従業員が出社してこないとき、安否の確認をとる手段がない企業は多いでしょう。とくに従業員が一人暮らしをしている場合、自宅で倒れていても誰も気付けません。発見が遅れてしまう前に、企業が安否確認をするのが望ましいと言えます。
そこで本記事では、従業員が出社してこないときの安否確認方法を紹介します。安否確認後の対処法についても紹介しているので、あわせて参考にしてください。
目次
従業員が出社してこないときの安否確認方法
企業はいかなる状況であっても、従業員の安全を確保することが義務付けられています。そのため出社してこない従業員がいる場合は、以下の方法で安否確認を行いましょう。
- 電話やメールをする
- 従業員の近況を調べる
- 自宅を訪問する
- 家族または緊急連絡先に連絡する
- 緊急度合いに応じて警察に相談する
それぞれの安否確認の方法を解説します。
電話やメールをする
従業員が出社してこない場合は、まず電話やメールをしましょう。
無断欠勤の理由には、体調不良や事故などが考えられます。または、パワハラや長時間労働などの職場環境による出社拒否の可能性もあります。まずは従業員本人に直接連絡を取って、安否確認を行うのが最優先です。従業員と連絡が取れたら、出社してこない理由を尋ねてみましょう。
従業員の近況を調べる
なんらかの理由によって従業員本人と連絡が取れない場合は、周りの従業員に聞き取りを行い、従業員の近況を調査します。たとえば「体調が悪そうだった」「会社の人間関係に悩んでいた」といった情報が得られるかもしれません。会社内で関わりの深い従業員に近況を聞き、必要に応じた対処法を取るのがいいでしょう。
なお、従業員が出社してこないときは、事件・事故に巻き込まれた可能性も否定できません。周辺で事件・事故が起きていないかなども確認するといいでしょう。
自宅を訪問する
従業員と連絡が取れない場合は、状況に応じて自宅を訪問してみます。とくに従業員が一人暮らしの場合、自宅内で倒れている可能性も否定できません。従業員の安否確認を行うためにも、一度自宅へ行き状況を把握しましょう。
なお、従業員の自宅を訪問したら、郵便ポストをチェックしてみてください。郵便物が大量に放置されていれば、何日も自宅へ帰っていないもしくは郵便ポストを確認できない状態である可能性が考えられます。
家族または緊急連絡先に連絡する
従業員が出社しておらず、連絡も取れない場合は、家族もしくは緊急連絡先に連絡しましょう。同居人や家族など本人の安否が確認しやすい間柄の人を緊急連絡先にしてもらうと、従業員に何かあった場合に迅速な対応が可能となります。また、緊急連絡先に変更はないか定期的に確認をしておくと万が一のときも安心です。
緊急度合いに応じて警察に相談する
緊急度合いに応じて警察へ相談しましょう。たとえば、自宅へ行っても応答がなかったり、一人暮らしで連絡のつながる人が他にいなかったりする場合は、部屋のなかで倒れている可能性も十分にあります。
事件や事故に巻き込まれている恐れがあるほか、自死の可能性も否定できません。従業員の安否確認がどうしてもできない場合は、家族などと相談し行方不明届の提出も検討しましょう。行方不明届が受理されると全国の行方不明者リストに掲載されるため、目撃情報があれば家族のもとに連絡が来るはずです。
従業員が出社してこないときの対処法
出社してこない従業員の安否確認ができた場合は、以下の方法によって適切な対処を行いましょう。
- 話し合いの場を設ける
- ハラスメントが原因の場合は職場環境を改善する
- 病気や怪我の場合は休職扱いにする
- 無断欠勤が続く場合は退職の手続きを行う
それぞれの対処法について解説します。
話し合いの場を設ける
無断欠勤の理由が病気や怪我ではなく出社拒否だった場合、話し合いの場を設けましょう。企業として、従業員の無断欠勤を容認するわけにはいきません。たとえば、従業員が寝坊によって出社してこない場合は、従業員の指導や教育を行う必要もあるでしょう。
無断欠勤は重大な契約違反であることを従業員に伝えつつ、状況に応じた対処法を講じるべきです。再度同じことが起こらないように、しっかりと従業員と話し合うことが重要です。なお、出社拒否の理由がハラスメントである可能性も考え、話し合いは上長や人事担当者が行うのが望ましいでしょう。また、解雇することになった際に不当解雇ではない証明として、指導内容などは書面に残しておくのがおすすめです。
