従業員の緊急連絡先は、地震をはじめとする災害時や深刻なトラブル発生時に必要となります。緊急連絡先を把握していないと、従業員やその家族と迅速に連携を取ることが難しくなるでしょう。しかし、緊急連絡先は従業員の個人情報に含まれるため、取り扱いには注意が必要です。
この記事では、会社における緊急連絡先の重要性や、取り扱う際の注意点を解説します。
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目次
会社における緊急連絡先の重要性
会社における緊急連絡先は、以下のような非常事態が発生したときに役立てられます。
- 地震をはじめとする災害発生時
- 業務中の事故や急病
- 無断欠席
ほかにも、事業継続にかかわることやトラブルが発生したときなどの緊急時にも活用できます。会社が従業員の緊急連絡先を把握しておくと迅速な初動が見込めるほか、適切な対応を取りやすくなります。とくに、災害時は何が起こるか予測できないため、従業員との迅速な連携は欠かせないでしょう。
会社によっては、面接時に受け取った履歴書に緊急連絡先を記入してもらっている場合があります。しかし、入社時から情報が変わっている可能性もあるため、非常時に使用する連絡先は定期的な確認が必要です。
緊急連絡先報告書のテンプレート
なお、緊急連絡先報告書には、以下の例を参考に必要な情報を記載してもらいましょう。
| 従業員本人に関する情報 | ・名前 ・生年月日 ・性別 |
| 緊急連絡先となる人の情報 | ・名前 ・住所 ・電話番号 ・続柄 |
名前の欄にはふりがなを書いてもらうと、連絡をする際に困らずに済みます。
また、住所は誰が読んでも分かるように都道県名から記載してもらいましょう。市町村から記載すると、どの地域に住んでいるか判断しにくい場合もあるからです。
複数の緊急連絡先がある場合はまとめて記載しておくと、スムーズに連絡できます。
従業員の緊急連絡先を取り扱う際の注意点
従業員の緊急連絡先を取り扱う際の注意点は、主に以下のとおりです。
- 従業員に利用目的を伝える
- 管理方法を検討する
- 個人情報保護や情報漏洩対策を行う
- 定期的に見直しを行う
それぞれについて解説します。
従業員に利用目的を伝える
従業員の緊急連絡先を集めるときは、利用目的を周知させましょう。
緊急連絡先は従業員本人だけではなく、家族をはじめとする関係者の連絡先も扱います。そのため「緊急連絡先をどのような場面で使用するか」「どのような方法で管理するのか」などを従業員に説明し、理解と同意を得られたうえで情報収集することが大切です。
このように同意の取得をしておくと、のちのトラブルを未然に防ぎやすくなります。
管理方法を検討する
従業員の緊急連絡先を集めるときは、先に管理方法を検討しましょう。
緊急連絡先はあらゆる個人情報を取りまとめているため、徹底した管理のもと保管しなければいけません。緊急連絡先を集めてから管理方法を検討していると個人情報の漏洩などのリスクが高まるため、先に保管方法を決めておくことが大切です。
なお、緊急連絡先の保管方法は大きく分けると、オフラインとオンラインの2通りです。
| オフライン | ・印刷して部署ごとに保管する・印刷して自宅に保管する |
| オンライン | ・オンラインストレージ上に保管する・USBに保管する |
緊急連絡先の保管には、オフラインとオンラインの両方を活用するのがおすすめです。どちらか一方の保管に限定すると、緊急事態が起こったときにすぐ確認できない恐れがあります。どのような状況であっても迅速に連絡できるような体制を整えておきましょう。
個人情報保護や情報漏洩対策を行う
従業員の緊急連絡先を管理するときは、個人情報保護や情報漏洩対策を実施しましょう。
先ほど解説したとおり、緊急連絡先に記載されている内容は個人情報に含まれることから、厳重な管理体制を構築しなければいけません。そのため、個人情報保護や情報漏洩対策は必須と言えるでしょう。
なお、個人情報の取り扱いについて、国は以下のような基本ルールを設けています。
- 取得・利用：勝手に使わない
- 保管・管理：失くさない。漏らさない
- 提供：勝手に人に渡さない
- 開示請求などへの対応：お問合せにタイプする
また、個人情報の保管方法の一例として、紙の場合は鍵をかけられる場所への保管を挙げています。オンライン上で保管する場合は、ファイルにパスワードを設定したり、セキュリティ対策ソフトの導入をしたりする方法を推奨しています。
