効率的なオフィスの大掃除の方法ときれいなオフィスの保ち方

効率的なオフィスの大掃除の方法ときれいなオフィスの保ち方

窓のふちやデスクの隅に溜まるホコリ、壁の黒ずみ、書類の山……。

長年使用しているオフィスは、意外と汚れが溜まっているもの。気持ちよく新年を迎えるためにも、オフィスを大掃除して汚れをリセットしたいですよね。

ですが、自分たちでオフィスの大掃除を全部やろうとして闇雲に始めても、なかなか効率よく進みません。総務が必要な掃除用具を手配して掃除の持ち場の担当を割り振り、廃棄物・リサイクル品の処理まで監督できることが理想です。

そこで今回はオフィスの大掃除はどのような手順で、どんな方法で掃除を進めれば効率的なのか。年内最後の大仕事を前に、終わったときに誰もが充実感を味わえるための大掃除のポイントを解説します。

大掃除の計画策定と実施


株式会社カウネットの調査*によると、「大掃除を職場で同じタイミングで一斉に行っている」という回答は71.2%。時期は、「年末の最終出勤日」が58.4%と最多でした。

*「職場の掃除」に関するモニター調査
(https://www.kokuyo.co.jp/topics/detail/pdf/20151216_NewsLetter.pdf)
<調査概要>
調査方法 : インターネット調査
調査対象 : 全国の有職者(「カウネットモニカ」会員)
有効回答数 : 667名
調査時期 : 2015年11月19日~2015年11月25日
調査実施 : 株式会社カウネット カウネットモニカ事務局
*株式会社カウネットはコクヨグループで、オフィス用品通販を行なっている企業

年末最後の勤務日に大掃除を行おうとしたとき、気を配るべきは残務に追われている社員の存在です。仕事の邪魔をしないよう、段取りよく大掃除を進めていけるかどうかが総務担当者の腕の振るいどころ。仕事ができるスペースを確保して周知するか、デスク回りの掃除をなるべく後に回し、外側や人の少ないスペースから掃除を始めましょう。

・エントランス
・応接室
・給湯室
・喫煙スペース
・トイレ
など

大掃除を始める前に、誰がどの場所を掃除するのか、分担を決めておくと掃除がスムーズに進みます。たとえば以下のような高い場所は、掃除ができる人も限られてくるため、あらかじめ頼んでおきましょう。

・エアコン
・窓ガラス
・照明

場所・モノ別掃除方法と揃えておくべき掃除グッズ

次に、大掃除のときに必要な掃除グッズについて紹介します。

大掃除を始める前に、全社員に向けて自分のデスクとその周りに関して、いらない文書や備品の整理を行うように指示。そのとき、廃棄物の置き場所も一緒に周知すると丁寧ですね。

廃棄物の置き場所は、ゴミ袋や段ボール箱を各部門に配っておき、可燃・不燃、危険物など自治体のゴミ分別方法に合わせてまとめておくように伝えておきましょう。

ここからは、大掃除の代表的な作業項目と、それぞれに必要な掃除グッズをご紹介します。当日までに必要な品を購入し、準備しておきましょう。

○エントランス
エントランスなどに敷かれているマットをきれいにするには、まず毛足に沿って掃除機をかけ、ホコリやゴミを取り除きます。そして40度以下の温水もしくは水をかけ、中性洗剤を使ってブラシで洗いましょう。十分乾燥するまで陰干しします。

ドアガラスを磨くには、半乾きの雑巾やタオル、スクイジー、もしくはクシャクシャに丸めた新聞紙を水で濡らして拭くと効果的です。

呼び出し用の電話機や受付のデスクの掃除には、エタノールをしみ込ませた布で拭くと、あっと言う間にきれいになります。

【必要なもの】
・掃除機
・雑巾、タオル
・スクイジー
・新聞紙
・エタノール

○給湯室(水回り、シンク)
まず、次亜塩素酸ナトリウム系洗剤をシンク全体に吹きつけ、排水溝のヌメリなどを落とします。次に、シンク全体をスポンジで丁寧に洗いましょう。隙間は、歯ブラシやすき間ブラシを使ってきれいにし、水ですすぎ洗いします。最後に雑巾でシンクを拭いて完了です。

