安否確認システムの必要性とは？導入メリット・失敗しないための選定のポイントを紹介！

安否確認システムとは、災害時に従業員やその家族の安否確認、取引先の被害や施設の被災情報などの確認を行うツールのことです。

近年能登半島地震をはじめとする大地震が頻発しています。そうした中で、安否確認システムを自社に導入するべきか検討している経営者、危機管理担当者の方も多いのでは無いでしょうか。

災害が発生したとき、企業は被害状況を把握しつつ、事業継続計画（BCP）に沿って事業の復旧・継続に向けた迅速な行動をしなければいけません。

日常的な連絡手段として広く利用されている「電話」や「メール」は、災害時の混乱状況下では使用できない可能性があります。そのため、従業員とスムーズに連絡を取れる手段を確保しておく必要があります。

この記事では、安否確認システムの必要性・メリット、失敗しないための選び方のポイントを詳しく解説します。

監修者：木村 玲欧（きむら れお）

兵庫県立大学　環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた　スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。

安否確認システムの必要性と導入のメリット

安否確認システムは、災害時に従業員の安否を迅速かつ正確に把握し、迅速に事業復旧・継続するために重要なツールです。ここでは、安否確認システムを導入することで得られる必要性とメリットについて詳しく解説します。

事業継続（BCP）のための経営資源「人」を素早く確保できる

BCP（事業継続計画）とは、地震やテロといった緊急事態が発生したとき、事業継続が行えるようにあらかじめ立てておく計画のことです。事前に緊急事態時の対応策を考えておくと、企業の損害を最小限に抑えながら事業を継続できます。

2024年5月7日BCP（事業継続計画）とは?専門家がわかりやすく解説

BCPを策定・運用することで、

• 災害時でも事業の停止を避け、許容限界以上のレベルで事業を継続できる
• 事業をより早く通常の状態に復旧できる

ことなどが期待できます。

災害時の早期事業復旧に欠かせないのが「人（従業員）」です。
自社の建物や設備が無事であっても、従業員がどこにいるのか、安全なのかが確認できなければ事業を継続することはできません。従業員の安否を素早く把握し、適切な指示を出すことが早期復旧のカギとなります。

安否確認システムを導入すれば、地震などの災害発生時に自動でメッセージを送信して安否確認を行ったり、回答結果に応じた指示を出したりできます。

従業員の私用の電話番号やメールを直接取得することなく連絡網を構築できる

災害時に安否確認を行う際、従業員が社用携帯を持っていないとすぐに回答できない恐れがあります。より迅速に安否確認を行うためには、私用の電話番号やメールへのメッセージ送信も効果的です。しかし、従業員の氏名と紐づけて管理するこれらの情報は、個人情報にあたるため、企業が慎重に管理する必要があり、また提供することに抵抗を感じる従業員もいるでしょう。

安否確認システムの中には、企業の管理者から見えない形で私用の連絡先を登録できるものもあります。トヨクモの『安否確認サービス2』では、アプリやLINE、プライベートアドレスからの回答も可能です。

安否確認や被災情報の確認を確実に、迅速にできる

確実に、かつ迅速に従業員の安否を確認することは、災害時における企業の事業継続にとって重要といえます。

安否確認システムを導入することで、自動で安否確認の連絡や集計を行うことができ、担当者の負担や時間を大幅に軽減できます。
従業員に個別に連絡する必要がなく、連絡忘れ、集計ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。

被災情報の結果をもとに従業員や取引先とコミュニケーションが取れる

安否確認システムには回答の自動集計機能がある製品が多くあります。従業員の回答状況をリアルタイムで確認し、被害状況を従業員や取引先といち早く共有することが可能です。

従業員の安否確認が完了した後には、情報共有や適切な指示も重要です。安否確認システムには、掲示板機能を持つものもあり、従業員全員に被害状況や対策指示を共有できます。さらに、メッセージ機能があるシステムを導入すれば、限定メンバーで対策を議論したり、画像やファイルを添付して被害状況の詳細を伝えることも可能です。

安否確認システム「ある場合・ない場合」

下記の表は、安否確認システムを導入しているケースと、電話やメール、チャットツールなどの手動で行うケースを比較し、災害時の対応とかかる時間をまとめています。

このように、安否確認システムが「ある場合」と「ない場合」では、必要な時間や作業負担に大きな差が生じます。安否確認システムがある場合、最短で40分で指示が伝わるのに対し、安否確認システムがない場合は7時間から最大3日もかかることがあります。災害時は通信が混雑しやすく、担当者自身も被災する可能性があるため、手動での対応には限界があります。安否確認システムを導入することで、これらのリスクを軽減し、素早く正確に安否確認をすることができます。

