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緊急連絡網のテンプレートをご紹介!災害時の活用方法など

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緊急連絡網は、災害や事故のほか感染症拡大などの緊急事態発生時、従業員の安否確認や情報伝達、周辺状況の有無を確認するために使うものです。緊急連絡網は自社で一から作成することもできますが、テンプレートを使うとより簡単に作成可能です。

そこで今回は、緊急連絡網のテンプレートをご紹介しつつ、緊急連絡網の役割や活用方法もご紹介します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

緊急連絡網のテンプレート(タイプ)

緊急連絡網のテンプレート(タイプ)は数多くありますが、大別すると以下の種類に分けられます。

  • 従来型(大判の紙)
  • 個人携帯カード型
  • Excel管理型
  • 安否確認システム型

それぞれの種類について、概要や特徴を詳しく解説します。

従来型(大判の紙)

緊急連絡網の従来の形は、グループ責任者から班ごとの責任者に枝分かれする図を大判の紙にまとめるタイプです。各班のトップが連絡網を管理して、部下の従業員への連絡を責任もって行います。

従業員数が多くなると全従業員に連絡をすることは非常に大変であり、時間もかかるでしょう。

そこで、いくつかの班にわけてそれぞれが連絡網を作ることで、連絡漏れや対応の遅れを防ぐことができます。

従来型の緊急連絡網は、作成したら原本を厳重に管理し、ある程度以上の役職者のみで共有するなど、個人情報保護観点も忘れずに行わなければなりません。

個人携帯カード型

緊急連絡網を大判の紙にまとめるのではなく、社員ごとに防災情報をまとめたカードを作って配布し、そこにその社員に関する緊急連絡先や手段を書き込む方法もあります。個人の防災カードを配布して常に携帯してもらうことで、緊急連絡の情報をいつでも確認できます。

個人の防災カードには、共通情報と個人ごとの防災情報をそれぞれ載せます。非常時どこに、何を連絡するかを場合分けで記載するだけでなく、どのように行動すべきかについても記載しましょう。

Excel管理型

Excelでデータ管理をする緊急連絡網もあります。

Excelはビジネスシーンで広く活用されており、対応している企業も多いでしょう。普段から使い慣れているため、操作しやすく入力や管理が楽という特徴があります。

また、クラウド上でのファイルの共有、テンプレートによる自動入力、他システムとの連携が可能な場合があります。自動入力を活用すれば情報の入力が楽になったり、ファイルの共有やシステム連携をすることで管理がより楽になるでしょう。

とくに、共有ファイルであれば情報の即時性は向上したり、データ収集にも使える点もメリットです。

安否確認システム連動型

緊急連絡網を作成する際は、安否確認システムとの連携もおすすめです。なぜなら、安否確認システムは、システムそのものが安否確認や緊急連絡に特化したもののため、システムそのものに連絡網の機能が備わっているためです。

安否確認システムは、緊急時に登録した連絡先に一斉に情報を送信できます。電話、メール、SNSなどさまざまな連絡手段に対応しており、連絡網を使って安否を確認する場合と比べて、一般的に時間がかからず管理や連絡の手間もかかりません。

また、安否確認システムに周知したい情報を発信させることも可能です。緊急時に連絡事項などを記載するだけではなく、平常時の連絡にも活用できます。

企業における緊急連絡網の役割

緊急連絡網は学校などでも作成されていますが、企業における緊急連絡網には以下の役割があります。

  • 安否確認・情報収集
  • 情報伝達・対応指示
  • 防災意識の向上

それぞれの役割について詳しく解説します。

安否確認・情報収集

緊急連絡網のもっとも大きな役割は、従業員の安否確認です。緊急連絡網は、緊急時に安否確認のために連絡を回すために活用する場合が多いです。これは、従業員の安否を確認しつつ出勤の可否を確認します。これにより、事業の早期復旧の目処が立ち、被害を最小限に抑えつつ企業を事業継続させることにつながるのです。

また、家族の安否も含めて情報収集をすることもあります。安否確認ツールには、登録者の家族の安否を確認できるものもあり、従業員も安否確認ツールを活用することで安心できるでしょう。

さらに、状況把握のためのツールとして使用することもあります。とくに、複数のオフィスや工場などがある場合は、状況を確認する際にも活用できます。

情報伝達・対応指示

災害や非常時に必要な対応を指示するという役割もあります。

たとえば、避難場所、連絡先の通知、事業の状況や対処の指示、災害の情報を従業員に伝える際に緊急連絡網が活躍します。

緊急事態が発生すると、どのように対応すればいいのか、行動すればいいのかパニックになりがちです。そこで、会社側から指示を受けることで適切な行動ができ、安心感を得られます。

防災意識の向上

防災意識を向上させるという役割もあります。

緊急連絡網の設定には、連絡先などの提出が必要です。連絡先は個人情報であるため、緊急連絡網の役割や重要性を伝えて理解を得なければなりません。これにより、災害時の具体的な対応をイメージしてもらい、防災意識を高めるきっかけになります。

活用される緊急連絡網にするには

緊急連絡網は単に作成すればいいというわけではなく、適切に活用されるものでなければ意味がありません。そこでここからは、活用される緊急連絡網にするための方法についてご紹介します。

