安否確認メールは、災害時や緊急事態において、従業員や関係者の安全を確認するための重要なツールです。しかし、Gmailを使用している場合、様々な理由で安否確認メールが届かないという問題が発生することがあります。
本記事では、そのような問題が発生したときの原因と対処法、安否確認メールを確実に届けるための方法について詳しく解説します。
目次
Gmailに安否確認メールが届かない・届いていないと言われた場合
防災訓練時、従業員から安否確認メールが届いていないとの報告があった場合、原因として3つ考えられます。
特にGmailアドレスなど、会社ではなく私用のメールアドレス宛にメールを送る際に起こりがちなトラブルです。
原因①メールアドレスが間違っている
最初の可能性として、そもそものメールアドレスが間違っていることが考えられます。メールアドレスを入力する際に誤字脱字がある、従業員が企業側に知らせず個人のメールアドレスの変更・削除を行っていることも考えられるでしょう。
たとえば、「_（アンダーバー）」と「ｰ（ハイフン）」などは見間違いが起きやすく、誤字脱字の原因となる傾向があります。
また会社ではなく私用メールアドレスの場合、メールアドレスの@（アットマーク）より左側のユーザー名が自由に設定できたり迷惑メール防止のためにややこしい文字列になりがちです。@より右側のドメイン名についても見慣れないものならば、誤字脱字が起きやすくなります。
特に、システムや名簿に手打ちで従業員のメールアドレスを入力している場合にこれらのミスが起こりやすいでしょう。
メールアドレスの誤入力は、一見些細なミスのよう思えますが、災害時のコミュニケーションに大きな悪影響を及ぼします。安否確認のメールが届かなければ、企業は従業員の安否を確認する術を絶たれてしまう可能性も考えられるでしょう。
原因②送ったメールが迷惑メールフォルダに振り分けられている
次に考えられるケースとして、安否確認メール自体は届いているものの、それが迷惑メールフォルダに振り分けられているケースです。
これはGmailに限らず、迷惑メールフォルダの設定上、普段やり取りをすることがないメールアドレスからのメールやメールソフト側が怪しいと判断したメールは自動的に迷惑メールとして認識されてしまうことがあります。
メールが迷惑メールフォルダに振り分けられると、受信者がそのメールを見落とす可能性があり、重要な情報が伝わらない可能性があります。防止策としては、スパムトリガーワードやフレーズを避け、メールが認証されていることを確認し、ドメインが安全とマークされていることを確認することが重要です。
原因③迷惑メールとして自動検知されており、ブロックされている
メールソフトの機能として、迷惑メールを自動検知し、宛先に届く前にブロックしてしまうものがあります。
特定のドメインからのメールが大量に送信されると、送信元のドメインがスパム送信者と判断され、送信されたすべてのメールが自動的にブロックされ、そもそも受信者に届きません。
迷惑メールフォルダに振り分けられている場合、最悪それに気づけばメールの内容を確認できます。しかし、フォルダへの振り分け前にブロックされてしまった場合、受信者がメールを確認する術はありません。
防止策として、メールの認証機能を使用し、なりすましやスパムメールを防ぐDMARC、DKIM、SPFが適切に設定されていることを確認しましょう。
安否確認メールがGmailのアドレスに届くようにするための対処方法
安否確認メールがGmailのアドレスに届かない問題を解決するためには、以下の対処方法が考えられます。
対処①メールアドレスの確認
最初の対処方法として、メールアドレスの確認があります。当然ですが、メールアドレスに誤りがあればメールは届きません。
従業員の一人ひとりのメールアドレスを再確認し、誤字脱字やメールアドレスの変更などが確認できた場合は、メールアドレスが登録されているデータベースを更新しておきましょう。
災害が起きてからメールアドレスの変更や削除に初めて気づくことがないよう、従業員一人ひとりの許可を得た上で、私用のメールアドレスは非常時に備え管理しておき、変更や削除を行った際は速やかに会社に知らせるよう周知しておきましょう。
防災訓練や安否確認訓練は、従業員のメールアドレスの変更などが行われていないかを確かめるための機会にしましょう。
対処②迷惑メールの設定を解除する
迷惑メールフォルダ内を確認し、安否確認メールがある場合は、「迷惑メールではない」を個別に選択することで、通常の受信箱に移動できる共に、メールソフトに「このメールアドレスからのメールは迷惑メールではない」と認識させることができます。
