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企業が安否確認訓練を行うべき理由とは?具体的な手順とシナリオを紹介

日本は、地震や台風などの自然災害が多い国です。企業としては、災害発生時に従業員の安否や被災状況を素早く確認し、従業員を守るために、日頃から訓練を行う責任があります。また、事業を一刻も早く再会し、損失を最小限に抑える必要もあります。

この記事では、安否確認の訓練の目的や手順、正しく行動を起こせるための効果的なポイントについてご紹介します。従業員の安全を守るために、どのような準備を進めればいいのか確認していきましょう。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

目次

安否確認が企業の義務である理由

災害時に「従業員の安否確認をしなくてはならない」といった具体的な法令はありません。しかし、いかなる場合においても、企業は雇用している従業員の安全を確保することが義務付けられています。

これは「労働契約法第5条」に定められている「労働者の安全への配慮」の項目に該当します。

以下は、労働契約法の抜粋です。

使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。

(引用:労働契約法

この法令では、従業員が安全かつ健康に働けるよう、企業側が配慮することが定められています。また、従業員の安全配慮義務については、労働契約法だけでなく、労働安全衛生法にも記載がされています。

(事業者等の責務)

第三条 事業者は、単にこの法律で定める労働災害の防止のための最低基準を守るだけでなく、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて職場における労働者の安全と健康を確保するようにしなければならない。また、事業者は、国が実施する労働災害の防止に関する施策に協力するようにしなければならない。

(引用:労働安全衛生法

つまり、災害発生時に従業員を助けなかったり、ケガをしているのに無理に出勤させたりした場合、企業側にペナルティが課せられる恐れがあります。

とはいえ、安否確認の必要性は法律に定められているからだけではありません。以下のような理由によって、従業員の安否確認は必須といえるでしょう。

  • 迅速な事業継続・再開につなげるため
  • 社会的信用を保つため

それぞれについて解説します。

迅速な事業継続・再開につなげるため

従業員の安否確認を行うと、迅速な事業継続・再開につながります。災害をはじめとする緊急事態が発生したときは、命に別状がなかったとしても、交通機関の混乱や通信回線の混雑などによって出勤できない従業員が出ると予想できます。

そのため、従業員の安否確認を行いつつ、緊急対応の可否についても把握しておけば「どれほどの従業員が出勤できるか」「テレワークで対応できる従業員はいるか」なども分かります。すると、必要に応じた対策を練りやすくなり、迅速な事業継続・再開が可能となるでしょう。

なお、災害発生時にいち早く事業を再開するためには「BCP(事業継続計画)」を策定しておくのがおすすめです。BCP(事業継続計画)とはBusiness Continuity Planningの頭文字で、緊急事態における事業の継続計画のことを指します。

災害時は想定外の事態が発生する可能性があるため、冷静な判断を下せない場合もあるでしょう。このような事態に備えてBCPを策定していれば、次の行動が読みやすくなり、迅速な事業復旧が可能となるでしょう。

BCPの策定がまだお済みでない企業には、トヨクモが提供している「BCP策定支援サービス(ライト版)」の活用がおすすめです。通常、BCPコンサルティングは数十〜数百万円ほどしますが、BCP策定支援サービス(ライト版)であれば1ヵ月15万円(税抜)で策定できます。費用を抑えつつ、BCPを策定したい方にもおすすめです。

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社会的信用を保つため

安否確認を含むBCP(事業継続計画)を策定することは、企業の社会的信用度のアップにもつながります。災害発生時における対策を事前に策定していることは、多様なステークホルダー(利害関係者)に対して安心感を与えるからです。

また、このような企業(管理側)の姿勢を公に見せることにより、従業員の信頼感が高まると期待できるでしょう。反対にBCPへの取り組み意識が低い企業は、労働契約法などの安全配慮義務に抵触してしまったり、社会的信用を失ったりするおそれがあるので注意が必要です。

