地震や台風などの自然災害、事故や事件など、企業活動に影響を与える緊急事態はいつ起こるかわかりません。そのようなときに、従業員の安否確認や情報伝達をスムーズに行うために不可欠なのが「緊急連絡網」です。
しかし、いざ作ろうと思っても、どのようなルールで、どのようなフローで作成すればいいのか、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか？
この記事では、緊急連絡網の基礎知識から具体的な作り方、連絡を効率化するためのポイントまで、企業が知っておくべき情報を網羅的に解説します。テンプレートや事例も紹介しますので、ぜひ参考にして、自社に最適な緊急連絡網を作成してください。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
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目次
企業向けの緊急連絡網とは
企業向け緊急連絡網とはどのようなもので、何の目的で作成するのでしょうか。まずは、企業の緊急連絡網の概要を詳しく解説します。
緊急連絡網の概要
企業の緊急連絡網とは、地震や火災、事故などの緊急事態が発生した際に、誰に、どのような手段で、どのような順番で連絡するのかを事前に定めたものです。連絡を取るべき人の連絡先も、まとめて記載します。
事業継続計画（BCP）や危機管理マニュアルの重要な要素であり、企業の危機管理体制を構築する上で欠かせません。
緊急連絡網は単に作成するだけでなく、その内容を定期的に更新し、従業員全員がその内容を把握していることが重要です。
情報伝達がスムーズであれば、迅速な初動対応が可能となり、被害の拡大を防ぐことにつながります。
緊急連絡網を作成する目的
緊急連絡網を作成する主な目的は、自然災害や大規模事故が発生した際の安否確認、情報伝達、対応指示です。
また、オフィスビルのシステム障害や自社工場の事故など、事業継続に影響を及ぼす事象が発生した際の情報伝達を目的とする場合もあります。
緊急連絡網を作成することにより、被害を最小限に抑え、二次被害の発生を防げます。これにより、従業員の安全を確保するとともに、事業の早期復旧が可能になります。
なお、近年では従来の緊急連絡網に代わる新たな手段として、安否確認システムが注目されています。安否確認システムは、従来の緊急連絡網の機能を網羅しつつ、より効率的かつ確実な安否確認を実現します。
緊急連絡網の作り方を4ステップで解説
緊急連絡網は、基本的に以下の4つの手順で作成します。
- 緊急連絡の発動条件（ルール）を明確にする
- 発動条件ごとにアクションを決める
- 記載項目を決めてフローチャートを作成する
- 従業員の連絡先を複数確保する
それぞれについて説明します。
ステップ1. 緊急連絡の発動条件（ルール）を明確化する
緊急連絡網を効果的に活用するためには、まず発動条件を明確に定義することが重要です。
なぜなら、発動条件が曖昧なままだと、初動対応が遅れ、被害の拡大や二次被害につながる可能性があるからです。また、発動のタイミングが不明確だと、いつ安否確認や緊急連絡を行うべきか判断に迷い、被害拡大や復旧の遅延を招く恐れもあります。
緊急連絡網の発動条件は、大きく「内的要因」と「外的要因」の2つに分けられます。
| 発動要因 | 詳細 | 例 |
|---|---|---|
| 内的要因 | ・危機管理本部長が緊急事態と判断したとき ・特定の事象発生時に、現場責任者が緊急事態と判断したとき | 工場火災、ガス漏れ、システム障害、不審者の侵入など |
| 外的要因 | ・気象庁発表の震度や警報、特別警報・政府、自治体などからの避難指示や勧告 ・特定の外部機関からの緊急情報 | 震度5弱以上を観測、大雨特別警報発令、事故、供給停止など |
内的要因による発動は、状況判断の迅速性・正確性が重要です。外的要因による発動は、事前のルール設定とシステム活用で、迅速かつ確実な対応が可能です。
ステップ2. 発動条件ごとにアクションを決める
緊急連絡網の発動条件ごとに、安否確認、対応指示、情報伝達のいずれのアクションを行うのか、または複数のアクションを組み合わせるのかを事前に決めておきます。
発動時のアクションの具体例は以下のとおりです。
| 発動時のアクション | 具体例 |
|---|---|
| 安否確認 | 地震や火災発生時に安否確認メールを送信 |
| 対応指示 | 緊急避難の指示や避難場所の案内、災害発生時の業務継続計画（BCP）に基づく対応指示 |
| 情報伝達 | システム障害時の状況報告や復旧見通しの連絡、感染症発生時の感染予防策や行動指針の連絡 |
このように、発動条件ごとに取るべきアクションを明確にしておくと、緊急時の対応速度を向上させられます。
ステップ3. 記載項目を決めてフローチャートを作成する
次に、緊急連絡網に記載する項目を決めます。
以下は、緊急連絡網に記載する項目例です。
- 従業員の名前と役職
- 役割（運用責任者、中間管理者、リーダーなど）
- 緊急連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
- 安否確認の手順
- 連絡順序
- 代替連絡先
- 緊急時に必要な情報（集合場所、避難経路など）
