オフィスの収納術で生産性を上げる。収納術の極意5選

オフィスの収納術で生産性を上げる。収納術の極意5選

あなたのオフィスはいつも片づいていますか?備品や在庫の場所はすぐにわかりますか?ほっておくと何かと散らかり、そしてモノが増えがちなオフィス。忙しいとき、上司から「あれはどこに置いているのか」と聞かれ、作業を中断するという経験をした人も少なくないのではないでしょうか。オフィスがきれいに整理整頓されていると仕事の効率化にも繋がります。また、片づかないと、本来集中すべき業務の問題点も見えてきません。今回は自分にも会社にもプラスになる、オフィスの収納術の極意をご紹介します。

オフィス収納術がもたらす、業務効率化などの良い点

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1.空間を確保することで書類の紛失、事故が防止できる

机の上やオフィスの中に、使わないモノが雑然としていませんか。作業スペースが狭くなると、モノの定位置が定まりません。モノの場所が決まらないと、個人情報や機密書類を紛失する事態も招く恐れがあります。また、いらないモノや使わないモノがオフィスにあると、作業導線を妨げ、転倒などの事故に繋がる可能性も出てきます。使わないモノを片づけ、作業スペースや共有スペースをきちんと確保しましょう。スペースが広がることで作業もしやすくなり、集中力も高まります。

2.時間に余裕ができる

オフィスが片づいていると、探しモノやなくしモノを探す手間を省くことができます。探す時間をかけずに必要なモノを手に取ることができるので、時間に余裕ができます。また、何がどこにあるか社員全員がきちんと把握し、決められたモノを決められた場所に収納していくというルールを徹底することで、書類、備品の紛失や忘れ物、取り間違えたりするミスをなくすことができます。今まで探すことに費やしていた時間を仕事に充てることができ、効率よく仕事が進みます。

3.お客様からの信頼度が上がる

職種によっては、取引先のお客様がオフィスに訪れる場合もあります。オフィスが散らかっていると、だらしがなくいいかげんな印象を持たれてしまいます。応接スペースのあるところもありますが、オフィスの様子が全く見えないという場所は少ないです。また、社外秘の資料が見える場所にさらされていた・・・というケースもあるようです。お客様への印象の良し悪しだけでなく、信頼関係にも繋がるので疎かにしないようにしましょう。

捨てる・分ける・仕切る・保管する・形にも工夫を。オフィスの収納術の考え方と極意5選

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では、非生産的な職場環境の回避のためには、どうしたら良いでしょうか。

1.溜めこまずに捨てる

ルールを決めて整理すると、いるモノ、いらないモノがどれか分かってきます。いらないモノや今後使う予定のないモノはすぐに捨てましょう。しっかり分別し、いつか使うモノは、共有スペースで管理し、保管期限を決めるのがいいでしょう。「預かって欲しい」と託されたモノは、いつまでに使用するかを確認し、期限を過ぎたら処分しましょう。

2.用途、使用頻度でエリアごとに分ける

すべてのモノの置き場所をきちんと決めておきましょう。そうすることで、何がどこにあるのか、どこに戻すのかが一目瞭然になります。よく使うモノは近くに、そして使用頻度の高い順に取りやすい場所に置いておきましょう。最小限の動作で手に取れるようにしておくことがポイントです。
例えば、デスク上の場合、左に電話エリア、右が書類を置いておくスペースと、エリアをしっかり分けましょう。書類は山積みになりやすいので、フローを作って未処理の書類、処理済みの書類、処理中の書類などボックスに分けるとスッキリしますよ。ボックスの名目は、作業に応じて臨機応変にかえていきましょう。大事なのは、どの書類がどこにあるのかが、自分ですぐに分かるようにすることです。

3.引き出しのデッドスペースを有効活用

デスクの一番上の引き出しは、利用頻度が高いこともあり小物が散乱してしまいがちになります。またデスク上とは違い、人から見られないということも散らかる理由の1つとなっています。引き出しの収納をきれいにするのには、仕切りを使うと良いでしょう。使用頻度の高い順から手前に、一番取りやすい位置から置いていくのがおすすめです。仕切りは100円ショップで売っているモノや、お菓子の箱で代用することができます。仕切りを使うことで無駄なスペースがなくなります。