企業が行う安否確認の訓練とは

企業が行う安否確認の訓練とは、実際に起こりうる災害を想定して従業員の安全を守る仕組みを構築するために行われるものです。被災状況を想定して対策を練り、災害時に落ち着いて行動できるよう定期的な訓練が求められます。

また、あらゆる災害に備え、企業が事前に策定した安否確認方法が、有事の際に効果的に機能するかを検証する目的もあります。「策定した安否確認方法は実際の緊急事態時にも役立つか」「よりよい安否確認方法はないか」などを検討しながら訓練すれば、従業員をより守れる体制を構築できるでしょう。

訓練では、従業員の安否確認を素早く実施できるかどうかだけでなく、災害発生時においても事業を止めることなく継続できる体制を構築できるかが試されます。

スムーズな事業再開を実現するためにも、事前に策定した手順で安否確認を行えるかを検証しましょう。実際に災害が起きた時、すべての従業員が冷静かつ正確な対応ができることが目的です。

企業が安否確認訓練を行うべき理由

安否確認訓練は、被災状況を把握し従業員の安全確保を図るだけが目的ではありません。ここでは、企業が事前に安否確認訓練をすべき理由を解説します。

  • 策定したBCPが想定通りに機能するかを確かめるため
  • 従業員・取引先に対して企業が負う責任を果たすため
  • 従業員に対して当事者意識と危機感を持ってもらうため

策定したBCPが想定通りに機能するかを確かめるため

さまざまな災害を想定して策定したBCPが、計画通りに機能するかを事前に確かめておく必要があります。

たとえ入念なBCPを策定していたとしても、それが事前の想定どおりに機能しなければ、有事の際に活用できず、従業員の安否確認に遅れが生じてしまうでしょう。安否確認が遅れ、事業活動の再開にも遅れが出れば、最悪の場合会社の存続すら危ぶまれます。

安否確認訓練を定期的に行うと、策定したBCPの改善点を見つけやすいです。訓練で上手く機能しなければ、当然実際の災害時にも機能しません。BCPを実効性のあるものに随時アップデートするためにも、適宜改善を加えてより効果的な計画を作成しましょう。

従業員・取引先に対して企業が負う責任を果たすため

企業は災害が発生した緊急事態においても、従業員やその家族の命を守るために最善を尽くす社会的な義務を負っています。そのため、後述する安否確認システムの導入やBCPの策定など、従業員一人ひとりの安否を確認できる仕組みを構築しておかなければなりません。

災害時に対応できるシステムやマニュアルが完備されていれば、従業員の企業に対する安心感やロイヤリティも高まります。有事の際にも従業員のことを考えてくれている会社、というイメージが社内外に定着するでしょう。

また、従業員だけでなく取引先に対する信頼を保持するためにも訓練は欠かせません。災害が発生しても被災状況を最小限に止め、取引先に対しての商品やサービスの提供を滞らせないよう対策すること、つまりは供給責任を果たすことも、企業が負うべき義務です。

従業員に対して当事者意識と危機感を持ってもらうため

BCPに則った安否確認訓練は、日本の多くの企業で行われています。しかし、肝心の従業員に当事者意識がなければ、せっかく訓連を行っても、有事の際に効果を発揮しません。

「自分の住む地域では災害は起こらないであろう」

「毎年同じ訓練だし真面目に参加する必要はない」

災害の発生時には、従業員のこうした危機意識の低さが安否を大きく左右するのです。とはいえ、同じような訓練を形式的に行っているだけでは、災害時の危機感を持つことは難しいでしょう。そこで企業は、従業員の防災意識を引き出すような訓練内容の見直し、訓練に対して積極的に参加できるようにシステムを整える必要があります。

