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安否確認システムの発信基準とは?出社判断基準や出社方法についても解説

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通勤中や休日で社内にいないときに災害が発生してしまった場合、社員はどのような対応をとることが最善でしょうか?

本記事は、安否確認システムからの情報の発信基準、運用、導入メリットについて解説します。

安否確認システムの発動基準を定め、いざというときには社員の安全を確保しながら、災害時の不安を払拭して、会社の事業継続に役立てましょう。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

安否確認システムを発動させる判断基準

安否確認情報を発信するための判断基準は各企業によって異なります。

気象庁から発信される緊急地震速報は、最大震度5弱以上が予想されると震度4以上の予想地域に発信されるシステムです。

このことから耐震化されたオフィスビルに入居している企業や自社ビルなどであれば、「震度5以上」を安否確認情報の発信判断の基準とするケースが多いようです。その他の事務所や工場の場合には、オフィスビルとは異なる基準になります。

安否確認システムの発動~運用フロー

安否確認システムの発動から運用までの流れを、以下で解説します。運用までのフローを知っておくことで、システム導入後の対応をより深く理解し、企業の規模にあわせて運用を進められるでしょう。一般の従業員でもこのような安否確認の流れを知っておくと、システム発動後も迷うことなく行動できます。

管理者による安否確認発動

安否確認システムを発動する判断が下された際には、システム管理者から安否確認連絡が自動で一斉に送信される必要があります。システム管理者は社内PCからだけでなく、スマートフォンからも発動が可能な状態にしておかなければなりません。

発動基準は「一定震度以上の地震の発生」や「台風、その他の災害の発生」など、任意で設定可能です。もちろん気象庁からの情報をもとに、自動的にメールを一斉送信する設定をしておくことも可能です。

認否確認を通知するための本文は、内容を事前に作成して予約できるのが一般的です。有事の際に、管理者が慌てて作成しなくて済むようにしておきましょう。

社員からの状況報告

連絡通知を受け取った社員は、自分の状況を回答し報告します。回答方法は空メールの送信やボタンをクリックして登録するなど、システムによって異なります。社員が迷わず回答できるよう、簡単な方法にしておくのがおすすめです。

社員全員から迅速に回答を得る必要がある一方で、被害状況によっては未回答の社員が出てくるおそれもあります。こういった場合には、未回答社員を選択して回答を促す連絡が再送されるサービスを活用しましょう。こちらも、一定時間回答がないと、自動的に再送されるように設定することもできます。

回答内容の集計・共有

社員の回答内容は、即座に自動集計してシステムに反映される必要があります。自動集計された内容を、円グラフや折れ線グラフなどグラフィカルな表現で共有できるシステムも数多く存在します。

安否確認においては、誰の回答か返ってきているか、誰がどのような状況にいるのかなどをなるべく早く知ることが大切です。PCからだけではなく、スマートフォンや携帯電話からも集計結果が確認・共有できるシステムを選びましょう。

管理者から社員へ指示

集計された回答結果にしたがって、管理者から出社指示や自宅待機などの指示が出されます。回答内容の結果によって、誰にどのような指示をするべきかを決定し、個人やグループなどのターゲットに対して指示しましょう。

「出社可能」と回答した社員に対しては、出社させるかどうか、出社させるとしたら場所と時間をどうするか決めて指示します。「出社不可」と回答した社員には、その理由と状況を把握した後に、社員自身や家族のケアを優先させるため自宅待機や在宅勤務などの指示が考えられます。

安否確認システム発信後の出社基準

安否確認システム発信後の従業員の出社基準は、以下のような条件を元に決定しましょう。

  • 従業員の出退勤に影響があるか
  • 出社をして対応させる業務があるか
  • 取引先との交渉や取引などにより、翌日以降に納期を延ばせる余地があるか

これらの判断や対応が早急にできるように、企業の災害対策を統制できる人材を選び準備を事前に行っておきましょう。

ルールを設定し社員へ周知しておけば、災害が起こったときに決断や行動の基準になります。

出社基準について注意すべきこと

出社基準については、気をつけておきたい点がいくつか存在します。

法律的に明確な判断基準はありませんので、企業独自のルールを策定しておけば社員は原則としてその基準に従います。

ただし、各企業独自のルールであっても、安全配慮義務に準じて策定、判断する必要があります。優先順位の一番が社員の安全でなければならないのは言うまでもありません。極めて危険性が高い状況下での出社指示は、安全配慮義務違反です。

安否確認システム発信後の勤務例

安否確認システム発信後の勤務例を、いくつかご紹介します。どのようなケースがあるかを事前に知っておくと、状況に応じた指示を決定できるでしょう。

在宅勤務にするケース

災害が発生すると、交通機関が乱れる状況が続くことが予想されます。そのため従業員を無理に出社させるよりも、自宅待機や在宅勤務に切り替えることが原則的によい判断とされます。

一例として、MSD製薬会社は、災害時での社員行動基準を明記しています。その内容は、「災害発生時は原則として帰宅、その後は自宅待機」です。

災害が発生した時間帯や、災害の度合いが予想できたかによって、社員1人1人の判断は変わることが考えられるため、行動基準の事前制定は重要なポイントです。

一部社員のみ出社をするケース

原則は自宅待機となりますが、場合によっては出社が必要なケースも存在します。会社にとって期日を過ぎると損害がでる業務や、迅速な対応が必要な災害対策業務などに携わる社員に対しては、出社を求めなければならない可能性があります。

