リモートワークで導入すべきツールは？種類別に代表的なサービスを紹介

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業でリモートワークが定着しつつあります。しかし、従業員の勤怠管理や業務進捗の把握、コミュニケーション不足など、リモートワークにはさまざまな課題があります。このような課題を解決するには、どのようなツールを導入すればよいのか知りたいという方も多いでしょう。

この記事では、リモートワークにおける課題とその解決に役立つツールについて解説します。ツールの種類別に、代表的なサービスも紹介するため、リモートワークの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

リモートワークでよくある課題

新型コロナウイルスの感染が拡大したことをきっかけに、多くの企業でリモートワークが導入されました。その際、以下の課題が浮き彫りとなりました。

• 従業員の勤怠を管理しにくい
• 業務の進捗状況を管理しにくい
• 従業員が孤独を感じやすい
• 新しいアイデアが生まれにくい 

リモートワークでは、従業員の勤怠管理や業務進捗の把握が大きな課題となっています。従来のオフィスワークでは自然と確認できていた勤務状況や進捗状況が見えづらく、長時間労働や業務の遅延などのリスクが高まるからです。

また、オフィスでの雑談が失われることにより、従業員の孤独感や不安感が大きくなる傾向にあります。とくに新入社員は人間関係の構築が難しく、会社への帰属意識が持ちにくい状況に置かれています。さらに、対面でのコミュニケーション不足により、自由な発想や議論が生まれにくく、新しいアイデア創出の機会が減少するという課題も指摘されています。

リモートワークの課題については、以下の記事で詳しく解説しています。

リモートワークの課題を解決できるツール

リモートワークを導入する場合、従業員が円滑に業務を行えるようにツールを選択する必要があります。以下に、代表的なツールの種類と概要をまとめました。

ツールの種類	概要
Web会議ツール	映像と音声を使用してオンラインでコミュニケーションを取れるツール。資料共有や録画機能なども備える
チャットツール	テキストベースでリアルタイムにコミュニケーションを取れるツール。ファイル共有や通知機能、リアクション機能などを搭載している
勤怠管理ツール	従業員の労働時間を正確に記録・管理できるツール。打刻や申請・承認機能を備える
プロジェクト管理ツール	プロジェクトの進捗や工数、タスクの管理ができるツール。ガントチャートやカンバンボード形式での可視化機能も搭載している

Web会議ツール

Web会議ツールは、インターネットを介して映像・音声によるコミュニケーションを実現するツールです。画面共有機能を使って資料を共有しながら説明したり、会議を録画して後から内容を確認したりできます。また、チャット機能でテキストによるコミュニケーションも可能です。

Web会議ツールを導入することにより、離れた場所にいても対面でのコミュニケーションに近い形で会話ができます。表情や声のトーンから、テキストのみでは伝わらない細かなニュアンスも伝わります。

Web会議ツールでは、相手の顔を見ながら会話できるため、相手の異変に気づきやすいです。たとえば、部下が落ち込んでいるなどの異変に気づきやすく、話を聞いてあげることでモチベーション向上につながることがあります。

ここでは、代表的なWeb会議ツールとして、ZoomとMicrosoft Teamsを紹介します。

Zoom

▲出典：zoom

Zoomは、Zoom Video Communications社が提供する、世界的に利用者数の多いWeb会議ツールです。最大1,000人までの参加者でビデオ会議が可能で、画面共有やチャット、バーチャル背景機能などを備えています。また、会議の録画機能やブレイクアウトルームでのグループディスカッションなど、充実した機能を搭載しています。

料金プランは、無料版と月額1,999円からの有料版があり、無料版では最大100名までの参加者で40分間までの会議が可能です。時間制限があることから、ビジネスで使う場合には有料版を使うことをおすすめします。

Microsoft Teams

▲出典：Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するWeb会議ツールです。Office 365との連携が強みで、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションを複数人が共同で編集できます。また、チャットやファイル共有、タスク管理など、包括的な機能を備えています。

料金プランは、Microsoft 365に含まれるため、Microsoft 365の契約に応じて利用可能です。「Microsoft Teams Essentials」「Microsoft 365 Business Basic」「Microsoft 365 Business Standard」の3つのプランが用意されており、もっとも安いMicrosoft Teams Essentialsであれば、1ユーザーあたり月額599円（税抜）から利用できます。