訓練を通じて「災害はいつ起こってもおかしくないもの」という意識を全従業員に持ってもらうことが重要です。

「いつでも自分が被災者になる可能性がある」という意識を持たせることも、訓練を行う意義の一つです。

安否確認訓練の手順

ここからは具体的な安否確認訓練の手順を紹介します。

  • まずは自らの安全を確保する
  • その後に周囲の人の安全を確認する
  • 周囲の状況(建物等)を確認する
  • 状況に応じて責任者への報告・連絡・相談

災害発生時の優先順位は、「自分→周囲の人→建物」です。大まかな流れを理解し、いざ災害が発生しても落ち着いて行動できるように手順を確認していきましょう。

まずは自らの安全を確保する

災害発生時には、まず自分自身の安全を確保しましょう。当たり前ですが、自身の安全を確保できなければ、その後、冷静に対応することはできません。

地震発生時にオフィスにいる場合は、机の下に潜って什器やオフィス機器の転倒から頭部を守りましょう。揺れが収まってもすぐには飛び出さず、照明器具の破片などに注意しながら落ち着いて周囲の状況を確認します。もし、火災等の危険性が覚知され、その場から避難する必要性が出てきた場合には、日頃から確認している安全な避難経路にしたがって安全な場所へ逃げましょう。

また、オフィスが沿岸部などに位置する場合は、日頃から津波の危険性についてハザードマップで確認しておき、安全な避難先を確保しておく必要があります。外出している場合は、倒壊しそうな建物や上方からの落下物から素早く離れ、安全な場所へ避難します。そのとき起きている災害や場所に応じ、臨機応変な対応を行いましょう。

その後に周囲の人の安全を確認する

自分自身の安全を確保できたら、そこで初めて周囲の人の安否確認を行いましょう。周囲の人に声をかけて、無事かどうか確認します。

オフィス機器や什器の下敷きになっていたり、転倒して立ち上がれない人がいたりする場合は、周辺へ呼びかけて救出の準備を進めましょう。

その場でできることやすべきことを判断し、臨機応変に対応することによって周囲の人の命を助けられます。応急処置では間に合わない場合は、すぐに救急や消防へ連絡するといった対応を取りましょう。

自己判断ですべての問題を解決しようとするのではなく、そのときの状況に応じて適切な行動を周囲と取れるよう、準備をしておくことが重要です。

周囲の状況(建物等)を確認する

自分自身と周囲の安全を確保できたら、無理のない範囲で周囲の被害状況を確認しましょう。周囲に倒壊しそうな建物がないか、火の元になりそうな危険物はないかを見まわします。

工場や倉庫内にいる場合は、災害時に稼働したら危険な機械や設備がないかを確認し、動いている場合は稼働を停止させましょう。震度の高い地震が発生した場合、2回目3回目の余震によって被害が拡大するケースも考えられます。

危険物や危険な場所に近づかないように、立ち入り禁止の措置を図り、周囲の人の避難誘導を行うことも大切です。

状況に応じて責任者への報告・連絡・相談

自身や周囲の安全確保が済んだら、自社の防災担当者に状況の報告を行い指示を仰ぎましょう。担当者は従業員の状況を把握し、上層部へ報告します。企業は最終的に従業員全員の安否を確認し、今後の対応を示します。

電話連絡網ですぐにコミュニケーションが取れれば問題ありませんが、防災担当者自身が被災していたり、災害の影響で電話回線やインターネットがつながりにくくなっていたりする可能性も考えられます。

そのため、災害時にアクセスが急増しても安定して稼働する安否確認システムを利用していると安心です。

安否確認訓練のシナリオ作成のポイント

災害発生時に、正しい行動を取ることは極めて困難です。いざというときに計画に沿って行動に移せるようになるためには、実際の災害を想定した具体的なシナリオ作成が求められます。

従業員一人ひとりが危機感を持って、訓練に臨めるようなシナリオを作成しておけば、有意義な安否確認訓練を実施できるはずです。。

ここでは、シナリオ作成において押さえるべき3つのポイントを紹介します。

  • 地震などに偏らずあらゆる災害を想定する
  • 災害が起こる時間帯もあらゆるケースを想定しておく
  • シナリオは定期的に変更を加える

地震などに偏らずあらゆる災害を想定する

一般的に、自然災害に対する訓練は地震を想定して行われる傾向があります。しかし、当然ながら災害は地震だけではありません。台風や火災、豪雨などの自然災害、さらには人為的な事故などあらゆる災害に対して適切に対応できるよう複数のパターンを想定したシナリオを作成しましょう。

