昨今の異常気象による自然災害に加えて、テレワーク移住の増加に伴い従業員の安否確認が複雑になっています。
「災害時の安否確認に有効なツールを知りたい」
「LINEで安否確認ができるのかを知りたい」
こういった悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。
災害時の連絡手段はLINEや安否確認システムが有効なものの、特徴を理解して自社に適したツールを選択する必要があります。
本記事では、企業や組織がLINEで安否確認を行うメリットから、安否確認システムの強みまで網羅的に解説します。
自社や自組織に適した安否確認の方法を確立させて、従業員・構成員の安全と安心を守りましょう。ぜひ最後までご覧ください。
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目次
企業が安否確認をLINEで行うメリット
東日本大震災発生後、被災地の通信状況を鑑みて開発されたのがLINEです。
さまざまな災害における安否確認で活用されており、緊急時のホットラインです。
安否確認でLINEを使う企業も増えており、具体的なメリットは次の5つが挙げられます。
- 多くの人が使い慣れているため手軽に操作できる
- 安否確認の連絡が見逃される可能性が低い
- 既読機能で安否が分かる
- ビジネス版のLINEには安否確認のサービスも存在する
- コストがかからない
順番に解説します。
（参考：LINEヤフー株式会社「震災をきっかけに誕生したLINEならではの、災害時や緊急時等における取り組み」）
誰もが使い慣れているため手軽に操作できる
LINEは多くの人が普段から使っているチャットツールであるため、緊急時でも手軽に操作できるメリットがあります。
総務省の調査において日本のLINE利用率は全年代で94%以上と高い水準を誇っており、今や国民的なコミュニケーションツールです。
使い慣れたLINEであれば、既存アカウントがあるため迅速に活用できたり、スムーズな情報共有が実現できたりします。
災害時は平常時と異なり焦りや緊張状態が想定されるため、使い慣れたツールを活用すべきです。
（参考：総務省「令和4年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」）
安否確認連絡が見逃される可能性が低い
ユーザー数の多いLINEであれば、安否確認の連絡が見逃される可能性は低いため安心です。
ホーム画面にメッセージを表示させるプッシュ通知を活用しているユーザーも多く、他のコミュニケーションツールと比較して開封率は高いでしょう。
新たにアプリをインストールして取り込んだり、使い方を学んだりする必要もなく、緊急時でも手軽に活用できる点は大きなメリットです。
既読機能で安否が分かる
LINEの既読機能によって、安否確認が分かるのも大きなメリットのひとつです。
たとえ返事がない場合でも、既読マークが付けば、相手が少なくともLINEを見られる状態なのは分かります。
実際にLINEの既読表示は、東日本大震災の経験から安否確認に便利ではないかということで付けられた機能です。
緊急時において、「相手が自分のメッセージを確認した」という事実だけでも把握できると安心につながります。とりあえず生存していることが分かれば、その後の対応も考えやすくなるでしょう。
（参考：日経クロストレンド「LINEの「既読」は震災の安否確認がきっかけ、スマホから募金」）
ビジネス版のLINEには安否確認のサービスも存在する
LINEのビジネス版である「LINE WORKS」では、安否確認に特化したサービスが提供されています。
サービスの名称は「安否確認 for LINE WORK」と呼び、災害時にチャットbotが質問形式で社員に安否確認を行います。
リアルタイムで回答状況を自動で集計したり、気象庁の送信する災害データを受信したりする機能も備わっており便利です。
災害訓練用のメッセージも送信でき、緊急時に備えた活用もできます。
個人LINEのアカウントやメールアドレスの登録で活用できるため、手軽に利用できるのも大きなメリットです。
（参考：LINE WORKS『安否確認 for LINE WORKS』）
コストがかからない
LINEなら個人アカウントを所有しているケースが多く、新たなツールの導入で追加コストが発生しないのも大きな魅力です。
新たなツールを導入した場合、初期費用に加えて維持費がかかるケースもあります。
金銭的なコストだけでなく、新たなツールを使いこなすまでの学習時間や労力など、多くのリソースを割かなければいけません。
使い慣れたLINEであれば、貴重なリソースを割かずコア業務へ注力できます。
企業が安否確認をLINEで行う方法
企業が具体的にLINEで安否確認を行う際は、以下の方法が有効です。
- グループLINEを作成して安否確認担当者が災害発生時にメッセージを送る
- LINE WORKSを導入し安否確認用のサービスを利用する
実際に企業で取り入れる際の参考にしてください。
グループLINEを作成して安否確認担当者が災害発生時にメッセージを送る
企業が安否確認をLINEで行う場合、あらかじめグループを作成しておく方法が挙げられます。
メッセージの内容もテンプレートを準備しておくと、万が一の際に混乱を防げます。
テンプレートの具体的な内容は、以下の項目が有効です。
- 名前
- 生存確認のチェックボックス
- 緊急連絡事項の入力欄
テンプレートを準備しておくと、災害時にもすぐにメッセージを送ることができます。
避難所の集合場所やラジオの非常用無線周波数の記載など、特定の状況下でも安心につながる情報をメッセージ内に入れておくことをおすすめします。
LINE WORKSを導入し安否確認用のサービスを利用する
安否確認に特化したLINE WORKSのサービスを導入する方法も有効です。
