リモートワークはオフィス以外で仕事をすることを指し、自由な働き方が求められる近年では導入を検討する企業も多くいるでしょう。しかし、従業員同士が対面して仕事をするわけではないため、コミュニケーションの不足や情報共有の難しさ、勤怠管理の複雑化など多くの課題が残ります。そんな課題を解決できるのが、リモートワークツールです。
そこでこの記事では、リモートワークの課題解決に役立つツール15選を紹介します。コミュニケーション・タスク管理・ファイル共有など、リモートワークに多い悩みを解決してくれるツールを中心にまとめたので、ぜひ参考にしてください。
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目次
リモートワークの課題とは
リモートワークにおける課題としては、以下のようなものが挙げられます。
- コミュニケーションが不足しやすい
- セキュリティリスクが増える
- 情報共有が難しい
- 勤怠管理が複雑化しやすい
それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。
コミュニケーションが不足しやすい
リモートワークでは、オフィス勤務と比べて対面でのコミュニケーション機会が減少し、意思疎通の不足やチームワークの低下などが課題となります。課題を解決するためには、チャットツールを使うなどしてコミュニケーションの場を設け、業務状況や進捗などを共有するのがおすすめです。
また、定期的なミーティングや会議などを開催し、ビデオチャットなどで顔を合わせながらコミュニケーションを取るように意識しましょう。
セキュリティリスクが増える
リモートワークでは、情報漏洩のリスクが高まります。社用端末の利用規定やパスワード管理ルールなどを定め、情報漏洩対策を徹底することが大切です。
また、セキュリティ対策が施されたクラウドサービスを活用することで、情報セキュリティリスクを軽減することができます。クラウドサービスでは、通信の暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が施されているケースが多く、データを安全に管理することが可能です。
また、従業員のセキュリティに対する意識の低さが情報漏洩につながるケースもあります。従業員に対しては定期的に情報セキュリティに関する研修を実施し、意識を高めましょう。正しいシステムの使い方を教育するのはもちろん、自社のセキュリティルールの周知や情報漏洩が起きた際の対応についての研修を行うのがおすすめです。
情報共有が難しい
離れた場所で仕事をするため、情報共有が難しいのもリモートワークの課題の1つです。メールなどで送付すると、確認や共有に時間がかかるケースがあるだけでなく、送付やダウンロードなどの手間が生じる可能性があるでしょう。
そのような場合は、ファイル共有ツールを使うのがおすすめです。ファイル共有ツールは、クラウド上などでデータを管理でき、いつでもリアルタイムでファイルを共有できます。
勤怠管理が複雑化しやすい
リモートワークでは、勤務時間の管理が難しいと言われています。出社するのとは異なり、自宅で仕事をスタートさせるため、始業・終業の報告がメールや電話になって管理が複雑・面倒になる点が課題となるでしょう。
また、就業時間中に本当に働いているのか確認できない問題もあります。リモートワーク環境によっては、個々の働き方に差が生じる可能性も十分にあります。ルールとマニュアルの整備をして差が出ないようにしたり、リモートワークに特化した勤怠管理ツールを導入したりして、管理することが大切です。
リモートワークツールの種類
リモートワークで活用できるツールとしては、以下のようなものがあります。
- コミュニケーションツール
- タスク管理ツール
- ファイル共有ツール
- 勤怠管理ツール
抱えている課題や悩みにあわせ、最適なツールを導入しましょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にするためのツールです。チャットツール・ビデオ会議ツール・音声通話ツールなどが含まれ、すべての機能を兼ね備えているものもあります。
ツールの導入によってコミュニケーション不足を解消できるほか、リアルタイムでの情報共有がしやすくなるのがメリットです。ファイルを送信したり、複数人で同時に会議ができたりするツールもあるので、目的に合わせて選びましょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、タスクの割り当てや進捗管理、期限管理などを効率的に行うためのものです。ToDoリスト・プロジェクト管理ツール・ガントチャートなど、さまざまな種類があります。
ツールによってタスク管理がスムーズにできるようになると、プロジェクトの遅れや重複作業などを防げるでしょう。視覚的に分かりやすいタスク管理ツールを選べば、「いつ」「誰が」「何を」すれば良いのかが一目で分かるようになります。
