緊急連絡に役立つ安否確認システムとは？機能や選び方について解説

安否確認システムは、緊急時に従業員の安否を確認するための機能に特化したシステムです。災害が発生したときにスムーズに状況を把握するために、導入しておくことがおすすめです。

本記事では、安否確認システムの概要や主な機能、導入のメリット・デメリットを解説します。おすすめのサービスを厳選して5つ紹介するので、参考にしてください。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

2024年3月26日 【比較表あり】安否確認システム14製品を比較！導入後に後悔しない選び方も解説

安否確認システムとは

安否確認システムは、安否確認メールの送信や回答結果の集計などを自動で行います。迅速な対応が求められる災害発生時に、正確に従業員の状況を把握できます。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムは、主に以下の機能を備えています。

• 安否確認通知の自動送信機能
• 回答の自動集計機能
• 従業員の家族の安否確認機能
• 掲示板機能

安否確認通知の自動送信機能

通知の自動送信機能は、気象庁の緊急地震速報と連動し、地震が発生したら自動で従業員に通知を送信する機能です。安否確認の回答を求める内容を記載しており、通知を確認した従業員は無事かどうかを回答します。

メールや電話で安否確認を行う場合、従業員一人ひとりに連絡を取らなければなりません。従業員の多い企業にとっては大きな負担となります。また、タイミングの悪いときに電話をかけると、回答を得られない可能性もあります。

一方、安否確認システムであれば従業員に一斉に通知を送信できるため、従業員の多い企業でも送信作業に手間がかかりません。従業員は安全を確保したタイミングで通知を確認し、回答できます。

回答の自動集計機能

回答の自動集計機能は、従業員から送信された安否確認の回答結果を自動で集計する機能です。被害状況や出社の可否などを確認し、緊急対応できる従業員数を把握します。

メールや電話で安否確認を行う場合、手動で回答結果をまとめなければなりません。メールの場合は、従業員からの返信が来る度に手動で集計結果を更新する必要があります。また、災害用伝言ダイヤルや災害用伝言板は、いつ伝言が登録されるか分かりません。何度も電話番号を入力し、伝言を確認しなければならず、従業員が多いほど手間は増えます。

一方、安否確認システムであれば回答結果を自動で集計できるため、集計結果を何度も更新する手間を削減できます。災害用伝言ダイヤルや災害用伝言板のように確認のたびに電話番号を入力する必要はなく、誰から連絡がきていないのか一目で把握することが可能です。

従業員の家族の安否確認機能

安否確認システムに家族の連絡先を登録しておくと、従業員の場合と同様に、その家族にも自動で通知を送信します。

従業員の家族に被害が出ている場合、従業員が出社して緊急対応をすることは困難と予想されます。事業の継続を目指し緊急対応できる従業員を把握するために、従業員の家族も安否確認をする必要があります。

掲示板機能

掲示板機能は、従業員が交流できる掲示板を立ち上げられる機能です。管理者だけではなく、従業員もメッセージを投稿できるため、従業員同士で被害状況などの情報を共有できます。災害発生時に災害掲示板として活用できるだけではなく、日常連絡にも利用可能です。

安否確認システムを導入するメリット

安否確認システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

• 通信手段を確保できる
• 管理業務の負担を軽減できる
• 迅速に従業員の安否を確認できる

通信手段を確保できる

安否確認システムを導入すると、災害発生時にも通信手段を確保できます。インターネット回線を利用する安否確認システムは通話回線に依存しておらず、通話回線が混雑しやすい災害発生時にも通信が絶たれません。

災害発生時には多くの人が被災者と連絡を取ろうとするため、通話回線が混雑します。電話で安否確認を行う場合、なかなか電話がつながらず、安否を確認できない可能性があります。

しかし、安否確認システムであれば、通話がつながらない状況でも従業員とやり取りできます。そのため、通話回線が利用できない状況で大いに役立ちます。

管理業務の負担を軽減できる

安否確認システムを導入すると、自動で通知の送信や回答結果の集計を行えます。一斉に従業員に連絡を取り、リアルタイムで結果を確認できるため、管理業務の負担が軽減されます。それにより、管理者はトラブル対応に集中することが可能です。

具体的に、安否確認システムでは以下のような情報を確認できます。

• 回答状況
• 従業員の怪我の有無
• 従業員の家族の怪我の有無
• 出社の可否
• 交通手段　など

このような情報をリアルタイムでグラフや表で確認でき、さらに誰が回答しているのか・していないのか個人単位で把握できるため、どの部署が早期に緊急対応を行えるのかを判断しやすくなります。

迅速に従業員の安否を確認できる

災害が発生した際、安否確認システムはすぐに通知を自動で送信するため、迅速に従業員の安否を確認できます。そのため、管理者が次にどのようなアクションを起こすべきか判断できるようになります。すぐに災害への対応を行うより、業務を中止する期間を最小限に抑えることが可能です。

安否確認システムを導入するデメリット

安否確認システムを導入するデメリットは、以下のとおりです。

• 導入・維持に費用がかかる
• インターネット回線がつながらないと利用できない

導入・維持に費用がかかる

安否確認システムを導入する場合、導入費用が発生します。災害が発生していないときにも維持費用がかかるため、電話やメールで安否確認を行う場合よりも費用がかかります。

安否確認システムの中には導入費用がかからないものもあるため、費用を抑えたい場合にはそのようなツールを検討するのがおすすめです。また、最低利用期間を設定していないツールを選べば、不要と判断した際にすぐに解約できるため、費用を抑えられます。