チャットツール

チャットツールは、従業員間でリアルタイムにメッセージやファイルをやり取りできるコミュニケーションツールです。1対1の会話やグループでの会話が可能で、テキストに加えて画像や動画も共有できます。

メールのように件名を入力する必要がなく、手軽にメッセージを送信できることから、リモートワーク時のコミュニケーション不足を解消できます。さらに、業務に関する不明点もすぐに質問できるため、業務効率の向上にも有効です。

以下に、代表的なチャットツールを紹介します。

Chatwork

▲出典：Chatwork

Chatworkは、株式会社kubellが提供する、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。メッセージのやり取りに加え、タスク管理機能やファイル共有機能、ビデオ通話機能を備えており、業務に必要なコミュニケーション機能を一元的に利用できます。

また、グループチャットでは、複数のメンバーと同時に会話ができ、プロジェクトごとにグループを作成することも可能です。自分に関係のないプロジェクトの通知は届かないため、必要な情報に集中できます。

無料プランが用意されていますが、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのような制限を受けたくない場合には、1ユーザーあたり月額700円（税抜）からの有料プランを検討しましょう。

Slack

▲出典：slack

Slackは、Slack Technologies社が提供する、世界中で利用されているビジネスチャットツールです。チャンネルと呼ばれる仕組みを使って、プロジェクトや部署ごとに会話スペースを分けられるため、効率的に情報を共有できます。

また、スレッド機能により、特定の話題について整理された形で会話を進められるほか、優れた検索機能で過去のやり取りも簡単に見つけ出せます。

Slackには、フリー、プロ、ビジネスプラス、Enterprise Gridという4つの料金プランが用意されています。フリープランでは直近90日分のメッセージ履歴のみ閲覧可能となっており、業務で使用する場合には月額1,050円（税不明）からの有料プランを使うことがおすすめです。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、従業員の労働時間や休暇取得状況を正確に記録・管理するシステムです。打刻データの収集から、勤務時間の集計、残業時間の管理、有給休暇の管理まで、幅広い機能を備えています。

勤怠管理ツールを導入することにより、リモートワーク時も従業員の正確な勤務時間を把握できます。指紋認証や顔認証などの生体認証システムを利用すれば、なりすましによる打刻の不正防止に有効です。

以下に、代表的な勤怠管理ツールを紹介します。

ジョブカン勤怠管理

▲出典：ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供する、シリーズ累計導入社数25万社以上のクラウド型勤怠管理システムです。PC・スマートフォン・ICカード・生体認証など、多彩な打刻方法を備えており、職場環境に合わせた柔軟な運用を実現しています。

また、36協定超過を自動アラートで通知する機能や、従業員の勤務状況をデータ出力する機能など、管理に役立つ機能も充実しています。管理画面はシンプルで使いやすく、初めての導入でもスムーズに操作できるでしょう。

料金は、1ユーザーあたり月額200円（税抜）から利用可能で、必要な機能を追加すると1機能につき100円（税抜）が加算されます。月額費用は「ユーザー単価×登録ユーザー数」で計算され、月額最低利用料金は2,000円（税抜）です。

KING OF TIME

▲出典：KING OF TIME

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する、370万人以上が利用する勤怠管理システムです。PCやICカード、生体認証など、豊富な打刻手段に対応しており、環境に合わせて複数のだこく手段を組み合わせられます。

週、月、年単位での変形労働制に対応している点が特徴です。1〜3ヶ月単位のフレックスタイム制も管理できるため、柔軟な働き方を採用している企業の方は導入を検討してみるとよいでしょう。

料金は、全機能が使えて1ユーザーあたり月額300円の一律料金となっています。初期費用は不要で、30日間の無料トライアル期間も用意されています。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、タスクの進捗管理、スケジュール管理、ファイル共有など、プロジェクトの運営に必要な機能を一元的に管理できるツールです。タスクの担当者や期限の設定、進捗状況の可視化など、プロジェクトの全体像を把握するための機能を備えています。

プロジェクト管理ツールを導入することにより、リモートワーク時のプロジェクト進行の遅れや、メンバー間の情報共有の課題を解決できます。また、タスクの進捗状況がリアルタイムで確認できるため、メンバーの業務状況の把握にも役立ちます。

