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英語での安否確認は必須!メールで役立つフレーズや例文を詳しく解説

外国人を雇用する企業は年々増加しています。日本語を母語としていない外国人従業員にとっては、災害時、日本語特有の難解な表現に苦労する人が多いのが現実です。そのため、英語が使える外国人従業員に対しては、英語で安否確認を行えればスムーズにコミュニケーションを図れるでしょう。

さらに、海外に支店がある場合や取引先が海外にもある場合は、現地で災害が起こったときも落ち着いて安否確認を行うことが求められます。相手が海外にいる場合は日本語が通じるとは限らないため、通じる確率の高い英語を利用するとスムーズに安否確認を行えます。

そこでこの記事では、英語でコミュニケーションが取れる外国人従業員に対して安否確認する際に役立つフレーズや例文を紹介します。上記の条件に当てはまる企業の防災担当の方はぜひ参考にしてください。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

トヨクモが提供している『安否確認サービス2』は、日本語だけではなく英語にも対応しています。メールや設問フォームはもちろん、権利者が閲覧する集計画面も英語表記にできるため、スムーズな安否確認が可能となります。英語に対応した安否確認システムの導入をお考えの方は、ぜひ安否確認サービス2をご検討ください。

安否確認を英語で行う必要性

厚生労働省が令和6年1月に発表した「『外国人雇用状況』の届出状況まとめ」によると、2023年(令和5年)時点で日本国内の外国人労働者の数は過去最高の約205万人にものぼります。人口減少に伴い労働人口の減少も進む日本において、外国人労働者は今後ますます増えていくと考えられています
(参考:厚生労働省|「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(令和5年10月末時点))

このような状況であることから、外国人従業員向け防災ツールの整備は必須といえるでしょう。多言語化が望ましいですが、英語から着手することをおすすめします。

英語を母国語としている人は、実は世界中でも数%に過ぎませんが、国際共通語として使われており、商業言語としても確立されています。実際、国をまたいだ企業間の商談は、ほとんどが英語で行われています。

また、公用語として母国語につぐ第二言語に英語を使っている国も多くあるほか、インターネット上に出回っている情報も半分以上が英語で表記されています。

▲出典:statista |The most spoken languages worldwide in 2023

以上のことから、災害が発生したときは英語を使って安否確認ができる体制を整えておくことが重要です。英語での安否確認ができると、以下のような場合に役立ちます。

  • 外国人従業員への連絡
  • 海外拠点の被災時の安否確認
  • 日本での災害時における海外からの安否確認

ここでは、英語を使った安否確認の必要性について解説します。

外国人従業員への連絡

英語での安否確認ができると、外国人従業員への連絡をスムーズに行えます。

普段日本語を上手に話す外国人従業員であっても、緊急時には咄嗟の日本語に対応できないかもしれません。また、普段は使わない災害時特有の日本語が分からない従業員もいるでしょう。日本語が得意でない外国人労働者であればなおさらです。

もしもの場合に備えて、日本語だけでなく英語での安否確認ができる体制を整えておくと外国人従業員にとっても安心できる環境を整備できます。スムーズなやり取りが実現できると、事業復旧に向けての協力体制も作りやすいでしょう。

企業の海外拠点での被災時の安否確認

災害は、日本のみならず世界各国で起こるリスクがあります。なかでも被害の大きい災害が多く発生しているのは、東南アジアから南アジア、西アジアにいたる帯状域です。

▲出典:防災科学技術研究所|防災基礎講座 地域特性編:Ⅴ世界の災害

そのため、企業の拠点が海外にある場合は、現地で災害が起きたときの対処法も検討しておかなければいけません。

また、日本のように防災意識が高い国はそう多くありません。海外で自然災害が起こると、日本以上に大きな混乱や社会不安が起こり、相手と連絡が取れなくなったり、治安が悪化して危険性が増したりする可能性があります。

そのため、海外に拠点がある場合や取引先が海外にもある場合は、現地で災害が起こったときに一刻も早く安否確認できる体制を整えておくと、迅速な事業復旧が実現しやすくなります。

日本での災害時に海外から英語で安否確認される場合も

日本で災害が発生した場合に、海外拠点や海外にある本社・支社から英語で安否確認される場合もあるため、その際に相手が何を尋ねているのかを理解し、どのように英語で返信をするべきかについて考えておく必要があるでしょう。