安否確認システムの選び方

安否確認システムの導入後に後悔しない選び方のポイントは、以下のとおりです。

• 自動送信で対応できる災害の種類
• 専用アプリ・連携できるSNSの種類
• 使いやすさ・操作性
• メンテナンス性
• データセンターの場所
• セキュリティ対策
• 災害時のアクセス急増への対策
• 導入サポート
• 無料お試しの有無

それぞれのポイントを解説します。

自動送信で対応できる災害の種類

安否確認システムを導入するときは、自動送信で対応できる災害の種類をチェックしましょう。企業が所在する地域によって、起こり得る災害には違いが見られます。そのため、ハザードマップなどを参考にしながら自社が対策するべき災害を明確にしておき、その災害に対応できる安否確認システムを選ぶことが大切です。

なお、安否確認システムの自動送信機能は、以下の災害に対応していることが多いです。

• 地震
• 津波
• 特別警報（大雨、暴風、高潮、波浪、大雪、暴風雪）
• 洪水
• 土砂災害
• 竜巻
• 噴火
• 弾道ミサイル情報などのJ-ALERT（Jアラート：全国瞬時警報システム）

システムの種類によっては対応していない災害もあるため、導入前に詳しく確認しましょう。

また、災害には規模や被害・影響範囲などのレベルがあります。レベルに合わせて自動送信のトリガーを自社で自由に設定できるツールであるかどうかを確認しておくとより安心です。

専用アプリ・連携できるSNSの種類

安否確認システムは電話に限らずメールやアプリ、SNSなど複数の連絡手段に対応しています。災害が発生した場合、電話やメールは回線の混雑やメールサーバーへのアクセス集中などによりつながりにくくなることがあります。そのため、確実に連絡できるようにするためにも、多くの連絡手段を確保しておくとよいでしょう。

使いやすさ・操作性

安否確認システムを選ぶ際は、画面の見やすさや操作性、プッシュ通知の有無などを確認しましょう。

災害時は冷静な判断や対処が難しくなることが予想されるため、非常事態でも利用者がスムーズに操作できることが何よりも重要です。また、日頃から活用できる安否確認システムを導入すると、緊急時でも混乱することなく安否確認を実施できます。

メンテナンス性

安否確認システムは定期的に人事情報をメンテナンスし、最新情報を維持するのが望ましいです。

従業員が安否確認システムに登録したメールアドレスの変更や削除を行っていることも考えられるからです。災害発生時に配信エラーが起き、従業員の安否を確認できなければ導入した意味がありません。平時のメンテナンスを最小限の負担でできるよう、人事情報システムとの連携ができるかも重要な判断ポイントです。

データセンターの場所

緊急時でも稼働する構築がされているかを判断するために、データセンターの場所が重要です。

たとえば、国外かつ災害が起こりづらい場所にデータセンターがある会社のシステムであれば、国内で災害が起きても物理的な被害を受けることはないため、通信障害が発生する可能性は低いと言えるでしょう。また、データセンターが1つしかないと、そのセンターのある地域が被災したらシステムが使えなくなくなる可能性が高いため、データセンターは国内外に複数あると好ましいです。

データセンターの詳細な場所は開示していないメーカーが多いものの、どこの都道府県・市町村にあるか程度は必ず確認しましょう。

セキュリティ対策

安否確認システムを導入する際は、適切なセキュリティ対策が施されているかどうかも確認しましょう。安否確認システムは災害時に素早く・正確な情報を提供する必要があり、システムの信頼性や安全性が不十分だと情報の誤解や誤報などにつながる恐れがあります。

また、企業が安否確認システムを利用するには、企業の情報や従業員の個人情報を登録しなければいけません。システム内の情報が適切に保護されているか、システムにアクセスできる人が限定されているかなど、導入前に確認しておくと安心して活用できます。

災害時のアクセス急増への対策

安否確認システムは、災害時に想定を上回るアクセスが集中する可能性があるため、安定的に動作できる対策が必須です。

たとえばトヨクモの『安否確認サービス2』は、利用者のアクセスが急増するとシステムを自動拡張する「アクセス集中時自動拡張機能」を搭載しています。加えて地震発生をきっかけとして、システムを拡張できる「地震発生時自動拡張機能」を実装したため、爆発的なアクセスでも高負荷の状態を作ることなく、システムを利用できるように対策しています。

上記のように、災害時にアクセスが集中しても問題なく稼働できるだけの対策がとられているかどうかも重要な判断軸の一つです。

導入サポート

安否確認システムを導入する際は、導入サポートの有無や充実度もチェックしましょう。事業継続に役立つさまざまな機能が搭載されていることの多い安否確認システムだからこそ、既存の業務フローに加えて安定して運用できるまでに時間がかかる場合があります。ベンダー（製造元・販売供給元）によるサポートがあれば、初期設定や利用方法の説明などのサポートをしてくれるため、スムーズに導入できるでしょう。また、操作マニュアルやFAQの充実度をチェックすることも大切です。

