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企業が安否確認訓練を行うべき理由とは?手順とシナリオを紹介

日本は、地震や台風などの自然災害が多い国です。企業としては、災害発生時に従業員の安否確認や被災状況を素早く確認し、一刻も早く事業を再開するために、日頃から訓練を行う責任があります。

今回は、安否確認の訓練の目的や手順、正しく行動を起こせるための効果的なポイントについてご紹介します。従業員の安全を守るために、どのような準備を進めればいいのか確認していきましょう。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

企業が行う安否確認の訓練とは?

企業が行う安否確認の訓練とは、実際に起こりうる災害を想定して従業員の安全を守るために行われます。被災状況を想定して対策を練り、災害時に落ち着いて行動できるよう定期的な訓練が求められます。

また、あらゆる災害に備え、企業が事前に策定した安否確認方法が、有事の際に効果的に機能するかを検証する目的もあります。

訓練では、従業員の安否確認を素早く実施できるかどうかだけでなく、災害発生時においても事業を止めることなく継続できる体制を構築できるかが試されます。

スムーズな事業再開を実現するためにも、事前に策定した手順で安否確認を行えるかを検証しましょう。実際に災害が起きた時、全ての従業員が冷静且つ正確な対応ができるようになることが目的です。

企業が安否確認訓練を行うべき理由

安否確認訓練は、被災状況を把握し従業員の安全確保を図るだけが目的ではありません。ここでは、企業が事前に安否確認訓練をすべき理由を解説します。

  • 策定したBCPが想定通りに機能するかを確かめるため
  • 従業員・取引先に対して企業が負う責任を果たすため
  • 従業員に対して当事者意識と危機感を持ってもらうため

策定したBCPが想定通りに機能するかを確かめるため

さまざまな災害を想定して策定したBCPが、計画通りに機能するかを事前に確かめておく必要があります。BCP(Business Continuity Plan)とは、災害発生時に被害を最小限に抑え、事業活動を継続させるための事業継続計画のことです。

たとえ入念なBCPを策定していたとしても、それが事前の想定通りに機能しなければ、有事の際に活用できず、従業員の安否確認に遅れが生じてしまうでしょう。安否確認が遅れ、事業活動の再開にも遅れが出れば、最悪の場合会社の存続すら危ぶまれてしまいます。

安否確認訓練を定期的に行うことは、策定したBCPの改善点を見つけるための最も取り組みやすいことの一つです。

訓練で上手く機能しなければ、当然実際の災害時にも機能しません。

BCPを実効性のあるものに随時アップデートするためにも、適宜改善を加えてより効果的な計画を作成しましょう。

従業員・取引先に対して企業が負う責任を果たすため

企業は災害が発生した緊急事態においても、従業員やその家族の命を守るために最善を尽くす社会的な義務を負っています。そのため、後述する安否確認システムの導入やBCPの策定など、従業員一人ひとりの安否を確認できる「仕組み」を構築しておかなければなりません。

災害時に対応できるシステムやマニュアルが完備されていれば、従業員の企業に対する安心感やロイヤリティも高まります。有事の際にも従業員のことを考えてくれている会社、というイメージが社内外に定着するのです。

また、従業員だけでなく取引先に対する信頼を保持するためにも訓練は欠かせません。災害が発生しても被災状況を最小限に止め、取引先に対しての商品やサービスの提供を滞らせないよう対策すること、つまりは供給責任を果たすことも、企業が負うべき義務の一つです。

従業員に対して当事者意識と危機感を持ってもらうため

BCPに則った安否確認訓練は、日本の多くの企業で行われています。しかし、肝心の従業員に当事者意識がなければ、せっかく訓連を行っても、有事の際に効果を発揮しません。

「自分の住む地域では災害は起こらないであろう」

「毎年同じ訓練だし真面目に参加する必要はない」

災害の発生時には、従業員のこうした危機意識の低さが安否を大きく左右するのです。

とは言え、同じような訓練を形式的に行っているだけでは、災害時の危機感を持つことは難しいでしょう。そこで企業は、従業員の防災意識を引き出すような訓練内容の見直し、訓練に対して積極的に参加できるようにシステムを整える必要があります。

