取引先や従業員、またはその家族が災害に遭った際にはSNS、メール、手紙などでお見舞いの気持ちこめたメッセージを送ると励ましになります。ただし、災害お見舞い状は、送る相手によって記述すべき内容が異なります。
この記事では、被災者へのお見舞い文の書き方について、文例を交えながら紹介します。災害お見舞い状を送るタイミングや一緒に送ると良い品物なども紹介しているので、あわせて参考にしてください。
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目次
災害のお見舞い状の文例｜従業員およびその家族・取引先
災害のお見舞い状の内容は災害の種類、宛先、手段などによってさまざまです。
ここでは3つのケースを示し、それぞれ文例を紹介します。メールで送る場合、迷惑メールと誤認識されないよう、要件が明確に分かる件名にしましょう。いずれのケースも相手は混乱した状況で読むことを想定し、簡潔な文面を意識してみてください。
ケース1：従業員およびその家族の自宅が地震で被災し、メールでお見舞い状を出す
従業員やその家族への災害お見舞い状は、信頼関係に関わります。その後の良好な関係構築のためにも、送っておくといいでしょう。
また、従業員やその家族への災害お見舞い状は、災害から少し経った時点での安否確認や状況把握の役割もあります。
件名：××社人事部より被災した従業員の皆さまへのお見舞い
従業員各位
先日発生した△△地震で被災された皆さま、およびご家族の皆さまへ、心からお見舞い申し上げます。現在ご不便な生活を強いられているとは思いますが無理をなさらず、くれぐれもご自愛ください。
状況が落ち着きましたら、ご家族を含め安否をお知らせいただければ幸いです。
ケース2：従業員の実家が台風被害の直撃を受けた地域に属し、それを気遣ってSNSでお見舞い文を送る
LINEやFacebookなど従業員とのつながりのあるSNSアカウントを持っている場合は、SNSを活用して災害お見舞い状を送るのも一つの手です。企業からの家族への災害お見舞い状は従業員自身のケアにもつながり、結果的に企業への帰属意識を高める可能性もあります。
〇〇様
報道によると、ご実家の地域が台風□号の直撃を受けたとのこと、心からお見舞い申し上げます。もしご実家に被害があるようでしたら、そちらの復旧を最優先してください。その旨ご連絡いただければ、業務はこちらで対応いたします。
ケース3：工場が地震で被災したうえ地域全体が甚大な被害に見舞われている報道がされている取引先に、手紙でお見舞い状を送る
取引先に災害お見舞い状を送ると、良好な関係を保つのに役立ちます。また、取引先が事業継続できなくなると自社への影響も考えられるため、できる支援を申し出るとよいでしょう。
急啓
報道によりますと、この度の大震災で御社◎◎工場が被災されたとのこと、お見舞い申し上げます。貴社従業員の皆さまの安否が気になるところです。もし必要なものがございましたら、お申し付けください。微力ながら支援させていただきます。
災害見のお見舞い状の表書き例
災害のお見舞いをお手紙で送る場合は、表書きの書き方にも注意が必要です。災害の種類に合わせて表書きを変えましょう。具体的な例は、以下のとおりです。
| 災害の種類 | 表書き例 |
|---|---|
| 火災 | 火災御見舞 |
| 水害 | 水害御見舞 |
| 台風 | 台風御見舞 |
| 震災 | 震災御見舞 |
地震の発生によって津波が発生した場合などは「災害御見舞」として表記することも可能です。なお、災害お見舞い状を送るときは、白い封筒に入れるのがマナーです。
企業が災害のお見舞い状を送る対象
企業が災害時にお見舞い状を送る対象は、大きく分けて「従業員とその家族」「取引先」の2つです。
①従業員とその家族
従業員とその家族の安全は、BCPにおいてもっとも重要です。
BCPとは事業継続計画のことで、緊急時に企業の損害を抑えながら事業の早期復旧を目指す計画です。あらかじめBCPを策定していると、混乱状況の中にあっても次の行動を読みやすくなります。また、事業の早期復旧を目指すには、従業員やその家族の安否確認は欠かせません。
災害後は怪我などをはじめ体の不調を感じる場合が多く、心身ともに大きなダメージを受けている方も珍しくありません。そのような中で従業員やその家族が企業からの災害お見舞い状を受け取ると、元気づけられたり会社への安心感を覚えたりすることもあるでしょう。
従業員やその家族との良好な関係を維持するためにも、災害お見舞い状を送ってみてください。
なお、災害お見舞い状とは別に、災害発生後はすぐに従業員やその家族の安否確認は行うべきです。企業には従業員の身の安全を守る義務があるほか、迅速な安否確認はその後の事業継続にも大きく影響します。災害発生後に迅速な安否確認を行えるシステムを導入しておくと、スムーズに状況把握できるでしょう。
②取引先
災害が発生し、その被災地に取引先がある場合は、災害お見舞い状を送りましょう。本社だけでなく、事業所や工場の被災が考えられる場合にも、災害お見舞い状を出します。BCPの観点から、安否確認も内容に含めるのがおすすめです。
