安否確認システムの導入を考えている人もいるかと思います。ここでは、安否確認システムの導入方法や、そもそもの必要性やメリットについて紹介します。近年、自然災害や新型コロナウイルス感染拡大の影響で、安否確認の重要性が広く認識されるようになってきました。安否確認や安否確認システムに詳しくない人も、ぜひ参考にしてください。
安否確認システム導入の流れを理解し、事前に準備をしておくことで、安否確認システムをより効果的に運用することができるようになります。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
目次
安否確認システム導入の流れ
安否確認システムは導入目的を明確にしてから、導入目的に適した安否確認システムの選定をします。試用期間などがあるシステムの場合には、まずはお試しで導入して使用してみましょう。
導入する目的を決める
安否確認システムの導入目的を明確にします。災害時の対応や感染症対策など、安否確認システムに求められる機能は導入する目的によって異なるためです。
災害時の安否確認が目的ならば、従業員や事業所の状況を迅速に確認・集計・共有する機能が必要です。感染症対策が目的ならば、従業員の体温や体調などを確認するアンケート機能などが必要になるでしょう。平時の情報収集や共有でも使用したい場合は、掲示板機能やメール配信機能が重要になります。
案件確認システムの選定
安否確認システムを選定するときは複数のサービスを比較します。機能の充実度や費用は、安否確認システムごとに異なります。安否確認システムの月額費用は固定費になるため、求める機能が備わったシステムを選ぶことが重要です。
安否確認システム選定において、よく比較検討される機能に以下のものがあります。
- 災害時の安定運用が可能な、堅牢なクラウドシステムを導入している。
- 災害発生時の自動安否確認メール送信機能、自動集計・共有機能がある。
- 未回答者の自動再送信機能がある。
- 従業員の家族の安否確認にも利用することができる。
- 平常時の登録や管理がしやすく、管理者の負担が少ない。
- メール、電話、SMSなど、複数手段での連絡が可能である。
- 多言語に対応している。
お試し期間（トライアル）の導入
自社の目的に適った安否確認システムが選定できたら、お試し期間があるシステムについては、まずはお試しで導入してみましょう。お試し期間中に、企自社の人数規模や目的と適合しているか、機能や操作に支障がないか、管理運用の負担は許容範囲かなどを確認します。
たとえば、トヨクモの「安否確認サービス2」は、無料のお試しが可能です。無料お試し期間中の機能制限はなく、一斉送信や掲示板機能が試せます。各機能を試しながら導入が検討でき、操作につまづいたら電話やメールで質問できます。。興味があれば、参考にしてください。
安否確認システム導入前後にすべきこと
安否確認システムを導入するときは、自社の防災対策を見直す機会にもなります。災害時に安否確認システムが有効活用されるためにも、防災対策のなかに安否確認システムの運用手順を組み入れたり、システムを使った定期訓練を実施しましょう。。
緊急事態における指揮命令系統の取り決め
災害発生時には、災害対策本部を立ち上げて対応するなど、緊急事態の体制をとる企業が多いかと思います。
この場合には、緊急事態における指揮命令系統下で被害状況を把握し情報共有します。指揮命令系統のトップは経営層が適任です。中小企業なら社長が担当することも多いでしょう。ただし、担当者が出張だったり被災したりで、対応できない場合を想定し、複数の代理者を決めておきます。決裁の権限委譲も視野に入れるとよいでしょう。
災害対策本部の構成要員や班の役割、設置基準を決定し、社内への周知方法を定めます。
防災対策チェックリストの作成
従業員の安全確保、通信手段確保、事業継続の観点から防災対策のチェックリストを作成します。
チェックリストの例は次のとおりです。
- 防災担当者を設定している。
- 地域のハザードマップや防災情報で想定される被害を把握している。
- 防災情報や気象情報の入手方法を決めている。
- 消防署や警察などへの問い合わせ方法が把握されている。
- 災害発生時の情報収集や共有の手順が事業所ごとに決まっている。
- 安否確認システム、電話、メールなど、複数の通信手段が確保されている。）
- 社内で取りまとめた情報を、顧客や取引先に伝えるための連絡リストが作成されている。
- 食料や飲料水、医薬品などの備蓄が整っている。
- 備蓄品の確認や補充ができている。
- 屋内における設備・什器等の落下、転倒防止対策ができている。
- 安否確認システムの利用、ホームページやSNSの更新について、複数担当者が実施できる体制をとっている。
運用手順の設定
安否確認システムの導入目的を従業員に周知して、運用手順を設定します。
初動連絡体制や、連絡手段ごとの登録や操作方法、平常時の活用方法を決めます。管理者間の緊急対応手順や、従業員の使用手順なども整えておきましょう。集計結果の共有方法や報告先の整理も重要です。