【必要なもの】
・次亜塩素酸ナトリウム系洗剤
・スポンジ
・歯ブラシ
・雑巾

○オフィスチェア
布張りのオフィスチェアは、柔らかいブラシでホコリを浮かび上がらせてから、ぬるま湯につけ固く絞ったタオルで表面を拭きます。取れない汚れは洗剤と歯ブラシを使って落とし、最後にしっかり乾燥させます。

革張りのオフィスチェアは、水拭きするとシミや変色の原因になります。革専用のクリーナーを使ってお手入れをしましょう。

ビニールレザー(合皮)のオフィスチェアは水拭きできます。頑固な汚れがある場合は、薄めた中性洗剤で汚れを落としましょう。

【必要なもの】
・柔らかいブラシ
・タオル
・洗剤
・歯ブラシ
・革専用クリーナー(革張りオフィスチェア用)

○パソコン

掃除前に電源をオフにすることを忘れずに。誤作動やパソコンの故障、感電する可能性があるからです。

キーボードの隙間やパソコン内部の掃除をするときは、ホコリがつきにくくなるよう静電気除去もできる専用ブラシを使うと便利。また、ブラシの先が届かない部分にはエアダスター*を使いましょう。部品を傷つけることなくホコリを一掃できます。

*エアダスターとは、ノズルから気体を放出し、ホコリを吹き飛ばす道具のこと

画面やケーブルの汚れには、マイクロファイバークロスを用いましょう。タオルや布を使うと、細かい線維や跡が残ってしまいがちですが、マイクロファイバークロスなら軽く汚れを拭うだけできれいに仕上がります。

キーボードの汚れについては、下記の「皮脂汚れ」対策が有効です(ただし文字が薄くなるおそれがあります)。

【必要なもの】
・ホコリがつきにくいキーボード専用ブラシ、もしくはエアダスター
・マイクロファイバークロス

○皮脂汚れ(照明類のスイッチやドアノブ、OA機器のスイッチ、パソコンのキーボード)
気になる皮脂汚れは、油分を溶かす作用を持つエタノールでひと拭きするだけで除去できます。エタノールは揮発性が高いため、拭きっぱなしでも問題ありません。

消毒・殺菌効果も期待するなら、アルコールの含有量が70~80%程度の「消毒用アルコール」をおすすめします。

【必要なもの】
・エタノール
・消毒用アルコール(消毒・殺菌効果あり)

○ブラインドカーテン
静電気によってホコリが吸い付きやすくなっているので、まずは不要になった女性用ストッキングでブラインドの羽根の間を拭きましょう。雑巾だと入りにくい隙間も、薄いストッキングなら簡単に拭き取ることができます。

次に住居用洗剤をスプレーし、10分経って汚れが浮き上がったら軍手で水拭きしましょう。その後、から拭き用軍手で残った水滴を拭き上げます。

ヤニや油などによる頑固な汚れには、重曹が効果的。重曹を水に溶かした重曹水を軍手に浸して磨きましょう。

【必要なもの】
・女性用ストッキング
・住居用洗剤
・軍手
・重曹

【2】不用品を捨てる方法(デスク、チェア、スチールラック、パソコンなど)


大掃除のときに発生した粗大ゴミの廃棄方法について考えましょう。

民間の粗大ゴミ回収業者に依頼
オフィスで使用した家具は、粗大ゴミや自治体のゴミ回収に出すことはできません。民間の粗大ゴミ回収業者に依頼しましょう。

日時は自社の都合がよい日を選べますし、オフィスからの運び出しや解体作業も依頼できます。電話1本で申し込むことができ、即日対応してくれるのも嬉しいポイント。ただし、年末年始の慌ただしい時期は、日程など早めに確認するべきでしょう。