そして訓練を通じて「災害はいつ起こってもおかしくないもの」という意識を全従業員に持ってもらうのです。

「いつでも自分が被災者になる可能性がある」という意識を持たせることも、訓連を行う意義の一つです。

安否確認訓練の手順

企業にとって、安否確認訓練がいかに重要かが理解いただけたかと思います。

ここからは具体的な安否確認訓練の手順をご紹介します。

  • まずは自らの安全を確保する
  • その後に周囲の人の安全を確認する
  • 周囲の状況(建物等)を確認する
  • 状況に応じて責任者への報告・連絡・相談

災害発生時の優先順位は、「自分→周囲の人→建物」です。大まかな流れを理解し、いざ災害が発生しても落ち着いて行動できるように手順を確認していきましょう。

まずは自らの安全を確保する

災害発生時には、まず自分自身の安全を確保しましょう。当たり前ですが、自身の安全を確保できればなければ、その後冷静に対応することはできません。

地震発生時にオフィスにいる場合は、机の下に潜って什器やオフィス機器の転倒から頭部を守りましょう。揺れが収まってもすぐには飛び出さず、照明器具の破片などに注意しながら落ち着いて周囲の状況を確認します。もし、火災等の危険性が覚知され、その場から避難する必要性が出てきた場合には、日頃から確認している安全な避難経路に従って安全な場所へ逃げましょう。また、オフィスが沿岸部などに位置する場合は、日頃から周辺の津波の危険性についてハザードマップを確認しておき、安全な避難先を確保しておく必要があります。
外出している場合は、倒壊しそうな建物や上方からの落下物から素早く離れ、安全な場所へ避難します。その時起きている災害や場所に応じた臨機応変な対応を行いましょう。

その後に周囲の人の安全を確認する

自分自身の安全を確保できたら、そこで初めて周囲の人の安否確認を行いましょう。周囲の人に声をかけて、無事かどうか確認します。

オフィス機器や什器の下敷きになっていたり、転倒して立ち上がれない人がいたりする場合は周辺へ呼びかけて救出の準備を進めましょう。

その場でできることやすべきことを判断し、臨機応変に対応することで周囲の人の命を助けられます。応急処置では間に合わない場合は、すぐに救急や消防へ連絡するといった対応を取りましょう。

自己判断で全ての問題を解決しようとするのではなく、その時の状況に応じて適切な行動を周囲と取れるよう、準備をしておくことが重要です。

周囲の状況(建物等)を確認する

自分自身と周囲の安全を確保できたら、無理のない範囲で周囲の被害状況を確認しましょう。周囲に倒壊しそうな建物がないか、火の元になりそうな危険物はないかを見まわします。

工場や倉庫内にいる場合は、災害時に稼働したら危険な機械や設備がないかを確認し、動いている場合は稼働を停止させましょう。震度の高い地震が発生した場合、2回目3回目の余震によって被害が拡大するケースも考えられます。

危険物や危険な場所に近づかないように、立ち入り禁止の措置を図り、周囲の人の避難誘導を行うことも大切です。

状況に応じて責任者への報告・連絡・相談

自身や周囲の安全確保が済んだら、自社の防災担当者に状況の報告を行い指示を仰ぎましょう。担当者は従業員の状況を把握し、上層部へ報告します。企業は最終的に従業員全員の安否を確認し、今後の対応を示します。

電話連絡網で直ぐにコミュニケーションが取れれば問題ありませんが、防災担当者自身が被災していたり、災害の影響で電話回線やインターネットが繋がりにくくなっていたりする可能性も考えられます。

そのため、災害時にアクセスが急増しても安定して稼働できる安否確認システムを利用していると安全です。

安否確認訓練のシナリオ作成のポイント

災害発生時に、危機感を持って正しい行動を取ることは極めて困難です。いざというときに計画に沿って行動に移せるようになるためには、実際の災害を想定した、具体的な「シナリオ作成」が求められます。

たとえば地震の場合は、規模や震源地に合わせた被害状況を想定したシナリオを作成します。

従業員一人ひとりが危機感を持って、訓練に臨んでもらうためのシナリオを練りましょう。

ここでは、シナリオ作成において押さえるべき3つのポイントをご紹介します。

  • 地震などに偏らずあらゆる災害を想定する
  • 災害が起こる時間帯もあらゆるケースを想定しておく
  • シナリオは定期的に変更を加える

地震などに偏らずあらゆる災害を想定する

一般的に、自然災害に対する訓練は地震を想定して行われることが多い傾向にあります。しかし、当然ながら災害は地震だけではありません。台風や火災、豪雨などの自然災害、さらには人為的な事故などあらゆる災害に対して適切に対応できるよう複数のパターンを想定したシナリオを作成しましょう。

たとえば、以下のような災害を想定したシナリオは予め作成しておきましょう。

  • 地震
  • 巨大台風
  • 集中豪雨
  • 大規模火災
  • 高潮・高波による被害
  • 鉄道・航空・自動車事故

安否確認訓練は、これらの災害が実際に起きた際に落ち着いて対応できるよう、災害状況を細かく設定したシナリオの作成を行いましょう。

災害が起こる時間帯もあらゆるケースを想定しておく

災害は、日中に起こるとは限りません。実際に、過去に発生した大地震の時間帯も早朝から深夜にかけてさまざまです。

  • 早朝~朝方
    阪神・淡路大震災 火曜日5:46
    大阪北部地震 月曜日7:58
  • 日中
    東日本大震災 金曜日14:46
    新潟県中越沖地震 祝日10:13
    関東大震災 土曜日11:5
  • 深夜
    熊本地震(前振)木曜日21:26
    熊本地震(本震)土曜日1:25