LINE WORKSであれば、チャットbotによるメッセージの送信を代用してくれたり、リアルタイムで回答結果を集計してくれたりするため安否確認の担当者の負担を減らせます。
災害時は担当者も冷静な判断ができず、マニュアル通りの対応が難しいケースも想定されます。
LINE WORKSであれば、ほかの従業員にとっても使い慣れたチャットツールであるため直感的に操作できるでしょう。
従業員の安否確認が安易に行えるLINE WORKSは、企業におすすめのツールです。
（参考：LINE WORKS「安否確認 for LINE WORKS」）
安否確認に企業がLINEを使用するデメリット
企業の安否確認におけるLINEの有用性を解説してきましたが、デメリットも存在するため注意が必要です。
安否確認に企業がLINEを使用するデメリットは次の4つです。
- プライベートアカウントを会社に教えることに抵抗のある人がいる
- 業務上のやり取りをLINE上で行うことによる情報漏洩のリスクが有る
- 自動送信や再送信（リマインド）機能が付いていない
- 電話・インターネット回線の混雑によりメッセージが送れなくなる可能性がある
順番に解説します。
プライベートアカウントを会社に教えることに抵抗のある人がいる
従業員の中には、LINEの個人アカウントを会社に教えるのに抵抗感を示す方も一定数存在するため配慮が必要です。
プライベートと仕事を明確に分けたい方も多く、会社としても個人のLINEアカウントを会社に教えるよう強制することはできません。
多くの従業員が強い抵抗を示してきた場合には、社内SNSの導入や他のコミュニケーションツールを用意するなど、効率的かつ従業員のプライバシーに配慮した方法を見つける必要があります。
業務上のやり取りをLINE上で行うことによる情報漏洩のリスクがある
企業が安否確認や業務のやり取りをLINE上で行う際は、情報漏洩のリスクに気をつけなければいけません。
万が一スマートフォンを紛失した場合、安否確認や業務対応に関するやり取りが外部に漏洩する恐れがあります。
情報漏洩を避けるため、細かくデータの共有範囲を定めたり、パスコードは複雑にしたり、ルールを明確化する方法が有効です。
LINE利用のセキュリティリスクについて話す場を設けて、従業員の管理意識を高める方法も効果的です。
自動送信や再送信（リマインド）機能が付いていない
安否確認において、自動送信や再送信（リマインド）機能は重要な機能です。
LINEでは災害を自動で検知する機能や、返信がない人に対して連絡を行うリマインド機能が備わっていないため、安否確認の担当者がそれを手動で行う必要があります。
災害の自動検知や再送信（リマインド）機能が実装された安否確認システムもあるため、追加導入でLINEと使い分けそれぞれを補う形で活用することは可能です。
電話・インターネット回線の混雑によりメッセージが送れなくなる可能性がある
災害が発生した緊急事態の環境下では、電話とインターネットへのアクセスが集中して回線がパンクする恐れもあります。
電話やインターネット回線が使えない状態では、当然LINEも使えません。
有効な解決策としては、回線の状態に影響を受けない安否確認システムの導入など、連絡手段の選択肢を増やす方法がおすすめです。
LINEの弱点を克服する安否確認システムの導入を検討しよう
安否確認システムは、災害時に活用できる機能が豊富に実装されており、LINEが抱える弱点を解消できます。
具体的に安否確認システムを導入するメリットは次の2つが挙げられます。
- 自動送信機能で担当者の被災状況に関わる安否確認ができる
- 再送信（リマインド）機能で回答のない従業員に対して安否確認連絡を再送信できる
安否確認システムを導入する際の参考にしてください。
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自動送信機能で担当者の被災状況に関わらず安否確認が出来る
安否確認システムは自動送信機能が備わっており、担当者の被災状況に関わらずメッセージを送れるのがメリットのひとつです。
システムが災害発生を検知して、あらかじめ設定されたメッセージが自動的に従業員へ送信されます。
自動送信機能によってスムーズな安否確認が実現したり、適切な救援リソースの割り振りや重要な情報の共有もスムーズにできたりします。
安否確認システムは従業員の安全だけでなく、企業全体の生産性を確保できる優れたツールです。災害時に滞りなく利用するため、日頃から訓練を行いシステムの扱いに慣れておくのがおすすめです。
再送信（リマインド）機能で回答のない従業員に対して安否確認連絡を再送信できる
安否確認システムなら再送信（リマインド）機能が備わっているケースも多く、従業員の回答率を上げられます。
災害時は焦りや混乱もあるため、メッセージを見逃したり、誤って返信を忘れたりするケースもあるでしょう。
再送信（リマインド）機能があると、応答のない従業員へ再度メッセージが送信されるため、回答率の向上につながります。
安否確認を行う担当者も再送信（リマインド）機能によって、メッセージを再度送信する手間が省けて便利です。
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自社に適した安否確認システムを見極めて安全体制を強化させよう
今回は企業が安否確認をLINEで行うメリットやデメリットから、安否確認システムの強みまで解説しました。
近年日本は地震や豪雨など多くの自然災害に見舞われており、今後も、さまざまな自然災害の発生が懸念されています。
緊急時における従業員の安全を守るのは、企業における社会的責務です。自社に適した安否確認システムを導入して、緊急時における災害対応体制を強化させましょう。
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