機能のテスト
災害時に導入意図に沿った運用をするために、安否確認システムの動作確認をします。発信と受信のテストを定期的に行い、操作に慣れることが重要です。非正規雇用を含むすべての従業員が安否確認システムに登録しているかの確認も行います。
次の4項目をチェックしましょう。
➀従業員に正常に連絡が届く。
②画面を見て内容がすぐに分かる。
③返信までの動作が滞りなくできる。
④スムーズに集計・共有ができる。
訓練の実施
災害時に安否確認システムを確実に運用するためには、定期的な訓練が重要です。訓練でどの程度の情報が集まるかを検証し、安否確認システムの運用方法を見直します。
訓練をするなかで、電子機器の取り扱いが苦手でシステムを使いこなせない人がいるでしょう。この場合には、従業員同士でのフォローも検討してください。
訓練を通じて操作に慣れるとともに、最新の連絡先が登録されているかのチェックも同時に行いましょう。
訓練をとおして従業員に安否確認システムの存在を周知することで、災害に対する「わがこと意識」（他人事と思わず、自分のこととして、自分に引きつけて考えること）を養うこともできます。家族の安否確認が可能なシステムの場合には、家族の安否確認訓練も同時に行うとよいでしょう。
安否確認システム導入が必要な理由
近年、なぜ安否確認システムの導入が増えているのでしょうか。
理由のひとつに、BCP（事業継続計画）対策への高い効果が挙げられます。BCPとは、Business Continuity Planの略で、日本語では「事業継続計画」などと訳されます。
自然災害やテロ、感染症などに対して、被害を最小に抑えるとともに、たとえ被害・影響が出てしまったとしても、適切な対応で速やかに事業活動を復旧・継続させることを目的とした計画です。事業継続は顧客の信頼を得るために重要です。事業を早期復旧させるために従業員の存在は欠かせません。
安否確認システムは従業員の安全を守るために役立ちます。安否確認システムはBCPの要ともいえるのです。さらに、新型コロナウイルスの感染拡大によって従業員の健康観察や安全確保に向き合う機会が増えたことも安否確認システムが導入されるようになってきた理由です。
安否確認システムを導入するメリット
安否確認システムは自動的に従業員の安否確認をすることが可能で、管理者がうまくいかなかった場合のトラブルに集中できることがメリットです。
自動で従業員へ安否確認を行うことができる
災害時は従業員や家族の安否確認が急務です。安否確認システムは、気象庁から発信された災害情報をもとに、自動で安否確認メールを送信することができます。回答を自動集計・共有するため迅速な結果確認が可能です。
メールや電話で個別連絡をすると時間がかかり、通信の遮断により安否確認が遅れる可能性があります。
また、管理者が被災している場合や、連絡網がトラブルで途切れる可能性も想定されます。
回答のない従業員に繰り返し連絡をしたり、回答を部署ごとに一覧表示したり、回答した従業員に次の指示ができたりする安否確認システムを選ぶとよいでしょう。
安否確認のみに集中できる
安否確認システムが自動で連絡や集計をするため、管理者は結果の確認やトラブル対応に時間を割くことができます。管理者自身が被災をしたり、交通機関が停止したりすることによって管理者が対応できない場合も想定されるため、連絡の自動化は安否確認を完遂するためには重要です。
とくに大災害になると、状況把握を長期間行い続ける必要があると考えられます。安否確認システムは反復して発信・集計をすることが可能であり、管理者の負担軽減につながります。
平時においても活用できる
連絡網機能を兼ねた安否確認システムであれば、平時の連絡にも活用できます。アンケート集計機能で従業員の健康観察をしたり、日常的な情報収集をしたりすることが可能です。感染症対策や交通網の混乱などのトラブルに対応できることもメリットです。
緊急時に限らず、健康診断の告知や、ミーティングの案内、イベント広報などにも活用できます。平時の連絡で使い慣れていれば、災害時に安否確認システムをスムーズに運用できることにもつながり。
安否確認システムを導入すべき理由を知り、緊急事態に備えよう！
今回は安否確認システムの導入方法や必要性、メリットをお伝えしました。
安否確認システムは導入目的を明確にしてから選定し、お試し期間があるものは、まず試しで導入してみましょう。運用手順の設定や定期訓練をすれば、いざ災害になったときに、安否確認システムを混乱なく使いこなせることが可能です。
従業員の安否確認が迅速に行える安否確認システムは、事業継続の要です。従業員の安否確認を自動化し、効果的に安否確認ができるようにしましょう。
たとえば、トヨクモの「安否確認サービス2」は初期費用が無料です。かんたんに安否確認システムが導入できるため、興味のある方は参考にしてみてください。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