たとえば、以下のような災害を想定したシナリオをあらかじめ作成しておくと安心です。

  • 地震
  • 巨大台風
  • 集中豪雨
  • 大規模火災
  • 高潮・高波による被害
  • 鉄道・航空・自動車事故

これらの災害が実際に起きた際に落ち着いて対応できるよう、災害状況を細かく設定ししょう。

災害が起こる時間帯もあらゆるケースを想定しておく

災害は、日中に起こるとは限りません。実際に、過去に発生した大地震の時間帯も早朝から深夜にかけてまでさまざまです。

  • 早朝~朝方

   阪神・淡路大震災 火曜日5:46

   大阪北部地震 月曜日7:58

  • 日中

   東日本大震災 金曜日14:46

   新潟県中越沖地震 祝日10:13

   関東大震災 土曜日11:58

  • 深夜

   熊本地震(前振)木曜日21:26

   熊本地震(本震)土曜日1:25

このように、災害はいつ・どれくらいの規模で発生するか、まったく予測がつきません。就業中に発生することもあれば、帰宅時に起こる可能性もあります。

そのため、災害が起こるあらゆる時間帯を想定し、適切な対応を取れるように時間帯別のシナリオを用意しておきましょう。

シナリオは定期的に変更を加える

災害時に対応したシナリオは定期的に変更を加えるべきです。

訓練の度に同じシナリオを使いまわしていると「また前回と同じ流れね」「いつもと同じ訓練でしょ」と、訓練に緊張感がなくなってしまいます。

形式的な訓練を繰り返すだけでは、意味がありません。有事の際に慌てず適正に行動できるためにも、シナリオは定期的にアップデートし、訓練内容に反映させます。従業員に当事者意識と緊張感をもたせるよう、シナリオのマンネリ化を防ぎ、工夫することを心がけましょう。

安否確認訓練を行う際の注意点

安否確認訓練を行う際の注意点は、主に以下のとおりです。

  • 従業員に安否確認の重要性を理解してもらう
  • 業務時間外の安否確認訓練参加の強制はできない
  • 英語での安否確認に対応できる体制を構築する

それぞれについて解説します。

従業員に安否確認の重要性を理解してもらう

従業員に安否確認の重要性を理解してもらいましょう。「そもそも、なぜ安否確認訓練が必要なのか」を従業員に理解してもらわなければ、たとえ訓練を行っても「有事の際に迅速かつ冷静な対応ができるようになる」という本来の目的が果たされません。訓練の実施をアナウンスしても、参加してくれる人すら現れない可能性があります。

その状況を打破するには、災害に対する危機感や当事者意識を従業員一人ひとりに持ってもらうことが大切です。たとえば、災害や防災そのものについての基礎知識を身に付けられるような研修会を行ってみるのも有効です。

災害に関する知識を身に付け防災への意識を高めたあとに、安否確認訓練を呼びかけましょう。

もちろん、有事の際は想定どおりに行動できないことも珍しくなく、状況に応じた臨機応変な対応が求められます。しかし、有事の際の自分の行動が、自身を含めた周囲の人の安否を左右することが分かれば、訓練に対する意識も変わるでしょう。

また、防災対策を自ら立案できるような行動力のある人材を育成することも重要です。訓練の企画やBCPの策定、企業防災の統括を行う防災担当者を選任しましょう。

業務時間外の安否確認訓練参加の強制はできない

実際に業務時間外に安否確認メールへの返信を依頼することは、法に反することではありません。しかし、送信したメールに対して回答を強制することは難しいというのが現実です。

メール回答を強制した場合、労働とみなされてしまい、その工数に対する賃金を払わなければいけなくなります。もし業務時間外に安否確認訓練に参加しない従業員が存在しても、その従業員に対してペナルティを課すことは困難です。つまり、メールに返信してもらうために、会社側からアクションを起こすことはできません。

