今日から使い始めたい人のスタートガイド/本格導入編【はじめての安否確認サービス2♯01】

本記事では、トヨクモの安否確認サービス2をご検討中の方向けに、今日から安否確認サービス2を使い始めるための方法、運用していくために考えること、準備することなどをまとめています。

後編では、本格導入に向けてやるべきことをご紹介します。

安否確認サービス2の本格導入に向けて準備すべきこと

安否確認サービス2の機能を一通り触ってみて「使ってみようかな」と思っていただけましたでしょうか?

早速、以下の流れに沿って、本格導入に向けて準備を進めましょう!

⑴現状の災害時に発生する業務の課題を整理する

現在、災害時の業務で課題に感じていることはありますか?
まずは現状の課題を洗い出し、整理しましょう。

▶︎安否確認の体制が整っていなく、災情報収集に膨大な時間がかかった
▶︎チャットツールで安否確認をしているが、手作業のため大変
▶︎休日・夜間の安否確認の体制を構築できない
▶︎従業員を参集するための業務が煩雑化している
▶︎電話番号やメールアドレス、住所など個人情報の収集・管理が難しい
▶︎利用中の安否確認システムが災害時に稼働しなかった
▶︎利用中の安否確認システムで質問の設定が自由にできず、確認したい情報を収集できない
▶︎利用中の安否確認システムで管理者が同時に安否確認をできない
▶︎利用中の安否確認システムで人事情報のメンテナンスに膨大な作業が発生し、更新がままならない
▶︎etc…

⑵「安否確認サービス2で解決できる課題は何か?」を整理する

洗い出した課題を、安否確認サービス2でどのように解決するのかを考えましょう。

▶︎安否確認の体制が整っていなく、災情報収集に膨大な時間がかかった
▶︎チャットツールで安否確認をしているが、手作業のため大変
▶︎休日・夜間の安否確認の体制を構築できない
 →安否確認サービス2で安否確認の連絡や集計を自動化、休日や夜間にも安否確認が可能
▶︎従業員を参集するための業務が煩雑化している
 →自動集計された結果を見て、コミュニケーション機能を使い参集
▶︎電話番号やメールアドレス、住所など個人情報の収集・管理が難しい
 →個人情報は従業員が登録できて、管理者であっても見れない仕組みで安心
▶︎利用中の安否確認システムが災害時に稼働しなかった
 →負荷検証をかねた、全利用ユーザー(160万人)対象の一斉訓練で災害時に稼働することを確認できる
▶︎利用中の安否確認システムで質問の設定が自由にできず、確認したい情報を収集できない
 →質問の設問数は無制限、自社のBCPにあわせて必要な情報を従業員から収集できる
▶︎利用中の安否確認システムで管理者が同時に安否確認をできない
 →管理者の権限を付与したユーザーであれば、操作画面からいつでも安否確認が可能
▶︎利用中の安否確認システムで人事情報のメンテナンスに膨大な作業が発生し、更新がままならない
 →外部の人事管理システムと連携して、かんたんにメンテナンス
 →SmartHR連携で、ボタン一つで人事情報を同期できる
 →freee人事労務連携で、ボタン一つで人事情報を同期できる
▶︎etc…

安否確認サービス2をどのように運用するか、イメージできましたでしょうか?

次は、具体的に導入を進めるための準備を行います!

⑶課題を解決するために準備すべきこと、やるべきことをリスト化する

現状の課題や安否確認サービス2で解決できることを参考にして、課題の解決のために準備すべきこと、やるべきことをリスト化しましょう。

【リストの例】
□業務改善書の作成 ※社内提案ができていない場合
以下の項目をまとめる
・現状について
 災害時にどのような流れで安否確認や事業継続・復旧のための指示出しを行なっている  のか明確に記載する
・現状の課題・問題点
 現状どの業務にどの程度の時間がかかるのか、また何が課題で問題であるのか明確に記  載する
・提案の趣旨
 安否確認サービス2導入でどんな課題や問題を解決したいのか、狙いを明確に記載する
・提案の具体的内容
 安否確認サービス2を導入することを記載する
・具体的な改善方法
 安否確認サービス2で課題・問題点をどのように改善するのか明確に記載する
・必要経費
 安否確認サービス2導入の初期費用、運用費用を記載する
・必要時間(スケジュール)
 安否確認サービス2導入のスケジュールを記載する
・数値目標(効果)
 どの業務の負担をどの程度減らすかや安否確認の回答率を上げるなど、定量的な目標を設 定する
(例)安否確認サービス2の導入で安否確認の連絡や集計の時間を0分にする
   安否確認メールの到達率を100%にする
   従業員の回答率を100%にする
・実施にあたっての問題点

