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英語での安否確認メールで役立つフレーズや例文を詳しく解説!

外国人を雇用する企業は年々増加しています。

あなたの組織には、日本語でのコミュニケーションが難しい外国人従業員はいますか?

日本語は、ひらがな・カタカナ・漢字など文字種が多いこともあり、日本語を母語としていない外国人従業員にとっては、災害時特有の難解な表現に苦労する人が多い現実があります。

例えば、英語が使える外国人従業員に対しては、英語でコミュニケーションを取れるようにすることで、安否確認をスムーズに行うことができます。

この記事では、日本語は難しいけれども、英語でコミュニケーションが取れる外国人従業員に対して安否確認する際に役立つフレーズやEメールの例文を紹介します。

上記の条件に当てはまる企業の防災担当の方はぜひ参考にしてください。

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。

安否確認を英語で行う必要性

厚生労働省が令和4年10月に発表した「『外国人雇用状況』の届出状況まとめ」によると、2022年の時点で日本国内の外国人労働者の数は過去最高の約182万人にものぼるそうです。人口減少に伴い労働人口の減少も進む日本において、外国人労働者は今後ますます増えていくと考えられています。

このような状況であることから、外国人従業員向けのさまざまな防災に関する対応やそれらを実現するツール、そしてシステム設計において多言語対応をすることが必要になるでしょう。その中でも英語は14億5,000万人以上が使用している世界公用語であるため、多言語対応をする際に真っ先に準備しておくべき言語です。

出典:statista “The most spoken languages worldwide in 2023

災害発生後、下記のような場面で英語を使って安否確認を行いましょう。

  • 外国人従業員への連絡
  • 企業の海外拠点での被災時の安否確認
  • 日本での災害時に海外からの安否確認

ここでは、それぞれの場面における英語を使った安否確認のポイントについて解説します。

外国人従業員への連絡

あなたは英語で流暢にコミュニケーションをとることができますか?

英語が苦手な人はもちろんですが、英語が得意な人であっても緊急時に頭が真っ白になってしまい、英語が出てこないということはよくあることです。

それは外国人従業員であっても同じです。普段日本語が流暢であっても、緊急時には咄嗟の日本語に対応できないかもしれません。また、普段は使わない災害時特有の日本語が分からない従業員もいるでしょう。日本語が得意でない外国人労働者であれば尚更です。

もしもの場合に備えて、日本語だけでなく英語での安否確認ができる体制を整えておきましょう。あらかじめ英語での安否確認メッセージを定型文化化し、もしもの時にすぐに使えるようにしておくことがおすすめです。安否確認に関する役立つ英語表現については後述します。

企業の海外拠点での被災時の安否確認

残念ながら日本は世界でもトップクラスの災害大国です。下記の表は、ドイツのNGO団体であるジャーマンウォッチが2021年に発表した「世界の気候リスクランキング」です。

ランキング国名
1位モザンビーク
2位ジンバブエ
3位バハマ
4位日本
5位マラウイ
6位アフガニスタン・イスラム共和国
7位インド
8位南スーダン
9位ニジェール
10位ボリビア

気候リスクだけでも、日本のリスクは高いことが分かります。しかし、だからと言って海外拠点が安全であるとは限りません。

日本にはさまざまな自然災害がありますが、海外には干ばつや虫害など日本ではあまり発生しないような自然災害もあります。

また、日本のように防災意識が高い国は多くはありません。自然災害があまり発生しない国で自然災害が起こると、日本以上に大きな混乱や社会不安が起こり、相手と連絡が取れなくなったり、治安が悪化して危険性が増したりする可能性があります。社員や取引先の在留地で災害が起こったときには、一刻も早く安否確認することが必要です。上記にもありますが、英語は世界で5人に1人が使える言語であることから最も通じる可能性の高い言語です。英語を使って安否確認をすることをおすすめします。

日本での災害時に海外から英語で安否確認される場合も

社員や取引先の在留地で災害が発生した場合に英語で安否確認をすることが重要であることを説明しましたが、逆のケースもあります。日本で災害が発生した場合に、海外拠点や海外にある本社・支社から英語で安否確認される場合もあるため、その際に相手が何を尋ねているのかを理解し、どのように英語で返信をするべきかについて考えておく必要があるでしょう。

次章で紹介する安否確認に関する英語表現をしっかりと身につけておいて、もしもの場合に備えておいてください。

【覚えておこう】安否確認に関する英語表現

つづいて、安否確認の際に役立つ英語表現を下記のように災害の種類別、かつ状況別に紹介します。

  • 災害の種類
  • 状況を確認するフレーズ
  • 無事かどうかを尋ねるフレーズ
  • 返信に用いるフレーズ

もしもの場合に備えて、これらの英単語や英語フレーズをしっかり覚えておきましょう。

災害の種類

まずは「災害」に関する単語を紹介します。下記の表をご覧ください。

 災害の種類(日本語)災害の種類(英語)読み方
1地震earthquakeアースクウェイク
2津波tsunamiタイダルウェイブ / ツナミ
3台風/タイフーンtyphoonタイフーン
4竜巻/トルネードtornadoトルネイドォ
5ハリケーンhurricaneハリケイン
6サイクロンcycloneサイクロン
7洪水floodフラッド
8火山噴火eruption / volcanic eruptionイラプション / ボルケイニックイラプション
9土砂崩れ/地滑りlandslideランドスライド
10火事fireファイヤー
11山火事wildfire/bushfireブッシュファイヤー

