【新型コロナ対策 】有料サービスを無料提供 -48種のシステム特集-

国内外問わず、連日新型コロナウイルスに関するニュースが取り上げらる中、政府機関から打ち出される新型コロナウイルス対策をはじめ、状況は刻一刻と変化しています。

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、政府は2月26日、スポーツ・文化イベント等の中止や延期又は規模縮小等の対応を、28日には、全国すべての小中学校や高校などに3月2日から春休みに入るまでの臨時休校を要請しました。

学校における卒業式や入学式の中止・規模の縮小をはじめ、様々な大規模イベントが中止を余儀なくされる中、感染はヨーロッパを中心に急速に拡大し、3月11日、世界保健機関 (WHO) のテドロス事務局長は新型コロナウイルスはパンデミック（世界的な大流行）となったと宣言しました。

更に3月24日には、国際オリンピック委員会（IOC）と東京2020組織委員会が、東京2020大会の延期を発表しています。

経済的な影響はいうまでもありません。
多くの企業売上の下方修正を発表し、新型コロナウイルス対策は一般企業においても重要な局面を迎えていると言えます。

ヨーロッパ諸国で「都市封鎖」が実施される中、国内でも東京を中心に都道府県から「不要不急の外出自粛」が叫ばれ、企業としても時差出勤や在宅勤務など、可能な限りの対応を迫られています。

様々な対策が講じられる中で、日頃からそういった業務システムが浸透した企業であれば大きな問題にはなりませんが、こうしたシステムを未導入だった場合、戸惑う企業の担当者は非常に多いのではないでしょうか。

「在宅勤務を導入したいけど、セキュリティが心配」「時差出勤させたいけど、勤怠管理ができそうにない」、「社員同士の連絡手段やWeb会議システムがないため、集まらないと仕事にならない」

こういった悩みが原因で新型コロナウイルス対策に踏み出せず、対策が遅れた場合、社内集団感染といった最悪の事態も十分に想定されます。

世の中には上記のような悩みを解決する多種多様なシステムが存在しますが、現在のような切迫した状況では、システム導入のために比較検討する時間も、予算申請する時間も惜しいはずです。

こうした背景をもとに、システムを取り扱う企業の中では、自社の有料システムを無料提供するような動きが活発となってきています。本記事では、様々なシステム会社が新型コロナウイルス対策として提供している無料システムの一覧や、その活用用途についてを解説します。
※掲載情報は2020年3月31日時点での情報です。コロナウイルス蔓延の状況により、変動する可能性があります。あらかじめご了承ください。 

企業担当者が行うべき情報収集手段や、社員を不安から守る対応方法については以下の記事で解説しています。

【新型コロナウイルス】企業に必要な対応とは

従業員の状況把握はできていますか？

在宅勤務や時差出勤の検討を始めるその前に、まず考えなければならないのは、

「従業員の状況を速やかに把握し、指示を出すシステムを保持しているか」

という点です。

そもそも社内の状況が曖昧なまま、ある日突然社内アナウンスで「明日から在宅勤務をしてください」というのはあまりにも非現実的です。
企業として、従業員やその家族のを取り巻く状況を随時把握し、適切な指示を行うことは必須と言えるでしょう。

こうした緊急事態に備え、いざという時に、誰が、どのような方法で、どう指示を出すのかをあらかじめ取り決めておく計画を「BCP（事業継続計画）」といいます。
新型コロナウイルス対策を機に、改めてBCPの策定が急務となった企業も少なくないのではないでしょうか。BCPが活躍するシーンは、地震などの自然災害のみにとどまりません。

BCPにも不可欠な安否確認システム

策定したBCPをいざという時に活用する上で不可欠なのが

従業員の状況把握と指示

災害時など、一刻を争うイレギュラーな状況下で、これらを一貫して行うために、特化して開発されたのが「安否確認システム」です。

例えば、弊社トヨクモの安否確認サービス2は、災害時に連動した自動送信が可能なシステムですが、無制限に手動送信を送ることができ、設問も無制限に作成することが可能です。集計結果も自動集計され、特定の回答者を抽出して更に指示を出したり、状況に応じてチャット機能も利用することが可能です。

