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安否確認システムの必要性とは?絶対に譲れない選定ポイントも解説

安否確認システムとは、従業員の安否確認に役立つツールのことです。災害が発生したとき、企業は被害状況を把握しつつ、事業継続計画(BCP)に沿って事業の復旧・継続に向けた迅速な行動をしなければいけません。

日常的な連絡手段として広く利用されている「電話」や「メール」は、災害時の混乱状況下では使用できない可能性があります。そのため、従業員とスムーズに連絡を取れる手段を確保しておく必要があります。

そこでこの記事では、災害時の状況把握をスムーズに行い、円滑な事業復旧・継続を手助けする安否確認システムの必要性を解説します。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。

安否確認システムの必要性

安否確認システムとは、災害時に従業員やその家族の安否確認を行うシステムのことです。地震をはじめとする災害が発生したとき、システムを使って従業員に一斉メールを送信して安否確認を行ったり、回答結果に応じた指示を出したりできます。1995年1月に発生した阪神・淡路大震災がきっかけで誕生したとも言われており、非常事態が起きたときの備えとして企業に導入されるようになりました。

なお、企業にとっての安否確認システムは、従業員が「無事かどうか」を把握するだけではなく、緊急時における事業の継続にも役立てることも可能です。事前に策定した事業継続計画(BCP)をもとに迅速な対応を行う際に活用され、スムーズな事業復旧が可能となります。災害時に従業員とスムーズな連携が取れると、事業再開に向けての対応も迅速に行えるでしょう。

事業継続計画(BCP)の概念図です。

引用:内閣府「防災情報のページ 事業継続 初めての方へ」

安否確認システムを使った災害時の対応方法

災害が発生したときは、以下のステップに沿って従業員の安否確認を行います。

  • 安否確認・状況把握
  • 議論
  • 指示・共有

それぞれのステップについて解説します。

1.安否確認・状況把握

災害発生の直後には、管理者が速やかに従業員の安否や経営資源の被災状況を確認しましょう。安否確認システムを活用すると、自動で従業員全員に安否確認メールを送信できます。従業員は送られてきたメールに対し、安否や自身の状況を回答します。緊急時にスムーズに安否確認と状況把握をするには、平常時からメールアドレスが有効であることの確認や、安否確認メールへの回答方法の従業員への周知を行なっておく必要があります。

2.議論

従業員からの回答結果をもとに、どのような指示を出すかを役員や対策メンバーなど管理者で議論します。いくら事業継続計画(BCP)が策定できていても、そのときの被災状況によって指示の出し方は大きく変化します。

例えば、従業員の身の安全が確保できていない状態であれば、避難を優先しなければいけません。緊急対応を行える従業員がいれば、災害で中断してしまった業務の復旧作業をお願いできるでしょう。このように、被害状況に応じて適切な対応をすみやかに検討しましょう。

3.指示・共有

管理者間で議論したあとは、従業員に対して今後の指示を出して必要各所に情報共有を行います。従業員1人ひとりの身の安全を優先しながら、今できることを確実に進めていくことが大切です。

安否確認システムの有無によるフェーズの比較

安否確認システムがあるのとないのでは、緊急時に行うべき「安全確認・状況把握」「議論」「指示・共有」にかかる手間が大きく変わります。それぞれのフェーズにおいて、安否確認システムがある場合とない場合を比較してみます。

安否確認・状況把握

安全確認システムを導入している場合は、自動で安否確認メールが従業員へ一斉送信されます。従業員からの回答結果は、システムが自動で集計します。多くのシステムは集計結果を部署や回答別にソートすることが可能な他、未回答者への自動再送信機能を備えたものもあります。

一方、安全確認システムがない場合は、担当者が何らかの方法を用いて手動で安否確認を行います。電話やメールは時間が経つにつれて回線が混雑するため、担当者は自身が被災していても迅速な対応が求められます。

連絡網などを用いる場合、一人の報告の遅延が全体に影響します。

議論

安全確認システムには、自動集計された結果をもとに、担当者間でどのような対応を行うかを議論できるコミュニケーションツールを備えたシステムがあります。
災害時を想定したシステムのため、回線混雑の影響を最大限抑えられます。スマートフォンで利用できる「専用アプリ」が存在するシステムもあります。

一方、安全確認システムを導入していないと、管理者間で議論を行う手段がなく、回線が復旧するまで対応方法がうまく検討できない場合もあります。

指示・共有

安全確認システムでは、メールの一斉配信や掲示板などを活用して情報共有を行えます。状況に応じて個別に指示を出す場合、宛先は都度選択する必要があります。多くのシステムは、自動集計された結果から宛先を絞り込んで指示を出すことが可能です。情報共有の場として、従業員同士が閲覧・書き込みを行える掲示板機能があるシステムもあります。

