災害はいつ、どこで発生するかわかりません。災害が発生した際に、従業員の安否確認をするために活用できるのが緊急連絡網です。今回は緊急連絡網の概要や基本的な作り方など、緊急連絡網について網羅的に解説します。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
目次
企業向けの緊急連絡網とは
緊急連絡網は学校でも配布されていますが、企業向け緊急連絡網とはどのようなもので、どのような目的で作成するのでしょうか。まずは、企業の緊急連絡網の概要を詳しくご紹介します。
緊急連絡網の概要
企業の緊急連絡網とは、災害や事故などの緊急事態が発生して緊急の連絡をする際、誰が、どこに、どのような順番で連絡するのかを定めたものです。事業継続計画（BCP）や危機管理マニュアルを作成する上での重要項目の1つで、従業員の安否確認や情報伝達のために作成します。
連絡網の伝達性と信頼性を高めることで、速やかな安否確認や情報伝達ができます。単に緊急連絡網を作成するのではなく、連絡の順番や正確な緊急連絡先の把握が重要です。
緊急連絡網を作成する目的
緊急連絡網を作成する目的は企業によって異なりますが、ほとんどの場合自然災害や大規模事故が発生した際の安否確認、情報伝達、対応指示のために作成します。
オフィスビルのシステム障害や自社工場の事故など、事業継続に関わる事項の伝達をすることが目的となる場合もあります。
緊急連絡網を作成することで、被害を最小限に抑えつつ二次被害の発生を防げます。被害を最小限に抑えて二次災害の発生を防ぐことで、従業員の安全確保とともに早期の事業復旧ができるのです。
緊急連絡網の作り方の基本
緊急連絡網は、基本的に以下の手順で作成します。
- 発動条件を決めておく
- 記載内容、確認内容を決めておく
- 連絡先を複数確保しておく
- ルールを決めておく
- 個人情報の保護に留意する
それぞれについて、大企業と中小企業との違いとあわせて詳しく解説します。
発動条件を決めておく
まずは、発動条件を決めておきましょう。発動条件を決めておかなければ対応が遅れて、被害の拡大や二次被害発生につながる恐れがあります。
緊急連絡網の発動には、内部要因と外部要因による発動があります。内部要因とは、重大なシステム障害や不審者の侵入など社内で発生した緊急事態のこと、外部要因とはたとえば自然災害といった社外で発生した緊急事態のことです。
発動条件は、内部要因と外部要因の双方を視野に入れて設定しておきましょう。また、状況に応じて安否確認をするのか、対応指示をするのか、情報伝達だけに留めるのかということについても事前に決めておくと対応速度を向上させられます。
記載内容、確認内容を決めておく
緊急連絡網に記載する内容や、確認すべき項目についても決めておきます。記載内容では、各社員の緊急連絡先をグループに分け、誰にどのような順番で連絡するのかという、情報伝達のフローも定めておくとよいでしょう。
また、緊急連絡の内容次第ではすべての社員に連絡するのではなく、特定の部門や階層までの連絡となる場合も考えられます。状況に応じてどのような人たちに、どのような内容を伝達するのかを明確にしておきましょう。
連絡先を複数確保しておく
連絡先を複数確保しておくことも大切です。なぜなら連絡先が1つのみだと、電話番号やメールアドレスなどが変更されていた場合に連絡がつかず、未着となる可能性があるためです。
連絡手段を複数もって情報の未着を防ぐことは、安否確認の精度を上げるために必要不可欠です。
緊急連絡網を作成する際は、緊急時につながりやすい連絡先を選択することが大切です。従業員に重要性を伝え、複数の連絡先を収集しましょう。
ルールを決めておく
緊急連絡網の取り扱いのルールを決めておきましょう。誰が発動し、どのような内容の確認を、どのような連絡手段で行うかといったルールを明確に定めておきます。これにより、緊急連絡網の発動の遅れを防げたり、迅速な連絡が可能です。
また、責任者を定めておくことも大切です。この際、緊急事態発生時に責任者が不在の可能性もあるため、複数人定めておきましょう。
個人情報の保護に留意する
