安否確認メールを作成する際のポイント｜例文や注意点を解説

メールは災害時や緊急事態において、従業員や関係者の安全を確認するための重要なツールです。しかし、安否確認メールを作成したことのない場合、「どのように作成すればよいのか分からない」という方もいるでしょう。

この記事では、安否確認メールを作成するポイントや例文（テンプレート）を紹介します。取引先から安否確認メールが来た場合の回答例も紹介しますので、参考にしてください。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

安否確認メールとは

地震や台風などの自然災害が発生すると、多くの人が一斉に電話を使って家族や友人の安否状況を確認します。そのため、一時的に電話回線が混み合い、接続が制限されて電話がつながらなくなることが想定されます。また、従業員一人ひとりに電話をしていると、安否確認に手間がかかってしまうでしょう。

そのようなときにメールを活用すると、迅速かつ正確に従業員の安否状況を確認することができます。安否確認メールでは、従業員の安否状況の確認だけではなく、その家族の安否状況も確認する必要があります。従業員自身に怪我がなかったとしても、家族が怪我をしていれば、出社は困難だと予想できます。

さらに、取引先から部品の供給を受けている場合には、取引先の従業員の安否や稼働状況についても確認しましょう。部品の調達が優先されるのか、今ある資源で事業を継続できるのかなど、状況を把握したうえで判断し、次の行動にすみやかに移ります。

従業員向けの安否確認メールを作成する際のポイント

ここでは、従業員向けの安否確認メールを作成する際のポイントを紹介します。

• 災害発生後にできるだけ早くメールを送る
• メールの内容は安否確認のみにする
• 返信を急かさない
• 外国人従業員に対応したメールも作成する

災害発生後にできるだけ早くメールを送る

災害が発生したら、できるだけ早くメールを送りましょう。災害発生時には従業員の安否を最優先で確認すべきだからです。

従業員の安否情報を取得できるスピードが速ければ速いほど、次の対応も考えやすくなります。迅速に初動対応に着手できて、企業復旧までの時間を短くすることが可能です。また、メールの送信が遅れると、従業員は無理してでも出社すべきか、出社したとして通常業務ができるのかなどの判断がつかず、不安を抱くため、災害が発生したらできるだけ早くメールを送ることが重要です。

メールの内容は安否確認のみにする

安否確認メールの内容は、安否を確認することのみに限定すべきです。安否確認メールに余計な情報が含まれていると、メールの受信者である従業員は内容を瞬時に判断できず、その分そのあとの対応が遅れます。

従業員は素早く内容を理解して、適切に行動を取ることができるよう、簡潔でわかりやすいないようにしましょう。「お疲れ様です。」「こんにちは。」といった冒頭の文言は不要です。

災害発生時、被災した人々は強烈なストレスを抱えていたり、混乱状態に陥っていたりすると考えられます。そのような状態にあっても、なるべくスムーズにメールの内容を理解してもらえるよう、シンプルな文面を心がけましょう。

返信を急かさない

安否確認メールを送信したら、返信を急かさないことも大切です。相手がどのような状況に置かれているのか分からないため、無理に返信を求めるとストレスを与えてしまう可能性があります。すぐの返信を促すような表現は用いず、何よりも自身の安全の確保を最優先するように伝えましょう。

しかし、いつまでも返信が帰ってこない場合も考えられます。メールを見逃している可能性があるため、一定時間返信がなかった場合にはメールを再送しましょう。

外国人従業員に対応したメールも作成する

外国人従業員は、普段日本語が流暢であっても、緊急時には咄嗟の日本語に対応できないかもしれません。また、普段は使わない災害時特有の日本語が分からない従業員もいるでしょう。日本語が得意でない外国人労働者であれば、なおさらです。

そのため、災害時に備えて、日本語だけでなく英語での安否確認ができる体制を整えておきましょう。あらかじめ英語でのメールの定型文を作成し、もしもの時にすぐに使えるようにしておくことがおすすめです。

