従業員の安否確認にSMS送信サービスは使える？意外なデメリットも紹介

大規模な自然災害が頻発する近年、従業員の安否確認を迅速に行うことが重要視されています。災害時のSMS送信サービスは、手軽に利用できて到達率が高い点が魅力です。しかし、その便利さの裏には、意外なデメリットが存在します。この記事では、安否確認にSMS送信サービスがどのように役立つか、具体的なメリットと注意すべきデメリットについて詳しく解説します。自社に最適な安否確認方法を選ぶ際の参考にしてください。

安否確認サービスに使えるSMSサービスとは

SMSとはショートメッセージサービスの略で、携帯電話番号宛にテキストメッセージを送受信できる仕組みです。国際標準規格であり、幅広い地域の携帯電話に標準装備されています。

災害時用のSMS送信サービスは、非常事態において迅速に従業員に対して情報を伝えることを支援するサービスです。特殊なアプリのインストールやメールアドレスの登録は不要で、電話番号さえあれば文字でメッセージを送れます。

操作のしやすさや、スマートフォンやタブレットさえあればメッセージを受信できる利便性からBCP対策として用いる企業が多くあります。

SMSを安否確認の手段として用いる場合は、災害時用SMS送信サービスを活用するとスムーズに状況を共有できるでしょう。

安否確認にSMS送信サービスを活用するメリット３選

災害時におけるメッセージのやり取りを、メールや電話ではなくSMSを用いることにどのようなメリットがあるのかと疑問に思う方もいるでしょう。SMSは通信経路や送信の仕方がメールとは異なるため、メールにはないさまざまな利点があります。

ここからは、災害時の安否確認をSMSで行うメリットについて紹介します。安否確認方法を検討中の企業は参考にしましょう。

１.災害時でも高い到達率と開封率

災害時はメールで仕事先や家族に連絡を取る人が多く、回線が混みあってメッセージが届きにくくなることがあります。迅速に従業員の安否確認をしたいのに、メールの送受信がうまくいかないこともあるでしょう。

SMSの送受信にはインターネットが不要で、携帯の電話回線を利用します。そのため状況によってはメールよりも送達率が高く、災害時においても通信が比較的安定していると言えます。

また、受信後に開封しなくてはならないメールとは違い、SMSは受信すると即時ポップアップ通知されるシステムです。そのため、設定した電話番号を持つデバイスに電源さえ入っていれば、ほとんどの場合メッセージが埋もれず情報が伝わりやすくなります。

メールや電話では確実にメッセージが伝わるかどうか不安な場合は、SMSの利用を検討しましょう。

２.スマートフォンだけでなく、フィーチャーフォン（ガラケー）にも対応

SMSの利点として、デバイスの種類を問わず送受信が可能な点が挙げられます。

近年、インターネット接続や専用アプリの利用に優れたスマートフォンが広く普及しています。機能が充実したメッセージアプリや安否確認アプリなどは、スマートフォン専用のものが多いでしょう。

一方で、シンプルな機能のデバイスを求める人やインターネットに明るくない年配者などは、依然として旧式のフィーチャーフォン（ガラケー）を使っていることが珍しくありません。

フィーチャーフォンはスマートフォンと比べて機能がシンプルであり、スマートフォン用に開発されたアプリやシステムなどを利用できません。フィーチャーフォンを用いる人がいる組織でスマートフォンでしか機能しない安否確認システムを導入すると、メッセージの送受信に取りこぼしが生じます。

SMSは電話番号にメッセージを送る機能であるため、フィーチャーフォンでも問題なく受信可能です。

幅広い年代の人が所属する組織で全員に同じ安否確認メッセージを送りたい場合は、アプリよりもSMSが適していると言えるでしょう。

３.メールアドレスより更新頻度が高くない

文字でメッセージを伝える手段として、SMS以上に普及している手段にメールがあります。メールは電話番号が分からなくてもメールアドレスがあれば送信でき、一斉送信も可能です。