緊急連絡網を作成するにあたり、個人情報の保護にも留意しなければなりません。電話番号、私的なメールアドレス、LINEのアカウントなどは個人情報に相当するためです。
個人情報を管理することは、外部に漏れたり内部での不正利用を防ぐことにつながります。従業員全員に対して全員の名簿を配るわけにはいかないため、誰が管理するのか、どの範囲まで緊急連絡網を配るのかを慎重に判断しましょう。
また、緊急連絡網作成時や配布の際には従業員本人の了承も必要です。必ず緊急連絡網作成の理由を伝え、了承を得ましょう。
大企業と中小企業での違い
大企業か中小企業かによって、適切な緊急連絡手段が異なります。そのため、どの連絡手段が適しているかを判断しなければなりません。
たとえば、従業員数が少なければSNSや電話が有効ですが、従業員数が多くなるとメールや専用アプリが効果的です。とくに大企業であれば、専用の安否確認アプリをおすすめします。
安否確認アプリを使うことで連絡先管理の手間が省けたり、緊急時に連絡漏れが発生する可能性がなくなります。
緊急連絡を取る方法
緊急時に連絡を取る手段は複数ありますが、それぞれで特徴やメリットとデメリットが異なります。主な緊急連絡手段は以下のとおりです。
- 電話
- メール
- SNS（交流サイト）
- SMS（ショートメッセージ）
ここからは、それぞれの連絡手段の特徴やメリットとデメリットをご紹介します。
電話を利用する
1つ目の方法として、電話を利用する手段があります。非常時だとしても、携帯電話と電話番号の一覧があれば、誰でも連絡可能です。
電話を利用するメリットは、新たなツールやシステムを準備する負担がなく、通知に気づきやすい点です。
携帯は持ち歩いている人がほとんどのため、通知に気づいてもらいやすく連絡に気づかないというリスクが少なめです。
一方で、自然災害時に回線が繋がりにくいという弱点もあります。災害次第では、通信障害や通話制限などが発生する可能性があり、連絡ができなくなります。また、電話番号は個人情報にあたるため、取り扱いに注意が必要です。
メールを利用する
2つ目はメールを利用するという方法です。メールも携帯電話やPCがあれば、誰でも利用できる有効な連絡手段です。
メールは一斉送信が可能なため、全体へ情報伝達をするのに適しています。電話のように一人ひとり順番に連絡する必要がないため、連絡時の手間を大幅に省けます。
また、一回で送信できる文字数に制限がないこともメリットです。文字数制限によって伝えたい内容を伝えられなかったり、複数回に分けて送らなければならないということがありません。
メールのデメリットは、電話同様災害時に通信障害のリスクがあることです。また、ハードウェアへのダメージや停電などの影響で、メールサーバーがダウンすることも考えられます。その場合、メールを送受信することが不可能になります。
SNS（交流サイト）を利用する
3つ目はSNSを利用するという方法です。現在は、SNSが普及して多くの人が利用しているため、新たにアカウントを作成する必要も少ないでしょう。
緊急連絡の手段として活用できるSNSとしてはLINE、Slack、teams、Chatworkなどが挙げられます。SNSを利用するメリットは操作に慣れていることや、すでにグループ分けされている状態ができあがっていることです。電話のように、グループ分けをする必要がないため、緊急連絡網を作りやすいでしょう。
一方で、指定のSNSを使ったことがない人やSNSに慣れていない社員は、SNSのアカウントを作成する必要があったり、操作に戸惑うかもしれません。
SMS（ショートメッセージ）を利用する
SMSを利用するという方法もあります。SMSは、ほぼすべてのスマホにデフォルトでインストールされていて、到達率が高いという点がメリットです。
現在、携帯電話を所持している人のほとんどがスマホであることから、新たにアプリをインストールしたりアカウントを作成する必要はありません。
また、通信回線への負担が少ないというメリットもあります。一方で文字制限があったり、書式を自由に作りにくいというデメリットです。
電話やメール・SNS・SMSで起きる問題
