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今日から使い始めたい人のスタートガイド/無料お試し編【はじめての安否確認サービス2♯00】

本記事では、トヨクモの安否確認サービス2をご検討中の方向けに、今日から安否確認サービス2を使い始めるための方法、運用していくために考えること、準備することなどをまとめています。
前編となる「無料お試し編」では、30日間お試しいただける、無料お試しで触ってみてほしい機能や項目について解説します。

安否確認システムとは

安否確認システムは、緊急事態が発生した時に、従業員やその家族の安否状況を速やかに確認するためのサポートツールです。
自然災害の被害の拡大や新型コロナウイルス感染症といったパンデミックの発生によって、企業のリスクマネジメントの重要性が高まり、安否確認システムを導入する会社が増えています。

企業が安否確認システムを導入する理由は大きく以下の4つに分けられます。

迅速かつ正確な安否確認

安否確認システムの多くは、気象庁の災害情報に連動して、災害が発生したら安否確認通知を従業員に自動配信し、回答結果を自動集計する機能を備えています。なかには、回答がない従業員に自動で安否確認通知を再送信する機能を備えているシステムもあります。したがって、速やかで確実な安否確認が実現します。あわせて、防災担当者の負担も軽減することも可能です。

災害時の通信手段

大災害によって被災地に電話やメールが集中すると通信規制が行われ、連絡が取りにくくなることがあります。その点、安否確認システムは、災害時に安定的に稼働するように構築されていて連絡が取りやすいため、通信手段の一つになります。また、安否確認システムの中には、電話やメールだけでなく、スマートフォンのアプリ、チャット、掲示板などを備えているものもあり、これらも通信手段として活用することが可能です。

従業員の防災意識の醸成

安否確認システムの導入時には、通常、システムの管理者だけでなく従業員に対しても説明会が行われたり、マニュアルが配布されたりします。従業員はシステムの仕組みや機能を理解して、初期登録をしたり、アプリを操作したりすることになりますので、自然に防災意識が醸成されます。また、安否確認システムの訓練も災害時にどのように行動すべきか考えることにつながり、防災意識の向上に役立ちます。

従業員の会社への信頼

災害時の安否確認は、事業の継続や早期復旧のためだけでなく、従業員とその家族を守るという意味もあります。したがって、安否確認システムの導入をはじめ有事の際の体制を整えることは、従業員の会社への信頼を高めることにもつながります。

安否確認サービス2で「できること」「できないこと」

では、安否確認サービス2とは、何ができて、何ができないサービスなのでしょうか?

安否確認サービス2は、これまで電話やメールが主体だった災害時の安否確認をオンラインで自動的に行い、その結果を自動集計、さらに事業継続・復旧のための議論や指示出しにも活用できるクラウドサービスです。

企業のBCP(事業継続計画)にあわせて、気象庁の災害情報に連動した安否確認メールをメールアドレスやアプリ、Twitter、LINEに自動一斉送信ができて、従業員から集まった安否情報は自動集計されるので、報告業務を最小限に抑えられ、災害対応の議論もチャット機能でカンタンにできます。
BCPや事業継続力強化計画書、災害時対応マニュアルなどの書類もWeb上に掲載できるので、書類の保管、さがす手間を削減できます。

そして、これらの情報の一元管理が可能です。

安否確認サービス2でできること

安否確認サービス2でできることの一例を紹介します。

▶︎ 気象庁の地震・津波・特別警報に連動した自動一斉送信
▶︎ 収集した情報の自動集計
▶︎ 任意の従業員へ、手動の絞り込み送信
▶︎ 設問未回答者への自動再送信
▶︎ 代理回答
▶︎ 日時予約送信
▶︎ メール・設問のテンプレート作成
▶︎ いくつでもスレッドを作成できる掲示板
▶︎ 宛先のメンバーだけで議論ができるメッセージ
▶︎ 外部の人事管理システムと従業員情報を同期
▶︎ 連絡網
▶︎ 通知先のエラー判定
▶︎ 送信の成否・失敗の原因を分析できる送信結果一覧
▶︎ 家族の安否確認
▶︎ 英語対応
▶︎ etc…

隔週1、2回のバージョンアップで安否確認サービス2でできることは増えていて、もっと便利になっていきます。

安否確認サービス2でできないことは「他社サービスを利用して」解決

一方で、GPSによる位置情報の取得はできません。

弊社では、必要以上の個人情報は保有するべきではないと考えております。
そのため、位置情報の取得機能を追加することは簡単ですが、あえて対応しておりません。

どうしても位置情報を取得したいといった場合には、他社が提供するサービスと併用し、そこで取得した位置情報と安否確認サービス2で確認できた情報(状況や場所など)を照らし合わせ、代理回答機能を使い、取得した位置情報を集計結果に追加するといったことが可能です。

安否確認サービス2の役割を決めて、その範囲を超えた機能に関しては、他社サービスを使って効率的に活用しましょう。

安否確認サービス2の無料お試しに登録してみよう

ここまでで、安否確認サービス2でできること、できないことがわかりました。

次のステップです!
実際に無料お試しに登録して、安否確認サービス2を体験してみましょう。

※安否確認サービス2では、登録後30日間、無料お試しで全ての機能を体験いただけます。
本格利用に至らなかった場合は、30日経過後に登録された情報はすべて削除されますのでご安心ください。
また、自動的に料金が発生することはありません。

無料お試しの登録に必要な情報

無料お試しの登録には、

▶︎会社名
▶︎ご担当者情報(部署名、お名前、メールアドレス、電話番号)
▶︎プラン(ライトプラン、プレミアプラン、ファミリープラン、エンタープライズ)

が必要です。1分程で登録できますので、下記から無料お試しを開始しましょう!

