを作成して、実際の運用を開始しましょう。関係者がすぐに状況把握できるようにまとめておくと、災害が発生したときの混乱状況下であっても対応策を確認しやすいです。

7.定期的な振り返りを行う

防災タイムラインは作成したら終わりではなく、定期的な振り返りが必須です。たとえば、タイムラインを作成した時点ではスムーズな対応策実施を想定していたとしても、災害時に実現できない場合こともあるでしょう。現状を反映させながら、よりよい防災タイムラインへと更新していくのがおすすめです。

なお、定期的な振り返りは災害の発生を待つのではなく、防災訓練などを実施して効率的な運用を目指しましょう。いざというときに活用できる防災タイムラインがあると、従業員も安心して仕事に集中できます。

防災タイムラインを作成する際のポイント

防災タイムラインを作成する際のポイントは、以下のとおりです。

  • 従業員の安全を最優先する
  • 自然災害への理解を深めておく
  • 従業員の自宅や通勤手段などを把握しておく

それぞれのポイントについて解説します。

従業員の安全を最優先する

災害時は、従業員の安全を最優先に行動しましょう。防災タイムラインは災害発生時に有効な対応策をまとめているものの、必ずしも守らなければいけない決まりはありません。

2019(令和元)年に発生した台風19号において、屋外で亡くなった50名のうちの26%の方が、仕事中もしくは通勤・帰宅途中に亡くなっています。つまり、企業は率先して従業員の外出を抑制して、従業員の命を守る必要があります。企業には従業員の安全を守る「安全配慮義務」が課せられているため、災害時における行動も十分に気を付けるべきです。

(参考:4.企業のタイムライン策定時におさえるべきポイント

自然災害への理解を深めておく

防災タイムラインを作成するときは、対象となる自然災害への理解を深めておきましょう。

台風や大雨といった進行型災害は、警戒レベルが発令されます。そのため、現在の警戒レベルを把握しつつ、今後起こり得る被害を想定する必要があります。このとき、自然災害への理解が乏しいと、その後の行動を予測するのは難しいでしょう。自然災害への理解と地域で起こり得る被害を把握しておき、適切な行動を心がけることが重要です。

従業員に関する情報を収集しておく

災害発生時は、必ずしも自宅やオフィス内にいるとは限りません。そのため、適切な行動を指示できるように、従業員に関する情報を確認しておきましょう。

たとえば、車で通勤途中に災害に巻き込まれた場合、自宅に帰るべきか、出社すべきか迷うときもあります。さらに言えば、近くの避難所に避難すべき場合もあるでしょう。これらの指示を的確に行うためには、事前に自宅の場所や通勤手段、通勤経路などを把握しておかなければいけません。すると、結果的に従業員の命を守ることにつながります。

状況に応じた判断を速やかに下せるように、従業員に関する情報を収集しておくとスムーズな安否確認を行えます。

災害時にはトヨクモ『安否確認サービス2』の活用がおすすめ

災害時には、従業員の安否確認を自動で行えるトヨクモの『安否確認サービス2』の利用がおすすめです。

気象庁の災害情報と連動して、従業員の連絡先に自動で安否確認メールを一斉送信できます。メールアドレスだけではなく専用アプリやLINEとの連携もできるため、安否確認通知が届かないといったトラブルの防止になります。さらに、従業員の連絡先登録情報を一元管理できるため、緊急時の混乱状況下にあっても従業員の情報を把握しやすいでしょう。

また、従業員から得られた回答結果は自動で分析できるため、安否確認にかかる手間を大幅に削減できます。被害状況も把握しやすくなり、その結果「身の安全を最優先にすべき従業員」や「緊急対応が可能な従業員」などを把握しやすくなり、状況に応じた指示が出せます。災害時の初動をすみやかに行いたい方は、ぜひトヨクモの『安否確認サービス2』をご活用してください。

企業における防災タイムラインを作成しよう

企業における防災タイムラインを作成しておくと、災害発生時の対応方法が明らかになっているため、迅速な初動が可能となります。災害時は事業継続が困難になるケースも珍しくなく、迅速な行動が欠かせません。あらかじめ防災タイムラインを作成して防災関係機関と連携を図っておくと、次の一手が出しやすくなるでしょう。

なお、災害時にはトヨクモの『安否確認サービス2』の導入がおすすめです。とくに、規模の大きい企業は従業員数も多いため、個別での安否確認は困難です。安否確認サービス2を導入していると、効率よく従業員の安否や被害状況を把握できます。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。