さらに、緊急連絡網を図式化した「フローチャート」を作成しておくと、情報を漏れなく収集できるだけでなく、緊急時の対応をスムーズに進められます。
ちなみに、フローチャートとは、緊急連絡時に活用する連絡網を図式化したものです。誰から誰へ、あるいはどこからどこへ連絡するのかという流れを、視覚的に分かりやすく表現できます。
フローチャートを作成する際の留意点は以下のとおりです。
| 連絡経路の明確化 | 誰が誰に連絡するのか、連絡の順番を明確に示す |
| 連絡手段の明記 | 電話、メール、SNSなど、使用する連絡手段を明記する |
| 代替連絡先の確保 | 連絡がつかない場合の代替連絡先を記載する |
| 情報伝達範囲の明確化 | 緊急連絡の内容に応じて、連絡する範囲（全社員、特定部署など）を明確にする |
ステップ4. 従業員の連絡先を複数確保する
緊急連絡網を作成する際は、緊急時に確実に連絡が取れるよう、従業員一人につき複数の連絡先を確保することが重要です。
連絡先が1つしかない場合、電話番号やメールアドレスの変更、または通信障害などにより、連絡が取れなくなる可能性があります。
複数の連絡先（携帯電話、自宅電話、メールアドレスなど）を確保すると、情報の伝達漏れを防ぎ、迅速かつ確実な安否確認を実現できます。従業員にもこの重要性を伝え、複数の連絡先を登録するよう促しましょう。
収集した連絡先を、緊急連絡網の項目やフローチャートに当てはめて整理することで、緊急連絡網は完成です。
緊急連絡網をExcelで作成する方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
緊急連絡網の作るときの注意点
緊急連絡網を作るときの注意点は以下の2つです。
- 個人情報の保護に留意する
- 企業規模に合った連絡手段を選定する
それぞれについて説明します。
個人情報の保護に留意する
緊急連絡網を作成するにあたり、個人情報の保護にも留意しなければなりません。電話番号、私的なメールアドレス、LINEアカウントなどは個人情報に該当するためです。
個人情報を適切に管理することは、外部に漏れたり内部での不正利用の防止につながります。従業員全員に対して全員の名簿を配るわけにはいかないため、誰が管理するのか、どの範囲まで緊急連絡網を配るのかを慎重に判断しましょう。
また、緊急連絡網作成時や配布の際には従業員本人の同意も必要です。必ず緊急連絡網を作成する理由を伝え、同意を得ましょう。
企業規模に合った連絡手段を選定する
大企業か中小企業かによって、適切な緊急連絡手段が異なります。そのため、自社にとってどの連絡手段が適しているかを判断しなければなりません。
たとえば、従業員数が少なければSNSや電話が有効ですが、従業員数が多くなるとメールや専用アプリの導入が効果的です。とくに大企業であれば、専用の安否確認システムの導入をおすすめします。
安否確認システムを使うことで、連絡先管理の手間が省けたり、緊急時に連絡漏れが発生する可能性を低減したりできます。
緊急連絡網の連絡手段は何にすべきか？
緊急時に連絡を取る手段は複数ありますが、それぞれにメリット、デメリットがあります。
| 連絡手段 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 電話 | ・新たなツールやシステムを準備する負担がない ・通知に気づきやすい | ・自然災害時に回線がつながりにくい ・個人情報の取り扱いに注意が必要 |
| メール | ・一斉送信が可能 ・送信できる文字数に制限がない | ・災害時に通信障害のリスクがある ・故障や停電でサーバーがダウンする |
| SNS | ・操作に慣れている ・既にグループ分けされている場合が多い | ・SNSに慣れていない社員はアカウント作成や操作に戸惑う |
| SMS | ・スマホにデフォルトでインストールされている ・通信回線への負担が少ない | ・文字制限がある ・書式を自由に作りにくい |
ここからは、それぞれの連絡手段について詳しく解説していきます。
電話を利用する
まず、電話を使って連絡する方法です。非常時であっても、危機管理本部や運用管理者の手元に携帯電話と電話番号の一覧があれば、すぐに連絡できます。
電話を利用するメリットは、新たなツールやシステムを導入する必要がなく、従業員が通知に気づきやすい点です。
一方で、自然災害時に回線がつながりにくいというデメリットもあります。災害の種類によっては、通信障害や通話制限などが発生する可能性があり、そうなれば連絡が途絶えてしまいます。
緊急連絡に電話を採用するリスクについては以下の記事で詳しく説明しています。
メールを利用する
2つ目はメールを利用する方法です。メールも電話と同じで、スマホやPCがあれば、誰でも利用できます。
メールは危機管理本部から一斉送信が可能なため、組織全体への情報伝達に適しています。電話のように一人ひとり順番に連絡する必要がないため、連絡時の手間を大幅に削減できます。
また、一度に送信できる文字数に制限がない点もメリットです。文字数制限によって伝えたい内容を伝えられなかったり、複数回に分けて送信したりする必要がありません。
メールのデメリットは電話と同様に、災害時に通信障害のリスクがあることです。また、ハードウェアへのダメージや停電などの影響で、メールサーバーがダウンする可能性も考えられます。
