組織における危機管理の重要性とは? 企業が実施すべき対策を具体的に解説

遠藤 香大(えんどう こうだい)
近年、日本の企業はさまざまなリスクにさらされています。リスクの種類は、自然災害やテロ攻撃、サイバー攻撃など多岐にわたります。これらの脅威と向き合いながら企業が持続的に成長し続けるためには、適切な危機管理が欠かせません。
この記事では、組織における危機管理の重要性を解説します。危機管理を実施する方法やポイントも紹介しているので、あわせて参考にしてください。
目次
危機管理とは
危機管理とは危機が発生したとき、その影響を最小限に抑えながら迅速かつ効果的に対応するためのプロセスです。組織にとって危機に直面しないことが何よりも望ましい状態ではありますが、自然災害や外部要因などによる危機は自力で防げない場合もあるでしょう。そのような事態に備えて危機管理を行っていると、迅速な対応が可能となります。
似た言葉に「リスク管理」があります。リスク管理とは起こり得るリスクをあらかじめ把握しておき、そのリスクが起きないように事前に予防策を講じることです。つまり、リスク管理は事前に防げる事案に対して行うものであり、危機管理はいつか起こりえる事案に備える対策と言えるでしょう。
また、危機管理は企業の存続や社会的評価に直接関わる緊急事態に対応することを目的としており、事前対策だけではなく、その後の復興も含めた備えが重要です。危機管理の内容を大きく分けると、以下の3つに分類できます。
- 事前準備
- 危機対応
- 事後対応
それぞれについて解説します。
事前準備
事前準備とは、組織が直面し得るリスクを予測して事前にできる対策を講じる段階です。たとえば、危機管理計画の策定や訓練の実施などが含まれます。あらかじめ事前準備を行っていれば、回避できるリスクは予防しやすくなるでしょう。
危機対応
危機対応とは、実際に危機が発生した際の対応です。危機発生時には適切な情報を関係各所に伝達しながら、被害を最小限に抑える対策を実行しなければいけません。そして、早期の事業復旧を目指す必要があります。
事後対応
事後対応とは危機が収束した後、影響の評価と再発防止策を講じる段階です。今回起きた危機を振り返り、今後の危機管理に活かすことで次回の危機に備えられます。
たとえば「今回の危機が起きた原因はなにか」「どうすれば再発防止につながるか」などを考えると、リスクの発生を抑えながら一連の流れを評価できます。危機を乗り越えて終わりにするのではなく、そこから何かを吸収しようとする行動が大切です。
組織における危機管理の重要性
組織では危機管理を怠っていると、以下のようなリスクが高まります。
- 企業活動を継続できない
- 顧客や取引先からの信頼を失う
つまり、これらのリスクを軽減させるためには徹底的な危機管理が欠かせません。ここでは、起こり得るリスクについて解説します。
企業活動を継続できない
組織における危機管理を怠ると、企業活動を継続できません。
近年、時代の変化が激しく、企業はあらゆるリスクを抱えながら事業を展開しています。たとえば、新型コロナウイルスの蔓延やロシアによるウクライナ侵攻によるエネルギー価格の高騰など、日本に留まらず世界各国で日々さまざまな問題が起きており、事業に影響が出ている企業も少なくありません。さらに地震や豪雨をはじめとする自然災害も頻発しており、企業においても備えは必須と言えるでしょう。
また、サイバー攻撃によって強制的に事業活動を止められ、サービスが提供できなくなるケースも目立つようになりました。基幹システムの刷新に失敗し、商品が販売できなくなることもあります。したがって、ITに関連する危機管理も重要になったと言えるでしょう。
企業が抱えるリスクを正確に把握していなければ非常時に迅速な対応を行えず、事業の早期復旧が見込めません。最悪の場合は、事業を継続できずに倒産を招く恐れもあるでしょう。そのため、企業は徹底した危機管理を行い、いつ非常事態が発生しても迅速な初動を行う必要があります。
顧客や取引先からの信頼を失う
組織における危機管理を怠れば、顧客や取引先からの信頼を失いかねません。企業が発生した危機に対して適切な対応を取らなければ、顧客の不満が爆発したり世間から避難されたりする可能性があるからです。
とくに近年はSNSをはじめ、インターネット上で炎上するリスクもあり、一度問題が起きると企業イメージの低下は避けられません。顧客や取引先から信用を失うと売上が落ちるほか、事業の継続も難しくなるでしょう。
反対に、徹底した危機管理を行っていれば企業イメージは向上し、社会的な信用を得やすくなります。重大なトラブルに発展することのないように、今できる備えを行うことが重要です。
組織における危機管理を実施する具体的な方法
組織における危機管理の具体的なステップは以下のとおりです。
- 危機管理委員会を設置する
- 起こり得るリスクを可視化する
- 各リスクが発生したときの影響度を考える
- 危機管理計画を策定する
- 危機管理計画の定期的な見直しを行う
それぞれについて解説します。
1.危機管理委員会を設置する
危機発生時に迅速な意思決定を行うためにも、危機管理委員会を設置しましょう。この委員会で危機管理の詳細を決定し、情報を全従業員に周知させる流れです。なお、委員会のメンバーは、経営層や各部門の代表者、外部の専門家などを含めると、幅広い視点で危機管理できます。
2.起こり得るリスクを可視化する
企業によって起こり得るリスクは異なるため、自社ではどのような危機に直面するかを考えましょう。偏ったリスクの洗い出しにならないように上層部だけではなく、現場で働く従業員などを集めて、あらゆる角度から発生し得るリスクを分析することが重要です。
なお、企業に起こり得るリスクは、主に以下の2つがあります。
概要 | 例 | |
---|---|---|
