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Slackで安否確認を行う方法は?メリットやデメリットを解説

普段からビジネスコミュニケーションツールとしてSlackを使用している場合、「Slackを活用して安否確認を行いたい」と考えることもあるでしょう。Slackで安否確認を行うことは可能ですが、デメリットもあるため、それを考慮して実施方法を検討する必要があります。

この記事では、Slackで安否確認を行う方法をわかりやすく解説します。実施のポイントやメリット、デメリットについても紹介するため、参考にしてください。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

Slackとは

Slackは、初期費用0円で始められるビジネス用のメッセージングアプリです。プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成できるため、メンバーは自身に関係する業務の通知のみを受信できます。関係のないプロジェクトの通知によって、重要な通知が埋もれる心配はありません。

初期費用(税別)0円
月額費用(税別)・フリー:0円
・プロ:1,050円
・ビジネスプラス:1,800円
・エンタープライズグリッド:要問い合わせ
最低利用期間なし
主な機能・チャンネル作成
・個人へダイレクトメール送信
・音声やビデオでミーティング
・ファイルの共有
・情報の検索 など
対応言語日本語、英語、中国語、フランス語、ドイツ語、イタリア語、韓国語、ポルトガル語、スペイン語
無料トライアルあり(30日間の無料お試し)

Slackで安否確認を行う方法

ここでは、Slackで安否確認を行う方法について解説します。

  • 専用のチャンネルを作成する
  • リアクション機能を活用する

専用のチャンネルを作成する

Slackを使った安否確認では、ダイレクトメッセージで個別に連絡するよりも、専用のチャンネルを活用することがおすすめです。

安否確認用のチャンネルを事前に作成しておけば、緊急時には1回のメッセージ送信だけで、チャンネルに参加している全メンバーに一斉に通知を届けられます。これにより、個別にダイレクトメッセージを送る手間が省け、時間を大幅に短縮できます。

また、チャンネル上でのやり取りは全員で共有されるため、安否状況の把握もスムーズです。メンバーからの返信を一箇所で管理できるので、把握漏れが起こりにくくなっています。

リアクション機能を活用する

Slackには、メッセージへの反応に使える豊富な絵文字が用意されています。この機能を安否確認に活用すると、従業員は適切な絵文字を選択するだけで簡単に状況を報告することが可能です。

たとえば、安否確認メッセージに「無事の場合は○、怪我をしている場合は×を選んでください」といった指示を添えておけば、ワンタップで安否の報告が完了します。災害発生で混乱した状況でも、従業員は回答しやすいです。

Slackでは誰がどの絵文字を選択したのかが一覧で表示されるため、管理者は従業員の安否状況を瞬時に把握できます。無事なのか、怪我をしているのかを速やかに確認し、適切な対応を取ることを実現します。

さらに、メッセージへの返信も可能。「怪我をしている場合は、症状をコメントしてください」と記載しておけば、負傷したメンバーから詳細な情報を収集できます。従業員の安否や被災状況を迅速に、かつ詳細に把握するために、絵文字と返信機能を活用しましょう。

Slackで安否確認をする際のポイント

Slackで安否確認をスムーズに実施するためのポイントは、以下のとおりです。

  • 担当者を決めておく
  • 報告内容を決めておく

担当者を決めておく

災害が発生した際、誰がSlackで安否確認メッセージを送信するのか、担当者を決めておきましょう。担当者が被災してメッセージを通知できないケースも考えられるため、担当者は複数人決めておくことがおすすめです。

報告内容を決める

災害が発生してからメッセージの文面を作成するとなると、通知までに多くの時間がかかります。迅速に従業員の状況を把握できず、初動対応は遅れてしまいます。そのため、事前に報告内容と文面を決めておく必要があります。

安否確認で確認すべきことは、主に以下の4つです。

  • 従業員の状況
  • 従業員の家族の状況
  • 緊急対応の可否
  • 施設の被害状況

事業継続や復旧作業のためには、従業員の協力が欠かせません。従業員の安否状況に加えて、緊急対応の可否についても報告してもらいます。

従業員の家族の安否が不明だったり、怪我を負っていたりする場合には、従業員は出勤することは困難となります。そのため、従業員の家族の状況についてもあわせて確認しましょう。

また、施設の被害状況を確認することも重要です。災害によって損傷を受けた機械や器具は、思わぬ事故やケガを引き起こす原因となりかねないため、安否確認時に施設の被害状況もあわせて確認しておきましょう。