ファイル共有ツール
ファイル共有ツールは、チームメンバー間でファイルを共有したり、共同編集したりするためのものです。クラウド上でファイルを管理するものが一般的で、同時編集機能を有する場合もあります。
リアルタイムでファイルの共有ができるほか、同時編集によって効率よく作業が進められるのが大きなメリットです。コメント機能などが搭載されているツールであれば、ファイルの内容に関するメモや指示も一緒に共有できます。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、出退勤の管理や労働時間の自動集計、有給休暇の管理など勤怠管理に関する作業を自動でできます。リモートワークでは、従業員の勤務状況を把握することが難しいため、勤怠管理ツールの導入が必須とも言えるでしょう。
業務状況の可視化やシフト管理、PCやスマートフォンで打刻できるツールなどもあり、オフィス勤務と同様に勤務状況を把握することが可能です。
リモートワークで使えるコミュニケーションツール4選
リモートワークで使えるおすすめのコミュニケーションツールは、以下の4つです。
- Slack
- Chatwork
- Zoom
- Google Meet
それぞれ詳しく紹介します。
Slack
Slackは、コミュニケーション不足を解消してくれるメッセージングプラットフォームです。チャットやビデオ通話、音声通話などの機能が備わっており、メッセージの送信時にはファイルの添付もできます。
チームごとにグループを作成してコミュニケーションを取れるため、プロジェクトの進行が円滑になるでしょう。また、無料での利用も可能なため、試しにチャットツールを導入したい企業にもおすすめです。
【料金プラン】
- フリー：無料
- プロ：1ユーザー925円/月
- ビジネスプラス：1ユーザー1,600円/月
- Enterprise Grid：要問い合わせ
Chatwork
▲出典:Chatwork
Chatworkは、日本発祥のクラウド型ビジネスチャットツールです。国内を中心に多くの企業で導入されており、リモートワーク中のコミュニケーションを活性化させるためのツールとしても人気があります。
1対1のチャットをはじめ、音声やビデオでの通話も可能です。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、はじめての方でも非常に使いやすいとされています。タスク管理やスケジュール管理といった機能も備わっており、さまざまな役割を果たしてくれるのも魅力です。
【料金プラン】
- フリー：無料
- ビジネス：1ユーザー840円/月
- エンタープライズ：1ユーザー1,440円/月
Zoom
Zoomは、ビデオ通話に特化したコミュニケーションツールです。スマホやPC、タブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスしてコミュニケーションを取ることができます。また、チャット機能も搭載されているので、メッセージのやり取りも可能です。
暗号化やパスコードの保護など、セキュリティ対策が施されているので、リモートワークであっても安心して利用できます。Outlookなどのカレンダーと同期し、ミーティングの予定を確認することも可能です。
【料金プラン】
- ベーシック：無料
- プロ：1ユーザー2,125円/月
- ビジネス：1ユーザー2,999円/月
- ビジネスプラス：1ユーザー3,438円/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するWeb会議ツールです。個人アカウントであれば、最大100名までの参加者が無料で利用できます。ブラウザ上で簡単に利用でき、アプリのインストールなどはとくに必要ありません。
Googleのアカウントがあれば簡単に使用できるため、リモートワークがスタートしたばかりの企業にもおすすめです。基本無料でありながら、画面共有・チャット・ホワイトボード・録画機能など、リモートワークに必要な機能は一通り揃っています。
【料金プラン】
- フリー：無料
- プレミアム：1ユーザーあたり1,300円/月
リモートワークで使えるタスク管理ツール3選
リモートワークで使えるおすすめのタスク管理ツールは、以下の3つです。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、さまざまな機能が搭載されたグループウェアです。タスク管理をはじめ、掲示板やスケジュール管理など豊富な機能が備わっています。また、自社が抱える課題に合わせてカスタムアプリを作成できるのも特徴の1つです。
ToDoリストを使ってタスク管理を行ったり、カスタムアプリを作成して効率の良い作業を行ったりと、活用の幅は多岐に渡ります。「プロジェクト」と呼ばれるチームでのタスク管理に特化した機能もあるので、用途に合わせて使い分けましょう。
