総務部お助け!年間の主な業務の把握と、年間カレンダーのフォーマット4選

総務部お助け!年間の主な業務の把握と、年間カレンダーのフォーマット4選

会社によっては、庶務や人事といった幅広い仕事を兼任する場合もある総務部。社内では間接部門の要であり「縁の下の力持ち」として信頼を集めます。また対外的には、たとえば株主総会準備など、会社の信用やイメージに直結する重要な役割を果たします。言い換えれば、抜け漏れや遅滞が許されない総務部の業務。トラブルを予防するためにも、個々の業務と時期を位置づける年間カレンダーは大切な存在です。

ここでは、各月の会社での主なイベントと共に、発生する月ごとの総務部(労務も含め)の仕事内容を整理します。さらに、年末や年初にあたってそれらを書きこみ、1年の予定を明確化するうえで役立つ年間カレンダーのフォーマットをご紹介します。

どうして年間スケジュールの策定が必要なのか?そしてその作り方

総務 年間スケジュール
年間スケジュールを作成するメリットは次の2点にあります。
1、業務の抜け落ちや遅れを防ぐ
多岐にわたる業務を日々こなさなければならない総務部。目先の忙しさに紛れて大事な手続きや行事をうっかり飛ばしたりしては、すべての社員に影響が及びますし、何より会社の信用失墜にもつながりかねません。1年のスケジュールをあらかじめカレンダーに整理しておくことで、先を見据えつつ毎日の業務に専念できます。
2、月ごと、季節ごとの繁忙状況を把握する
次章で詳述しますが、月によって仕事量も仕事内容も異なる総務部。忙しい月に無理にあらゆる業務を詰め込みすぎず、回せる仕事は別の月に移すことで、過重労働を避けることができ、気持ちの面でも余裕が生まれます。

また、年間カレンダー作成にあたっては、まず自社の年間行事を押さえることが大事です。
・定例化している行事(年始祝賀会、入社式、株主総会、社内スポーツ大会、防災訓練)
・企業が独自で設定している休暇(創立記念日や夏季休暇、年末年始休暇、社員旅行)
など、確定しているイベントを書き込みましょう。

計画作成にあたっては各部署から業務日程や行事予定を提出してもらうことも必要です。それらを照合し、日程を調整したり、行事を統合したりして予定を完成させていきます。

総務部の月ごとのイベントと業務一覧

総務 年間スケジュール9
会社によって多少変動はありますが、ここでは月ごとの総務の主な業務イベントをまとめました。各月で1番大きなイベントに関しては赤文字で簡潔な解説を記載しましたので、是非参考にしてみて下さい。

【1月】
初出式(新年祝賀式)
・年始回り及び年始の来客対応
・年賀状の返礼、住所録の整理
・新年会の準備・開催
・労働保険料(第3期分)の納付(延納申請をした場合)
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等)
・新年度の賃金台帳の準備

初出式(新年祝賀式)は年のスタートを飾る重要な行事。厳粛さの演出と、年頭所感などの共通理解を図る工夫を心がけましょう。同時にこの日から1月15日(小正月)までは年始回り・年始の来客対応に追われる時期。綿密なスケジュール調整と機敏な対応が要求されます。

【2月】
各種業務規程の見直し
・新年度経費削減策の検討
・継続取引の価格交渉開始
・じん肺健康管理実施状況報告
・春闘情報の収集
・新入社員受入計画作成/入社前研修
・固定資産税(都市計画税)(第4期分)の納付

業務規定は、年1回は見直し、法改正や企業の内部事情の変化に合わせ、現状に適した内容にしなければなりません。他社の規定や業界動向など十分なリサーチが必要です。改訂作業が済んだらメールや文書通達で全社員への周知を図ることも重要です。

【3月】
決算事務と予算編成
・春の全国火災予防運動
・年度末期限契約の確認と更新
・年度単位管理文書の整理
・新入社員の受入準備
・次年度、介護保険料対象者の確認
・人事考課の実施、昇給・昇格・昇進の決定

予算管理と収益管理を総合して決算書をつくり、概況と部門ごとの状況を説明した報告書を作成します。また新年度の予算編成にあたっては、的確な状況判断や今後の見通し判断のための情報収集が求められます。

【4月】
総務 年間スケジュール2
・新年度の事業計画と予算の発表
・定時株主総会準備(株主名簿確定と決算取締役会開催)
・入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
・ゴールデンウィーク休暇の準備
・人事異動発令
・年次有給休暇の更新
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、1~3月分)
・雇用保険料免除対象者のチェック
・固定資産税(都市計画税)第1期分の納付

4月中の総務部の最大の仕事が、新入社員対応です。公平性に気を配りつつ、新入社員集合研修、OJTなど場面毎に細やかなチェックとサポートを行いましょう。新入社員の混乱や困惑を招かないためにも、各部門の担当者と研修部門担当者との連携プレーは不可欠です。

【5月】
・定時株主総会準備
・夏期賞与に関する情報収集
・高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
・法人税・法人住民税・法人事業税・消費税の申告・納付(3月決算)

株主総会は法律に基づく行事だけに、準備や事務手続きに時間を要し、そのためにも全体の日程管理が重要です。特に株主名簿の閉鎖から招集通知発送までの作業量は非常に多いので、スケジュールを綿密に作成して計画的に取り組みましょう。

【6月】
・定時株主総会の開催
・季節のあいさつ文
・お中元の準備
・特別徴収住民税額の更新
・労働保険の年度更新 申告・納付
・夏期賞与の計算
・定期健康診断の実施