さらに、会社内での不正利用を防ぐためにはアクセス制限を設けるほか、個人情報保護に関する研修を開催するのも有効だと言えるでしょう。
これらを参考に、自社に合った対策を取り入れてください。
（参考：「個人情報保護法」をわかりやすく解説 個人情報の取扱いルールとは？ | 政府広報オンライン）
定期的に見直しを行う
従業員から集めた緊急連絡先は、定期的に見直しましょう。住所や電話番号などの連絡先は変更になる場合があり、定期的に見直して現在も有効であるかどうかを確認すべきです。
もし情報の変更が反映されないままであれば、緊急時にスムーズに連絡を取れません。すると、迅速な初動が難しくなり、事業にも大きな影響をもたらす可能性があります。緊急連絡先が変わった場合は自己申告してもらえる体制を整えつつ、会社からも定期的に確認する仕組みを構築しておくと安心です。
従業員の緊急連絡先の把握にはトヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめ
従業員の緊急連絡先の把握には、トヨクモが提供する『安否確認サービス2』の活用がおすすめです。安否確認サービス2とは、気象庁の災害情報と連動して安否確認を自動で行うサービスです。緊急事態時の連携をスムーズにできるため、迅速な初動が可能となります。
また、従業員の個人設定にあるメモ欄を活用すると、緊急連絡先を登録できます。この機能を利用すれば緊急連絡先報告書を別途用意する必要がないため、個人情報を管理するコストが削減できるでしょう。
安否確認サービス2には数多くの魅力があるものの、とくに大きなメリットとなる点が以下の4つです。
- 外部システムを活用できる
- セキュリティ対策が施されている
- 登録した連絡先を定期的に確認できる
- 閲覧や操作を制限できる
それぞれについて解説します。
外部システムを活用できる
安否確認サービス2は、以下の外部システムを活用していると従業員や部署の情報を簡単に登録できます。
- SmartHR
- freee人事労務
- cybozu.com
- Google Workspace
- Microsoft Entra ID
外部システムから情報を取り込めば、1つひとつ入力する必要がありません。担当者が従業員の個人情報を目にすることもないため、スムーズかつ厳重に個人情報を管理したい会社におすすめです。
セキュリティ対策が施されている
安否確認サービス2には、2段階認証を適用できるためセキュリティ対策を強化できます。通常のパスワードだけでなく、セキュリティコードの入力を追加すれば不正アクセスから守れます。初期設定では2段階認証が無効となっているため、忘れずに有効にしておきましょう。
登録した連絡先を定期的に確認できる
安否確認サービス2は定期的に自動メールを送信しており、登録済みの連絡先が有効かどうかを確認しています。
連絡先にメールが届かない場合は、登録状況のエラー欄に「あり」と記載されます。どの従業員が有効な連絡先を登録できていないか可視化されるため、迅速に情報の更新をうなが
閲覧や操作を制限できる
安否確認サービス2は、閲覧や操作を制限できる機能が搭載されています。安否確認サービス2では管理者を以下の4つに分類できます。
- システム管理者：安否確認サービス2の管理を担当
- 危機管理責任者：運用を管理
- 部門マネージャー：各部署の責任者
- マネージャー：全体の状況把握
管理者によってできる操作が異なり、不正なアクセスを防止できるのがポイントです。安否確認サービス2は従業員の個人情報を取り扱うため、適切に管理できる仕組みを構築しましょう。
会社で従業員の緊急連絡先を把握しよう
従業員の緊急連絡先を把握しておくと、深刻なトラブルが発生したときや災害時などに従業員やその家族とスムーズに連携できます。これによって緊急時の迅速な初動が期待でき、適切な対処が取りやすくなるでしょう。今回紹介した取り扱う際の注意点を参考にしながら、従業員の緊急連絡先の報告書を作成してください。
トヨクモの『安否確認サービス2』は従業員の緊急連絡先の把握だけではなく、災害時の安否確認にも役立てられます。従業員の安否確認を自動で行えるため、迅速に被害状況を把握できます。セキュリティ対策も万全に整っており、安心して従業員の個人情報を管理できるでしょう。30日間の無料お試しもご用意していますので、まずは無料で使用してみたいという方にもおすすめです。
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