とはいえ、皆が同じ空間にいない業務時間外こそ、安否確認訓練を行う意義があります

また、いかにすみやかに従業員の安否確認を行い、会社に出勤できる従業員を把握するかは、会社の存続にも影響します。

そのため、会社側としては安否確認訓練への参加を強いるのではなく、自主的に参加したいと思えるような工夫をしていく必要があります。日頃から従業員に対し災害に対しての正しい知識を提供し、安否確認を行うことによるメリットを従業員に対して明示し、訓練に協力してもらえるよう促しましょう。

英語での安否確認に対応できる体制を構築する

外国人の雇用や、海外との取引がある企業において、英語での安否確認は極めて重要です。普段は日本語で会話している外国人であっても、災害という緊急事態時には頭が真っ白になってしまう可能性もあるでしょう。とくに日本語に慣れていない方にとっては、日本語での安否確認に苦戦すると予想できます。

そのため、英語でも安否確認できる体制を整えておくと、外国人の安否確認もスムーズに行えるため、迅速な事業継続がより可能となります。

なお、英語での安否確認については、以下の記事で詳しく解説しています。あわせて参考にしてみてください。

スムーズな安否確認訓練を実現するためには安否確認システムの導入がおすすめ

スムーズな安否確認訓練を実現するためには、安否確認システムの導入がおすすめです。安否確認システムとは、災害やテロといった緊急事態時に従業員の安否確認を迅速に行うシステムのことです。自動で従業員の安否確認を行えるため、迅速な事業復旧が可能となります。

安否確認システムは種類によって機能に差があるものの、導入すると以下のメリットを得られます。

  • すみやかな情報収集が可能となる
  • 複数拠点にサーバーを設置しているため連絡がつながりやすい
  • 事業の継続性担保に寄与する

それぞれについて解説します。

すみやかな情報収集が可能となる

すみやかに従業員の情報を把握できるのは、安否確認システムを使う大きなメリットです。安否確認において重要なことは、従業員の安否情報と被災状況の把握です。

安否確認システムを用いない場合、防災担当者が安否確認メールを従業員へ一斉に送信し、返ってきたメールの内容を一通一通確認する必要があります。さらに、一つひとつの回答をエクセルやスプレッドシートに転記するといった煩雑な作業も発生します。自身も被災している中で、全従業員の安否を迅速かつ正確に把握することは難しいでしょう。

しかし、安否確認システムを利用していれば、メールの一斉送信から回答の収集まで適正にシステムが担ってくれます。万が一、従業員からの返信がなくても、再送信の機能によって従業員全員の安否をシステムが自動で行います。

何が起こるかわからない災害時において、情報を素早く正確に収集できる安否確認システムの存在は、防災担当者と他の従業員の双方にとって大きな安心材料となるでしょう。

複数拠点にサーバーを設置しているため連絡がつながりやすい

連絡のつながりやすさも安否確認システムのメリットです。

災害時は、電話やインターネット回線などのインフラ機能が停止し、通信回線がつながりにくくなる恐れがあります。そのため、家族や職場の人間との連絡が取りづらくなる事態が考えられます。実際に、東日本大震災の際には急激に通信回線へのアクセスが増加したことから安否確認に遅れが生じたというケースも報告されています。

一方で安否確認システムは、一般的に複数拠点にデータサーバーを設置しているため、緊急時でも連絡が付きやすいです。たとえば、トヨクモの『安否確認サービス2』は、災害時にアクセスが急増しても自動的にサーバーが拡張するため、授業員や家族と連絡が取れないストレスを感じることなくご利用いただけます。

事業の継続性担保に寄与する

災害時の素早い安否確認は従業員の被災状況の確認だけでなく、事業の継続・再開を確実なものにするために必要不可欠です。

事業の継続には、従業員一人ひとりの存在が欠かせません。従業員が無事であれば事業の継続に向けた方向性を示せ、再開の目途を立てられます。

安否確認システムの利用によって従業員の安全を確保し、適切に出社または待機の指示を出せるため、スムーズな業務の再開を実現できるでしょう。

トヨクモの「安否確認サービス2」の導入がおすすめ!