家具買取専門店やリサイクルショップに売却
オフィスのレイアウトを変更するなどして、中古でもまだきれいで捨てるにはしのびない製品があぶれてしまった場合は、中古品として買い取ってもらい再利用を希望する場合もあるでしょう。

中古のオフィス用品市場は近年需要が増えています。特に事務机や椅子で「同じシリーズかつそれなりの台数」がある場合は、ベンチャー企業やコワーキングスペースなど買い手を見つけやすい状況にあります。

なるべく高価格での買取をしてもらうためには、以下の3つの条件を参考にしてみてください。

①付属品の管理や添付をきちんと行う
オフィス用品についても、取扱説明書やコード、接続パーツなどの付属品が査定に大きく影響します。特に事務机やロッカーの場合は、カギの有無で査定額に大きな違いが生じます。

②査定前に掃除をする
目立った汚れを拭う掃除だけでも、清潔感を向上させ、査定額を高めることができます。また、業者がデスクや椅子、棚の搬出を行う場合は、その周囲に溜まったホコリが特に際立ち、オフィス全体の印象低下につながりかねないため、製品だけでなく周辺環境の掃除も怠らないようにしましょう。

③依頼は、事務用品買取の専門店に
オフィス用品の高価買取を期待できるのは、事務用品専門店やオフィス家具専門店です。

なお業者によって買取り価格には大きな差が出るので、事前に何社かに見積もりを依頼し、比較しておきましょう。問い合わせの前には、買取希望価格、買取ってもらいたい家具の個数・種類、使用年数などを確認しておくことも大事です。

【3】きれいなオフィスの保ち方


大掃除が終わった後の、爽快感の漂うオフィス。その後もきれいに保ちたいというのが皆の願いです。

職場環境の維持改善といえば「5Sのスローガン」があります。これは整理(Seiri)・整頓(Seiton)・清掃(Seisou)・清潔(Seiketu)・躾(Shituke)の頭文字Sをとったもので、基本となる3S( 整理・整頓・清掃 )から始め、清潔、躾へと段階を踏むもの。

○整理:必要なものと不要なものを分類し、不要なものを捨てる
○整頓:必要なものの置き場を決め、わかりやすく配置する
○清掃:掃除をしてきれいする
○清潔:整理・整頓・清掃を維持する
○躾:決められたことを正しく守る習慣をつける

このモットーを実現する有効な方法のひとつとして「定点観測」が挙げられます。これは理想像と現在の状況を比べることで、たとえばエントランスやトイレなど場所ごとに、あるべき姿を描いたイラストと、現況の写真を並べるというものです。浮き彫りになる問題点を徐々に埋め、改善後はその画像も並べて張り出します。このように改善前後を比較し”見える化”することで、「こんなに変わるのか」という新鮮な驚きをもたらし、社員のやる気の持続を狙います。

ただし、美しく清潔感あふれる職場に作りかえ維持することは、あくまで手段にすぎません。5S活動の真の目的は、単なる「職場の美化」ではなく、活動を通じて生産性向上など実際の経営改善につなげること。だからこそ、経営者が上から「“5S”を徹底しましょう」と呼びかけなくても、社員全員にその意識が染みつき自発的に行動することが理想です。

「命じられてやっている」意識が残っているかぎり、ゴミ拾いひとつにしても義務感が表出し、顧客やクライアントにもおのずと伝わってしまうもの。徹底した5S活動の実践を通じて、品質や安全そして顧客サービス向上に関心が持てるような職場環境が生まれることが最終ゴールであることを肝に命じましょう。

まとめ

年末の大掃除は、総務担当者の負担は軽くはありません。ですが、社員総出で行うオフィス掃除には大きなメリットがあります。

たとえば、掃除の大変さに気づき翌年からきれいに事務所を使うようになること。また上下関係なく全員で作業することにより、連帯感が強まることなどです。もちろん経費削減にもなるでしょう。

年内最後の大仕事となる大掃除を社員総出で終え、清々しいオフィスで全員が気持ちよく1年を締めくくれるようにしたいですね。

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