リモートワークにおけるコミュニケーションの課題｜解決策や企業事例を紹介

新型コロナウイルスの感染拡大を機に、多くの企業でリモートワークが導入されました。しかし、対面でのコミュニケーションが減少することにより、さまざまな課題が浮き彫りになってきています。

この記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションの課題と、その解決策について具体的に解説します。リモートワーク時のコミュニケーションを活性化させた企業事例も紹介するため、ぜひ参考にしてください。

リモートワークにおけるコミュニケーションの課題

リモートワークのコミュニケーションに関わる主な課題として、勤怠管理や業務進捗の把握の困難さ、従業員の孤独感の増加によるモチベーション低下、そして雑談から生まれるアイデア創出の機会損失などが挙げられます。

従業員の勤怠を管理しにくい

リモートワークでは、物理的に離れた場所で働くため、従業員の勤怠管理が大きな課題となっています。従来のオフィスワークでは、上司や同僚が互いの出退勤時間や休憩の様子を自然と把握できていましたが、リモートワークではそれが難しいのが現状です。その結果、長時間労働やサービス残業の見過ごし、逆に勤務態度の緩みといった問題が生じやすくなっています。

特に在宅勤務では、仕事場と生活空間が同じであるため、業務時間とプライベート時間の区別が曖昧になりがちです。「あと少しだけ」と作業を続けてしまい、深夜まで働いてしまうというケースもありえます。

業務の進捗状況を管理しにくい

従業員の作業状況を直接確認できないため、業務の進捗状況の把握が難しくなっています。対面であれば、表情や様子から進捗状況や困っている点を察知できますが、オンラインではそれが難しいのです。

その結果、締め切りに間に合わない、問題が発生しても早期発見・対応ができないといった事態の生じる可能性があります。特に新入社員の場合、業務に行き詰まっていても相談のタイミングを掴めず、問題が深刻化するケースがあるのです。

従業員が孤独を感じやすい

リモートワークを導入すると、オフィスで自然と発生していた雑談や短い会話が失われ、業務連絡のみの希薄な関係になりがちです。従業員は孤独感や不安感を募らせ、会社への帰属意識は薄れていきます。

その結果、従業員のモチベーションが低下し、生産性も落ちる可能性があります。最悪の場合、離職につながるケースも考えられるのです。

特に、入社後すぐにリモートワークとなった新入社員は、社内の人間関係構築が難しく、会社への帰属意識が持ちにくい状況にあります。また、一人暮らしの従業員にとっては、日中の人との交流がほとんどなくなり、メンタルヘルスへの影響も懸念されます。

リモートワークで生産性が低下する理由は、以下の記事で詳しく解説しています。

新しいアイデアが生まれにくい 

リモートワークでは、対面での自然な会話や雑談が減少することにより、新しいアイデアが生まれにくくなります。また、オンラインでの会話は目的が明確になりがちで、自由な発想や議論が生まれにくい傾向があります。

この課題は、特にクリエイティブ職において深刻です。クリエイティブな職種では、雑談から生まれるアイデアがヒットにつながることも多く、リモートワークでは雑談から生まれるアイデア創出の機会が失われてしまいます。

リモートワークとオフィスワークのメリット・デメリットについては、以下の記事で解説しています。

リモートワークでのコミュニケーションを活性化するツール

リモートワークにおけるコミュニケーションの課題を解決するためには、適切なツールの導入が不可欠です。Web会議システムやチャットツールなどを活用することにより、離れた場所でも円滑なコミュニケーションが可能になります。

Web会議システム

Web会議システムは、インターネット上での会話や会議を実現するツールです。代表的なものには、Google MeetやZoomなどが挙げられ、画面共有機能を使った資料説明や、録画機能による会議内容の記録が可能となっています。

Web会議システムの大きなメリットは、表情や声のトーンといった非言語情報も含めてコミュニケーションを行える点です。チャットでは伝わりにくい微妙なニュアンスも、映像や音声を通じてより正確に伝わりやすくなります。