たとえば、商品の納品や商談などがある場合などは、「その日のうちに社内で確認しなければならない業務」の一例といえるでしょう。

出社を求める場合には、出社後も社員が安全に過ごせるような環境を作っておくことが大切です。出社したものの帰宅が困難になってしまった場合に備え、安全に過ごせるように会社で寝泊りができる環境設備をしましょう。

気象庁の情報から時間を区切って判断するケース

地震・津波とは異なり、台風や暴風雨などでは時間を区切って出社や自宅待機を判断するケースもあります。

たとえば「午前7時までに交通機関が運行不可である場合は、午前中は在宅勤務で様子をみる」という出社条件が考えられます。また、帰社については、交通機関の運行状況に応じて帰宅後に在宅勤務へ変更するなどの柔軟な条件設定ができるでしょう。

安否確認や出社対応の可否判断における問題点

安否確認や出社対応の可否が遅れてしまうと、大小さまざまな問題が起きます。問題点を洗い出し事前に対応しておくことで、災害時に確実で迅速な安否確認ができるでしょう。

安否確認や集計に時間がかかる

災害が発生した際には、管理者からの発信に手間がかかり一斉配信ができないケースも考えられます。電話やインターネット回線の混雑も予想されるため、安否確認に時間がかかるのはある程度予測しておくべき事態の1つです。

連絡に関する流れは、徹底的に周知しておく必要があります。また、安否確認に関して前もって決定しておくべき部分をあいまいにしたままでは、集計に時間がかかり全体の安否確認にも影響がでてしまうでしょう。

社員への周知徹底の難しさ

安否確認のルールを設定しただけでは、本当の災害が起こった場合に確実に使用できるとは限りません。そのため、社員と事前に訓練しておく必要があります。

2012年に一般財団法人労務日行政研究所がビジネスマンを対象に行った調査によると、回答者の61.5%が「災害で出社困難な場合の対応ルールの周知が不十分、もしくはなされていない」と感じています。綿密な訓練を行うことで、社員に徹底的にルールを理解させましょう。

出典:財団法人労務行政研究所「3.11大震災以降の職場と個人の実情に関するアンケート

安否確認システムを導入するメリット

安否確認を行う際には、連絡、集計、共有、そのあとの判断としなければならないことが多く存在します。またその判断も、間違うと人命や事業継続に関わることになるため、迅速さと正しさが求められる難易度の高いものです。

安否確認システムを導入するときには、そのメリットを理解したうえで導入すれば、安否確認にまつわる時間や手間の問題を少なくできるでしょう。

安否確認通知の自動化

安否確認通知が、簡単に自動化できます。あらかじめ定めておいた基準の災害が起こった場合に、安否確認システムから自動で従業員へ通知が発信されます。さらに、従業員からの回答も自動集計・共有されます。

安否確認システムが導入されていなければ、対応担当者自身が被災者となった場合に、通知の発信をしたり、そのあとの回答確認や集計をしたりすることができません。そもそも安否確認通知ができない状況を、システム導入することで回避できるのです。

災害時の迅速な状況把握

安否確認システムは安全確認通知から回答の集計・共有まで自動で行うことができるため、従業員の状況を瞬時に把握することができます。従業員の回答や状況管理にも大きな手間がかかりません。効率的に集計・共有が可能であればスピーディにBCP(事業継続計画)の判断が可能になるため、営業の早期再開につながります。

また、災害に巻き込まれた社員からのSOSに対しても、会社が迅速に対応に当たることが可能です。

セキュリティの担保

安否確認をするときには、社員個人の連絡先へ発信しなくてはならないことがあります。

メールアドレスや電話番号は、個人情報に当たりますので注意して取り扱わなくてはなりません。セキュリティシステムに不安があると、社員は企業に個人情報を伝えることを躊躇してしまい、必要な連絡先が確保できないことがあります。

安否確認システムは、個人情報の保護やセキュリティ面に優れた製品が多数存在します。一例を挙げれば、2段階認証を用いて不正アクセスから情報を守るシステムがあります。

セキュリティの堅固さをしっかりと説明することで、社員に安心して登録してもらえるでしょう。

社員の状況に合わせた細かな設定

部門や階層の違いで、災害時の対応や対策は異なるものです。

安否確認システムは、必要に応じた管理セグメントを細かく設定できます。

たとえば管理部門や営業部門での出社に対する必要性の違いや、管理職と一般社員での対応の違いなどは事前に設定が可能です。また、海外従事者向けに外国語に対応したシステムもあり、外国人社員を持つ企業には欠かせない機能といえるでしょう。

その他、連絡がつかない社員へ連絡がつくまで反復発信をし続けたりと、システムから自動で発信できることもシステムのメリットです。

安否確認システムの発信基準・出社基準を明確に決めよう!

いままで発信基準や出社基準が曖昧に設定されていたとしても安否確認システムを使うことで、統一した発信基準・出社基準を制定することが容易になります。基準を統一すれば災害時の対応が明確になり、企業の担当者だけでなく一般社員にとっても心強いでしょう。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。