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取引先への安否確認メールを作成する際のポイント

取引先への安否確認メールを作成する際にも、従業員向けのメールを作成する場合と同様に、以下のポイントを踏まえておく必要があります。

• 災害発生後にできるだけ早くメールを送る
• メールの内容は安否確認のみにする
• 返信を急かさない
• 挨拶文は省略する

ビジネスメールにおいては、時候の挨拶や「いつもお世話になっております」などの文章が重要視されています。しかし、緊急時は一刻も早く相手の安否状況を確認することが重要であるため、安否確認メールにおいては時候の挨拶は必要ありません。

安否確認メールの例文

ここでは、従業員に送る場合と取引先に送る場合に分けて、安否確認メールの例文を紹介します。必要に応じて、カスタマイズしてご使用ください。

従業員向けの安否確認メールの例文

メールに直接返信してもらうことを想定した、従業員向けの安否確認メールの例文を紹介します。

また、安否確認の回答用URLをメールに記載し、回答用ページから回答してもらうという方法もあります。回答の集計がより簡単であり、従業員が多い場合におすすめです。

回答用ページから回答してもらう場合のメールの例文を紹介します。

取引先への安否確認メールの例文

ここでは、取引先への安否確認メールの例文を2とおり紹介します。

安否確認メールの送信に関する注意点

安否確認メールを送信する際には、以下の点に注意しましょう。

• メールアドレスが間違えていると安否確認を行えない
• 迷惑メールフォルダに振り分けられると安否確認を行えない
• 災害発生時には通信制限で送受信できないことがある

メールアドレスが間違えていると安否確認を行えない

システムや名簿に手打ちで従業員のメールアドレスを入力している場合、入力ミスが発生する可能性があります。とくに企業ではなく私用のメールアドレス宛にメールを送る際には起こりがちなトラブルです。たとえば、「_（アンダーバー）」と「ｰ（ハイフン）」などは見間違いが起きやすく、誤字脱字の原因となる傾向があります。

メールアドレスを間違えて登録すると、従業員にメールが届かず安否確認が完了しないため、正確にメールアドレスを登録することが重要です。

災害が起きてからメールアドレスの変更や削除に初めて気付くことがないよう、従業員一人ひとりの許可を得たうえで、私用のメールアドレスは非常時に備えて、テスト送信などをして送信できることを確認しておきましょう。さらに、従業員がアドレスの変更や削除を行った際は、すみやかに会社に知らせるように周知しておきます。

迷惑メールフォルダに振り分けられると安否確認を行えない

Gmailに限らず、迷惑メールフォルダの設定上、普段やり取りをすることがないメールアドレスからのメールや、メールソフト側が怪しいと判断したメールは、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられることがあります。

メールが迷惑メールフォルダに振り分けられると、従業員が安否確認メールを見落とす可能性があります。防止策としては、スパムトリガーワードやフレーズを避けることが有効です。

訓練として安否確認メールを送り、迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認しておくとよいでしょう。その際、迷惑メールフォルダ内を確認し、安否確認メールがある場合は、「迷惑メールではない」を個別に選択することにより、通常の受信箱に移動でき、メールソフトに「このメールアドレスからのメールは迷惑メールではない」と認識させることができます。

また、迷惑メールフォルダに分類されたメールについて、対象となったメールアドレスを「信頼できる送信元」のリストに追加すると、今後、同じメールアドレスからのメールが迷惑メールとして振り分けられるのを防止できます。

災害発生時には通信制限で送受信できないことがある

災害発生時は、多くの人がメールで安否確認を行います。通信回線のアクセスが集中すると、電話と同じようにメールも通信制限されてしまい、送受信ができない事態に陥ることもあるのです。

また、地震、洪水、台風などの自然災害によって、通信タワーやケーブルが破壊され、インターネット接続が遮断されてしまうこともあるでしょう。そのような場合に備えて、メール以外の安否確認方法も用意しておくと安心です。

より確実に安否確認を行いたい場合はシステムの活用がおすすめ

安否確認システムは、災害発生時に従業員に自動で安否確認メッセージを通知するシステムです。一斉にメッセージを通知する以外にも、掲示板で情報を共有する、従業員の家族の安否を確認するなど多くの機能を備えています。