□予算の確保 ※予算確保ができていない場合
業務改善書の必要経費・時間を踏まえて、予算案に組み込む
(例)初期費用0円
   最低契約期間、解約費用なし
   運用費用月/年 プレミアプラン 100ユーザー 11,800円/134,520円(年額は5%OFF)

□安否確認サービス2の運用準備
・運用ルールの策定
 自動一斉送信の設定やメール・設問テンプレート、コミュニケーション機能の使用などど のようなルールで運用するのか定める
・従業員情報をまとめたCSVファイルの準備
□etc…

準備すべきこと、やるべきことをリスト化できたら、導入に向けて安否確認サービス2のセットアップを行いましょう。

⑷安否確認サービス2のセットアップを行う

「安否確認サービス2 操作ガイド」を見て、運用ルールに沿った設定、従業員情報の登録を完了させましょう。

⑸無料お試しの環境を引き継いで本格導入

30日の無料お試し期間中にお申し込みされた場合は、その環境を本番環境に引き継いでご利用いただけます。

製品HPの本申し込みフォームで、会社・ご担当者の情報、プラン、契約ユーザー数、契約期間、お支払い方法を入力し、最終確認を行い、本格利用を開始しましょう!

トヨクモのサポート体制

安否確認サービス2のセットアップ作業や運用でわからないことがあっても安心。トヨクモのサポート体制をご紹介します。

電話・メールサポート

トヨクモでは、電話・メールによるサポートを提供しております。

お気軽にご利用いただける電話・メールのサポートは、営業時間の平日9:00〜18:00にご利用いただけます。

※営業時間外のお問い合わせは、翌営業日に対応させていただきます。
※契約前後問わず、サポートしております。

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オンラインセミナー

トヨクモでは、安否確認サービス2の必要性や機能、また使い方を専門スタッフが解説するセミナー動画を公開しております。

登録不要でいつでも視聴いただけます。

まるわかりセミナー(入門編)

この動画のページ: https://www.youtube.com/watch?v=JVTykexRA5c

■ 01:15 トヨクモについて
■ 03:00 安否確認サービス2の紹介
■ 04:55 安否確認システム 本当に必要?
■ 08:05 安否確認システム ある場合とない場合
■ 14:24 事業継続計画(BCP)から考える
■ 17:15 安否確認システムの選定
■ 21:37 プラン・料金
■ 25:17 ご検討の進め方

まるわかりセミナー(活用編)

この動画のページ: https://www.youtube.com/watch?v=QPxh9P1NggA

■ 01:43 トヨクモについて
■ 02:52 安否確認サービス2
■ 09:04 ユーザー/部署/ 会社名の登録(CSVファイルでの登録)
■ 17:58 一斉送信/自動集計/対策指示
■ 24:56 一般従業員の操作
■ 28:00 災害時の自動送信設定
■ 32:23 スマートフォンアプリの操作
■ 35:07 料金 プラン
■ 36:12 システム選定の進め方・他社比較
■ 40:49 検討の進め方

サポートポータル

サポートポータルでは、安否確認サービス2の機能や使い方がわかる、マニュアルや動画マニュアル、よくある質問をまとめたQ&Aなどを公開しており、情報入力不要でご覧いただけます。

本格導入にあわせて、サポートポータルを案内すれば、従業員からの質問を減らすことも可能です。

安否確認サービス2 オンラインヘルプ

こちらよりアクセスしてください。

安否確認サービス2の料金について

安否確認サービス2は、ユーザー数やプランによって料金が変わります。詳しい料金プランについては、以下をご確認ください。
(その他、契約手続きや決済方法などについては、こちらをご確認ください。)

安否確認サービス2の料金を知る

※掲載内容は2022年12月時点のものです。

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