純粋リスク | 企業に損失だけをもたらすリスク | ・地震や火災などの自然災害 ・テロ ・ヒューマンエラー ・情報漏洩 ・事故 ・粉飾決算 |
投機的リスク | 企業に損失だけではなく利益ももたらすリスク | ・為替や金利の変動 ・新商品の開発 ・海外への進出 |
自社に起こり得るリスクをできるだけ多く可視化することが、危機管理において重要と言えるでしょう。
3.各リスクが発生したときの影響度を考える
先ほど可視化したリスクについて、企業への影響度を考えましょう。洗い出したすべてのリスクが企業の存続に影響を及ぼすわけではありません。また、リスクによって生じる企業への影響も異なります。
そのため、リスクが発生したときの影響度を詳細にし、その後の戦略を立てていくことがポイントです。
なお、リスクの影響度を考える際はリスクマップと呼ばれるフレームワークを活用するのがおすすめです。リスクマップとは、リスクの発生頻度や影響度を可視化できるフレームワークを指します。
縦軸に損害規模、横軸に発生頻度を位置づけて、それぞれのリスクを当てはめていき、洗い出したリスクを「損害大・高頻度」「損害大・低頻度」「損害小・高頻度」「損害小・低頻度」の4つに分類します。
リスクにおける影響度を明確にしておくと「危機が発生したときに誰が何を対応すべきか」「どのような対応方法が適切か」などがわかりやすいでしょう。
4.危機管理計画を策定する
起こり得るリスクを分析し、詳細を把握したら危機管理計画として書面に残しましょう。危機管理計画には起こり得るリスクや対応方法、手順、責任者、緊急連絡先など危機発生直後から復興期までの流れや必要な情報を明確に記しておきます。すると見直しがしやすくなるほか、誰が見ても危機管理についての理解を深められます。
5.危機管理計画の定期的な見直しを行う
危機管理計画には各部門の役割と責任、情報伝達のプロセス、業務継続のための手順などが含まれているため、定期的に見直して最新のリスク状況や組織体制に合わせる必要があります。
たとえば、人事異動によって人員配置が変われば、部門の責任者も変わるかもしれません。自社の最新情報を反映させ、いつ危機に直面しても迅速な対応を取れるように備えておきましょう。
組織における危機管理を実施する際のポイント
組織における危機管理を実施する際のポイントは、以下のとおりです。
- 社内全体に浸透させる
- 定期的な訓練を行う
- 複数の連絡手段を確保する
それぞれについて解説します。
社内全体に浸透させる
危機管理計画をまとめたら、社内全体に浸透させましょう。すべての従業員が危機管理の詳細を把握していないと、リスクが顕在化したときに迅速な行動は起こせません。
「誰が誰に連絡するのか」「今何をすべきなのか」などがわからなければ、混乱を招く恐れもあります。そのため、危機管理計画の詳細がまとまったら、マニュアルを整備するなどして全従業員に浸透させるべきです。徹底的な備えが、企業の存続に大きな影響を与えるでしょう。
定期的な訓練を行う
危機管理計画を有効にするためには、定期的な訓練が欠かせません。たとえすべての従業員に危機管理計画を浸透させても、それが行動に移せるとは限らないからです。
定期的な訓練を通して、全従業員が危機発生時にどのように行動すべきかを理解し、実際に行動できることを証明できます。また、定期的に訓練することで危機発生時の混乱を最小限に抑えながら、事業の早期復旧を目指せます。
複数の連絡手段を確保する
危機管理を行ううえで、連絡手段の確保は欠かせません。たとえば、地震が発生した際、従業員が出社できない可能性もあります。このような場合であっても事業の早期復旧に向けて行動を起こす必要があり、非対面でやり取りできる連絡手段は必須です。
一般的な連絡手段は電話やメール、SNSなどですが、緊急時につながるとは限られません。どのような状況であっても連絡できる手段を確保しておき、従業員と迅速に連携を取ることが重要です。
災害時の危機管理にはトヨクモの『安否確認サービス2』の活用も有効策
先ほども紹介したとおり、近年は自然災害が多発していることから、災害時の危機管理は必須です。自然災害をゼロにすることはできないため、発生による被害をどのように抑えるか、どのようにして事業を早期復旧させるかを事前に議論しておくことが重要と言えるでしょう。
これらの問題を解決する際に役立つのが、トヨクモが提供する『安否確認サービス2』です。気象庁の情報と連動して従業員の安否確認を自動で行えるシステムです。専用アプリなどの複数の手段で従業員に安否確認通知を送り、その回答結果も自動で集計・分析してくれるため、安否確認にかかる手間を大幅に削減できます。
さらに、安否確認サービス2は国内の大規模災害を想定して、世界各地にデータサーバーを設置しているのもポイントです。災害時にアクセスが急増すると自動的にサーバーを拡張し、つながりにくいといったトラブルを未然に防げます。また、毎年9月1日に行われる全国一斉訓練ではシステムの安定稼働を証明しており、災害時も安心して利用できるでしょう。
組織における危機管理の重要性を理解しよう
組織における危機管理は単なるリスク対応ではなく、経営戦略の一環として捉えるべきです。危機管理に力を入れると、従業員の安全確保と事業の早期復旧を実現しやすくなり、企業の存続にも大きな影響を与えられます。近年はあらゆるリスクが想定されるため、できる限りの備えを実施しておきましょう。
災害への危機管理には、トヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめです。大規模災害が発生した直後でもシステムの安定稼働が実現できるため、従業員の安否確認を迅速に行えます。また、メッセージ機能や掲示板機能を活用すると、今後の事業に関する議論もスムーズに実施できます。
また、安否確認サービス2は初期費用不要で、30日間のトライアル期間を設けているのも魅力です。災害時への備えとして、ぜひ無料体験を試してください。