災害発生後は取引先の事業が中断されたり、自社も対処しなくてはいけない問題が発生したりする可能性があります。たとえば、取引先から材料を仕入れられなければ、代わりの仕入れ先をすぐに探さなくてはいけません。事業を中断した取引先が大口の顧客であれば、売上が大幅に下がる可能性もあるでしょう。そのため、災害お見舞い状を通して取引先の状況を確認し、今後の事業継続について考える必要があります。
取引先への気遣いはもちろんのことですが、被災状況によっては支援の意思があることも伝えましょう。
災害お見舞い状を送るタイミング
お見舞い状を送るタイミングは、「災害発生直後」と「ある程度落ち着いて状況が把握できたあと」の2回あります。
それぞれについて解説します。
①災害発生直後
災害お見舞い状は、発生後から数時間～翌日に送るのも一つです。従業員やその家族に対しての安否確認を実施し、被害状況を把握してからおくといいでしょう。安否確認が終わっているため、従業員やその家族にあった言葉を送れます。
取引先に対してはお見舞いの文言とともに、納品や配達などの業務に関して、遅延やサービスの中断を受け入れる意思を伝えましょう。取引先が安心して被災後の対応をできるように、配慮することが大切です。
社員・取引先への安否確認メールについてはこちらの記事でも詳しく紹介しています。
②状況が把握できたあと
災害発生後からある程度時間が経つと、自治体からの公式な情報やメディア報道などにより、災害の状況が把握できるでしょう。
被災状況は個人差や地域差があるため、個々の状況に即して対応します。従業員であれば出社免除や特別休暇の設定、取引先であれば金銭的あるいは人的支援など、具体的なサポート内容を提示しましょう。
取引先に災害のお見舞いを送る際のマナー
災害のお見舞い状を送る際は、通常のビジネスレターとは違い、被災者の置かれている状況に配慮した書面や内容が求められます。具体的には、以下のようなマナーがあります。
- 時候の挨拶を書かない
- プレッシャーを与えないような配慮をする
- 深掘りはしない
- 返信を促さない
- 忌み言葉や追伸を使わない
それぞれについてみていきましょう。
時候の挨拶を書かない
平時ではないため、通常であれば書くような時候の挨拶は必要ありません。お見舞いの言葉から始め、簡潔にまとめましょう。被災者のもとへは各方面から、多くの災害お見舞い状が届いています。おそらく、災害のお見舞い状をすべて丁寧に読んでいる余裕はないでしょう。
また、災害発生直後に送信する従業員への安否確認はとくにシンプルな内容にしたいです。「安否確認をしたい」という意図が明確に伝わるよう、できるだけ簡潔な文面を心がけます。箇条書きでもかまいません。「無事なのか」「怪我をしているのか」など選択肢を設けていれば受信者は文面を考える必要がなく、負担を最小限に留めながら返信できるでしょう。
プレッシャーを与えないような配慮をする
できるだけ前向きな言葉を選び、被災者の心情を暗くしないように配慮しましょう。ただし、お見舞い状なので心配していることは忘れてはいけません。
前向きな言葉を選ぶと言っても、場違いなほどの励ましや明るい言葉はかえってプレッシャーや不快感を与えてしまいます。「この文面を読んで被災者はどのように感じるだろうか」と考えながら文章を書きましょう。
災害のお見舞い状を受け取った方に「見守ってもらえている」「いつでもサポートしてもらえる」と感じてもらえるような文面を考えてみてください。
深掘りはしない
大きな被害を受けた被災者にとっては、現状と向き合うだけで精一杯かもしれません。そのような中で被害状況を深掘りする文面が送られてくると、返信する内容を考えること自体がプレッシャーになるでしょう。
また、会社に心配をかけたくないあまり、かえって被害は軽微であると返信してしまうケースも考えられます。
どちらのケースも、企業の危機管理という観点からはマイナスに作用します。したがって、災害発生直後は被災者の立場に配慮して、深掘りした質問は避けましょう。
返信を促さない
企業で危機管理をする立場からすると、できるだけ速やかに安否確認をしたいと考えるでしょう。しかし、災害のお見舞い状を送る際は、返信を急かすようなニュアンスは控えたほうが得策です。
緊急事態発生時の現場は混乱している可能性が高く、被害状況によっては電波もつながりにくいため、すぐに返信できないケースが少なくありません。また、電波状況のいい場所を探して避難所から離れてしまうと、二次災害に巻き込まれる恐れもあります。
メールを受け取った側が精神的に追い込まれないよう、内容に配慮して送ることが重要です。
忌み言葉や追伸を使わない
ビジネス上、忌み言葉を避けるのがマナーですが、災害お見舞い状ではとくに注意が必要です。
「死」「滅」「苦」などの不吉な連想をさせるワードや、「離れる」「失う」「再び」などマイナスな印象を与える言葉は、文章内に入れないようチェックします。
