BCP(企業戦略)

【実用的】コロナ禍の連絡ツールとして安否確認サービスを活用しよう！

更新日 2022.12.07/ 公開日　2021.09.08

トッティ

新型コロナウイルスの発生をきっかけに、多くの企業でテレワークが導入されました。柔軟な働き方ができる良い勤務形態だと注目される一方で、以前よりも直接話す機会が減り、連絡が取りずらくなったという意見も見受けられます。実際のところ、連絡方法が会社支給のスマホや仕事用メールアドレスなどを用いた通信手段に限定されると、業務時間外にチェックされる方はあまりいないため、大事な伝達事項があってもなかなか伝わりにくいのではないでしょうか。ましてや、社内でコロナ感染者が発生したというような緊急連絡が必要なケースでは、迅速かつ確実に連絡を取る必要があるため、仕事用の携帯などは適しておらず、かといって個人のLINEや電話、メールアドレスを聞き出して連絡するのもプライバシーの観点から考えると好ましくありません。そんな時、個人情報を保護しながらも、普段使いのスマホやメアドなどに迅速かつ確実に連絡する方法があれば良いのに….と思いませんか？そのお悩み、トヨクモの「安否確認サービス2」があれば解決できるんです！

トヨクモの安否確認サービス2はコロナ禍の連絡ツールにも最適！

安否確認サービスと聞くと、災害発生時の安否確認だけに使えるシステムだと思われがちですが、実は社内でコロナ感染者が出た際の連絡手段や日常におけるコロナ対策手段としても活用できるんです！早速、どのような機能があり、どのように活用できるのかご紹介していきます。

機能① プライベートな連絡先は本人のみが閲覧できる！

トヨクモの安否確認サービスでは、プライベートな連絡先を従業員の方ご自身に登録していただきます。(管理者の方が登録するのは会社管理のメールアドレスのみ！) 登録できる連絡先にはプライベートのメールアドレス最大3つ、スマートフォン専用アプリ、 Twitter連携の3種類があり、一部もしくはすべてを登録することが可能です。そして！登録したプライベートな連絡先は、管理者の方含めて本人以外、誰も閲覧できない仕様となっているので、プライバシーの観点からも安心・安全です。プライベートな連絡先を登録しておくことで、業務時間外に緊急連絡が来た際も格段に気づきやすくなりますし、スマートフォンを利用していれば、プッシュ通知の表示が出るのでカンタンに確認することができますよ！

TwitterのDMやプッシュ通知で届くからカンタンに気づける！

機能② 質問や本文を自由にカスタマイズ！毎日の体調報告を自動集計！

トヨクモの安否確認サービスでは、自由に設問の内容やメール本文をカスタマイズすることができます！下記のキャプチャ画像のように、コロナ対策として毎日体調報告をしてもらうよう活用したり、社内アンケートを取ったりというような日常使いにもご利用いただけます。

回答結果も自動で集計されて一覧で表示されるので、一目で状況を把握することができます。一部のメンバーを宛先に選択して新しくメールを送ったり、メッセージで連絡を取ったりすることもできますよ！

なお、一斉送信は任意のタイミングで手動で行っていただくこともできますし、予約送信機能を使って、前々から「来週月曜日の10日に送る」というようにセットしておくことも可能です。実際に、コロナウイルス対策を目的として、トヨクモの安否確認サービスを日頃からご利用いただいているお客様にインタビューした記事がございますので、詳しく知りたい方は下記の記事をご参照ください。 https://bcp-manual.com/bcp/case-poppins/

機能③ 掲示板機能を使ってコロナ対策専用の掲示板を作ろう！

安否確認サービスの掲示板機能を使って、コロナ対策専用の掲示板を作ることができます。 1ファイルにつき10MBまでであればファイルの形式を問わず添付することができるため、例えば、現在の状況をまとめたスプレッドシートやコロナ対策をまとめたpdfファイルなどを全社的に共有して活用することが可能です。

コロナ対策用の掲示板

その日の感染者数や緊急事態宣言についてのニュースを随時投稿する場として使ったり、コロナワクチンについての情報共有をしたりと様々な使い方ができますよ！掲示板はいくつでも作成できるので、用途に合わせて掲示板を使い分けましょう！

機能④ メッセージ機能を使って個別に連絡ができる！

トヨクモの安否確認サービスには、メンバーを限定してチャット上でやり取りができるメッセージという機能があります。メッセージも掲示板と同様に10MBまでのファイルの添付をすることが可能です。宛先を1人〜最大200人まで設定することができるので、1対1のチャット環境下で他の人には知られたくない個別の連絡をすることもできますし、宛先をコロナ対策メンバーだけに限定した対策議論用のチャットルームとしてもご利用いただけます。