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安否確認システムで家族の状況を把握しよう!メリットや選び方を解説

地震や津波、風水害などの自然災害が発生した際、離れている家族の安否が心配になる方は多いはずです。企業としては、家族の安否が分からないと従業員が事業復旧に集中できないため、効率的な業務遂行はできません。そのため、非常事態では、従業員の安否確認はもちろん、従業員の家族の安否確認も重要となります。

そこでおすすめしたいのが、安否確認システムの導入です。従業員家族にも対応したシステムを選ぶと迅速な初動が見込めるため、企業への損失を最小限に抑えられます。

この記事では、従業員の家族に安否確認システムを活用するメリットを紹介します。なかでもおすすめの安否確認システムも紹介しているため、併せて参考にしてください。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

安否確認システム14製品の比較表をダウンロードできます。個人情報の入力は必要ありません。 クリックするとファイルをダウンロードできますので、記事の内容と照らし合わせながら確認してみるといいでしょう。

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従業員の家族の安否確認方法

地震や津波などの災害が発生したとき従業員だけではなく、その家族の安否確認を行うと、従業員は安心して事業の継続に取り組めます。家族の安否確認を行う手段には、以下のような種類があります。

  • 無料の災害用ツールを活用する
  • 家族にも対応できる安否確認システムを導入する

それぞれについて解説します。

無料の災害用ツールを活用する

30秒以内の伝言を録音できる「災害用伝言ダイヤル(171)」や大手キャリアが提供している「災害用伝言板」などを活用すると、費用をかけずに家族との安否確認を行えます。家族の肉声を聞けたり、伝言メッセージを受け取れたりするため、安心できるでしょう。

ただし、無料ツールは機能制限が設けられている場合が多いため、活用しやすいかどうかなどを考慮した上で導入してください。

また、これらのサービスは企業から従業員に提供するものではなく、従業員が自主的に無料のサービスを使用することになります。企業は災害用ツールの使い方をレクチャーするか、利用方法を記したマニュアルなどを作って配布するといったサポートができるでしょう。

家族にも対応できる安否確認システムを導入する

迅速に安否確認を行いたい場合は、家族にも対応できる安否確認システムを導入しましょう。

そもそも安否確認システムとは、災害などの緊急事態が発生した際に登録した人の安否を確認するシステムのことです。事前に連絡先を登録しておくと、有事の際に登録者に一斉にメールを送信できます。返信の有無や回答情報を自動で集計・共有してくれるため、管理の手間を省けます。

近年は企業において災害時に従業員の安否をすぐに確認する目的で、安否確認システムが普及しています。このシステムは、従業員の家族間の安否確認にも利用できるケースが多いです。家族間で安否確認ができると従業員もその家族も安心できるでしょう。

従業員の家族に安否確認システムを活用するメリット

安否確認システムを用いて従業員家族の安否確認を行うことには、以下のメリットがあります。

  • 他の通信手段よりも緊急時につながりやすい
  • 災害時以外の緊急事態でも活用できる
  • 従業員の福利厚生として活用できる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

他の通信手段よりも、緊急時につながりやすい

安否確認システムは、他の通信手段よりも緊急時につながりやすいというメリットがあります。

緊急事態発生時には、携帯電話やSNSといった連絡手段が規制されて利用できない可能性があります。一方で、安否確認システムは周波数帯や回線の混雑に巻き込まれることは少なく、比較的つながりやすいのが特徴です。

また、安否確認システムのなかにはメールアドレスだけではなく、専用アプリやLINEといった複数の連絡手段で安否確認を行えます。あらゆる方法で安否確認ができると、通知が届かないといったトラブルを未然に防げるでしょう。

災害時以外の緊急事態でも活用できる

安否確認システムは、災害時以外の緊急事態でも活用できます。

たとえば、新型コロナウイルスが蔓延していたとき、アンケート集計機能で従業員と同居している家族の体温や体調を把握するのに役立ちました。従業員や同居している家族の健康状態を把握することにより、その従業員が出社できるかリモートワークするべきかを判断していたのです。