【料金プラン】※5ユーザーから利用可能
- スタンダードコース：1ユーザーあたり500円/月
- プレミアムコース：1ユーザーあたり800円/月
Backlog
Backlogは、チームで利用できるタスク管理ツールです。複数人で行っているプロジェクトの管理やタスク管理が簡単にでき、シンプルな操作性と見やすいインターフェースで初めての方でも手軽に使用できます。
プロジェクトの担当者や期日を明確に表示してくれるので、漏れや遅れを防げるのが魅力です。リモートワーク中はチーム全体や個々のタスク管理が課題となるが、それぞれをしっかりと管理可能です。「誰が」「何を」進めているのかが視覚的に分かり、スケジュールも組みやすくなるでしょう。
【料金プラン】※ユーザー数による費用の増減なし
- スターター：2,970/月
- スタンダード：17,600/月
- プレミアム：29,700/月
- プラチナ：82,500/月
Redmine
Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。課題管理やガントチャートなど、プロジェクトを管理するための機能が多数備わっています。
課題管理では、タスクの登録や進捗管理、優先順位付けなどが可能です。ガントチャートでは、プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に確認できます。無料で利用できるので導入コストを抑えられるほか、オープンソースで自由に改変できるため、自社のニーズに合ったシステムを構築できるのが魅力です。
【料金プラン】
無料
リモートワークで使えるファイル共有ツール4選
リモートワークで使えるおすすめのファイル共有ツールは、以下の4つです。
- Dropbox
- Google Drive
- pCloud
- MEGA
Dropbox
Dropboxは、人気のあるファイル共有ツールの1つです。無料で利用でき、最大2GBまでのファイルを共有できます。有料プランでは、ストレージ容量を5TBまで拡張可能です。ファイルの共同作業も可能なため、作業をスムーズに進めやすいのも特徴と言えます。
ファイルのアップロード・ダウンロード・共有など基本的な機能のほか、ファイルのバージョン管理やファイルの暗号化、チームフォルダの作成など便利な機能も多数備わっている便利なツールです。
【料金プラン】
- フリー：無料
- Plus：1,200/月
- Essentials：2,000/月
- Business：1ユーザーあたり1,500/月
- Business Plus：1ユーザーあたり2,400/月
Google Drive
Google Driveは、Googleが提供するファイル共有ツールです。無料で15GBまでのファイルを共有でき、有料プランに加入すればストレージ容量を最大30TBまで拡張できます。ファイルのアップロード・ダウンロード・共有だけでなく、ファイルの編集やバージョン管理も可能です。
編集履歴などを残せるため、元のバージョンに戻すこともできます。また、コメント機能が搭載されているので、各ファイルごとの共有事項やメモなどを残せるのも特徴です。他のGoogleサービスとも連携しているので、スムーズに作業を進められます。
【料金プラン】
- 個人向け：無料
- Business Starter：680円/月
- Business Standard：1,360円/月
- Business Plus：2,400円/月
- Enterprise：要問い合わせ
pCloud
pCloudは、高セキュリティなファイル共有ツールです。無料で10GBまでのファイルを共有でき、有料プランではストレージ容量を2TBまで拡張できます。ファイルの暗号化機能に特化しており、セキュリティを重視する企業には特におすすめです。
スマホやタブレットなどからもアクセスしやすく、外出先やリモートワークにも最適なファイル共有ツールと言えるでしょう。
【料金プラン】
- Premium 500GB：4.99USD/月
- Premium Plus 2TB：9.99USD/月
MEGA
MEGAは、無料プランで50GBの大容量ストレージを提供するファイル共有ツールです。ファイルのアップロードやダウンロード、共有など基本的な機能を無料で利用できます。
また、ファイルの暗号化やファイルのバージョン管理、モバイルアプリ機能なども搭載されており、無料で大容量のファイルを共有したい企業にはとくにおすすめです。チャットや通話などの機能も用意されているので、リモートワークにもピッタリだと言えるでしょう。
【料金プラン】
- フリー：無料
- Pro I：1,744円/月
- Pro II：3,491円/月
- Pro III：5,237円/月
リモートワークで使える勤怠管理ツール4選