無料お試しの有無

システムを一度導入したあとで別のシステムに乗り換えるのは費用面だけでなく、従業員情報の移行などといった事務的手続きの手間がかかります。自社にとって必要な機能が実際に使えるか、社内で問題なく運用できるかを、導入前の無料お試し期間中に確認し、問題なく使用できることが確認できてから本格的な導入を検討しましょう。

企業が安否確認システムを導入した事例

ここでは、安否確認システムを導入している企業事例を紹介します。

北海道旅客鉄道株式会社

JR北海道では、以前は電話を使用して安否確認を行っていましたが、2018年の胆振東部地震の際に、停電により携帯電話がつながらなくなるなどの問題が発生しました。

これを受けて、より効率的な安否確認システムの導入を本格的に検討、最終的にトヨクモの『安否確認サービス2』を採用しました。決め手となったのは、操作がシンプルでわかりやすく、エリア区分を詳細に設定できる点でした。

サービスの導入後は、2度の地震でシステムが想定通りに動作することを確認できました。安否確認サービス2はJR北海道独自の防災訓練にも活用されており、災害対策の強化に役立っています。

（参考：安否確認サービス2事例一覧「北海道旅客鉄道株式会社」）

株式会社ヤクルト東海

ヤクルト東海では、グループウェアのアンケート機能を使って安否確認をしていましたが、操作が複雑で、管理者が手動で集計作業を行う必要があり、効率化が求められていました。

そこで、操作性が高く、低コストで導入可能な『安否確認サービス2』を採用。気象庁の情報と連動する自動送信機能を利用することで、従業員全体に迅速な安否確認ができるようになり、管理者の負担が大幅に軽減されました。

安否確認訓練の負担も軽減され、頻度は年4回に増加。防災意識の向上に大きく貢献しています。

（参考：安否確認サービス2事例一覧「株式会社ヤクルト東海」）

野原グループ株式会社

建設資材を取り扱う商社である野原グループも『安否確認サービス2』を導入しています。

それまでの安否確認は電話による緊急連絡網を回し、結果をExcelで集計するという方法でした。しかし従来の管理者の負担が大きく、迅速な対応が難しいという課題がありました。

そこで、費用面・操作性・システム稼働の信頼性の面で優れた『安否確認サービス2』を導入。自動送信機能や自動集計機能を活用することで、担当者の作業負担を大幅に軽減しました。

直感的な操作ができるUIや、定期的な安否確認訓練の効果もあり、安否確認の従業員回答率を向上させています。令和6年能登半島地震では100％の回答率を達成しました。

（参考：安否確認サービス2事例一覧「野原グループ株式会社」）

災害時はトヨクモ「安否確認サービス2」がおすすめ

地震をはじめとする災害時の安否確認には、トヨクモの『安否確認サービス2』の活用がおすすめです。『安否確認サービス2』は、気象庁の災害情報と連動して、従業員の連絡先に自動で安否確認メールを一斉送信できます。また、メールアドレスへの連絡のみならず専用アプリやLINEとの連携も可能なため、安否確認通知が届かないといったトラブルの防止になるでしょう。

なお、『安否確認サービス2』は毎年9月1日に契約全社を対象に全国一斉訓練を行っており、システムが安定して稼働できるかをチェックしています。クラウド型のサーバーを採用しているため、災害時でもスムーズな連絡が可能です。

さらに、『安否確認サービス2』はBCPに必要となる機能も搭載しており、災害時の対策指示や情報共有もスムーズに行えます。例えばすべてのユーザーが書き込みや閲覧ができる掲示板を活用すると、社内全体での情報共有もスムーズにできます。

特定メンバーだけで議論を行えるメッセージ機能を利用すれば、安否確認の情報を元に、対策メンバーや役員と議論することにも活用できます。緊急時に従業員の安否確認を行いつつ、スムーズな対応で事業継続を行いたい方はぜひ利用を検討してみてください。

＼安否確認サービス2 無料お試し／こちらのフォームからお申し込みいただけます！

無料お試しは、何度でもご利用可能です。ぜひこの機会に安否確認システムを体験してください！

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安否確認システムは従業員の安否の把握と事業継続に不可欠

企業における安否確認は従業員の安否を把握するだけではなく、事業を継続するうえで欠かせない業務です。迅速に被害状況を把握し適切な対応を行えば、スムーズに事業復旧・継続できる可能性が高まります。

そのためには、迅速な安否確認が可能となる安否確認システムが必要です。自動で安否確認メールを送信できるため、従業員との連携もスムーズに行えます。今回紹介した選定ポイントを参考にし、ぜひ自社に合った安否確認システムを導入してみてください。

監修者：木村 玲欧（きむら れお）

兵庫県立大学　環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授

早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた　スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。