活用される緊急連絡網は以下のような特徴があるとされます。

  • 非常時の連絡フローを定める
  • 繋がりやすい連絡先を選択する
  • 運用方法を周知する
  • 非常時の運用を想定した訓練を行う

それぞれについて詳しく解説します。

非常時の連絡フローを定める

まずは、非常時の連絡フローを定めておきましょう。

とくに緊急連絡網は、災害や事故など事業継続に重大な問題が発生した場合に周知する手段にもなります。緊急連絡網を管理する人は、たとえば2部ずつ印刷して会社と自宅にそれぞれ保管したり、クラウド上にデータを保存してオンラインでもオフラインでも使えるようにしましょう。

繋がりやすい連絡先を選択する

繋がりやすい連絡先を選択することも大切です。なぜなら、連絡先を複数確保しておかないと連絡がつかなかったりする可能性があるためです。

電話やメールは通信障害、通話制限、メールサーバーのダウンなどによって連絡が繋がらなくなるリスクがあります。一方でSMS(ショートメッセージ)は、送れる文字数こそ少ないものの、回線の負担が少なくつながりやすいことが特徴です。実際、SMS(ショートメッセージ)は震災時に貴重な連絡手段となりました。

このように、複数の繋がりやすい連絡先を会社が把握しておくことは重要です。事情を説明し、複数の連絡先を確保して状況に応じて適切に使い分けましょう。

運用方法を周知する

運用方法を周知するようにしましょう。なぜなら、運用方法を周知しておかないといざというときに機能しない可能性があるからです。

災害や事故など、いくつかの状況の緊急連絡網の運用開始条件などの運用方法を決めておきましょう。連絡網も部署ごとや地域別などに使い分け、それぞれで運用方法を周知しておきます。

状況に合わせた使い方が、従業員全員に共有されていることが理想です。どのように運用するのが適切なのかを慎重に判断し、必ず全従業員に周知しましょう。

非常時の運用を想定して訓練を行う

非常時の運用を想定して訓練を行ないましょう。なぜなら、訓練をしておかないといざというときに適切に活用できないためです。

非常事態が発生すると、頭が真っ白になってしまったり慌ててしまい、適切な判断ができなくなります。しかし、訓練をしておくことで冷静な判断ができ、適切な行動が可能となるのです。

防災訓練の一環として、緊急連絡網を稼働させましょう。訓練をすることは適切な行動が可能になるだけではなく、今ある緊急連絡網の問題点を把握や修正できます。

緊急連絡網作成フロー

緊急連絡網を作成する際の基本的なフローは以下のとおりです。

  • 従業員の連絡先を収集する
  • 全体のリスト(フロー図)を作成する
  • 連絡の責任者を定める
  • 想定外の対応を記載する

それぞれについて詳しく解説します。

従業員の連絡先を収集する

まずは、従業員の連絡先を収集しましょう。この際、連絡がつきやすい手段を選ぶことで確実に連絡が届く緊急連絡網を作成できます。

連絡手段は電話番号、メール、SMS(ショートメッセージ)、SNS(交流サイト)などがあります。複数の連絡手段を確保し、必ず連絡が届くようにしましょう。

また、連絡先は個人情報の1つです。連絡先を収集する際は、個人情報保護に細心の注意を払い、外部への流出や内部の悪用を防ぎましょう。

全体のリスト(フロー図)を作成する

次に、全体のリスト(フロー図)を作成します。リストを作成して可視化しておくことで、どのように行動すればいいのかがわかりやすくなります。

全データを載せたリストは、紛失や盗難されないように責任を持って責任者が保管しましょう。また、責任者がいないときを想定し、責任者を代行する複数人で保管場所を共有しておきましょう。

連絡の責任者を定める

連絡の責任者を定めておくことも必要です。緊急連絡網の連結点に責任者や担当者を配置し、それぞれのグループで適切に連絡が行き渡るようなフローを整えておきましょう。

また、責任者や担当者は一人ではなく複数人設定しておきましょう。なぜなら、緊急事態発生時に責任者が不在である可能性があるからです。緊急事態はいつ、どこで発生するかわかりません。責任者がいないことで、緊急連絡網を回せないという状態がないようにしておきましょう。

想定外の対応を記載する

緊急連絡網をうまく回すことができない想定外の事態を想定し、その場合の対応も記載しておきましょう。たとえば、連絡が途絶える可能性があることを想定し、決められた人に連絡がつかない場合には、その次の人に連絡をするというルールを作っておきます。このようなルールを訓練などを通じて徹底しておくことで、対応にバラつきが出ることがありません。

効果的な緊急連絡網としての安否確認システムの導入を検討する

たとえば、組織のメンバーが増えてきた場合は連絡の経路が複雑化し、時間を要する可能性があります。この場合は安否確認システムを導入することで、早急に従業員の安否状況を把握できます。

安否確認システム自体は有料のシステムから無料で使えるものまで複数存在します。たとえば、トヨクモの「安否確認サービス2」は、緊急連絡の管理や緊急時の一斉送信など、管理や連絡の手間が省けます。家族の安否確認機能やBCPに役立つ機能も多数搭載されており、平常時にも活用可能です。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。

緊急連絡網のテンプレートを作成し、従業員の安否確認をスムーズに行おう

緊急事態はいつ、どこで発生するかわかりません。従業員の安否を確認したり、すべき行動を指示するために活用できるのが緊急連絡網です。緊急連絡網を適切に作成や管理し、万が一に備えましょう。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。