このように、安否確認システムを従業員との連絡手段として日常から活用していれば、緊急事態時にも混乱することなく利用できるでしょう。

従業員の福利厚生として活用できる

緊急事態が起きたときに、会社が導入しているシステムを使い、従業員が自分の家族の安否を確認できれば、従業員の満足度を高められます。

災害が発生したときに、家族の安否が不明なままだと従業員は業務に集中できません。福利厚生として家族との安否確認の方法を構築していれば、従業員は安心して事業の早期復旧に専念できます。さらに、会社への帰属意識が高まり、離職率を下げる効果も得られるでしょう。

従業員の家族に安否確認を行う際のポイント

安否確認システムの適用範囲を従業員だけでなく、その家族まで広げる際に注意しておくこととして以下の2点があります。

  • システム利用方法を従業員家族に周知する
  • システムの利用方法を訓練しておく

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

システム利用方法の従業員家族への周知

家族で安否確認システムを使うためには、システムの利用方法を従業員の家族全員が理解しておく必要があります。たとえば、地震が起きたときに安否確認の連絡方法がわからなければ、導入した意味がありません。また、災害時に安否確認システムを利用することを知らなければ、回答結果を送信することもないでしょう。

緊急事態発生時にスムーズな安否確認を行うためには、従業員家族に向けての安否確認マニュアルなどを作り、事前に周知しておくことが重要です。

システムの利用方法の定期的な訓練

実際に安否確認システムを利用できるように、災害や緊急事態が発生したときを想定した訓練も必要です。

安否確認システムは導入すればよいというわけではなく、緊急時に活用できる状態にしておくことが大切です。定期的な訓練を繰り返していれば、緊急時の混乱状況下であっても安否確認システムをうまく活用できるでしょう。

安否確認システムの重要性を共有して、従業員の家族にも定期訓練に参加してもらいましょう。

安否確認システムの選び方のポイント

いざ、会社で安否確認システムを導入しようと思っても、どれを選べばよいのか分からないと悩む方もいるでしょう。安否確認システム選びに迷ったら、以下のポイントに着目してください。

  • 機能
  • 対応できる災害の種類
  • 価格
  • インフラ
  • 使いやすさ
  • 外国語に対応しているか
  • 無料お試しの有無

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

機能

安否確認システムによって搭載されている機能が異なるため、自社に必要な機能を搭載している安否確認システムを選びましょう。

基本的に必要な機能は、災害発生に連動したメッセージ自動送信機能や、便利な掲示板機能などです。掲示板機能は災害時に安否確認や情報共有ができるだけでなく、平時にも活用できる機能です。

ほかにも必要な機能や欲しい機能がないかを洗い出し、その機能が搭載されている安否確認システムを選んでください。

対応できる災害の種類

安否確認システムを導入すれば、災害時に従業員の安否などの情報を迅速かつ正確に把握できます。会社や事業所・工場などが所在する地域のハザードマップなどから、対策すべき災害を明確にして、選定することが大切です。

安否確認システムの自動送信機能は、以下の災害に対応していることが多くあります。

  • 地震
  • 津波
  • 特別警報(大雨、暴風、高潮、波浪、大雪、暴風雪)
  • 洪水
  • 土砂災害
  • 竜巻
  • 噴火
  • 弾道ミサイル情報などのJ-ALERT(Jアラート:全国瞬時警報システム)

しかし、サービスによっては対応していない災害もあるため、システムを導入する前に詳しく確認しましょう。


また、災害には規模や被害・影響範囲などのレベルがあります。そのため、レベルに合わせて自動送信のトリガーを自社で自由に設定できるかどうかもあわせて確認しておきましょう。

価格

価格も安否確認システムを選ぶ際に考慮すべきポイントです。安否確認システムは導入時だけではなく月額制や年額制など、継続して費用がかかるからです。

初期費用とランニングコストがリーズナブルな安否確認システムが理想的です。安否確認システムによっては初期費用が無料の場合もあるため、その分コストを抑えられます。自社の予算に見合った安否確認システムを選ぶと、平時の事業に影響せず非常時に備えられます。

