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緊急連絡網におけるフローチャートの作成法とは?企業の有事に備えたい安否確認システムをご紹介

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企業の有事に備え、安否確認用の緊急連絡網は必要不可欠なものです。緊急時に効果的に連絡できる連絡網として、分かりやすいフローチャートにしておくことがおすすめです。この記事では、緊急連絡網におけるフローチャートの作成法を解説します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

緊急連絡網におけるフローチャートとは

フローチャートとは、業務のプロセスやステップなどの順序の流れを図によって視覚化し、分かりやすくしたものです。長方形やひし形の図形を使って手順を定義し、流れやつながりを矢印や線で示すことで、フロー、つまり全体の流れを視覚化します。

緊急連絡網におけるフローチャートとは、緊急連絡時に活用する連絡網の図を指します。誰から誰へ、あるいはどこからどこへ連絡するのかという流れを、簡単な図表にしたものです。

緊急連絡網の作成が必要な理由

企業において緊急連絡網の作成が必要な理由は、主に以下の2点です。

1つは、災害や大規模な事故が発生した際、全従業員の安否確認をする必要があるためです。

もう1つは、企業の置かれている状況や対応について連絡し、社員から出勤や対応が可能か否かの情報を収集し、速やかに事業継続を図らなければならないためです。

企業にとっては、災害もさることながら施設、システム、情報漏洩など、事業に関するトラブルも考えられます。そのようなトラブル発生時に、どのように対応すればよいのかを全従員に素早く伝達し、事業継続を図るために緊急連絡網を用意しておくことを強くおすすめします。

緊急連絡網のフローチャート作成方法

緊急連絡網は、有事の際に全社員がどのように情報伝達や対応をすればよいかをあらかじめ決めておくフローチャートです。では、緊急連絡網のフローチャートはどのように作ることが最適なのでしょうか。ここでは、その手順や押さえておきたいポイントについて解説します。

運用責任者を決める

最初にしておきたいことは、緊急連絡網の運用責任者の選定です。緊急連絡網があっても、誰が責任者や担当者となって社員の安否を把握するのかが分からなければ、実用的ではありません。

また、緊急連絡網では社員の個人情報を取り扱うため、責任者や担当者が誰なのか、はっきりさせておく必要があります。

その他、有事の際に責任者や担当者が不在であったり、被災して動けなかったりするおそれもあります。そのような事態を想定して、運用責任者や担当者の代理人も数人決めておき、その優先順位も決めておくとより実用性が高まるでしょう。

連絡先リストの作成

責任者や担当者を選定したら、次に連絡先リストを作成します。

連絡先は、携帯番号だけでなくメールアドレスやSNSアカウントなど、複数聞いてリスト化しておくと連絡が取りやすくなります。個人情報のため、連絡先をリスト化する際には、各社員の理解を得ることも大切です。とくに、プライベートで使用している連絡先の場合は、しっかり了承を取りましょう。

リストの作成は部、課、居住エリアなど、リストをグループごとに分けておくと連絡がスムーズになります。

連絡の順番を決める

連絡の順番を決めておくこともポイントです。

緊急事態が発生した際、情報の迅速な伝達は大切ですが、素早さを重視するあまり、情報が錯綜したり正確性が失われたりすることは避けなければなりません。

連絡の順番は、シンプルなものにすることをおすすめします。細かくルールを決めたり分岐させたりすると、かえって連絡が遅れたり、情報が正確に伝わりにくくなるため、簡潔にまとめることを心がけるとよいでしょう。

運用方法の周知

連絡の順番を決めたら、運用方法を全社員に周知します。

作成した緊急連絡網は、どのような事態やタイミングで発動するのか、また、誰からどのような手段で連絡がきて、自分は誰に連絡を取ればよいのか、社員は緊急時に何を見てどのように対応するのかなどを簡潔に伝え、認識してもらわなければなりません。