一方、安全確認システムを導入していないと、管理者が各従業員に指示を出す必要があります。指示が行き渡るまでに時間がかかり、事業の復旧が遅れるリスクがあります。

絶対に譲れない安否確認システムの選定ポイント

安否確認システムにはさまざまな機能がありますが、どのようなものを選ぶべきでしょうか。導入するうえで絶対に検討するべきポイントは主に以下の3つです。

  • インターネット経由のシステムか
  • 動作実績があるか
  • セキュリティに問題はないか

それぞれの選定ポイントを解説します。

1.災害時に実際に稼働するシステムを選ぶ

安否確認システムを選ぶ際は、災害に強いシステムかどうかを必ずチェックしましょう。東日本大震災時の通信状況より、災害時は電話ではなくインターネット接続による連絡手段を確保する必要があることがわかります。そのため、インターネットを経由した安全確認システムを選びましょう。

また、スマートフォンアプリやインターネットサービスと連携して通知を行うシステムであれば、システムにログインせずとも指示が確認できるためスピーディな対応が可能となり、震災時のバッテリー不足状況においても有効に機能すると期待できます。

2.動作実績があるか

安全確認システムを選ぶ際には、過去の災害時にシステムが正常に動作していたかを確認します。

東日本大震災では「震災時にアクセスしたが動作しなかった」という事例がありました。考えられる理由は、想定を超えてシステムにアクセスが集中したためと言われています。安否確認システムは、日常的にアクセスするシステムではない反面、災害時は特定の地域のすべてのユーザーがアクセスする可能性があります。そのため、どのようにアクセス数のピークに合わせたシステムを構築しているのかを確認することも重要です。

東日本大震災、熊本地震、能登半島地震など被害が出た地震の際に、システムがどのように稼働していたかを調査したうえで、自社に導入するかを検討しましょう。

なお、安否確認システムの『トヨクモ 安否確認サービス2』では利用ユーザーを対象とした全国一斉訓練を行っており、アクセス集中時に稼働することを実証しています。ほかのサービスにはない取り組みであり、より安心して導入していただけます。

3.セキュリティに問題はないか

安全確認システムには、従業員の連絡先をはじめとする企業や個人の情報を登録します。そのため、情報漏えいしないセキュリティシステムになっているかも重要なポイントです。災害時にもシステムのサーバーが稼働するよう、サーバーを複数の拠点や海外に設置していることなども、セキュリティの強さやいかなる状況でもシステムが正常に動作するかの判断基準となります。

災害時にはトヨクモ「安全確認サービス2」がおすすめ

地震をはじめとする災害時の安否確認には、トヨクモの『安全確認サービス2』の活用がおすすめです。このシステムでは、気象庁の災害情報と連動して、従業員の連絡先に自動で安否確認メールを一斉送信できます。また、メールアドレスへの連絡のみならず専用アプリやLINEとの連携も可能なため、安否確認通知が届かないといったトラブルの防止になるでしょう。

なお、安全確認サービス2は毎年9月1日に全国一斉訓練を行っており、システムが安定して稼働できるかをチェックしています。クラウド型のサーバーを採用しているため、災害時でもスムーズな連絡が可能です。

さらに、安否確認サービス2は事業継続に必要となる機能も搭載しており、災害時の対策指示や情報共有もスムーズに行えます。例えばすべてのユーザーが書き込みや閲覧ができる掲示板を活用すると、社内全体での情報共有もスムーズにできます。

特定メンバーだけで議論を行えるメッセージ機能を利用すれば、部署単位で情報共有したり、今後の事業継承について話し合ったりすることも可能です。緊急時に従業員の安否確認を行いつつ、スムーズな対応で事業継続を行いたい方はぜひ利用を検討してみてください。

安否確認は従業員の安否の把握と事業継続に不可欠

企業における安否確認は従業員の安否を把握するだけではなく、事業を継続するうえで欠かせない業務です。迅速に被害状況を把握し適切な対応を行えば、スムーズに事業復旧・継続できる可能性が高まります。

そのためには、迅速な安否確認が可能となる安否確認システムが必要です。自動で安否確認メールを送信できるため、従業員との連携もスムーズに行えます。今回紹介した選定ポイントを参考にし、ぜひ自社に合った安否確認システムを導入してみてください。

安否確認サービス2の製品サイトに遷移します。
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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

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監修者:木村 玲欧(きむら れお)

兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士(情報学)(京都大学)。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学-教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』(北樹出版)、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』(時事通信社)、『戦争に隠された「震度7」-1944東南海地震・1945三河地震』(吉川弘文館)などがある。