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安否確認システムには、無料のものもある？
災害時の安否確認は、企業が事業を復旧する上で重要な課題です。
しかし、災害は頻繁に起こるものではないので、その重要性とは裏腹にそこまで費用をかけられないのが現実です。
そこで今回は、コストを抑えて安否確認をしたい企業のご担当者の方々のお役に立てるよう、無料で利用できる安否確認システムをご紹介します。
併せて、安否確認システムの有料版と無料版の違いや、有料でもコストを抑えて安否確認できるシステムをご紹介いたします。
１．そもそも、安否確認システムとは？
安否確認システムは、その名の通り、災害が発生した際、迅速に従業員の安否を確認できる仕組みのことです。
1995年の「阪神・淡路大震災」では電話がほぼ不通となり、2011年の「東日本大震災」の際も同様に電話が繋がりにくく、メールも届きにくい状況が発生しました。
電話やメールでの連絡が取り辛くなり、安否確認が滞ると、稼働できる人員の把握に時間がかかります。
全体の初動対応も遅れが出てしまうため、企業の損害が拡大してしまいます。
安否確認システムを活用すれば、全従業員に安否確認メールを一斉送信して、スムーズな安否確認が行えるため、その後の迅速な事業復旧が実現できます。
まずは、安否確認システムについて特徴3つご案内いたします。
1. 迅速な安否状況の確認
安否確認システムでは安否確認メールの一斉送信が可能になるため、担当者が従業員一人ひとりに個別で電話やメール連絡をする手間を省くことができます。
従業員規模の大小に関わらず、安否確認システムを導入していない場合、安否確認や情報集約に多くの時間がかかり、初動対応が遅れてしまうため、企業の損失拡大へ直結してしまうケースも考えられます。
2. 24時間365日の安定稼動
安否確認システムは、いつどこで災害が起きても安定して稼動させ続けなければ意味がありません。
そのため、多くのサービスが国内や海外の複数地域にデータセンターを設置しています。
また、ネット回線が混雑する前にいち早く安否確認メールを送信することで、確実に届くようになっているものもあります。
3. 連絡ツールとしての活用
安否確認システムは、災害以外の緊急時に従業員に対する一斉連絡をおこなうツールとしても活用できます。
有料のシステムでは、任意の本文・設問内容での送信も可能なシステムが多く、新型コロナウイルスの感染情報や、台風が接近した際に翌日の出勤時間を遅らせる連絡なども、迅速に行うことが可能になります。
参考：
DAiKO＋PLUS 安否確認サービス徹底比較！安否確認で見るべきポイントとは？
みんなのBCP 安否確認システムとは？28サービスの比較からメリットまで徹底紹介！
トヨクモ安否確認サービス２ 機能一覧 なぜこの仕様に？
ITトレンド 安否確認システムの基本とは？機能、メリット、選定ポイントも紹介
Safetylink24 特長 活用シーン
２．無料で使える安否確認システム4選
安否確認システムには、無料で提供されているものもあります。
たとえば、インターネット回線や通話回線が混雑する地震では、次のような安否確認システムがおすすめです。
無料で使える安否確認システム①：「災害用伝言ダイヤル（171）」
「災害用伝言ダイヤル（171）」は無料の安否確認システムの1つです。
災害時に30秒以内の伝言を録音することができ、肉声を聞けるので安心できます。 携帯電話、ひかり電話、公衆電話などから利用可能です。
無料で使える安否確認システム②：「災害用伝言版」
「災害用伝言版」も災害時に活躍する無料の安否確認システムです。 大手キャリアはそれぞれ同様のシステムを提供しています。
例えば、ソフトバンクの「災害用伝言版」は、全角100文字、半角200文字以内のメッセージを送る事ができ、あらかじめ設定された選択肢から安否状況を選んで送信する事もできます。
他にも、相手の電話番号を入力して安否を知りたい人の状況を確認できる機能があります。
無料で使える安否確認システム③：「goo防災アプリ」
津波や噴火といったすぐに避難が必要な災害には、災害の速報と安否確認までできる「goo防災アプリ」がおすすめです。
現在地周辺の避難所マップも提供しており、緊急避難を要する災害に強い安否確認システムといえます。
無料で使える安否確認システム④：「セコム安否確認サービス 安否報告アプリ」
広域災害の場合は、法人向けの無料アプリ「セコム安否確認サービス 安否報告アプリ」が向いています。
セコムに加入している必要がありますが、電話やメールよりも回線混雑や回線寸断の影響を受けにくく、従業員本人とその家族の安否を確認できます。
また、出社の可否も報告できるのでBCP対策に最適でしょう。
ほかにも、無料アプリの安否確認システムでは、地図上に家族のいる位置を表示してくれるものや、非常時の連絡網アプリとして活用できるもの、一時退避するための耐震構造物が掲載されているものがあります。
このように、無料でも基本的な機能を搭載したサービスが複数あることがわかります。
参考：
アプリヴ 無料 安否確認・災害用伝言板 アプリランキング TOP10
getherd 【最新版】知っておきたい！無料で手軽な安否確認ツール5選！
NTT東日本 災害用伝言ダイヤル（171）概要とご提供のしくみ