特に3月決算の会社の場合は、6月に株主総会を行うケースが多く、総会準備で多忙を極める月です。株主配布資料に加え、会場内での経営者説明資料などをパワーポイントで作成する会社もあり、総務部の活躍が求められます。また招集通知の作成、有価証券報告書の作成、総会中に想定される質疑応答書の作成なども。当日の会場設営、出席者対応など、閉会まで気が抜けません。

【7月】
・定時株主総会での変更事項登記
・お中元の準備・発送
・暑中見舞いの準備・発送
・労働保険の年度更新 申告・納付
・社会保険の算定基礎届 提出
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、4~6月分)
・賞与支払い届け
・固定資産税(都市計画税)第2期分の納付

上記以外にも行うべき法定業務が多種類に及び、かつ細かい提出事項の記載が求められる月です。各書類の提出期限や作成状況についてきちんとスケジュール管理し、漏れがないように注意したいところです。

【8月】
総務 年間スケジュール3
・夏期休暇の準備、実施と管理
・中元贈答品お礼状(東日本は7月)

夏季休業対策が大きな業務となります。特に夏季休業を長期に設定する企業では、休み明けに不測の事態が生じた場合の対策を考えておく必要があります。緊急時の連絡方法の確認も怠らないように。また全社休業とする場合は責任ある防犯対策が求められます。

【9月】
・上半期事業計画・実績の集計準備
・経費支出の点検
・防災訓練の実施
・交通安全対策の推進
・上期人事考課の準備
・厚生年金保険料率の改定
・社会保険料の算定基礎届により、新しい社会保険料による控除額の変更。(ただし、給与計算の際、保険料の控除を翌月に行っている場合は、10月分から変更)

一般に9月で上半期が終わります。各部課の予算表と照合して経費の支出状況をチェックしましょう。できるだけ上期予算の増減を下期で調整するように求め、経費支出に対する社内の意思統一を図りたいものです。

【10月】
・全国労働衛生週間
・上半期事業計画の修正・推進
・歳暮・年賀状の準備
・労働保険料(第2期分)の納付(延納申請をした場合)
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、7~9月分)
・年末賞与の情報収集
・秋の健康診断の実施

10月は、厚生労働省の「全国労働衛生週間」に伴い、職場環境の安全整備に加え、従業員の精神面ケアが求められる時期です。過重労働やメンタルヘルスケアは見落とされがちなテーマ。総務部が社内全体を見わたし改善すべき方法を考える作業が求められます。

【11月】
・歳暮贈答品の手配
・カレンダー・手帳の手配
・次年度定期採用の準備
・秋の全国火災予防運動
・年末賞与支給の準備
・3月決算法人の法人税・消費税・地方消費税・法人事業税・法人住民税の中間申告・納付

1年のけじめとして一般に歳暮は中元よりも重視されています。各部門長に送付先名簿の提出を求め、これに基づいて総務部で品物を決定し発送の手配をする作業が必要となります。会社の顔として、限られた予算内で誠意ある贈答の工夫をしたいものです。

【12月】
総務 年間スケジュール6
・管理文書の整理
・年末挨拶
・年賀状の準備・発送
・年末年始休暇の準備(仕事納め、大掃除)
・賞与支払い届け
・「健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届」の提出(賞与支給後5日以内)
・固定資産税(都市計画税)(第3期分)の納付

文書整理は会社及び法令で決められている保存年限に照らして進めます。ただ3月決算の企業では、1年保存の文書でも3月にならないと廃棄できません。とりあえず「3月末処分」などと記入し、別の場所に整理しておくとよいでしょう。定期的な整理・廃棄により文書を軽減化し、オフィス環境の改善を図ることも総務部の重要な仕事です。

【3】年間スケジュール策定に便利!フォーマットが入手できるサイト4選
総務 年間スケジュール6
年間スケジュールを作成・管理するうえで、「年間カレンダー」のフォーマットの活用がおすすめです。1枚のシートに1年間のカレンダーがすべて収まっているので、一目で長期間のスケジュール管理が可能な点が魅力です。簡単に入手できるサイトをご紹介します。

【書式の王様】
総会員数197万人を誇る、bizocean運営の「書式の王様」。2017年1月始まりのカレンダーが3点用意されています。会員登録(無料)することでダウンロード可能です。

【カレンダーBANK】
対応ソフトはワードとPDFで、A4サイズとハガキサイズが用意されています。運営は帳票メーカーのTB株式会社。会員登録(無料)することで、ダウンロード可能です。

【パソコンカレンダーサイト】
2017年1月始まりの年間カレンダーが3点用意されています。会員登録等は不要、無料で簡単にPDFファイルをダウンロードできます。好みの月から開始するオリジナルカレンダーを作成することも、シール貼りも可能です。始まりの月・曜日、基本色と文字のフォントも5種類ずつ用意されています

【ツクール.jp】
A4サイズの年間スケジュール表が2点用意されています。1点は、1年のスケジュールをざっと把握するのに便利な年間リストカレンダーで、縦に線を引いて予定を立てられます。もう1点は単月カレンダーを1年分並べたもの。どちらも会員登録不要、無料でダウンロードできます。
上記サイトの弱点を挙げるとすれば、どうしても字が小さくなり多くの情報を書き込めないこと。「細かなスケジュールは手帳などに、年間カレンダーには重要な予定を大まかに書き込む」という風に使い分けると有効でしょう。

まとめ

「総務に頼めば何でも解決してくれる」と、全面的な信頼を寄せられることの多い総務部。組織の裏方として、あらゆる部門を横断的にコーディネートしたりサービスに努めたりするこのセクションは、業務も多岐にわたり、気の休まることのない重責を担います。それだけに、年の初めにあたり、年間スケジュールを整理し、1年の予定をしっかり頭に入れておくことは重要です。
「誰からも頼られる総務部」であり続けるために、年間カレンダーを充実させ活用してみてはいかがでしょう。

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