新型コロナウイルスに関する活用事例ページも作成されているので、対応にお困りの企業の担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

無料提供中の安否確認システム

先ほど紹介したトヨクモの安否確認サービス2は、通常でも30日間の無料トライアルが何度でも利用できますが、今回のコロナウイルスの蔓延を受けて、2020年9月末までライトプランのサービスを無料提供しています。

任意のアンケートフォームを作成し、従業員の状況把握に活用したり、集計結果をもとに特定の人とグループチャットを行うことが可能です。

災害時の利用を想定していることもあり、操作はガラケーを含め、マルチディバイスに対応。

従業員のプライベートな連絡先は、従業員自らが登録を行い、管理者側からは閲覧できない仕様なので安心して運用を始められるのも特徴です。

在宅勤務時のディバイス管理システム/リモートデスクトップ

新型コロナウイルス対策における リモートアクセスの有効性

「在宅勤務をしたいけど、社内のデスクトップ PCを持ち出すなんて不可能！」
「社内データには外部ネットワークはアクセスできない…」
「社用ノートパソコンでも情報漏洩が怖い」

そんな悩みを解決するのがリモートアクセス。

リモートアクセスとは、インターネットなどの通信を利用し、遠隔地からパソコンやサーバ、ネットワークにアクセスしデータを利用したり、業務を行うことです。社外から社内のシステムにアクセスすることで、社内にいるのと同じ状態を作ることができます。

リモートアクセスで出来ること

社内専用ソフトの導入・管理コストを削減

リモートアクセスを使用せずに在宅勤務を行う場合、従業員が使用する端末ひとつひとつに、社内で利用しているソフトウェアをインストールする必要があります。インストールのみでなく、正常に利用できているかを管理する業務も発生します。

新しくシステムをインストールするときには導入コストが発生し、管理を行う場合は管理コストが発生します。

リモートアクセスを導入すれば、社外の利用端末にリモートアクセスのツールをインストールするか、社内システムにインストールするだけで、社内と同じ環境を構築できます。そのため、リモートアクセスを活用することで導入コストと管理コストの削減が可能です。

情報漏えいリスクを低減

リモートアクセスでは、社外端末がアクセス可能な範囲を限定することも可能です。社外で業務を行う際に必要のないデータをブロックすることで、情報漏えいリスクを低減することが可能です。

また、システムによっては端末にデータを保存・ダウンロードできないように設定することも可能です。こういった機能を活用すれば、端末に社内データは残らないため、万一紛失しても重要な情報を回避できます。

無料提供中のディバイス管理システム/リモートデスクトップ

Web会議システム

新型コロナウイルス対策における Web会議システムの有効性

「リモートワークを始めたけど、会議の欠席者が増えてしまった」
「お客様との打ち合わせが全てキャンセルに…」

そんな悩みを解決するのがWeb会議システム。

Web会議システムとは、直接会議室に集まっての話し合いではなく、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるシステムです。

Web会議システムを使用するにあたり、専用の設備やネットワーク環境、複雑な設定は一切必要ありません。
Web会議システムはクラウドサービスが一般的であるため、インターネット回線につながっているパソコンがあれば、場所を選ばずどこからでも簡単に接続することができます。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末にも対応した、マルチディバイス対応のシステムも存在します。

Web会議システムで出来ること

情報共有の迅速化

Web会議は場所を選ばずどこからでも利用することができるため、会議室で顔を合わせる必要がありません。
必要な時にすぐに情報を共有することができ、情報共有の迅速化に役立ちます。

コミュニケーションの活性化

電話とメールでは相手の表情を読み取ることはできませんが、Web会議ならお互いの顔を見て話をすることができるため、よりスムーズな意思疎通が可能です。

無料提供中のWeb会議システム

情報共有/業務管理システム

新型コロナウイルス対策における 情報共有/業務管理システムの有効性

リモートアクセスの準備が整い、Web会議システムの導入が済んだとしても

「誰がなんの仕事をしているのかわからない」
「勤怠管理が大変」
「社内の電話は誰がとるの？」

そんな悩みが出てくるかもしれません。

そんな悩みを解決するのが情報共有/業務管理システム。

情報共有や業務管理とまとめても、システムによって出来ることや役割は様々です。
自社の状況や課題にあったシステムを検討すると良いでしょう。

業務管理システムで出来ること

タスク管理システム

チームや個人に振り分けられるタスクをリアルタイムで閲覧・編集することが可能なシステムです。同じフロアに居なくても、誰がどのような業務を行っているのかや、プロジェクトの進捗状況を可視化することで、スムーズな業務が可能となります