このように、災害はいつ・どれくらいの規模で発生するか全く予測がつきません。就業中に発生することもあれば、帰宅時に起こる可能性もあります。

そのため、災害が起こるあらゆる時間帯を想定し、適切な対応を取れるように時間帯別のシナリオを用意しておきましょう。

シナリオは定期的に変更を加える

災害時に対応したシナリオは定期的に変更を加えるべきです。

訓練の度に同じシナリオを使いまわししていると

「また前回と同じ流れね」

「いつもと同じ訓練でしょ」

と、訓練に緊張感がなくなってしまいます。

形式的な訓練を繰り返すだけでは、意味がありません。

有事の際に慌てず適正に行動できるためにも、シナリオは定期的にアップデートし、訓練内容に反映させます。

従業員に当事者意識と緊張感をもたせるよう、シナリオのマンネリ化を防ぎ、工夫することを心がけましょう。

安否確認システムの活用がもたらすメリット

安否確認訓練の重要性や手順、シナリオ作成におけるポイントについてはご理解いただけましたでしょうか。

最後に、本記事内で度々出てくる「安否確認システム」の活用によってもたらされるメリットを紹介していきます。

メリットは大きく分けると以下の通り。

  • 速やかな情報収集が可能となる
  • 複数拠点にサーバーを設置しているため連絡が繋がりやすい
  • 事業の継続性担保に寄与する

速やかな情報収集が可能となる

安否確認において重要なことは、従業員の安否情報を素早く入手し被災状況を把握することです。安否確認システムを用いない場合、防災担当者が安否確認メールを従業員へ一斉に送信し、返ってきたメールの内容を一通一通確認する必要があります。さらに、一つひとつの回答をエクセルやスプレッドシートに転記する、といった煩雑な作業を強いられるのです。

自身も被災している中で、全従業員の安否を迅速かつ正確に把握することは不可能に近いでしょう。

安否確認システムを利用していれば、メールの一斉送信から回答の収集まで適正にシステムが担ってくれます。万が一、従業員からの返信がなくても、再送信の機能によって従業員全員の安否をシステムが自動で行ってくれます。

何が起こるかわからない災害時において、情報を素早く正確に収集できる安否確認システムの存在は、防災担当者と他の従業員の双方にとって大きな安心材料となるでしょう。

複数拠点にサーバーを設置しているため連絡が繋がりやすい

災害時は、電話やインターネット回線などのインフラ機能が停止し、通信回線が繋がりにくくなる恐れがあります。そのため、家族や職場の人間との連絡が取りづらくなる事態が考えられます。実際に、東日本大震災の際には急激に通信回線へのアクセスが増加したことから安否確認に遅れが生じたというケースも報告されています。

安否確認システムは、一般的に複数拠点にデータサーバーを設置しているため、緊急時でも連絡が付きやすいことが挙げられます。例えば、トヨクモの安否確認システムは、災害時にアクセスが急増しても自動的にサーバーが拡張するため、授業員や家族と連絡が取れないストレスを感じることなくご利用いただけます。

事業の継続性担保に寄与する

災害時の素早い安否確認は従業員の被災状況の確認だけでなく、事業の継続・再開を確実なものにするために必要不可欠です。

事業の継続には、従業員一人ひとりの存在が欠かせません。従業員が無事であれば事業の継続に向けた方向性を示すことができ、再開の目途を立てられます。

安否確認システムの利用によって従業員の安全を確保し、適切に出社または待機の指示を出すことができれば、スムーズな業務の再開を実現できるでしょう。

災害発生時に速やかに対応できるように安否確認システムの導入を検討しよう

本記事では、安否確認訓練の重要性と訓練実施時の手順やポイントについて紹介しました。

マンネリ化した訓練を形式的に行っていても、従業員の危機管理は身に付きません。

実際の災害発生時に素早く正しい行動を取るためにも、安否確認システムの導入をぜひ検討してみてください。

トヨクモが提供する「安否確認サービス2」は、従業員全体への安否確認の一斉送信はもちろん、個人の被災状況を素早く集計し管理担当者へ通知するサービスをご利用いただけます。

一斉送信の予行演習を行えるので、災害を想定した現実的な訓練も可能です。無料お試し期間もあるので、気になる担当者様はぜひこの機会にお試しください。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。