突然ですが質問です。あなたは総務の業務内容と、総務に必要な能力とは何か、答えられますか。
社内文書の作成やデータのバックアップ、就業規則の策定、労働保険の手続きなど、総務は多くの業務に日々追われています。ひと昔前は「仕事はルーティンワークばかり、社内の面倒な仕事が集まる部署」なんて印象を持たれていたかもしれません。でも実際は総務の仕事こそ、個人のアイデアが求められ、会社の利益に貢献できる部署なのです。
そこで今回は、あらためて総務の業務と必要な能力を確認。総務にはどんなスキルが必要なのか、考えてみましょう。
【１】総務の業務と必要な能力
総務は会社を飛躍させるために存在します。ですが、ただ日々の業務をこなしているだけでは、会社を飛躍させるという真の目的には気づきにくいかもしれません。ここでは、総務が一段階レベルアップするために必要な5つの力をご紹介します。
１、問題発見力
「社員の遅刻が多い」「残業の多い人がいる」「オフィスが散らかっている」など、社員の仕事環境の問題点を発見するための能力です。社内の雰囲気に少しでも違和感を感じたら、すぐに社内調査を実施し、問題解決に向けた対策を行いましょう。
業務内容
「従業員の健康管理」「組織戦略」「社内チェック」「従業員のストレスチェック」
２、伝える力
総務はさまざまな部署と連携して仕事をすることが多い部署。スピーディにわかりやすく報告・連絡・相談（ほうれんそう）ができることも大切な能力のひとつです。そうすることで、関係者のモチベーション維持にもつながります。
この「伝える力」を向上させるために、以下の「起承転結」で連絡することを意識しましょう。
起…前振り
承…受け
転…核心（伝えたいこと）
結…結論（何をして欲しいのか）
ただし、目的がはっきりしている連絡（特定の会議についての連絡など）は、「起」である前振りを省略しても構いません。もっとも重要なのは結論がはっきりしていること。誰に、何を伝えたくて、何をして欲しいから連絡しているのか、整理することが「伝える力」の向上につながります。
また、「部署ごとにメッセージ」を加えることで、より意図した状態で情報を伝えることができるようになります。たとえば会社のホームページを改修したことを全社に向けて報告するとき、部署ごとに関連するメッセージを付け加えることで、その報告がただの情報で止まらず、各部署のアクションにつながります。
具体的には「●●部にはこの箇所が関係あるため、間違いがないかを確認してください」「◇◇部はこの情報が正しいかを確認してください」など、情報を受け取る人に自分ごと化させる伝え方をすることも大切です。
【業務内容】
「株主総会・取締役会業務」「社内・社外広報」「官公庁・地域との渉外」「書類作成」「業務フロー図の作成」「パワーポイントでの資料作成」
３、管理力
四大経営資源（リソース）である人・モノ・カネ・情報。総務はすべてを把握し、管理する能力が求められます。快適な仕事場を提供することが、社員の健康や精神状態の安定になります。
さらに、総務が持つべき管理力には「コンプライアンス違反」や「リスクマネジメント」など、会社の危機に直結することも含まれます。たとえば、最近よく聞かれるのが「ソーシャルメディアのリスク」。社員が実名・社名を公表した上で、明け方3時ごろに「今日も徹夜だ」とツイッターに投稿し、拡散されてしまうと労務問題の対象に。社員の情報発信を規制するかどうかは、会社によって判断が分かれるところですが、ルールをつくる必要性について考えてみてもいいかもしれません。
【業務内容】
「文書や印章、固定資産・備品、消耗品などの管理」「福利厚生業務」「安全衛生管理」「株式管理」「ホームページの管理業務」「コスト削減」「コンプライアンス違反の確認」「リスクマネジメント」
４、ムードメーカー
さまざまな部署との連携をとることの多い、総務。だからこそ「元気でいることも仕事」のうち。たとえ会社の業績が落ち込んでいたり、プライベートのことで辛いことがあっても、仕事だと割り切って会社のムードメーカーになる必要があります。たとえば、社内のコミュニケーションの活性化と社員のやる気を高めるため、運動会やボーリング大会などのイベントを企画することも総務の役割です。
こうしたイベントを考える際は「目的」と「内容」を明確にしましょう。新入社員が入ったばかりの時期なら、「若手社員のコミュニケーション活性化」と目的を立て、参加者を新卒3年目までと絞ってみるのもいいかもしれません。
また、遊び要素の強いイベントはもちろん「これからの会社をよりよくするには」といったテーマで合宿を行うケースも増えています。
【業務内容】
「会社行事、イベント業務」「受付業務」「表彰制度」
５、法的対応力
会社の事業の存続に関わるさまざまなリスクを未然に防ぐことも、総務の仕事です。まず気をつけておきたいのは、社員の入社・退職のタイミング。社外秘の資料などを持ち出されないよう、守秘義務を徹底します。もしも退職した社員の中で、持ち出し禁止の書類を流出させた人がいたら、その人を訴えるのは総務の仕事になるケースがあります。
また、いつ起こるかわからない災害に備え、企業防災の対策・実施するのも総務の仕事です。災害が起きたとき、社員は帰宅できるのか、社内に宿泊できる用意はあるのかなど、日頃から確認をとりましょう。
【業務内容】
「情報セキュリティの整備」「保安・防災業務」「契約、契約書管理」「債務管理」
【２】総務を極める！活用したい無料の研修・セミナー
もし、総務として成長したいと考えるのであれば、「社内の上司や先輩からの情報だけで業務の判断をするのは危険だ」という認識を持ちましょう。
上司に確認することは大事なことですが、何かを決めなければいけないときにつねに上司の意見や判断に頼ってばかりいると、ほかの部署から質問や提案が来ても、おざなりな回答しかできなくなります。そうした状態が続くと自分で考えることをしなくなり、総務の本来の目的である「会社を飛躍させる」ことは実現できません。やがて、仕事が面白くなくなってしまうでしょう。
そうならないために、無料の研修などに参加し、社外との交流を持ち、常に新鮮な情報を蓄えて判断ができるようにすることが重要です。そこで、ここでは無料の研修・セミナーを探せる場所をご紹介します。総務力をUPさせ、会社をよりよくしていきましょう。
■東京商工会議所の無料セミナー
（リンクは『無料イベント』の2017年7月30日〜2017年12月30日の検索結果です。ご利用になりたい条件に合わせ、検索してみてください）
・IT、Web活用相談会
・集客・販促・プロモーション相談会
・就業規則、残業代、解雇手続き、メンタルヘルス、休職など相談会
・未然に防ぐ労使トラブル相談会
など…
■日本の人事部
企業の経営者や人事担当者など、「ヒト」に関する課題を抱える皆さまのためのポータルサイトが運営する無料セミナーです。
・リーダー育成のノウハウ
・ストレスチェック対策
・人材育成をめぐる法律問題
・交渉術
・障がい者雇用
・退職金制度
など…
まとめ
総務の仕事は多岐にわたり、多くの能力を求められます。やりがいがないと今まで考えていた人がいたら、それは勘違いです。
会社のさまざまな領域に関わり、経営陣と現場の橋渡しをする総務。だからこそ、現場の社員の目線に立った判断ができなければなりません。総務はほかの部署の社員より、たくさんの情報に触れているため、自分の知っている知識が全社員と同じレベルだと勘違いしてしまいがちです。
常に「現場の社員の目線」で会社全体を見渡すことで、会社にとって今どの業務が必要なのか、わかるようになります。問題や課題がわかったら、研修などで知識を得て総務中心で改革を進める。そんな、会社を飛躍させる“攻めの総務”になってみませんか。