メールはSMSよりも長いメッセージが送れる一方で、どこかからメールアドレスが漏れると迷惑メールが送られることがあります。同じメールアドレスに対して何度も迷惑メールが送られることに辟易し、機種変更のタイミングでメールアドレスを変更する人も少なくないでしょう。変更したメールアドレスを職場に伝えていなかった場合は、緊急時の連絡に支障が出ます。

SMSなら、メールアドレスではなく電話番号によってメッセージの送受信が可能です。メールアドレスを変更しても電話番号は保持するという人は多いため、SMSでの安否確認を導入しておけば、緊急時に連絡先が分からなくなるリスクを減らせます。

緊急時の連絡手段はメールだけではなく、SMSも取り入れると連絡が付かなくなるリスクを減らせるでしょう。

安否確認にSMS送信サービスを活用するデメリット３選

SMSで安否確認をすることには多くのメリットがある一方で、ほかの連絡手段にはない制限があります。

ここからは、SMSを安否確認に用いることによって生じる可能性があるデメリットを3つ紹介します。安否確認システムの導入を検討中の企業は参考にしてください。

１.1通あたりの文字数制限

SMSは上限文字数が設定されており、メールのように長い文章を一度に送れません。1通の文字数上限を70字としているSMS送信サービスも多く、一度の送信で伝えられるメッセージの文字数は少ないでしょう。

そのため災害に関する詳細な情報や今後の指示など、長めの文章が必要なメッセージを送る手段としてはSMSは適していません。

災害発生後の迅速な安否確認にはSMSを用い、その後の指示や状況報告などは別のサービスを使うとスムーズでしょう。

２.送信単価が設定されている場合、料金が高額になる可能性がある

安否確認の手段を選択するときは、利便性だけではなく費用についても比較しましょう。

SMS送信の費用は従量課金制のサービスが多く、メールや電話と比べて費用がかかることがあります。とくに、大人数に一斉送信する場合や複数のメッセージを立て続けに送る場合のように、送信数が多くなると費用が高くなるおそれがあります。

メッセージのやり取りによる費用の負担を減らしたい場合は、メールや安否確認システムなどのSMS以外の手段を使った方が適切でしょう。

３.安否確認手段がSMSのみに限られるリスク

SMSは受信者がメッセージに気づきやすいという点で、災害時の安否確認で役に立つシステムです。一方で安否確認の手段がSMSしかない状況だと、思わぬ問題が生じるおそれがあります。

SMSの送受信は電話番号のみによって判定されるため、従業員から教えられた電話番号が間違っていたり、災害によって教えた電話番号のデバイスを紛失したりした場合は、メッセージが届かない危険性があります。

また、個人情報保護やプライバシーの観点から、電話番号の提供に抵抗がある従業員もいるでしょう。

このような状況が生じるケースを考慮すると、安否確認の手段をSMSのみに絞ることは避けた方がいいでしょう。

確実な安否確認には専用のシステムがおすすめ

災害時の安否確認や情報共有の手段は、メールにもSMSにもそれぞれデメリットがあります。

メールは長い文章が送れるものの、回線が込み合うと到達が遅れるほか、メールアドレスの変更によって届かなくなったり、迷惑メールフォルダに入ってしまったりするおそれがあります。SMSは電話番号さえあれば送れるものの、長い文章が送れないことや費用が高くなりやすいことがデメリットです。

これらのデメリットを解消してスムーズに連絡を取りたい場合は、安否確認システムの利用がおすすめです。

ここからは、安否確認システムのメリットや特徴について紹介します。これから安否確認システムを導入する企業や、安否確認方法を検討中の企業の方は、参考にしてください。

複数経路でメッセージを送れて確実に届く

災害時の安否確認手段をメールやSMSなど1つの方法に絞ってしまうと、その手段に必要な回線がダウンしたときにメッセージが届かなくなります。

安否確認システムでは、メールや専用のアプリ、LINEなどさまざまな経路で安否確認メッセージを送信できるものが多く、到達率・開封率を高くするよう設計されています。全員でメッセージの経路を統一する必要がないため、デバイスの機種の違いによるメッセージの取りこぼしがありません。