なお、前述したように緊急連絡網に載せる連絡先は個人情報であるため、全社員へ連絡網を配布する際は取り扱いについても注意事項を伝えましょう。

緊急連絡網を発動するタイミング

作成した緊急連絡網を、どのような事態で発動するのかというタイミングをあらかじめ決めることも、スムーズな運用につながります。緊急連絡網は個人情報であるため、闇雲な使用はNGです。また、発動するタイミングをはっきりさせておかなければ、いつ緊急連絡網によって安否確認や緊急連絡をすればよいのか判断に迷い、被害が拡大したり復旧が遅れるおそれもあります。

発動のタイミングは、危機管理本部で前もって検討しておきましょう。よくある具体例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 従業員から「使用機器が発火し火災の可能性がある」と報告があった場合
  • 豪雨で社員の出社や帰宅が難しいと判断される場合
  • 大雨による土砂災害の警報や震度5弱以上の地震など、公的機関による情報があった場合

フローチャートの作成が手間な場合、テンプレートも存在

緊急連絡網はただ連絡先を並べるだけではなく、きちんとしたフローチャートにすることで、流れが分かりやすくなって運用もしやすくなります。

フローチャートはExcelでも簡単に作成できますが、フローチャートを作成することが手間だとお考えの方もいらっしゃるでしょう。「フローチャート 無料 テンプレート」などで検索すれば、ExcelやWordでも編集できるフローチャートの無料のテンプレートが多く見つかります。

テンプレートを使えば簡単にフローチャートが作成できるため、一度それらを使って作成してみてはいかがでしょうか。

緊急連絡網でフローチャートを作成するポイント 

企業での緊急連絡網用フローチャートは、学校のような組織で使用するものとは異なります。

ここでは企業向けの緊急連絡網を作成する際に、押さえておきたいポイントをいくつか紹介します。

記載項目を決めておく

記載する項目を絞って決めるようにしましょう。

「あれもこれもと多くの項目を載せたほうがよいのでは」と思う方もいるかもしれませんが、項目が多すぎるとかえって見にくくなります。緊急連絡網は項目を整理し、シンプルで一目見て分かりやすいものにしておかなければなりません。

緊急連絡網のフローチャートに載せる項目は、従業員の連絡先、会社と責任者や担当者の連絡先のほか、連絡を回す順番、情報の取りまとめ役、これらの4項目は必要不可欠です。

連絡先は複数確保する

連絡先は1つに絞らず緊急時にもつながりやすい連絡先を複数聞いておくと、連絡がつきやすくなります。

緊急連絡網に用いられる連絡先は、携帯番号、メールアドレス、SNSのアカウントなどです。しかし、携帯電話は電波の届かない場所にいるとき、キャリアによる電波障害や通信制限が起きたときに連絡が取れません。

本人の携帯電話以外にも、固定電話の番号や家族のほかに親族の連絡先も併記しておくとよいでしょう。本人の情報も、社用電話以外にプライベートの携帯番号、メールアドレス、SNSのアカウントなども記載しておくと、連絡がつきやすくなります。

想定外の事態にも備える

緊急連絡網の運用方法を定めても、不測の事態が発生した場合に定めたとおりに運用できるとは限りません。そのため、想定外の事態に備えたルールも決めておきましょう。

想定外の事態としてよくある具体例は、運用責任者や担当者の不在です。不在時の場合を考慮して、責任者や担当者の代理や補佐役を数人確保しておくとよいでしょう。

また、次の社員に連絡がつかない場合も考えられます。たとえば「発令から○分以内に連絡がない場合」というように具体的な数字を定め、1人を飛ばしてその次に連絡がつく人へ伝達する、連絡がつかない旨を取りまとめ役に報告するなどのルールを作っておくと、全員が対応しやすい連絡網になります。

緊急連絡網運用時の注意点 

緊急連絡網は個人情報が掲載されたリストであるため、運用する際にはいくつか注意点があります。たとえば、緊急連絡網の管理の仕方や取り扱い方法などです。その他にも、人数が多い企業の場合の注意点もあります。