Slackで安否確認を実施するメリット

Slackで安否確認を実施するメリットについて解説します。

  • 導入や運用にかかる費用が発生しない
  • いざというときに使いやすい

導入や運用にかかる費用が発生しない

安否確認のために新たにソフトウェアを導入する場合、導入時の初期費用に加え、月々の利用料が発生します。災害が発生していない平常時にも継続的に費用が発生し、なかには月額数十万円もかかるようなサービスもあります。

しかし、すでに導入しているSlackを活用すれば、追加の費用負担なく安否確認の体制を整えられます。発生する費用は、契約しているプランの月額費用のみです。

いざというときに使いやすい

普段から使い慣れているSlackを安否確認に活用すれば、担当者・従業員ともに新たに操作方法を覚える必要はありません。災害が発生して混乱している状況でも、使い慣れているツールならスムーズに操作できるため、いざというときに使いやすい点はメリットといえます。

Slackで安否確認を実施するデメリット

Slackの安否確認は、メリットだけではありません。デメリットも存在しているため、メリット・デメリットを理解したうえで自社に導入するか検討しましょう。

Slackで安否確認を実施するデメリットは、以下のとおりです。

  • 手動でメッセージを送信する必要がある
  • エリア設定ができない
  • アクションのないメンバーに自動で再通知できない

手動でメッセージを送信する必要がある

災害がいつ発生するか予測することは困難であるため、事前に安否確認メッセージの送信を予約設定しておくことはできません。災害が発生してから、担当者がメッセージを作成し、送信する必要があります。

災害発生後は、インターネット回線の混雑が予想されるため、メッセージの送信が遅れれば遅れるほど、送信自体が困難になります。従業員の安否状況を迅速に把握し、次のアクションに移るためには、できる限り早くメッセージを送信することが重要です。

しかし、休日や夜間に被災し、担当者が災害発生に気づくのに遅れた場合や、メッセージの作成・送信に手間取った場合には、災害が発生してからすぐにメッセージを通知できません。従業員への通知が遅れ、適切な初動対応が取れなくなるリスクがあります。

SlackとGoogleフォームを使った安否確認では手動でメッセージを送らねばならず、運用を自動化できない点に課題を感じていた企業が「安否確認サービス2」を導入しています。課題や対策、導入後の効果についてこちらの記事で紹介しております。ぜひ参考にしてみてください。

安否確認サービス2導入事例|株式会社マクアケ

エリア別の通知機能がない

Slackには、エリア別の通知機能がありません。エリア別に通知したい場合にはエリア単位でユーザーグループを作成し、災害が発生したエリアのグループに対して、メッセージを発信する必要があります。

エリア単位でグループを作成するのには手間がかかるうえに、複数のエリアで災害が発生した際には複数のグループに同時にメッセージを発信する必要があります。さらに、異動で従業員が引越す場合には、グループのメンバーを編集しなければならず、担当者の負担は大きいものとなります。

Slackではエリア設定ができないため、自身に関係のない通知が増えることにより、安否確認そのものが真摯に受け取られなくなるという懸念を抱いていた企業が「安否確認サービス2」を導入した事例があります。こちらの記事で詳しく紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

安否確認サービス2導入事例|Ubie株式会社

アクションのないメンバーに自動で再通知できない

安否確認メッセージを送信しても、他の通知に埋もれている、落ち着いてからアクションしようと考えて忘れているなどの理由で、従業員がアクションを起こさないことがあります。

このような場合におすすめなのが、リマインダー機能の活用です。一般的な安否確認システムはリマインダー機能を備えており、アクションのないメンバーに自動で通知が再送信されます。

Slackはリマインダー機能を備えていますが、設定できるのは自分自身またはチャンネルのみです。安否確認メッセージにアクションのないメンバーに絞って自動で再通知することはできません。

そのため、アクションのないメンバーがいる場合には、手動でそのメンバーに絞ってメッセージを再通知する必要があります。

より効率的に安否確認を実施するならシステムの活用がおすすめ

迅速に事業を復旧させるのには、どれだけ早く初動対応に移るのかが重要です。Slackのみで安否確認を実施する場合、手動で通知を送信しなければならず、初動対応が遅れるリスクがあります。より効率的に安否確認を実施したい場合には、安否確認システムを活用しましょう。