このように、Web会議システムを活用すれば、対面でのコミュニケーションに近い環境を作れて、表情や声色から相手の状況を把握しやすくなります。

チャットツール

チャットツールは、メッセージのやり取りをチャットで行えるコミュニケーションツールです。代表的なものには、ChatworkやSlackなどが挙げられます。

チャットツールの特徴は、リアルタイムでコミュニケーションを取れることです。メールのように件名や宛名を書く必要がなく、LINEのような感覚で素早い情報共有や簡単な相談ができます。そのため、ちょっとした確認や相談を気軽にできて、コミュニケーションの活性化につながります。

また、目的別にチャンネルやグループを作成できる機能も、効果的なコミュニケーションを実現するうえで重要な役割を果たしています。プロジェクトごと、部署ごとなど、話題に応じて会話の場を分けられるため、必要な情報を必要な相手と効率的に共有できます。

さらに、絵文字やリアクション機能により、文字だけでは伝わりにくいニュアンスも表現できます。たとえば、「了解しました」という言葉を書く代わりに、サムズアップの絵文字で反応するなど、コミュニケーションを円滑にする工夫が組み込まれているのです。

ツール利用時のルールを設定することも重要

ツールを効果的に活用するためには、利用時のルール設定が重要です。たとえば、チャットを送信しても、相手が気づかないこともあります。また、気づいていても、後で返せばよいやと後回しにしてしまい、返信を忘れてしまう可能性もあります。

そのため、緊急度に応じて連絡手段を使い分けることがおすすめです。緊急性の高いものは電話、緊急性の低いものはチャットというように、状況に応じて適切な手段を選択する基準を設けることにより、重要な連絡を見逃さなくなります。

ツール利用時のルールを設けることは、コミュニケーションの質が向上し、業務効率化にもつながりやすいです。ルールを決める際は、従業員の意見も取り入れ、従業員の負担になりすぎないように注意する必要があります。

コミュニケーション不足の解消に向けて企業ができること

リモートワークにおけるコミュニケーション不足の解消には、企業としての計画的な取り組みが重要です。特に、チャットで雑談しやすい雰囲気をつくる、1on1ミーティングを実施することは、従業員のコミュニケーション活性化に大きな効果があります。

チャットで雑談しやすい雰囲気をつくる

リモートワーク環境では、チャットが主要なコミュニケーションツールとなります。しかし、多くの企業では業務連絡のみに利用が限定され、従業員同士の自然な交流が失われている状況です。

この課題を解決するためには、まず雑談専用のチャットグループやチャンネルを作成することが効果的です。趣味の話、ランチの報告など、気軽に参加できるテーマ別の場を設けることにより、従業員が自然に交流できる環境が生まれます。

また、絵文字の使用を認めたり、業務に直接関係のない会話を肯定的に捉えたりする社風づくりも重要です。特に管理職が率先して雑談に参加することにより、「雑談をしても良い」という雰囲気が生まれ、従業員も安心してコミュニケーションを取れるようになります。

定期的に1on1ミーティングを実施する

リモートワークでは、上司と部下の直接的なコミュニケーションが大幅に減少します。日常的な会話や表情から部下の状況を把握することが難しく、また部下も気軽に相談できる機会が減少しているのです。

この課題を解決するために、月に1回程度1on1ミーティングを実施することが有効です。1on1ミーティングでは、業務の進捗確認だけでなく、さまざまな内容について話すことが望ましいです。従業員のメンタルヘルスの状態、キャリアについての悩み、チーム内での人間関係など、普段のビジネスチャットでは話しづらい内容も、1on1の場であれば安心して相談できます。

リモートワークのコミュニケーションを工夫している企業の事例

リモートワーク環境下でのコミュニケーション課題に対して、さまざまな企業が独自の施策を行っています。ここでは、ユニークな取り組みを行っている2社の事例を紹介します。これらの事例は、自社でコミュニケーション改善に取り組む際の参考になるでしょう。