また、従業員の安否情報や、被害状況などの回答結果を自動集計することも可能です。災害発生時の混乱状況のなか、安否確認の担当者が必死にメールの送信・集計をする必要はありません。自動集計機能により、大量の回答を一つひとつ確認する手間が省け、迅速な対応が可能になります。

なにより、安否確認システムの多くはメールやアプリ、SNSなど、複数の連絡手段に対応しています。複数の連絡手段を持つことにより、災害発生時の通信制限などの問題を回避し、確実に安否確認メールを届けられます。

ビジネスの効率化やクライシスマネジメントの強化など、日頃の業務に役立つ機能を備えているシステムもあります。平時も利用したい場合には、そのような機能を備えているシステムを選びましょう。

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取引先からの安否確認メールに返信する際のポイント

取引先から安否確認メールを受信した場合、返信する際にも気を付けるべきことがいくつかあります。

• 営業再開の目処が立たなくてもまずは一報を速やかに返信する
• 安否確認をいただいたことに感謝する
• 具体的・簡潔に現在の会社の状況を伝える

営業再開の目処が立たなくてもまずは一報を速やかに返信する

災害発生後に安否確認メールを受信したら、営業再開の目処が立たなくても、まずは一報をすみやかに返信しましょう。具体的な現状報告と営業再開の予定を伝えることにより、相手に安心感を与えられます。

以下のような内容で作成するとよいでしょう。

現状を正直に伝えつつ、今後の対応についても触れましょう。また、相手の理解を求める表現を入れることで、より丁寧で誠実な印象を与えられます。

安否確認をいただいたことに感謝する

取引先から安否確認メールを受信したら、安否確認メールをいただいたことへの感謝の意を伝えましょう。また、相手から支援や協力を得た場合は、具体的にどのような支援をいただいたのかを明記したうえで、相手の行動や配慮に対して感謝の意を伝えることも重要です。

こちらは、営業再開の見通しがついた段階で、丁寧にメールを作成するとよいでしょう。

具体的・簡潔に現在の会社の状況を伝える

取引先からの安否確認メールに返信する場合は、手短に会社の現状を伝えることが求められます。取引先も事業を継続させるために、自社の状況を迅速に把握しておく必要があるからです。

被害の状況や復旧の進捗、今後の対応について具体的に述べて、相手に素早く現状を理解してもらえるように心掛けましょう。また、支援や協力が必要な場合は、その旨を伝えることが有効です。

取引先からの安否確認メールへの返信例文

災害発生時に取引先から安否確認メールを受信した場合の返信例文をご紹介します。

下記の返信例文は、営業再開の目処が立った場合のものです。

災害発生後はできるだけ早くメールを送ろう

安否確認メールを送信する際のポイントとして、災害発生後にできるだけ早くメールを送ること、メールの内容は安否確認のみにすること、返信を急かさないことなどが挙げられます。また、取引先へ送る場合には、時候の挨拶を省略することも覚えておきましょう。

災害発生時は、多くの人がメールで安否確認を行うため、通信制限によって送受信できないことがあります。そのような場合に備えて、ほかの手段も用意しておくことがおすすめです。この記事では、おすすめの方法として安否確認システムを紹介しました。

トヨクモが提供している『安否確認サービス2』は、外部システムと連携できる安否確認システムです。SmartHRやfreee人事労務、cybozu.comなどで人事情報を管理している場合、1クリックでユーザーの情報を登録できます。そのため、導入の手間を抑えて利用を開始できます。

緊急時には登録したユーザーのメールアドレスに安否確認メールが送信され、すみやかな安否確認ができます。また、指定したメンバー同士で議論できたり、従業員へ向けて管理者が指示を出したりできる掲示板・メッセージの機能もあり、迅速な情報伝達に役立てられるでしょう。

30日間の無料お試しが用意されているため、興味がある方はぜひ一度お問合せください。

編集者：坂田健太（さかた けんた）

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。