無断欠勤前の「いつもと違う」を把握しよう
従業員が無断欠勤を起こさないようにするためには、日頃から部下の様子を気にかけることが大切です。いつもと様子が違ったり、ズレた行動を起こしたりする場合は、従業員に何らかの異変が生じているサインとも言えます。たとえば、以下のような行動がないか注意深く観察しておくといいでしょう。
- 早退や遅刻が増えた
- 仕事でのミスが増えた
- 効率的に業務を進められない
- 会話のキャッチボールがうまくできない
- 服装が乱れるようになってきた
- 身なりに気を遣わなくなってきた
いつもと様子が違うと感じた場合は、従業員の状態に応じた対応をしなくてはいけません。病気が疑われる場合は産業医への受診を進めたり、事前に話し合いの場を設けたりするのもいいでしょう。従業員の異変にいち早く気づけば、無断欠勤を防止できます。
出典：地方公務員災害補償基金 一般財団法人地方公務員安全衛生推進委員会 総務省自治行政局安全公正推進室 令和4年度総合的なメンタルヘルス対策に関する研究会報告書 P157
ハラスメントが原因の場合は職場環境を改善する
従業員が出社してこない理由がハラスメントであれば、職場環境の改善が必要です。同僚または上司の従業員へのハラスメントが疑われる場合、企業には事実を迅速に確認する義務があります。厚生労働省の定めた「パワハラ防止方針」に従い、企業として対応することが求められているからです。調査義務違反は損害賠償の対象にもなるため、しっかりと調査をしましょう。
参考：厚生労働省告示第五号
具体的な対応としては、調査委員会を設置して被害者からのヒアリングをしっかりと行いましょう。次に、被害者の許可を取ったうえで加害者側に事実確認を行います。関係者やハラスメントの目撃者など第三者にもヒアリングを行い、事実確認を行うとともにほかにもハラスメントを受けている従業員がいないかを調査します。
得られた調査結果をもとにハラスメントの有無を確認し、事実の場合は適切な処分を検討するべきです。結論を出したら、被害者と加害者それぞれに説明します。企業内での判断が難しい場合は、弁護士をはじめとする専門家に相談しましょう。
なお、ハラスメントに関する防止策を行ったあとの従業員の出社拒否は認められていません。そのため、出社拒否が続くようであれば、場合によっては解雇の理由となり得ます。
病気や怪我の場合は休職扱いにする
病気や怪我によって従業員が出社してこない場合は、休職扱いにしましょう。たとえば、事故に遭って会社へ連絡できないケースなどがあります。その場合は、然るべき休暇制度を利用して、従業員に休んでもらえる環境を整えます。
ただし、鬱などの精神疾患やそのほかの病気によって出社できない場合は、病状を把握するために医師が発行した診断書を提出してもらいましょう。診断によって長期療養が必要と判断されれば、従業員に休職を命じることも可能となります。
なお、病気を理由に出社してこない従業員が診断書の提出を拒んだ場合は、解雇を含めた対応を考えます。診断書がないままの出社拒否を認める必要はないため、厳正な対処も検討するといいでしょう。
無断欠勤が続く場合は退職の手続きを行う
従業員の無断欠勤が続くなら、退職の手続きを行うべきケースもあります。企業の多くは2週間以上の無断欠勤が続くと、懲戒解雇となる旨を就業規則に掲載しています。そのため、正当な理由がないまま無断欠勤する従業員がいる場合は、就業規則に乗っ取った対応を行えます。
独立行政法人 労働政策研究・研修機構が調査した結果によると、無断欠席（欠勤）による普通解雇は全体の15％を占めており、決して珍しい事案ではありません。
なお、無断欠勤による懲戒解雇を行う場合は、従業員本人への通知が必要です。安否確認が取れていない従業員に対しては解雇できない点に注意しましょう。
参考：独立行政法人 労働政策研究・研修機構｜従業員に採用と退職に関する実態調査 労働契約をめぐる実態に関する調査（Ⅰ）
従業員が出社してこないときの対応方法はあらかじめ決めておこう