インターネット回線がつながらないと利用できない

安否確認システムはインターネット回線を利用します。災害によってインターネット回線がつながらない場合に安否確認システムを利用できない点はデメリットといえます。

ただし、NTTドコモやau、ソフトバンクが被災地や障害発生地域の人々に向けて無料で開放する、「00000JAPAN（ファイブゼロジャパン）」という公衆無線LANサービスがあります。そのサービスを利用すると、インターネット回線が混雑しているときでもWi-Fiでインターネットに接続して、安否確認の通知を送ることが可能です。

また、災害発生時に混乱が生じないように、災害が発生した際の安否確認の手段は原則1つに決めておくことが重要です。ただし、安否確認システムのみとしていると、インターネット回線がつながらないときに連絡が取れません。そのため、メインは安否確認システムを定め、インターネット回線がつながらない場合には電話というように、バックアップの手段も用意しておくとよいでしょう。

安否確認システムの選び方

以下の点を意識して安否確認システムを選ぶと、自社に合ったサービスを見つけやすいです。

• 利用目的
• サポートの充実度
• 操作性
• 稼働実績

利用目的

安否確認システムの中には、大規模災害以外にも、大雨や暴風などの悪天候に対応しているものもあります。安否確認システムを普段から利用する場合には、大雨や暴風などの悪天候に対応しているものを、非常時のみ利用する場合には大規模災害に対応しているものを選びましょう。

また、外国籍の従業員に安否確認を行う場合には、他言語に対応しているサービスを選ぶことがおすすめです。サービスによっては日本語に加えて、英語や中国語にも対応しているものがあります。

サポートの充実度

初めて安否確認システムを導入する場合、どのように導入を進めればよいのか分からないこともあるでしょう。サポートが充実した安否確認システムを選ぶと、不明点をすぐに解決できるため、スムーズに運用を始められます。たとえば、操作方法を説明した動画が用意されていれば、動画を見ながら導入を進めることが可能です。

操作性

非常時に安否確認システムをスムーズに操作するために、担当者にとって使いやすいものを選びましょう。また、従業員にとって回答しやすい通知を送信するものを選ぶことも重要です。

安否確認システムの動作性は、無料デモで確認できます。無料体験を提供しているサービスもあるため、実際に担当者や従業員に操作してもらって使いやすいか確認して導入を決めるのがおすすめです。

稼働実績

非常時に備えて安否確認システムを導入しても、災害発生時にうまく稼働しなければ意味がありません。災害発生時に安定的に稼動するサービスなのか判断するために、稼動実績を確認しておきましょう。過去に発生した大規模な地震のときに稼働した実績があれば、今後発生する災害時にも安定した稼動を期待できます。

安否確認システムの稼働実績は、サービスの公式サイトで確認できることが多いです。稼働実績や配信実績として記載されているため、サービスを選ぶ際は確認しましょう。

緊急連絡におすすめの安否確認システム5選

一口に安否確認システムといっても、機能や料金は以下のように異なります。

ここではおすすめのサービスを厳選して10個紹介するので、導入時の参考にしてください。

安否確認サービス2（トヨクモ株式会社）

トヨクモの『安否確認サービス2』は、「ITreview カテゴリーレポート」安否確認部門で、6期連続で顧客満足度No.1を受賞しているサービスです。「ITreview カテゴリーレポート」は、機能面や使いやすさ、満足などを総合的に評価したレポートであり、多くの導入企業が満足していると分かります。

また、初期費用と解約費用は0円で、かかる費用は月額費用のみとなっています。最低利用期間は設定されていないため、不要と判断した際にはすぐに解約できます。費用を抑えて導入できる点も、このサービスの魅力といえます。

エマージェンシーコール（インフォコム株式会社）

インフォコムの『エマージェンシーコール』は、回答率100%にこだわったサービスです。さまざまな連絡手段の提供や回答するまでの繰り返し連絡といった独自機能により、従業員からの回答率100%の達成を目指します。

セコム安否確認サービス（セコムトラストシステムズ株式会社）

『セコム安否確認サービス』では、24時間365日体制のオペレーション力で初動をサポートしているサービスです。気象庁などから入手した災害情報を専門スタッフが確認し、利用者への誤報を防止しています。

Biz安否確認/一斉通報（NTTコミュニケーションズ株式会社）

NTTコミュニケーションズの『Biz安否確認/一斉通報』は、震度7の地震にも耐えるデータセンターで運用しているため、災害時の安定的な稼働が期待できます。さらに、大規模な災害だけではなく、台風や豪雨の注意喚起、感染症流行時の従業員の健康管理にも活用できます。

安否LifeMail（株式会社コム・アンド・コム）

コム・アンド・コムの『安否LifeMail』では、人数分課金を採用しています。1人あたり月額

88円（税込）から利用可能で、無理なく継続できる点が魅力です。

※ 退会1カ月前の告知は必要

費用を抑えたいなら最低利用期間がないものを選ぼう

安否確認システムを導入すると、通話回線が混雑しやすい災害発生時にも、従業員と連絡を取れます。すぐに被害状況を確認し、次のアクションを起こすためにも、安否確認システムを導入しておくのがおすすめです。

サービスによって費用や機能などが異なるため、利用目的や操作性などを考慮して自社に合ったものを選びましょう。本記事ではおすすめのサービスを5つ紹介しました。いずれも機能性の優れたものであるため、導入時の参考にしてください。

なお、トヨクモが提供している『安否確認サービス2』は、初期費用は0円で、月額料金のみ発生します。最低利用期間は設定していないため、無理なく始められます。30日間の無料お試しを提供しているため、実際の操作を試してから導入できます。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。