次章で紹介する安否確認に関する英語表現を身につけ、もしもの場合に備えてください。

【覚えておこう】安否確認に関する英語表現

安否確認の際に役立つ英語表現を下記のように災害の種類別や状況別に紹介します。

  • 災害の種類
  • 状況を確認するフレーズ
  • 無事かどうかを尋ねるフレーズ
  • 返信に用いるフレーズ

もしもの場合に備えて、これらの英単語や表現を覚えておきましょう。

災害の種類

まずは「災害」に関する単語を紹介します。

災害の種類(日本語)災害の種類(英語)読み方
地震earthquakeアースクウェイク
津波tsunamiタイダルウェイブ / ツナミ
台風/タイフーンtyphoonタイフーン
竜巻/トルネードtornadoトルネイドォ
ハリケーンhurricaneハリケイン
サイクロンcycloneサイクロン
洪水floodフラッド
火山噴火eruption / volcanic eruptionイラプション / ボルケイニックイラプション
土砂崩れ/地滑りlandslideランドスライド
火事fireファイヤー
山火事wildfire/bushfireブッシュファイヤー
大雨heavy rainヘビーレイン
河川氾濫river floodingリバーフラッディング
雪崩avalancheアバランチ
ひょう・あられhailヘイル
干ばつdroughtドラウト
感染症の大流行pandemicパンデミック
テロterrorismテロリズム
サイバー攻撃cyber attackサイバーアタック

台風・タイフーン・ハリケーン・サイクロンはそれぞれ「暴風雨」を表す単語ですが、下記のように熱帯低気圧が発生する地域が異なります。

発生地域
台風・タイフーン東経180度より西の北西太平洋と南シナ海で発生
ハリケーン北大西洋、カリブ海、メキシコ湾および西経180度より東の北太平洋東部で発生
サイクロンベンガル湾や北インド洋で発生

下記のような会話で災害名を使うことができます。

【会話例】

I heard about the 【災害名】 in 【国名・地名】. Are you OK?

訳:【国名・地名】で【災害】が発生したと聞きました。ご無事ですか?

【災害名】の部分に上記の表に記載してある災害名を入れましょう。

状況を確認するフレーズ

状況を確認する際に使えるフレーズは下記のとおりです。

英語フレーズ日本語訳
What is the situation there?そちらの状況はどうですか?
What is the damage there?そちらの被害はどうですか?
Please let me know when you can.時間があるときに私に知らせてください。
Were you alright with the 【災害名】?Were there no damage from the 【災害名】?【災害名】の被害はありませんでしたか?

自然災害が発生すると、多くの人が家族や会社に安否確認の連絡をするためスムーズに連絡を取るのが難しいです。自然災害にあまり慣れていない海外の国であればなおさらでしょう。

そのため、相手とすぐにやり取りができないケースを想定して、相手の状況や被害状況を聞く際に上から3番の「時間があるときに私に知らせてください。」といったフレーズをセットで使うことで相手に思いやりを示すことができます。安否確認メールを英語で送付する際には、ぜひこのフレーズも併用してください。

無事かどうかを尋ねるフレーズ

次に相手が無事かどうかを尋ねるフレーズは下記のとおりです。

英語フレーズ日本語訳
Is the office safe?そちらのオフィスは大丈夫でしょうか?
Is our 【名前】safe?弊社の【名前】は無事ですか?
It seems that there is 【災害名】 in your area. Are you OK?あなたのお住まいの地域で【災害名】が発生したようですが、大丈夫ですか?
Were you OK after 【災害名】 【日時や時を表す語句】【日時や時を表す語句】に発生した【災害名】は大丈夫でしたか?

3番目の例文で使われているseemですが「〜のようだ」を表す英単語で、物事が100%確信できない場合に使います。そのため、日本国内ではなく、海外の被害状況など情報が正確であるかどうか不明な場合に使用することがおすすめです。

安否確認メールの返信に用いるフレーズ

安否確認メールの返信に使えるフレーズを下記の2つのケースに分けて紹介します。

  • 日本で災害が発生して海外から安否確認のメールを送られた際に返信するケース
  • 海外で災害が発生して、現地の社員に安否確認メールを送信し安否を確認ができた際に返信するケース

【日本で災害が発生して海外から安否確認のメールを送られた際に返信するケース】

英語フレーズ日本語訳
I am fine.私は大丈夫です。
I am safe.無事です。
I am alright.私は大丈夫です。
We’re all safe.私たちは全員無事です。
Thank you very much for your kindness.ありがとうございます。あなたの優しさに本当に感謝します。
I appreciate your thoughtfulness/ concern.あなたの思いやりに感謝致します。

【海外で災害が発生して、現地の人に安否確認メールを送信し安否を確認ができた際に返信するケース】

英語フレーズ日本語訳
I hope you stay safe.無事を祈ります。
I hope this Email finds you safe and healthy.あなたの健康と安全を祈ります。
Stay safe.お気をつけて。
I hope you and your family are all safe.あなたとご家族全員がご無事でありますように。

主語は”I”だと「私」という意味になり、送信者本人のみとなります。しかし、主語を”We”にすることで「私たち」という意味に変わり、組織やチーム全体にすることが可能です。状況や送信する相手によって主語を使い分けましょう。

安否確認後に添えたいフレーズ

安否の確認ができた後には、二次災害に気をつけるように言葉をかけることもおすすめです。たとえば地震が起こった後であれば、余震や津波の危険があるため、そちらにも十分注意するように声を掛けることも大切です。

