【災害用アプリ】いざという時のために使い方をおさらいしよう

【災害用アプリ】いざという時のために使い方をおさらいしよう

災害時、家族や友人と安否を確認し合うために使用される「安否確認サービス」。

主なものに、NTTと携帯電話の大手3大キャリアがそれぞれ提供している「災害用伝言板」と「音声お届けサービス」があります。

連絡先を知っている家族や友人に、自分の安 否情報や居場所を知らせることのできる便利なサービスですが、災害時にしか使用しないため、どのような機能があり、どのように利用すればいいのかご存知ない方も多いのではないでしょうか?

安否確認は、企業にとって災害発生後の事業復旧・継続のために非常に重要な課題です。いざという時に「社員と連絡が取れない……!」ということがないように、適切なサービスを導入する必要があります。

今回は、安否確認サービスの主な機能と、企業で安否確認を行う場合に気をつけるべきことをご紹介いたします。

【保存版】安否確認サービスの機能一覧表


まずは、誰でも使える安否確認サービスについて、できることと登録方法を確認してみましょう。現在、安否確認機能を持つ掲示板、音声お届けサービスの詳細は以下のようになっています。

各社が提供する災害用伝言板・音声お届けサービスでは、自分の安否を知り合いに共有することと、自分の電話番号に送信された家族、知り合いの安否情報を確認することができます。メッセージの文字数や音声の長さ、件数はほぼ共通しており、キャリアによってサービス内容が大きく変わることはありません。

キャリアごとのサービス利用方法については、下記の通りです。

【docomo】
・iMenu→災害用安否確認→災害用伝言板
・dメニュー→災害用安否確認→災害用伝言板
※「災害用安否確認」は大規模な災害が発生したときに表示されます。
※本サービスは「災害用キット」からもご利用になれます。
詳細はこちら⇒災害用伝言板【softbank】
iPhone、スマートフォン、タブレットをご利用の場合
・アプリケーションをダウンロードしてご利用ください。
詳細はこちら⇒災害用伝言板【au】
au Webポータルのトップメニューに表示される [災害用伝言板] を選択、もしくはアプリを選択。
災害用伝言板サービスを利用できます。
詳細はこちら⇒スマートフォンでの利用方法:災害用伝言板サービス

災害時、多くの人が一斉に電話をかけるため通話が込み合ってしまい、なかなか連絡を取れないことがあります。災害用掲示板、音声お届けサービスは、全国にシステムを分散しているため非常時でもつながりやすいことが大きなメリット。伝言メッセージ、音声メッセージともに保存日数があるので、電話のように何度連絡を試みてもすれちがってしまう、ということがなく安心です。

また、災害用伝言ダイヤル(171番)の電子掲示板版といえるweb171もあります。携帯電話でも固定電話でも登録し、利用できるWebサービスです。キャリアを問わないため、格安SIMで契約している方とも連絡可能。

Web171は、有事の際でしか使うことはできませんが、体験利用できるので、下記日程で試してみてはいかがでしょうか。

【Web171 体験利用日】
・毎月1日、15日 00:00~24:00
・正月三が日(1月1日00:00~1月3日24:00)
・防災週間(8月30日9:00~9月5日17:00)
・防災とボランティア週間(1月15日9:00~1月21日17:00)
災害用伝言板(web171)体験利用のご案内

災害用伝言板・音声サービス使用上の注意点

①【電話番号もしくはメールアドレスを知らないと使えません】
災害用伝言板・音声お届けサービスは、送りたい相手の電話番号かキャリア携帯のメールアドレスを知らないと利用することができません。最近は、連絡手段の中でPCメールやSNSの利用の割合が大きくなり、親しい人の電話番号を知らない、電話帳に記入していないということも多いと思います。非常時に連絡を取り合う必要がある人とはしっかり電話番号を交換、登録しておくことが重要です。

②【別途料金が発生する可能性があります】
大手3大キャリアのサービスは、他キャリアの携帯や固定電話にメッセージ・音声を送る場合は別途通信費が発生するので注意してください。

③【震度6以上のときに利用できます】
各社のサービスは大きな災害後にのみ開始されるので、災害の規模によってはサービスが利用できないことがあります。現在、各社が提示しているサービス開始の基準は震度6相当の災害発生です。小規模、局所的な災害の場合は、サービスが開始されないこともありえます。

上記のようなトラブルが発生しても対応できるように、あらかじめ家族や友人と安否確認サービス以外の連絡を取り合う手段を決めておくことが必要 になります。Facebook、LINEなどのマルチデバイス対応のアプリを利用するのがおすすめです。

2016年4月に起きた熊本地震では、LINEの既読機能を生かした安否確認が多く行われました。家族のグループラインでお互いの無事を確認した、高校の担任が電話がつながらない生徒の状況をLINEを通じて知った、といった事例が報告されています。災害時、電話回線と比べてSNS回線に大きな混乱が起きなかったこと、日頃から使っているツールで操作が容易であることが背景にあるようです。