インフラ

緊急事態時でも安定した稼働が見込めるインフラ環境が構築されている安否確認システムを選びましょう。

災害時は通信障害や制限、アクセス集中からのサーバーダウンなどの可能性があります。安定的な稼働が見込めない安否確認システムを選ぶと処理が遅くなったり、システムがダウンしてしまったりといったリスクが高まり、スムーズな安否確認ができません。

災害時も安定した稼働が期待できたり、連絡手段が多く用意されている安否確認システムを導入すると、従業員やその家族とスムーズに連絡が取れるため、迅速な初動が可能となります。

使いやすさ

シンプルな操作で、使いやすい安否確認システムを選びましょう。従業員やその家族には幅広い世代がいると想定されるうえに、緊急事態時は冷静な判断を下しにくいです。シンプルな安否確認システムを導入しておくと、誰でも簡単に安否確認を行えます。

また「使いやすさ」には操作性だけではなく、複数の言語やガラケーに対応しているかなども含まれます。日本語が母国語でない家族がいる場合やスマホに切り替えていない家族がいる場合は、多言語やガラケーへの対応は重要な項目だといえるでしょう。

外国語に対応しているか

外国人従業員のいる企業では、外国語に対応するシステムを選ぶと安心です。緊急時に日本語のメッセージが理解できず、安否が確認できないという状況を避けるためです。

外国語に対応したアプリを選ぶと、メッセージを自動で従業員に合わせて翻訳してくれます。社員全員の安否状況を確実に把握するためにも、対応言語については事前に確認しておきましょう。

無料お試しの有無

安否確認システムには、無料でお試しできる期間が設けられているものがあります。このサービスを活用して使い方をある程度理解し、災害時でも使いこなせると確信を持ってから導入を決めましょう。

また、システム選定者が使いやすいと判断したシステムでも、担当者にとって使いにくい可能性があるため、実際に担当者に操作性を確認してもらうことがおすすめです。

無料お試し期間が用意されているかどうかはシステムによって異なるため、事前にチェックしてみてください。

従業員の家族も含めた安否確認ならトヨクモ『安否確認サービス2』がおすすめ!

従業員だけではなく、その家族の安否確認を行いたい方には、トヨクモが提供する『安否確認サービス2』がおすすめです。安否確認サービス2は、気象庁の情報と連動して自動で安否確認を行えるサービスです。集まった回答結果を自動で分析するため、安否確認にかかるコストを大幅に削減できます。

安否確認サービス2の特徴は、誰もが使いやすい点と、大災害でも稼働し続けるシステム設計の2つです。

企業の管理者と従業員双方の使いやすさを追求し、日本国内のどこで大規模災害が発生した場合でも システムを安定して稼働させ続ける信頼性の高さを兼ね備えています。

また、トヨクモでは唯一、契約全社を対象にした一斉訓練を行なっています。一斉訓練は実践に近い形式で行われており、参加した企業には回答情報を集計した結果レポートを提供しています。そのため、自社の防災意識を高める際にも役立てられるでしょう。

一斉訓練では災害時と同様のアクセス負荷がかかるため「安定的なシステム稼働を実現できるか」を定期的に確認できます。

従業員の家族と連絡が取れる安否確認システムを選ぼう!

日本では毎年のように地震や津波、風水害などの自然災害が発生しています。災害が多発化するなか、次の災害はいつ、どこで発生するかわかりません。万が一の際には従業員だけではなく、その家族の安否を確認できるように、今のうちから安否確認システムを導入しておきましょう。

トヨクモの『安否確認サービス2』のファミリープラン・エンタープライズプランであれば、家族の安否確認にも対応しています。どちらのプランも初期費用が発生しないため、コストを抑えて利用したい方にもおすすめです。SmartHRやfreee人事労務といった外部ツールを活用していると、1クリックで簡単にユーザー情報を登録できるのも魅力といえるでしょう。従業員やその家族の安否確認を迅速に行いたい方は、ぜひ安否確認サービス2をご利用ください。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。