4.ただ保管するだけではなくひと手間加える

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オフィスにとって書類の保管は必要不可欠。書類が山積みになっていたり、探している資料だけがなかなか見つからなかったり・・・ということありませんか?少し保管方法を工夫してみましょう。
保管するファイルは、必要な書類をすぐ出せるように、会社名または書類の内容をシールやラベルに記入し、クリアファイルの右上に貼るといったひと手間を。ラベルを貼ることによって、ひと目で取り出すことができクリアファイルは一時的な保管や、案件ごとの少量の書類を管理するのに適しています。ボックスファイルには、見出しガイド付きのフォルダーが便利です。見出しを付ければ探すときの目安にもなります。1つのボックスファイルに入れるフォルダーの数は15冊以内だと取り出しやすいです。倉庫に保管する資料は、すべて箱に入れ、担当者と保管期間を記入して棚に番号を振りましょう。個々の箱の収納場所を決めて、いつも同じ場所に戻せるように仕組みをつくることが大切です。備品は、残り数量のところで「在庫が残り少ないので発注願います」など書かれた発注点のカードを挟んでおきましょう。そうすることで、在庫切れを防ぐことができます。また、余計な在庫を抱えることもなくなります。

5. 目で見て分かる収納にする

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備品などを入れている段ボールは、箱の上部を斜めに切るだけで、上から見て何がどのくらいの量で入っているかひと目で分かります。書棚には、書籍分類マップを作り、ジャンルごとに分けて収納しましょう。マップがあれば本の所在が明確なため、目的の本が探しやすくなります。戻すのも定位置に返すことができます。

オフィス収納におけるお役立ちのグッズ紹介

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それでは、ここで実務にお役立ちの実用品をご紹介します。

1.作業スペースが狭い方におすすめ リヒトラブ机上台 幅590mm 2,181円(税込み)

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机上ラックを設置し、パソコンのキーボードを収納したり、電話を置いたりするだけでデスク上のスペースを確保できます。見た目もすっきりしますので、作業スペースが狭い方に良いです。サイズも選べるので、ノートパソコンの上に、ファイルなど収納でき縦の空間を有効活用できますよ。

2.見えないところにも収納スペースを アスプルンド スチールデスク下ワゴン 5,387円(税込み)

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オフィス内では、室内用の靴で仕事をしている方もいらっしゃいますよね。また最近は、通勤時にスニーカーや歩きやすい靴で出社し、会社に来てから靴を履き替える方も多いのではないでしょうか。カバンだけではなく、靴や仕事に使うファイルなども収納できるワゴンがデスクの下にあると便利です。

3.マグネットポケットを活用 セキセイ マグネットポケット ポケマグA4サイズ 988円(税込み)

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マグネット式ポケットをデスクやキャビネットの側面に貼りつければ、ちょっとした収納スペースに。軽くて丈夫なスチールポケットや、中身が見えるビニールポケット、約2kgまで対応の強力マグネット付きのポケットなど種類が豊富です。中に入れるモノに合わせて上手に使い分けましょう。

4.中身が見えるケースですっきり収納 アイリスオーヤマ 小物キャビネット9引き出し 2,973円(税込み)

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文房具や細かいモノをまとめるなら、透明か半透明のアクリルケースが使いやすいです。中身が見えることでモノを探す手間がかからず、作業時間が短縮できます。こういった複数の小物をまとめるケースを1つ置いておくほうが「小物はここ」とスペースが確保できるため、不要なモノが増えにくいです。

いかがでしたか?仕事には、スピードと正確性を求められます。オフィスが片付くことによって、誤りの原因ともなる無駄なモノや時間、作業のムラが未然に防げることがお分かりいただけたのではないでしょうか。整理整頓の習慣を身に付けることによって、仕事で得られる効果は計り知れません。基本的に、仕事ができる人、早い人に重要な情報や仕事が集まってきます。つまりオフィス収納は仕事をする上での極意とも言えます。
すぐに仕事に取り掛かれるのか、探し物から始まるのかで気分も違ってきます。気持ちよく仕事ができると必ず効率は上がります。忙しいときほど、次の仕事に向けて心を整えるためにも、オフィスの収納をおすすめします。

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