エン・ジャパン株式会社

人材サービス企業のエン・ジャパンは、コミュニケーション不足の解消に向けて、バーチャルオフィスを導入しました。バーチャルオフィスでは、実際のオフィスのような空間をオンライン上に再現しており、アバターの姿で各拠点や事業部を自由に行き来できます。

特徴的なのは、共用スペースの充実ぶりです。ラウンジ、会議室、セミナールームといったさまざまな共有スペースを設置し、目的に応じて使い分けられます。また、レイアウトを自由に変更できる機能により、レイアウトをクリスマス仕様にするという楽しみ方も可能です。

この取り組みにより、部下が上司に気軽に質問や相談ができて、同僚同士も雑談のしやすい環境が整いました。これは、従業員の孤独感解消につながっているでしょう。

（参考：エン・ジャパン株式会社）

株式会社ウィルゲート

コンテンツマーケティング事業を展開するウィルゲートでは、部署や年次を越えたコミュニケーション活性化のため、「オンラインRoom0」という独自の取り組みを実施しています。これは、従来オフィスにあったフリースペース「Room0」の機能をオンラインで再現する試みです。

具体的には、週1回のオンラインランチ会を開催し、Google Meetを活用して4〜6名程度の少人数グループに分かれて交流を図っています。特徴的なのは、漫画やスポーツ、映画など、テーマ別の部屋を設け、参加者が興味のある話題でコミュニケーションを取れる工夫です。また、専務から新入社員まで幅広い層が参加することにより、階層を超えた交流も実現しています。

この取り組みの効果は、参加者の声からも明らかです。「他部署の方のプライベートを知る機会になった」「業務で関わる際によりスムーズにコミュニケーションが取れそう」といった好評の声が上がっています。

（参考：株式会社ウィルゲート）

災害時に備えて安否確認システムも導入しよう

日常業務を円滑に進めるためには、前述のようなWeb会議システムやチャットツールの導入、そして雑談のしやすい環境づくりなど、さまざまな工夫が必要となります。一方で、地震や豪雨といった緊急事態が発生した際には、より迅速かつ確実なコミュニケーション手段が求められます。

しかし、一般的なチャットツールを緊急時のメインの連絡手段として使用するのは、おすすめしません。従業員全員の安否状況を手動で集計する必要があり、集計に多くの時間がかかるうえに、集計ミスのリスクがあるからです。

そこでおすすめするのが、安否確認システムの導入です。安否確認システムは、災害時に従業員の安否を迅速に確認できるシステムです。メールや専用のアプリを活用して、自動的に安否確認メッセージを一斉配信します。さらに、従業員からの返信も自動で集計するため、迅速に安否確認が完了します。

緊急対応できる人員をすぐに把握できるため、次のアクションを検討しやすいです。事業が中断する期間が長くなればなるほど、事業の復旧は困難となるため、安否確認システムを導入して事業復旧のアクションにすぐに移れるように備えておきましょう。

リモートワーク導入時にはコミュニケーション活性化に向けた取り組みを

リモートワークのできる環境を整えておくと、災害時にも事業を継続しやすいです。しかし、リモートワークを導入すると、従業員の勤怠や業務の進捗状況を管理しにくい、従業員が孤独を感じやすいという課題が生じるため、適切に対策を講じることが求められます。

具体的には、Web会議システムやチャットツールを導入し、適切に運用することにより、それらの課題を解決できます。また、雑談しやすい雰囲気をつくる、定期的に1on1ミーティングを実施することも、コミュニケーション活性化に効果があります。

この記事では、リモートワークでのコミュニケーション活性化に取り組んでいる企業事例も紹介しました。ぜひ本記事で説明した内容をもとに、自社のコミュニケーション改善に取り組んでください。