事故や病気などで出社できない従業員は、早期発見できないと命に関わる場合もあります。そのため、あらかじめ従業員の無断欠勤があった場合の対応方法を決めておくといいでしょう。すると迷うことなく迅速な対応ができ、従業員を助けられる可能性も高まります。
なお、無断欠勤があった場合は、従業員の安否確認のために自宅訪問や緊急連絡先への連絡を行う旨を、事前に従業員に伝えて同意をもらっておくことも大切です。従業員とのトラブルを未然に防ぐためにも、定めた対応方法を書面にまとめておきましょう。
また、災害時などは複数の従業員が出社できない状況になるかもしれません。管理者自身も被災者になる可能性もあるため、緊急時の安否確認方法を確立しておくべきです。
従業員の安否確認には「トヨクモ 安否確認サービス2」がおすすめ
災害時には出社できない従業員が1人ではなく複数人に及ぶと予測されます。その場合、出社してこない従業員全員に対し、この記事で紹介したような対応をすみやかにするのは難しいでしょう。
地震や自然災害など非常時における従業員の安否確認には、トヨクモ安否確認サービス2の活用がおすすめです。
安否確認サービス2は、気象庁の災害情報と連動して、従業員への安否確認メールを自動で一斉送信できるシステムです。従業員はURLにアクセスし、今の状況を簡単に回答できます。従業員から得られた回答結果は自動で分析され、管理者は迅速に被害状況を把握できる仕組みです。さらにSLA（サービス品質保証）を設定しており、緊急時も安心して利用できるのが魅力とも言えます。
なお、従業員の個人情報は外部システムと連携するとスムーズに運用を開始できます。ユーザー情報の登録状況も一覧で確認できるため、情報の漏れも起こりにくいでしょう。
ここでは、トヨクモ安否確認サービス2のおすすめポイントを紹介します。
操作性が簡単である
安否確認サービス2は災害時の利用を想定して作られているため、直感的に操作できるのが魅力です。誰でもスムーズに操作できることから、どの年代の従業員でも利用しやすいでしょう。
さらに、パソコンやスマートフォンといったさまざまなデバイスで利用できるのもポイントです。ガラケーにも対応しているため、より多くの端末で活用できます。無料の専用アプリをインストールしておけば、サーバーの混雑状況に左右されることもありません。
条件を絞り込んでメールを送信できる
安否確認サービス2では、条件を絞り込んでメールやメッセージの送信ができます。たとえば、出社してこない従業員が所属している部署にのみメールを送信することも可能です。メールやメッセージを届けたい相手を絞れるため、柔軟で適切な連絡対応が可能となるでしょう。
さらに、安否確認の設問に未回答の従業員には、自動で再送信される設定にしておくなど、柔軟な運用もできます。
連絡先の自動メンテナンスを行っている
安否確認サービス2では、定期的に自動でメールを送信して連絡先が有効かどうかもチェックしています。そのため「登録しているメールアドレスが間違っていた」「緊急時にメールが届かない」といったトラブルを未然に防げるでしょう。緊急時に安心して利用できるような機能が備わっています。
まとめ：従業員が出社してこないときは最初に安否確認を行おう
従業員が出社してこない場合は、まず安否確認を行いましょう。もしかすると不慮の事故に巻き込まれていたり、自宅内で倒れていたりするかもしれません。とくに一人暮らしをしている従業員は、万が一のトラブルが起きても気付かれにくいため、率先して安否確認をするのが大事です。
また、従業員の安否確認ができたら、出社してこない原因に合わせた解決策を提示しましょう。従業員との話し合いをしっかりと行い、その状況に応じた解決策を見出します。
無断欠勤の場合、その従業員にのみ安否確認を行いますが、災害時には出社できない社員が複数出てくると予想されます。地震や台風の際、従業員1人ひとりに管理者が連絡することは現実的ではありません。
トヨクモの安否確認サービス2を導入すると、迅速に従業員全員の安否と状況、出社できる従業員数などが把握できます。さらに、被害状況や対策指示などを従業員に共有するツールとしても利用可能です。
トヨクモの安否確認サービス2は、誰でも直感的に使いやすい作りになっています。また、すべてのプランで初期費用は0円で、解約時の費用もかかりません。30日間の無料トライアルをぜひお試しください。