Facebookも利用者間で安否確認を行える「災害時情報センター」という機能を備えています。電話番号・メールアドレスを使った安否確認サービスと並行して、うまく使い分けると良いですね。

参考:総務省「災害用伝言サービス
NTT東日本「災害用伝言板(web171)ご利用方法
NTTdocomo「災害時の安否確認と備え
au「災害時・緊急時対策
SoftBank「災害用伝言板/災害用音声お届けサービス
毎日新聞「熊本地震 やっぱりLINEか SNSが安否確認で活躍

企業の従業員の安否確認は大丈夫?

NTT東日本と大手携帯3大キャリアが提供している安否確認サービスは、お知らせメール機能を使ったとき、一斉に連絡を取り合える人数が最大でも41人となっています。企業の従業員の安否確認をするには不十分と言えるでしょう。

東日本大震災後の平成25年4月に「従業員との連絡手段などの事前準備」が東京都条例で制定されました。この条例は、災害発生時に企業が従業員との連絡をすみやかに行える連絡手段を準備するのは企業の努力義務である、と定めたものです。

事業は従業員がいるからこそ継続できます。災害発生後の事業の復旧・継続はどういったタイミングで実行するのか、ということは従業員の状況によって大きく変わるはずです。一時的に働けない社員が発生したらどう対応するのか、事業の規模を一時的に縮小させるべきなのか、などあらゆる事態に備えて、BCP(事業継続計画)を適切に策定・運用することが重要になります。

企業での安否確認は、多くの通信会社が提供している企業向けのサービスを利用しましょう。企業向けの安否確認システムの基本的な機能は、災害発生時に従業員の安否を確認するメールを送り、従業員の返事を管理することになります。

また、個人間の安否確認をするときであれば、何十人もの無事を確認することはないのですが、企業の場合だとそうはいきません。もし、数十人以上の集計をしなければならないとなると、通常の安否確認サービスでは集計が大変に。また、安否がわかったとしても、出社が必要かどうかなど、業務連絡をすることが大変難しくなります。

そこで、企業のニーズにあわせた安否確認サービスを選ぶことが重要となります。

サービスを選ぶ際に確認することは次の3点です。

①災害時に稼働するかどうか
もし、地震や津波が発生したとき、サービスを提供している企業のサーバーに問題が生じたら……。サービスが停止してしまうと、従業員の安否を確認することができなくなります。もしくは、各所から発せられる安否確認連絡が多すぎる結果、サーバーへの負荷が増え、自社の従業員への連絡が滞ってしまうこともあるかもしれません。

そうならないよう、サーバーが国内外に分散されているかどうか突然アクセスが増えたときにサーバーが自動的に拡張されるかどうかを確認しておくことは重要です。

②安否確認を集計し、対策を指示する機能があるかどうか
安否の状況が報告できて集計できるだけでは、従業員の不安を取り除くことはできません。その後の対策を指示する機能があるかどうかがキモになります。

有事の際、必ずしも決定権を持つ人たちが顔を合わせて話し合いができるかどうかわかりません。その為、全社員に向けての掲示板があることはもちろん、特定のメンバーとやり取りができるメッセージ機能など、議論できる場がオンライン上にあることも重要です。

③費用
企業によって、安否確認システムにかけられる費用は異なるでしょう。必要な人数に安否確認メールを送れるのか、システムサーバーが強力であるか、といった条件をおさえつつ、費用に合ったシステムを選びましょう。初期費用は0円~100,000円。月額料金は2000円~150,000円の間で設定されているものがほとんどです。無料お試し期間を設けているサービスもあるので、積極的に利用してみてください。

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まとめ

安否確認サービスは、普段利用できないからこそ、いざという時に使い方がわからずに混乱してしまう可能性があります。私たちが非常時に家族や友人とスムーズに連絡を取るためには、次の3つのことを心がけてください。

1.災害用アプリの体験版を利用してみる
2.家族、友人、取引先など非常時に緊急連絡を取る必要がある人の電話番号は携帯電話に登録しておく
3.企業の防災担当は、自社に企業向けの安否確認システムを導入する

2011年の東日本大震災直後、多くの企業が従業員と連絡を取れなくなり、事業復旧までに時間を要することとなりました。何事も事前の備えが肝心。
家族、友人との連絡方法の取り決めや企業のBCP制定など、今できることを確実にやっていくことが大切です。

サイボウズスタートアップスが運営する「みんなのBCP」とは

「みんなのBCP」とは事業継続に関わるあらゆることをメインテーマに、総務部の方にお役立ち情報を提供するブログメディアです。 サイボウズスタートアップスは緊急時のコミュニケーションツールである安否確認サービスを開発・提供しています。



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