以下に、代表的なプロジェクト管理ツールを紹介します。

Backlog

▲出典：Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する、有料利用者数130万人以上のプロジェクト管理ツールです。プロジェクトごとに発生する課題をオンライン上で一元で管理し、コミュニケーション機能を活用してチーム内の情報共有を促進します。

タスクの担当者や期限を明確にし、ガントチャートで進捗状況を可視化できるのが特徴です。カンバンボードによる直感的なタスク管理や、Wikiによるナレッジ共有、ファイル共有機能なども備えています。

企業向けに、スタンダードプラン、プレミアムプラン、プラチナプランという料金プランが用意されています。スタンダードプランであれば、月額16,000円（税抜）から利用可能で、ユーザー数の制限はありません。

Asana

▲出典：Asana

Asanaは、Asana社が提供する、世界中で10万を超える組織に利用されているプロジェクト管理ツールです。タスクレベルの業務を全社的な目標と紐付けて管理でき、プロジェクトの目を明確にできます。

ツールの特徴は、AIを活用した業務効率化機能を備えている点です。言葉で指示するだけで、ノーコードでAIエージェントを実装し、AIエージェントが業務のワークフローを設計します。

料金には、無料プランと有料プランがあります。プロジェクトの進捗を管理するのであれば、1ユーザーあたり月額1,200円（税不明）からの有料プランを検討しましょう。

リモートワーク中でも従業員の安否を確認できるツール

近年、地震などの災害が頻発化しており、就業時間内に災害が発生する可能性が高まっています。とくにリモートワークを実施している場合、従業員の無事を目視で確認することは困難です。そのため、迅速に従業員の安否を確認できる安否確認システムの導入が重要となっています。

安否確認システムは、災害時に従業員に安否確認メッセージを一斉に通知し、回答状況を一元管理するツールです。従業員は受信したメッセージに対して、自身の状況や被害状況を簡単に報告します。また、災害時だけでなく、平常時の連絡ツールとして活用することも可能です。

安否確認システムを導入することにより、リモートワーク時の災害発生においても、従業員の状況を素早く把握できます。緊急対応できる人員を把握し、次に必要なアクションを検討できれば、事業が中断する期間を短く抑えられます。

ここでは、安否確認システムとして、『安否確認サービス2』を紹介します。

安否確認サービス2

トヨクモが提供する『安否確認サービス2』は、高い信頼性を誇る安否確認システムです。利用企業の99.8%が契約を継続しており、2024年9月現在、4,000社を超える企業・団体に導入されています。

気象庁の情報と連動しており、自動で安否確認の通知を送信します。専用アプリやメールはもちろん、LINEでも通知を受け取れるため、確実に従業員への連絡が可能です。

また、毎年9月1日に全国一斉訓練を実施しています。際の災害時を想定した負荷テストを行うことにより、緊急時でもシステムが安定して機能することを確認しているのです。

訓練後には詳細なレポートが提供され、社内の回答状況や平均回答時間などを分析できます。他社との比較により、自社の防災体制の現状を把握できる点もおすすめのポイントです。

初期費用が不要で、最低契約期間の縛りもないため、気軽に導入できます。また、全機能を利用できる無料トライアルも用意されているため、まずは実際に操作感を確かめてみてはいかがでしょうか。

災害発生に備えて安否確認システムも導入しておこう

リモートワークの課題を解決するには、Web会議ツールや、チャットツール、勤怠管理ツール、プロジェクト管理ツールなど、目的に応じた適切なツールの導入が不可欠です。ツールによって機能性や料金プランが異なるため、自社の規模や業務形態に合わせて適切なものを選びましょう。

また、リモートワークが一般化するなか、災害時の従業員の安否確認も重要な課題となっています。安否確認システムを導入することにより、災害時でも迅速に従業員の状況を把握し、適切な対応を取れます。事業継続性の観点からも、安否確認システムを導入して、リモートワーク環境の整備を進めていくことが望ましいです。

なお、トヨクモでは初期費用0円で導入できる『安否確認サービス2』を提供しています。発生する費用は、プランと契約ユーザー数に応じた料金のみです。最低契約金もない上に、解約費用もかからないため、導入ハードルは低くなっています。

30日間の無料お試しでは、すべての機能を利用することが可能です。無料お試しの期間が過ぎても自動で課金されないため、興味がある方は実際に使いやすいツールなのか確認してください。