勤怠管理システム

全員が同じフロアで席につかない在宅勤務では、勤怠の管理が大変です。勤怠管理システムを導入すれば、例え時差出勤などで出勤時間がバラバラになったとしても、情報を一元管理することが可能となります。

コミュニケーションシステム

オフィスワークの場合、ちょっとした相談は隣のデスクの同僚に、上長への相談も少し歩けば可能ですが、在宅勤務の場合はそうもいきません。リモート環境でもよりオフィスワークに近い状態で、ストレスフリーにコミュニケーションをとるため、チャットやメール、IP電話などが活躍します。

無料提供中の情報共有/業務管理システム

オンライン面接システム

新型コロナウイルス対策における オンライン面接システムの有効性

人事部の担当者は、新型コロナウイルス対策と採用の板挟みでお悩みかもしれません。

そんな悩みを解決するのがオンライン面接システム。

先に紹介したWeb会議同様、遠隔地でも画面越しに面接を行うことが可能です。

オンライン面接システムで出来ること

採用コストの低減

遠隔での面接が可能なため、応募者の交通費負担を低減できます。これにより、企業としてもより広い間口から採用募集をかけることが可能です。

面接内容を記録できる

「面接のプロセスを動画に保存できる」というのは、オンライン面接の副次的なメリットです。これにより、合否の判定に悩む応募者がいた場合に動画を見直して複数の担当者で合否を判断したり、採用担当者同士で面接の方法を共有したりすることで面接の質を底上げすることが可能です。

その他、オンライン面接システムを導入することは、新型コロナウイルス対策としての効果はもちろん、「コロナ対策にきちんとと組んでいる会社だ」ということを示し、安心感を与えることにも繋がるのではないでしょうか。

無料提供中のオンライン面接システム

知ってトクする その他の業務支援システム

これまでご案内したシステムの他にも、様々なシステム会社がコロナウイルス対策として業務支援システムを提供しています。

無料提供中のその他の業務支援システム一覧

医療システム/サービス

新型コロナウイルス対策における 医療現場の支援

これから紹介するシステム/サービスは、新型コロナウイルス対策として医療関係者が提供するサービスや、医療機関向けのシステムです。

無料提供中の医療システム/サービス

自治体向けシステム

新型コロナウイルス対策における 自治体向けシステム

これから紹介するシステム/サービスは、自治体を対象に無料提供されている業務支援システムです。

一般住民からの問い合わせや、自治体内でのコミュニケーションに役立つシステムをご紹介します。

無料提供中の自治体向けシステム/サービス

まとめ

連日各地で勢力の拡大を続けている新型コロナウイルス。

従業員をリスクから守り、スムーズな事業継続計を行うことは企業にとって急務と言えます。

在宅勤務や時差出勤などの対応が広がる中、はじめての対応で戸惑う担当者も多いかとは思いますが、こうした取り組みに注目が集まる今だからこそ、従来の枠組みを取り払うチャンスとも捉えられます。

ご紹介したような専門システムを活用し、新型コロナウイルスの蔓延を可能な限り抑え、一刻も早く安心して暮らせる日常が戻ることを願ってやみません。

みんなのBCPでは、新型コロナウイルス対策に伴って企業担当者が従業員に対して注意すべき内容や、情報収拾手段についても解説しています。まだ対策を行っていない担当者の方はぜひご活用ください。

【新型コロナウイルス】企業に必要な対応とは

参照サイト：
ITトレンド：【リモートアクセス】メリット５つ・デメリット３つを５分で掴む！
LIVEON： Web会議とは？ － はじめてのWeb会議入門 －
NOC ：オンライン面接とは？メリット・デメリットを理解して上手に取り入れよう