インターネット回線を利用してメッセージを送れるため、電話回線が込み合っているときでもメッセージが届きやすいことも長所です。

メッセージの送受信に確実性を求めるのであれば、安否確認システムの導入がおすすめです。

複数の従業員で情報共有・対策指示が可能

同じ内容のメッセージを全従業員に伝えたいとき、全員の連絡先を確認して送信することは手間に感じる人もいるでしょう。そのようなときに活用したいのが、「掲示板機能」です。

安否確認システムには、掲示板機能が搭載されているものがあります。掲示板機能は描き込んだ情報を利用者全員で共有できる機能で、災害発生時は複数の人に同じ情報を伝えるために役立ちます。

SMSよりも、長文を書き込めることも掲示板機能の利点です。それぞれの状況を共有するだけではなく、企業側が動ける社員に対してBCPや今後の行動についての情報を伝えるために有効です。

トヨクモの「安否確認サービス2」は掲示板機能を備えているほか、指定した相手とやり取りができるメッセージ機能を使って、対策メンバーや役員と議論することもできます。

人事情報システムと連携が可能

安否情報システムの中でも、人事情報システムと連携できるサービスがおすすめです。システムを連携させることで、人事情報システム側で従業員の情報が更新されたときに、自動で安否確認システム側も最新の情報が反映されます。メールアドレスや部署などの情報を最新の状態に保てるため、システム管理者の作業を削減して負担を抑えられるでしょう。

トヨクモの「安否確認サービス2」はSmartHRやfreee人事労務、cybozu.com、Google Workspace、Microsoft Entra IDといったシステムと連携可能で、ワンクリックで簡単に情報を登録できます。

選ぶなら、トヨクモの「安否確認サービス２」

トヨクモの「安否確認サービス2」は、緊急時に事前に設定したメッセージを送り、従業員の安否確認ができるシステムです。

安否確認や従業員との連携に必要な機能を一通り備えつつも、運用しやすい価格で利用できます。初期費用は0から始められ、利用したい機能やかけたい予算によって、月額料金の異なるプランを選択できます。また、上限ユーザーによって価格は変化し、初期状態のユーザー数で足りなければ増やすことが可能です。

正式に契約する前に使用感を知りたいときは、無料ですべての機能を使える「30日間無料プラン」の利用がおすすめです。使用期間中はいつでも解約が可能で、仕様状態から製品版に自動で更新されることはありません。

当サービスはほかのサービスとの連携や操作性などから高い評価を得ており、6期連続でITreviewカテゴリーレポートで顧客満足度1位を獲得しています。安否確認の手段を検討中の場合は、ぜひ「安否確認サービス2」の導入をご検討ください。

自社に合った安否確認手段を選ぼう

SMSは、メールアドレスが分からなくても電話番号があればメッセージを送れる点や、受信時にポップアップが出るためメッセージを見逃しにくい点で災害時の連絡手段として優れています。スマートフォンアプリでしか使えないシステムとは違い、フィーチャーフォンでも問題なく送受信ができる点も大きなメリットです。一方で、長い文章が送れない・電話回線が込み合うときは送受信が遅れることがあるなどのデメリットもあります。

これらの点から、災害時の安否確認手段はSMS一本に絞らない方がいいと言えるでしょう。

SMS以外の安否確認の手段を導入したい場合は、安否確認システムの利用がおすすめです。安否確認システムは複数経路でメッセージを送れるほか、掲示板機能によって大人数に同じ情報を共有できます。

安否確認システム導入の際は、ぜひトヨクモの「安否確認サービス2」をご検討ください。複数のプランから料金・機能などが希望に合うものを利用でき、費用を抑えて必要なサービスを受けられます。

ほかのサービスとの連携性や操作性からも高い評価を得ているほか、無料お試し期間もあるため、サービス内容を把握したうえでの契約が可能です。

また、操作のしやすさも高い評価を得ており、BCP対策としても有効です。