各連絡方法の項目で紹介したように電話やメールのほか、SNSやSMSなどで安否確認を行うためには、さまざまな問題があります。
私用の電話番号、SNSアカウント、メールアドレスを会社に知られたくないと考えている社員には連絡ができないほか、東日本大震災のときには通信量の大幅な制限が実施されました。
とくに電話に関しては、docomoは最大90％、auは95％、もっとも制限量の小さいSoftbankでも70％の発信制限が行われました。今後災害が起きたときも、同様の事象が起こるおそれがあります。
一方で、パケット通信に関してはdocomoの30％の発信規制以外には制限がかかっていないものの、メールサーバーの混雑に起因する大幅な遅延が確認されています。
このような事態が原因で、安否確認がうまくいかないということを避けるためには、パケット通信を使ったメール以外のサービスを利用することが重要です。
安否確認システムを利用しよう
このように、電話、メール、SNS、SMSは便利な連絡手段ですが、緊急時には複数の問題点があります。そこで代わりとしておすすめなのが安否確認システムです。ここからは、安否確認システムの概要や導入事例をご紹介します。
安否確認システムとは
安否確認システムとは、災害が発生した際に従業員の安否を迅速に確認できるサポートツールのことです。緊急連絡網としての能力も持っており、登録された連絡先に一斉に連絡や情報を送信できます。緊急連絡網発動時に自動で一斉送信してくれるため、連絡漏れ、連絡開始／完了までに時間を要しません。
また、従業員だけでなくその家族も登録できる場合が多いです。従業員のみがその家族の安否を確認できるため、従業員の安心感や信頼度を高められます。
安否確認システム導入の実例
安否確認システムを実際に導入した会社の事例をご紹介します。
丸紅都市開発株式会社(https://anpi.toyokumo.co.jp/case/marubeni.html)では、毎年紙で緊急連絡網を作成していました。しかし、運用の手間がかかったり連絡がつかない社員に再度連絡をしたりなど、多くの問題点があったそうです。そこで、安価という理由からトヨクモの「安否確認サービス2」を導入しました。
一斉送信で連絡の手間が省けたほか、定期訓練を行うことで社員からの返信速度が早まっています。
株式会社SmartHR(https://anpi.toyokumo.co.jp/case/smarthr.html)でも、2021年9月からトヨクモの「安否確認サービス2」を導入しています。導入以前は他の連絡ツールを使用していましたが、従業員数が100人を超えてからは返信の管理などが困難になったため、安否確認システムを導入しました。これにより、情報収集や管理の手間が省けたり、災害時の事業継続に対する社員の意識を高められるといった効果がありました。
緊急連絡網の概要を知り、安否確認システム導入を検討しよう
緊急時に従業員の安全や状況を把握するためには、緊急連絡網が必要です。緊急連絡網を用いた連絡手段には電話、メール、SNS、SMSなどがありますが、これらにはさまざまなデメリットもあります。
そこでおすすめなのが安否確認システムです。たとえば、トヨクモの「安否確認サービス2」では、緊急連絡網の管理の手間を省けます。さらに、緊急時には一斉送信できたり、家族の安否確認もできるほか、個人情報を高いセキュリティ性で守ります。
万が一に備え、今のうちから「安否確認システム」の導入を検討してみましょう。
兵庫県立大学 環境人間学部・大学院環境人間学研究科 教授
早稲田大学卒業、京都大学大学院修了 博士（情報学）（京都大学）。名古屋大学大学院環境学研究科助手・助教等を経て現職。主な研究として、災害時の人間心理・行動、復旧・復興過程、歴史災害教訓、効果的な被災者支援、防災教育・地域防災力向上手法など「安全・安心な社会環境を実現するための心理・行動、社会システム研究」を行っている。
著書に『災害・防災の心理学－教訓を未来につなぐ防災教育の最前線』（北樹出版）、『超巨大地震がやってきた スマトラ沖地震津波に学べ』（時事通信社）、『戦争に隠された「震度7」－1944東南海地震・1945三河地震』（吉川弘文館）などがある。