安否確認システムは、災害発生時に従業員に自動でメッセージを通知するシステムです。回答結果も自動で集計するため、短期間で緊急対応できる従業員の人数を把握できます。

安否確認システムが備えている主な機能は、以下のとおりです。

基本的な機能概要
安否確認メッセージの自動送信従業員に自動で安否確認メッセージを送信する
回答結果の自動集計従業員からの回答結果を自動で集計する
安否確認メッセージの設問設定「怪我の有無」「出社対応可否」「施設の被害状況」など、安否確認メッセージの設問を設定する
回答結果の可視化回答結果が一目でわかるようにグラフなどで可視化する

安否確認に安否確認システムを活用するメリット

災害発生時には、システムが従業員に対して自動的にメッセージを送信するため、人的な作業負担を大幅に軽減できます。さらに、従業員からの回答結果も自動で集計されるため、初動対応に必要な緊急対応可能な人数を素早く把握することが可能です。これにより、迅速な意思決定と行動が可能となり、早期の事業復旧につながります。

また、一般的な安否確認システムは、回答していない従業員に対して自動でリマインドメッセージを送信する機能も備えています。未回答者に手動でメッセージを送信する手間を省くことができるため、未回答率の削減に効果的です。これにより、より迅速かつ正確に安否確認結果を得ることができ、的確な対応を検討できます。

安否確認に安否確認システムを活用するデメリット

安否確認システムを導入する際のデメリットとして、初期費用や月額費用がかかる点が挙げられます。システムの導入にあたっては、一定の費用負担が発生するため、企業によってはその負担が大きな課題となる可能性があります。

近年では初期費用が無料のシステムや、月額費用が比較的低額に設定されているシステムも登場しています。自社のニーズや予算に合った料金プランのシステムを選択することにより、費用負担を抑えつつ、安否確認システムの導入を実現することが可能です。

ただし、安否確認システムを導入したからといって、すぐにその効果が得られるわけではありません。実際の災害時に、従業員がスムーズにシステムを使いこなせるようにするためには、定期的な訓練が欠かせないのです。操作方法に慣れておくことにより、緊急時にも迅速かつ的確に安否確認を行うことができます。

安否確認システムなら安否確認サービス2がおすすめ

トヨクモが提供する『安否確認サービス2』は、初期費用・解約費用ともに無料の安否確認システムです。最低契約期間は設定されておらず、導入ハードルが低くなっています。

安否確認サービス2では、安否確認メッセージをメールアドレスと専用アプリ、LINEに送信できます。連絡手段として多くの方法を用意しており、通知の未達を防げる点が魅力です。

また、外部システムと連携することにより、ユーザー・部署を簡単に登録できる点もこのサービスのメリットのひとつです。SmartHRやfreee人事労務、cybozu.com、Google Workspace、Microsoft Entra IDなどで従業員の情報を管理している場合、1クリックでユーザー・部署情報の登録が完了します。

安否確認サービス2では、30日間の無料お試し期間を設定しています。何度でも利用できるため、過去に利用したことがある人でも再度利用することが可能です。自動課金も一切ないため、興味がある方は一度無料お試しを利用してみることがおすすめです。

初期費用(税別)0円
月額費用(税別)ライト:6,800円プレミア:8,800円ファミリー:10,800円エンタープライズ:14,800円
最低利用期間なし
主な機能外部システム連携/通知条件の設定/予行練習/自動一斉送信/回答結果の自動集計/家族の安否確認/災害以外のお知らせ送信ほか
対応言語日本語、英語
稼働実績能登半島地震、熊本地震など
無料トライアルあり(30日間の無料お試し)

安否確認サービス2Slackと連携することが可能です。SlackのDMやチャンネルでメールアドレスを発行し、発行したメールアドレスをユーザー連絡先の一つに設定することにより、Slackに通知を送信できます。

Slackを活用すると初動対応の遅れるリスクがある

安否確認へのSlackの活用には、導入・運用にかかる費用を抑えられる、いざというときに使いやすいというメリットがあります。その反面、手動でメッセージを送信する必要があり、アクションのないメンバーに自動で再通知できないことからスムーズに安否確認が完了せず、初動対応に移る時間が遅くなるリスクがあります。

効率的に安否確認を実施したい場合には、安否確認システムの活用がおすすめです。災害発生時には自動でメッセージが通知され、結果も自動で集計されます。アクションのないメンバーには自動で再通知されるため、運用コストはかかるものの導入を検討してみるのがよいでしょう。

トヨクモの提供している『安否確認サービス2』は、安否確認の設問に回答していない従業員に対し、自動でメッセージを再送信します。一定時間が経過すると、自動で再通知されるため、未回答者の数を最小限に抑えられる点がメリットです。初期費用は0円で始められるため、興味がある方はぜひ一度お問い合わせください。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。