英語フレーズ日本語訳
Be cautious of aftershocks for some time after a quake.しばらくは余震に注意してください。
You should avoid seaside areas after an earthquake.地震の後は海から離れた場所にいるべきですよ。
When cleaning up, be careful not to get injured.片付けをするときにはケガをしないように気をつけてください。

災害時は混乱状況下にあり、落ち着かない状態が続くため、少しでも相手のことを思いやる言葉をかけましょう。

英語に対応している安否確認システムを導入するのもおすすめ

英語での安否確認を行う場合は、多言語に対応している安否確認システムを導入するのがおすすめです。安否確認システムとは、災害時に従業員やその家族の安否確認を行うシステムのことです。

地震をはじめとする災害が発生したとき、従業員に安否確認メールを自動送信したり、回答結果を自動集計・分析できたりします。安否確認にかかる手間を大幅に削減できるため、迅速な事業復旧を実現できるでしょう。

安否確認システムが英語をはじめとする多言語に対応していれば、日本語でのコミュニケーションが困難な外国人従業員であっても、スムーズな安否確認が可能になります。そのため、外国人従業員が働いていたり、海外との取引があったりする場合は、多言語に対応できる安否確認システムを導入してみてください。

トヨクモの『安否確認サービス2』の活用を!

安否確認システムのなかでも特におすすめなのが、トヨクモが提供している『安否確認サービス2』です。ホーム画面のユーザー情報欄もしくは個人設定から表示言語を日本語、もしくは英語から選択できるため、外国人従業員がいる企業でも安心して導入できます。

安否確認サービス2は気象庁の災害情報と連動しており、従業員への安否確認通知を自動で送信します。シンプルで使いやすいため、あらゆる従業員に受け入れてもらえるでしょう。

安否確認システムを活用した英語の安否確認メール例文

最後に、安否確認システムを活用した英語の安否確認メールの例文を紹介します。社内で働く外国人授業員向けと、被災した海外の取引先やクライアント向けの2つを紹介しているので、安否確認メールを作る際の参考にしてください。

社内向け

英文

件名:【Important】 Safety Confirmation Email

This is a safety confirmation email that is related to the disaster happened just now.

Everyone, please answer your safety from the following.

Then wait for next orders.

(安否確認情報登録リンク)

——————————————————————

和文

件名:【重要】安否確認メール

このメールは先ほど発生した災害に関する安否確認のためのものです。

各自で、下記より安否情報の登録をお願いします。

その後の対策指示を待機していてください。

(安否確認情報登録リンク)

社外向け

英文

 Dear 【相手の名前】,

We’re writing this Email to express our deepest sympathy and concern for the damage caused by the recent 【災害名】 in your country. We’re truly sorry to hear about this unfortunate event and we hope you and your employees are safe and unharmed.

If there is anything we can do to assist you during this difficult time, please do not hesitate to reach out. We will do everything we can to support you and your employees.

Once again, we extend our deepest sympathies and hope that you and your employees are safe and well.

Sincerely,

【あなたの名前】

【会社名】

——————————————————————

和文

【相手の名前】様

このたび、そちらの国で発生した【災害名】による被害について心よりお見舞いを申し上げます。

このような不幸な出来事についてお聞きして、誠に残念です。あなた様と従業員全員がご無事であることを心よりお祈り申し上げます。

何かお手伝いできることがございましたら何なりとお申し付けください。私たちはあなた方のためにできる限りのサポートをしたいと考えております。

改めて心よりお見舞いを申し上げるとともに、皆様のご無事を心よりお祈り申し上げます。

心より、

【あなたの名前】

【会社名】

なお、いずれのパターンであったとしても、日本語での安否確認メールを送信するときと同じように下記の3点を意識しましょう。

  • 簡潔な内容にする
  • 災害発生後すぐに送信する
  • すぐに返信を求めない

相手を思いやる気持ちを大切しながら、安否確認メールを作成してください。


英語での安否確認にも対応できる体制を整えておこう

実際に自然災害が発生すると、英語が苦手な人はもちろん、英語が得意な人であっても頭が真っ白になってしまい、英語が出てこなくなる可能性は十分にあります。とくに日本語を流暢に話せない外国人従業員とのコミュニケーションは難しくなるでしょう。

そのような事態を防ぐために、あらかじめ安否確認のメールやメッセージの英文を定型文として用意しておき、万が一の際には自動で送信されるようなシステムを構築しておくことが望ましいです。

トヨクモの『安否確認サービス2』であれば英語表記にも対応しているため、日本語が得意ではない外国人従業員とのコミュニケーションもスムーズに行えます。手動・自動一斉送信や予約送信に利用できるメールテンプレートは、件名と本文の内容を自由に設定できるため、英文を用意しておくことも可能です。全従業員の安否確認をスムーズに行いたい人は、ぜひ安否確認サービス2の導入を検討してください。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。