また、ビジネスメールでは「追伸」をつけることも珍しくありませんが、災害のお見舞い状では避けたほうがいいでしょう。追伸という言葉は「度重なる」を想起させるとして、お見舞い文には不向きであるとされています。
災害のお見舞い状と一緒に送るとよい品物
災害のお見舞い状を送るときは、言葉だけではなく企業としてできる支援を行うのもおすすめです。具体的には、以下の2つを検討してください。
- 災害見舞金
- 被災地で必要となる物資
なお、災害時は自社も被災している恐れがあるため、無理な支援を行う必要はありません。自社の負担とならない範囲で品物を送り、被災者をサポートしましょう。なお、
平時からBCP対策として支援の体制を整えておくのもおすすめです。
災害見舞金
従業員への災害見舞金制度を導入している企業は、制度のフォーマットにしたがって支給を開始します。
従業員への災害見舞金は、慶弔見舞金として福利厚生費の勘定科目になるので、所得税の対象外です。
取引先への災害見舞金に関して、一般的に勘定科目は交際費扱いですが、被災前の取引先との関係維持を目的とするケースでは、販売促進費や雑費などとして処理することが認められています。
（参考：国税庁「取引先に対する災害見舞金等」）
なお、災害見舞金の詳細は以下の記事で詳しく解説しています。現金を送りたいとお考えの方は、あわせてご確認ください。
被災地で必要となる物資
被災地で必要となる物資を一緒に送るのもおすすめです。具体的には、以下のようなアイテムであれば被災地で役立つと言われています。
- 寝具
- 衣類
- タオル
- 日持ちする食料品
- 水
反対に、消費期限の近い食べ物や冷蔵保存が必要な物、花や千羽鶴といった飾りなどはふさわしくありません。混乱状況である被災地にこれらの物を送ってしまうとかえって迷惑になるため、本当に必要な物を送るようにしましょう。
報道を通じた被災地からの情報で、避難所に物資が足りていないというレポートを目にすることがあります。こうした報道を見ると、すぐにでも救援物資を送りたくなるのが人の情です。しかし、そうした行動は物流や交通網などの輸送手段が確保できていないと、送ったものが届かないだけではなく、中継地のバックヤードを占拠してしまう危険性があります。しっかりと状況を判断してから送るようにしてください。
輸送が可能となったタイミングで、被災地にいる人と連絡が取れるのであれば、現地の人の要望を聞いてみるのもおすすめです。ピンポイントで必要な物資を発送できるでしょう。
災害のお見舞い状の返信方法
災害のお見舞い状を受け取った場合、必ず返信する必要はありません。状況によっては速やかに返信できないこともあるため、可能な範囲で返信すればいいでしょう。お見舞い状を送った側も、被災者の状況を理解しているはずです。
なお、災害のお見舞い状に返信する場合は以下のポイントを押さえておきましょう。
- メールでの返信で構わない
- 状況が落ち着いたら送る
それぞれについて解説します。
メールでの返信で構わない
従業員からのお見舞い状はメールやSNS、安否確認システムのいずれかを利用するケースがほとんどです。取引先であれば手紙でいただく場合もありますが、その際も返信はメールで問題ありません。
余裕があれば手紙で返事を書いてもいいですが、自宅が倒壊したり、郵便の集配が行われていなかったりなどであれば手紙でのお礼状はハードルが高いでしょう。メールの文面でその旨を伝えれば、受け取る側も納得してくれるはずです。
状況が落ち着いたら送る
災害発生時に送る安否確認メールとは違い、お見舞い状は、状況が落ち着いてから返信してもかまいません。
避難所で生活している段階では、電波状況や通信環境が芳しくないケースがあります。避難所で多くの人がメールを送受信すると、運営者の通信に悪影響を与えかねません。そうした事態を避けるためにも、状況が落ち着くまで待ちましょう。
また、状況が落ち着いた段階であれば、被災地全体の状況を冷静に把握できます。そうした段階で返信すると、伝達も過不足なく行えるでしょう。
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災害発生時は、従業員やその家族の安否確認を迅速に行わなければいけません。しかし、状況によっては迅速な行動ができずに、従業員やその家族の安否が分からないまま不安な時間を過ごす場合もあります。
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ただし、取引先の災害状況に役立てる場合は、事前にユーザー登録の許可を得る必要があります。勝手に登録してしまうと不信感を招くきっかけにもなり得ます。必ず許可を得たうえで有効活用しましょう。
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災害発生時はまず、被災した従業員や取引先の安全確認をしてください。それから金銭的、物的サポートをするという順序です。災害お見舞い状を送る際は、被災者の負担とならないように十分な配慮をしましょう。
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