安否確認システムのなかでも、おすすめなのがトヨクモが提供している『安否確認サービス2』です。安否確認サービス2はさまざまな魅力があるものの、とくに以下の3つがおすすめです。

  • 災害を検知して自動で安否確認メッセージを送信
  • 初期費用無料
  • 全国一斉訓練を実施

それぞれについて解説します。

災害を検知して自動で安否確認メッセージを送る

安否確認サービス2は、災害発生時に気象庁の災害情報と連動して、登録済みの連絡先に災害が発生した旨を自動一斉送信します。

LINEやメールなどといった複数の連絡先にメッセージを送信できるため、全従業員に適した方法で連絡を取れる点が特徴です。さらに、回答結果はリアルタイムで自動集計され、従業員一人ひとりの安否状況をすぐに確認できます。

災害発生時は訓練をしても焦ってしまうものです。場合によっては、担当者の身動きが取れず従業員全体に連絡ができないかもしれません。

しかし、安否確認サービス2を導入すれば、災害を検知して自動で確認メールを送信できるため、遅れることなくリアルタイムでの状況確認が可能です。

初期費用無料

災害に備えることは重要だと理解していても、いつ起こるか分からないものにコストをかけたくないと考える企業も多いはずです。

安否確認サービス2は、初期費用はかからず、プランと契約ユーザー数に応じた料金のみで利用できます。また、従業員だけでなく従業員の家族の安否確認機能も通常料金内に含まれています。

コストをなるべくかけずに、従業員に安心を与えられる備えをしておきたいと考える企業には、非常におすすめです。

全国一斉訓練を実施

トヨクモでは安否確認サービス2を契約しているすべての企業を対象に毎年9月1日(防災の日)に全国一斉訓練を実施しています。

全国一斉訓練は、トヨクモが主体となって行う実践に近い安否確認訓練です。参加企業の回答情報を集計し、回答率や回答時間をレポートにまとめて提供しています。訓練実施時点で、自社の従業員がどれだけ災害時に迅速に行動できるか、そして危機感を持てているかを測ることができます。

全国一斉訓練では、実践に近い形式のトレーニングを行い、下記をフィードバックします。

  • 参加全団体の平均回答率
  • 自社ユーザーの回答率の時間推移
  • 昨年との回答率、回答時間の比較

訓練に参加することによって、自社に足りない部分が明確に判断でき、実際の災害時の対応力を高められるでしょう。

さらに、全国一斉訓練を行い、システムに最大限のアクセス負荷をかけることにより、災害時でも問題なく稼働するかを確認しています。そのため、緊急事態が起こったときでも安心して利用できるでしょう。

全国一斉訓練で優秀な対応ができた企業には「Good安否確認賞」を贈呈

「Good安否確認賞」は、回答率や回答時間が優秀な企業を表彰している賞です。トヨクモは防災に対して意欲的に取り組んでいただいている団体様を表彰し、BCPをはじめとする防災に対する意識を高めています。

参加企業同士が競争意識を持つことにより、それぞれのユーザーが適度な緊張感を持ちながら訓練に臨め、結果として従業員全体の災害に対する「わがこと意識」(自分事意識)が強くなると考えています。

災害発生時に速やかに対応できるように安否確認訓練を実施しよう

マンネリ化した訓練を形式的に行っていても、従業員の危機管理は身に付きません。

実際の災害発生時に素早く正しい行動を取るためにも、安否確認システムの導入をぜひ検討してみてください。

トヨクモが提供する『安否確認サービス2』は、従業員全体への安否確認の一斉送信はもちろん、個人の被災状況を素早く集計し管理担当者へ通知するサービスをご利用いただけます。

一斉送信の予行演習を行えるため、災害を想定した現実的な訓練も可能です。無料お試し期間もあるので、ぜひこの機会にお試しください。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。