SNS（交流サイト）を利用する
3つ目はSNSを利用する方法です。現在は、SNSが普及して多くの人が利用しているため、新たにアカウントを作成する手間もほとんどないでしょう。
緊急連絡の手段として活用できるSNSとしてはLINE、Slack、teams、Chatworkなどが挙げられます。
SNSを利用するメリットは、従業員が操作に慣れている点や、すでにグループ分けされている点です。電話のように、改めてグループ分けをする必要がないため、緊急連絡網をスムーズに構築できるでしょう。
一方で、指定のSNSを使ったことがない人や、SNSに慣れていない社員は、SNSのアカウントを作成する必要があったり、操作に戸惑ったりするかもしれません。
SMS（ショートメッセージ）を利用する
SMSを利用する方法もあります。SMSは、携帯電話番号を持つ端末に標準搭載されているため、メッセージの到達率が高い傾向にあります。
また、送受信できる文字数は全角670文字（フューチャーホンは全角70文字）までとデータ量が少なく、通信回線への負担が少ない点がメリットです。しかし、文字数制限によって書式の自由度が低くなるため、詳細な情報を伝えるのが難しいというデメリットもあります。
電話やメール・SNS・SMSで起きる問題
各連絡方法の項目で紹介したように、電話やメールだけでなく、SNSやSMSなどで安否確認を行う場合にもさまざまな問題が起こりうる可能性があります。
私用の電話番号、SNSアカウント、メールアドレスを会社に知られたくない社員への連絡が難しいという問題に加えて、東日本大震災のときには通信量の大幅な制限が実施されました。
とくに電話に関しては、docomoは最大90％、auは95％、もっとも制限量の小さいSoftbankでも70％の発信制限が行われました。今後災害が起きたときも、同様の事象が起こるおそれがあります。
一方で、パケット通信に関しては、docomoの30％の発信規制以外には制限がかかっていないものの、メールサーバーの混雑に起因する大幅な遅延が確認されています。
このような事態が原因で、安否確認がスムーズに行われないことを避けるためには、パケット通信を使ったメール以外のサービスを利用することが重要です。
安否確認システムを利用しよう
電話、メール、SNS、SMSは便利な連絡手段ですが、緊急時には複数の問題点があります。
そこでおすすめなのが安否確認システムです。ここからは、安否確認システムの概要や導入事例をご紹介します。
安否確認システムとは
安否確認システムとは、災害が発生した際に従業員の安否を迅速に確認できるサポートツールのことです。
緊急連絡網としての能力も持っており、登録された連絡先に一斉に連絡や情報を送信できます。緊急連絡網発動時に自動で一斉送信してくれるため、連絡漏れ、連絡開始／完了までに時間を要しません。
また、従業員だけでなくその家族も登録できる場合が多く、従業員のみが家族の安否を確認できる機能も備わっています。これにより、従業員の安心感や信頼度を高める効果も期待できます。
安否確認システム導入の実例
安否確認システムを実際に導入した会社の事例をご紹介します。
丸紅都市開発｜安否確認システムの導入で連絡の効率化と社員の意識向上を実現
丸紅都市開発では、毎年紙で緊急連絡網を作成していました。しかし、運用の手間がかかったり連絡がつかない社員に再度連絡をしたりなど、多くの問題点があったそうです。そこで、手軽な価格であるという理由からトヨクモの『安否確認サービス2』を導入しました。
その結果、一斉送信によって連絡の手間が省けただけでなく、定期的な訓練の実施により、社員からの返信速度も向上しています。
（参考：安否確認サービス2｜丸紅都市開発株式会社）
SmartHR｜従業員100名超えで課題だった情報共有を安否確認システムで解決
SmartHRでも、2021年9月からトヨクモの『安否確認サービス2』を導入しています。
導入以前は他の連絡ツールを使用していましたが、従業員数が100人を超えてからは返信の管理などが困難になったため、安否確認システムを導入を決定しました。
これにより、情報収集や管理の手間が省けるだけでなく、災害時の事業継続に対する社員の意識向上にもつながっています。
緊急連絡網の概要を知り、安否確認システム導入を検討しよう
緊急時に従業員の安全や状況を把握するためには、緊急連絡網が必要です。緊急連絡網を用いた連絡手段には電話、メール、SNS、SMSなどがありますが、これらにはさまざまなデメリットもあります。
そこでおすすめなのが安否確認システムです。たとえば、トヨクモの『安否確認サービス2』では、緊急連絡網の管理の手間を省けます。さらに、緊急時には登録アドレスにメールを一斉送信でき、従業員だけではなくその家族の安否確認もできるほか、個人情報を高いセキュリティ性で守ります。
万が一に備え、いまのうちから安否確認システムの導入をご検討ください。
以下から、30日間の無料お試しをお申し込みいただけます。
無料お試しは、何度でもご利用可能です。ぜひこの機会に安否確認システムを体験してください！
- 機能制限一切ナシ
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兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