リモートワークで使えるおすすめの勤怠管理ツールは、以下の4つです。
- かんたん勤怠
- ジョブカン勤怠管理
- KING OF TIME
- タイムレコーダーオンライン
それぞれ詳しく紹介します。
かんたん勤怠
かんたん勤怠は、LINEでできる勤怠管理ツールです。LINEを使って出退勤の管理ができるため、リモートワークにもピッタリと言えるでしょう。リアルタイムでデータが確認でき、すぐに出力できるのも特徴の1つです。
休憩時間の管理やシフト管理、有給休暇の申請などもツール1つで完結します。見積もりや契約の後は初期設定なども行ってくれるので、スムーズに導入できるでしょう。
【料金プラン】
要問い合わせ
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。25万社以上の導入実績を持ち、豊富な機能と高い使いやすさ、法令遵守のサポートで多くの企業が導入しています。
ジョブカン給与計算などと連携させれば、勤怠管理・給与計算・労務HRが1つのツールで完結するため、人事労務の手間を大きく減らせるのが特徴です。出勤管理やシフト管理のほか、休暇の申請などもツール内から行えます。
【料金プラン】
- 無料プラン：無料
- 有料プラン：1ユーザーあたり200〜500円/月（最低利用価格2,200円）
KING OF TIME
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。初期費用無料で導入でき、月額料金も比較的安価なため、小規模な企業であればリーズナブルな費用で利用できるでしょう。
人事労務や勤怠管理、給与計算やデータ分析などが1つのツール内で行えるため、リモートワーク中であっても管理がしやすいとされています。出退勤の打刻や休憩時間の管理を行った後、勤怠データの集計や分析が行えるため、従業員の勤務状況を管理したい場合にもおすすめです。
【料金プラン】
- 1ユーザーあたり330円/月
freee人事労務
freee人事労務は、株式会社freeeが提供するクラウド型の人事労務システムです。給与計算・年末調整・社会保険手続き・従業員情報の管理など、人事労務に関するあらゆる業務を効率化できます。
スマホやタブレットからもアクセスでき、リモートワーク中でもスムーズに打刻できるのが特徴です。また、位置情報を取得する機能も備わっており、直行直帰やテレワークにも最適なツールと言えるでしょう。
【料金プラン】
- ミニマム：1ユーザーあたり400円/月
- スターター：1ユーザーあたり600円/月
- スタンダード：1ユーザーあたり800円/月
- アドバンス：1ユーザーあたり1,100円/月
リモートワークツール活用のポイント
リモートワークを成功させるためには、適切なツールを活用することが最も重要です。自社で抱えている課題を明らかにし、最適なものを選んで導入を検討しましょう。また、以下のポイントを押さえることで失敗なくツールを選べます。
- ツールの導入目的を明確にする
- 必要な機能を備えたツールを選ぶ
- 導入前にトライアルを利用する
- 従業員への教育・指導を行う
- 運用ルールを定める
- 定期的に見直しを行う
- 災害時や緊急事態が起こった際の連絡手段を決める
ツールの導入目的を明確にし、必要な機能を備えたツールを選ぶのはもちろん、導入前にトライアルを行うことも大切です。また、従業員の中にはツールの利用に慣れていない方もいるため、教育や指導をしっかり行った上で運用を開始しましょう。
運用ルールを事前に定めておけば、情報漏洩などといったトラブルも未然に防げます。利用しているツールに過不足がないか、プランは最適かなどを定期的に見直しながら、常に最適な環境でリモートワークが行えるようにしましょう。
リモートワークを進めると、災害時に社員の現状把握をするのが困難になります。安否確認を迅速に行うためには、ツールを導入するのがおすすめです。中でもおすすめのツール『安否確認サービス2』では、従業員本人に加えて家族の安否確認も同時に行えます。また、安否確認後の指示もスムーズに伝えられるのが魅力です。
リモートワークツールで効率の良い仕事を
リモートワークツールは、リモートワークを成功させるために欠かせないものです。チームの規模やワークフローに合ったツールを選び、効果的に活用することで場所や時間に縛られない効率的な働き方が可能になります。
リモートワークツールの導入を検討している方は、ぜひ本記事で紹介したツールや活用のポイントを参考に、最適なツールを選んでみましょう。
また、リモートワーク時に災害が起きた際の安否確認をスムーズに行いたい場合は『安否確認サービス2』の利用がおすすめです。従業員や家族の安否を確認でき、スムーズに指示が出せます。リモートワークツールとあわせて、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