また、迷惑メールフォルダに分類されてしまったメールについて、対象となったメールアドレスを「信頼できる送信元」のリストに追加でき、今後、同じメールアドレスからのメールが迷惑メールとして振り分けられるのを防止できるでしょう。
一度迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうと、半永久的にそのメールアドレスからのメールは迷惑メール認定されてしまいます。見逃してはいけないメールが届いていることも考慮し、迷惑メールフォルダは定期的に覗きに行く習慣を付けておくことも大切です。
災害時にはGmailを含むメールが届かない・送れない場合がある
通信回線のアクセス集中が原因で、災害時には電話と同じようにメールも通信制限されてしまい、送受信ができない事態に陥ることもあります。
地震、洪水、台風などの自然災害によって、通信タワーやケーブルが破壊され、インターネット接続が遮断されてしまうこともあるでしょう。
この問題を解決するための一つの方法は、非常時に使用できる代替の通信手段を持つことです。たとえば、衛星電話や無線機などのバックアップ通信手段を用意することで、通常の通信手段が利用できない場合でも情報を伝えることが可能になるでしょう。
また、企業の安否確認の担当者自身が被災してしまい、安否確認が行えない可能性もあります。
担当者が被災した場合、従業員に対して一斉送信する安否確認メールが送信できない事態も起こりうるでしょう。
企業は、防災担当者が被災してしまう可能性も考慮し、複数の従業員を安否確認の担当者として任命しておくなどの対策が求められます。
災害が発生する前から、従業員の安否確認は滞りなく行われる体制を構築しておくことが、企業の義務であり責任です。
いざというときに、用意していたマニュアル通りに行動できるかわからないという問題もあります。災害時には予想外の事態が発生することが多く、マニュアル通りに進まないことがあるためです。
一方で、安否確認の担当者が業務可能な状態であったとしても、電話やメールなどの連絡手段が絶たれては、従業員の安否確認はとれません。
このような問題を解決するために開発されたツールが安否確認システムです。
確実に安否確認メールを届けるなら安否確認システムの導入がおすすめ
安否確認システムは、災害発生時に従業員同士が連絡を取り合うことを助けてくれる強力なツールです。
一斉送信機能を使うことで、数秒で数千人にメールを送信したり、掲示板機能で情報共有をお互いにしあったり、今後の対応について会社側から指示したりなど、連絡手段としてだけでなく、従業員の安全を確保するための豊富な機能が備わっています。
なにより、安否確認システムの多くはメール・電話のほかに、アプリ・SNS・自動音声ガイダンスなど、複数の連絡手段に対応しています。複数の連絡手段を持つことで、災害時の通信制限やメールアドレスの問題を回避し、確実に安否確認メールを届けることが可能になります。複数の拠点にサーバーを設置しているため、被災地の回線がパンクしても、他の回線を使うことでスムーズに連絡が取り合えるのです。
また、従業員の安否情報や、被害状況などの回答結果を自動集計することも可能です。災害時の混乱状況の中、安否確認の担当者が、自分の身の安全を図りながら、必死にメールの送受信・集計をする必要がないのです。自動集計機能により、大量の回答を一つひとつ確認する手間が省け、迅速な対応が可能になるでしょう。
安否確認システムの機能は、ビジネスの効率化やクライシスマネージメントの強化など、日頃の業務に役立つ機能も備えています。連絡先グループは、通常業務の中でも連絡網の役割として活用できます。
安否確認メールはGmailではなく安否確認システムを使ったほうが安全
本記事では、Gmailに安否確認メールが届かない問題とその対処法について詳しく説明しました。対処法としては、メールアドレスの確認や迷惑メールの設定の解除などが挙げられます。しかし、それらの対策を行ったとしても、災害時には通信制限でメールそのものが送れなかったり、安否確認の担当者自身が被災してしまったりといった理由で、安否確認が遂行されないケースも十分考えられます。
それらの問題を解決するための手段として、安否確認システムの導入を検討してみてください。
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