３．安否確認システムの無料版と有料版の違い
無料の安否確認システムは少ない機能しかないものの、コストを大きくカットできます。
一方で、有料の安否確認システムは費用はかかるものの、便利な機能が多数搭載されていて利用範囲が広いのが特長です。
ここからは、無料の安否確認システムと有料の安否確認システムとで、何が違いとなるのか比較をご紹介いたします。
安否確認システム 無料版と有料版の違い①：自動送信機能
無料の安否確認システムは、自動送信機能がついていないものがほとんどです。
管理者の方が手動で安否確認の通知を送らなければいけないので、管理者の方の負担がとても大きくなります。
さらに、休日や夜間に災害が発生した場合や管理者が被災した場合、初動に大きな遅れが生じる可能性があります。
一方、有料の安否確認システムであれば、災害に連動した自動送信が行えるため、より早く、より確実に、より簡単に、安否確認を行うことが出来ます。
安否確認システム 無料版と有料版の違い②：自動集計機能
無料の安否確認システムの中には、自動集計機能が無いものもあります。
管理者の方に大量に送られてきた安否回答を１つ１つ開封して、さらにエクセルで集計するのはとても大変です。
一方、有料の安否確認システムであれば、システムが自動で集計を行えるため、より早く、簡単に、正確な安否状況を確認できます。
安否確認システム 無料版と有料版の違い③：回数制限や文字数制限
無料の安否確認システムは、回数制限や文字数制限などの機能に制限がある場合がほとんどです。
登録できる部署や階層の数が少なく回答状況を確認しづらかったり、送れるメッセージの内容が短いと、十分な情報を共有できず、スムーズな安否確認が行えない可能性もあります。
一方で、有料の安否確認システムであれば、自社で必要な範囲に応じた機能やプランを選択することが可能です。
４．費用を抑えて安否確認するなら？
企業にとって、コストカットはとても重要な課題です。 無料の安否確認システムであれば、コストを抑えて安否確認を行う事ができます。
しかし、無料というメリットがある一方で、機能の制限といったデメリットがあることも事実です。
上記の機能がない、または制限されることで、迅速な安否確認ができなくなる恐れがある場合は、より少ない費用で安否確認ができる有料システムを検討するのもおすすめです。
有料の安否確認システムである、トヨクモの「安否確認サービス2」の費用と料金を見てみましょう。
トヨクモの「安否確認サービス2」の費用
トヨクモの「安否確認サービス２」は、初期費用無料、月額6,800円〜利用できます。 追加料金やバージョンアップ費用、解約手数料なども発生しないので、費用を抑えて安否確認をすることが可能です。
トヨクモの「安否確認サービス2」の機能
トヨクモの「安否確認サービス2」は、地震・津波だけでなく特別警報にも対応して、安否確認の自動一斉送信が行なえます。 さらに、従業員の安否回答を部署・地域ごとに一覧表示できる自動集計に対応しています。
すべての部署別や地域別で回答状況を集計・確認できるので、組織の人数が多くてもすぐに全員の安否状況を集計できます。
他にも、有料の安否確認システムだけあって、無料のシステムにはない機能がまだまだ搭載されています。
トヨクモの「安否確認サービス2」の嬉しいポイント
無料の安否確認システムを検討する背景には、「災害時にしか使えないのにたくさん費用をかけられない」という本音がありませんか？
安否確認システムの中には、一斉送信の本文や設問内容が編集できず、災害時にしか使えないものもあります。
しかし、トヨクモの安否確認サービス２であれば、一斉送信の本文と設問内容が自由に編集可能なので、安否確認だけでなく日常的な社内連絡ツールとしても使えます。
懇親会の案内や社内アンケート、社内インフラ障害の連絡など、いろいろな場面で使い倒せるので、コスト対効果も高いです。
さらに、一斉送信だけでなく、会社全体に指示を出せる掲示板機能や、特定の従業員に限定して双方向のやりとりが可能なメッセージ機能もあります。
作成数や作成内容に制限のないメールテンプレート機能、写真や動画など各種ファイル添付機能もあるので、災害時は勿論、用途に合わせて柔軟に使う事が可能です。
30日間の無料トライアルも実施しているので、是非無料の安否確認システムとの機能や使用感の違いを体感してみてください。
参考：
みんなのBCP 安否確認システムとは？28サービスの比較からメリットまで徹底紹介！
トヨクモ安否確認サービス２ 特徴と必要性
ferret 自社社員の安否を素早く確認できるツール27選
あんしん連絡網You-OK
５．無料の安否確認システム まとめ
安否確認システムには料金体系や搭載機能も含めてさまざまなタイプがあります。
無料の安否確認システムにもさまざまな機能が備わっていますが、より担当者の負担を軽減したい場合や、使いやすいシステムを求めるのであれば、機能制限がない有料の安否確認システムを検討するのもおすすめです。
検討を始めるなら、まずは自社のBCPを遂行する上で、どちらの安否確認システムが適しているのか確認すると良いでしょう。
無料の安否確認システムと有料の安否確認システムの無料トライアルをやってみて、どちらが自社の運用にあっているか、比較することからはじめてみてはいかがでしょうか。