安否確認サービス2を無料で試してみる

営業時間(9:00〜18:00)に登録した場合、すぐに安否確認サービス2の専門スタッフからサポートの連絡があります。

お客様の検討状況にあわせたサポートと独自の利用環境URLを発行するために、

▶︎ご希望のURL(ディレクトリ)を半角英数字の組み合わせ3文字以上で教えてくださいhttps://cloud.anpikakunin.com/●●●/
▶︎ご検討されているプランと、ご想定のご利用ユーザー数、現状の課題や検討のきっかけを教えてください

を伺います。

その後、独自の利用環境URLが発行されて、ご登録いただいたメールアドレス宛にご案内メールが届きます。

お試し環境のご案内メール

安否確認サービス2で無料お試しを開始したら体験してほしいこと

無料お試しの登録は完了しましたでしょうか?
スタートアップガイドに沿って、安否確認サービス2をつかんでいきましょう!

スタートアップガイドに沿って全ての機能を体験してみましょう

安否確認サービス2「スタートアップガイド」では、30日間の無料お試しを、はじめて利用する管理者様を対象として、従業員情報の登録・変更、コミュニケーション機能の使い方などの基本機能やアカウントの配布手順を説明します。

ご案内メールを開き[【必読】スタートアップガイド]のリンクをクリックして資料を確認しましょう。

では、無料お試しを開始します。

こちらが目次です。
無料お試しで体験してほしい[必須の設定]を紹介します。

まずは、安否確認サービス2にログインします。

ご案内メールに記載されている、利用環境URL[https://cloud.anpikakunin.com/●●●/]をクリックすると、ログイン画面が表示されます。
ログイン名[Administrator]とパスワード[●●●●●●●●]を入力し、[ログインする]をクリックしてアカウントにログインしましょう。

安否確認サービス2のログイン画面

ログイン後の画面です。
ヘッダーに色分けされたアイコンが配置されています。これは、管理者の権限によって表示されるアイコンが決まっていて、青色のアイコンはユーザー、黄緑色のアイコンはマネージャー、黄色のアイコンは危機管理責任者、灰色がシステム管理者となっています。

安否確認サービス2 ホーム画面

▶︎青色のアイコン:ホーム・掲示板・メッセージ・個人設定の機能を使えます
▶︎黄緑色のアイコン:連絡状況・連絡網の機能を使えます
▶︎黄色のアイコン:一斉送信・運用設定の機能を使えます
▶︎灰色のアイコン:システム設定の機能が使えます

次にアカウントを作成します。

ヘッダーの[システム設定]をクリックして、[会社情報の設定]の[部署/地域/ユーザーの設定]リンクをクリックします。

[ユーザーを追加する]リンクをクリックすると、ユーザーの登録画面が表示されますので,
必須の登録項目である[名前][ログイン名][パスワード][パスワード(確認)]を入力して[追加する]をクリックすると、ユーザーが追加されます。

安否確認サービス2 ユーザー追加の設定画面

追加したユーザーに対して、[システム設定]の[管理者の設定]から[システム管理者]と[危機管理責任者]の設定をします。


例えば[システム管理者の設定]をする場合、[システム管理者の設定]をクリックして、[追加する]から管理者を付与したいユーザーを選択して[追加する]をクリックするとそのユーザーに対して管理者が付与されます。

この2つの管理者を設定することで、ヘッダーにすべてのアイコンが表示されるようになります。

安否確認サービス2 システム管理者追加の設定画面

一度ログアウトして、作成したアカウントにログインをします。
災害時の運用を想定してそのアカウントから、一斉送信の配信や掲示板・メッセージを行い、コミュニケーション機能を確認しましょう。
該当する名前のアイコンをクリックすれば、設定画面が表示されます。直感的に設定できますので、こういったシステムを使ったことがない人でもカンタンに使いこなすことができます。

[必須の設定]を体験いただけたでしょうか。
もっと本格的に検証したい!という方は、スタートアップガイドの[複数ユーザーでの検証]をお試ししてみてください。

無料お試しで安否確認サービス2を触ってみて、「使ってみようかな」と思っていただけたら、後編の「本格導入編」もぜひご覧ください。

安否確認サービス2を無料で試してみる

※掲載内容は2022年12月時点のものです。

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