ここでは、具体的にどのような点に気をつければよいのかについて解説します。

社内の人数が多くなった場合、安否確認システム導入を検討する

小規模の企業の場合、緊急時の連絡手段はメールや電話が一般的です。しかし、中規模や大規模な企業で人数が多い場合、緊急連絡網の管理に手間がかかったり、メールや電話では連絡が取りづらく、時間がかかってトラブル発生のリスクが高まります。

中規模以上の緊急時の対策責任者は、安否確認システムの導入を検討してみてもよいでしょう。たとえば、トヨクモの『安否確認サービス2』は、管理者から社員へのメールの一斉送信や回答状況の確認が可能です。未回答者に再通知をしたり、状況に応じて手動で送信もできるため、多人数への緊急連絡に適しています。30日間無料でお試しもできるため、この機会に一度試してみてはいかがでしょうか。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。

個人情報の取り扱い

緊急連絡網は社員の氏名、電話番号、メールアドレス、SNSのアカウントなどの個人情報が記載されているものであり、取り扱いには十分に注意を払わねばなりません。社員から個人情報を収集する際には、運用の目的を分かりやすく説明した上で、了承を得る必要があります。

また、内外部からの情報漏洩の可能性や、連絡網を悪用されるリスクも考えられます。そのため、ファイル自体にパスワードをかける他、PCやスマートフォンに保存する場合はウイルス感染や不正アクセスへの対策、クラウドに保存する場合はアクセスやダウンロードの制限をするなどの対策をしましょう。

連絡手段を1つに絞らない

緊急連絡網では、確実に連絡が届くようにしなければなりません。しかし、これまでの災害で見られたように、通信回線の混雑や電波障害により、電話の不通やメールの不着などが起こるおそれがあります。

緊急時の連絡手段は1つにせず、社用の携帯電話、プライベートの携帯電話、固定電話、メール、SNS、その他安否確認サービスなど、複数を併用するとよいでしょう。

保管場所

緊急連絡網は、保管場所についても考慮しましょう。有事の際にすぐに活用できなければならないため、目につきやすく使いやすい場所に保管しておきます。

会社だけでなく、自宅にも置いておいたり、PCやスマートフォンにもPDFファイルとして保存しておくなど、いつでも確認できるようにしておくとよいでしょう。

PDFファイルの場合、ご自分の端末だけではなくクラウド上にも保管しておくと、使い分けて確認ができるため便利です。インターネットが使えない際は端末で、ご自分の端末がすぐに使えない場合は別の端末からクラウドで確認でき、連絡が取りやすくなります。

しかし、先に述べたように、個人情報を扱うため管理には十分注意しましょう。

作成業務担当者を決めておく

緊急連絡網は、一度作成すれば終わりというわけではありません。作成後にも社員の入退社や、部や課などの人員配置の変動などに伴い、その都度リストの内容を更新する必要があります。

緊急連絡網作成後に継続して長期に渡って運用できるようにするため、作成/更新業務担当の人員を決めておくことをおすすめします。連絡網の作成/更新作業の担当者をあらかじめ決めておくことで、緊急連絡網の内容に更新の必要が出た際にも、スムーズな対応が可能となります。

企業規模が大きくなった時は安否確認システムの導入を検討しよう

緊急連絡網のフローチャートは、企業の緊急時のために必要であり事業継続計画(BCP)においても有効です。緊急連絡網のフローチャートを作成することや、それを保管、運用、更新することに関しても、いくつかのコツがありますので参考にしてください。

また、組織が大規模になったり、それらの業務に労力を払うことが難しい場合には、安否確認システムの利用も検討してみてください。

先に述べたとおり、たとえば、トヨクモの『安否確認サービス2』は、30日間すべての機能が無料でお試しできます。役立つ便利な資料もダウンロードできます。興味・関心をもった方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。