台風・タイフーン・ハリケーン・サイクロンはそれぞれ「暴風雨」を表す単語ですが、下記のように熱帯低気圧が発生する地域が異なります。

発生地域
台風・タイフーン東経180度より西の北西太平洋と南シナ海で発生
ハリケーン北大西洋、カリブ海、メキシコ湾および西経180度より東の北太平洋東部で発生
サイクロンベンガル湾や北インド洋で発生

下記のような会話で災害名を使うことができます。

【会話例】

I heard about the 【災害名】 in 【国名・地名】. Are you OK?

訳:【国名・地名】で【災害】が発生したと聞きました。ご無事ですか?

【災害名】の部分に上記の表に記載してある災害名を入れましょう。
参考URL: https://hp.otenki.com/2270/

状況を確認するフレーズ

つづいて状況を確認する際に使えるフレーズは下記の通りです。

 英語フレーズ日本語訳
1What is the situation there?そちらの状況はどうですか?
2What is the damage there?そちらの被害はどうですか?
3Please let me know when you can.時間があるときに私に知らせてください。
4Were you alright with the 【災害名】?
Were there no damage from the 【災害名】?
【災害名】の被害はありませんでしたか?

災害大国と言われる日本でもそうですが、自然災害が発生すると多くの人が家族や会社に安否確認の連絡をするためスムーズに連絡を取るのが難しいです。自然災害にあまり慣れていない海外の国であれば尚更でしょう。

そのため、相手とすぐにやり取りができないケースを想定して、相手の状況や被害状況を聞く際に3番の「時間があるときに私に知らせてください。」といったフレーズをセットで使うことで相手に思いやりを示すことができます。安否確認メールを英語で送付する際には、ぜひこのフレーズも併用してください。

参考URL: https://bcp-manual.com/engish_safety_confirmation/

無事かどうかを尋ねるフレーズ

次に相手が無事かどうかを尋ねるフレーズは下記の通りです

 英語フレーズ日本語訳
1Is the office safe?そちらのオフィスは大丈夫でしょうか?
2Is our 【名前】safe?弊社の【名前】は無事ですか?
3It seems that there is 【災害名】 in your area. Are you OK?あなたのお住まいの地域で【災害名】が発生したようですが、大丈夫ですか?
4Were you OK after 【災害名】 【日時や時を表す語句】【日時や時を表す語句】に発生した【災害名】は大丈夫でしたか?

3の例文で使われているseemですが「〜のようだ」を表す英単語で、物事が100%確信できない場合に使います。そのため、日本国内ではなく、海外の被害状況など情報が正確であるかどうか不明な場合に使用することがおすすめです。

参考URL: https://bcp-manual.com/engish_safety_confirmation/

返信に用いるフレーズ

最後に安否確認メールの返信に使えるフレーズを下記の2つのケースに分けて紹介します。

  • 日本で災害が発生して海外から安否確認のメールを送られた際に返信するケース
  • 海外で災害が発生して、現地の社員に安否確認メールを送信し安否を確認ができた際に返信するケース

【日本で災害が発生して海外から安否確認のメールを送られた際に返信するケース】

 英語フレーズ日本語訳
1I am fine.私は大丈夫です。
 I am safe.無事です。
 I am alright.私は大丈夫です。
 We’re all safe.私たちは全員無事です。
2Thank you very much for your kindness.ありがとうございます。あなたの優しさに本当に感謝します。
3I appreciate your thoughtfulness/ concern.あなたの思いやりに感謝致します。

【海外で災害が発生して、現地の人に安否確認メールを送信し安否を確認ができた際に返信するケース】

 英語フレーズ日本語訳
1I hope you stay safe.無事を祈ります。
2I hope this Email finds you safe and healthy.あなたの健康と安全を祈ります。
3Stay safe.お気をつけて。
4I hope you and your family are all safe.あなたとご家族全員がご無事でありますように。

主語は”I”だと「私」という意味になり、送信者本人のみとなります。しかし、主語を”We”にすることで「私たち」という意味に変わり、組織やチーム全体にすることが可能です。状況や送信する相手によって主語を使い分けましょう。

英語に対応している安否確認システムを導入するのもおすすめ

近年日本国内では外国人従業員の人口や外国人を雇用する企業が増えています。

そのため、これから新たに安否確認システムを導入する、あるいは導入済みの企業はいずれもシステムの多言語化にすることが必要です。

多言語、特に英語に対応した安否確認システムがあれば、日本語でのコミュニケーションが困難な外国人従業員であっても、スムーズに操作方法や安否確認の内容を理解して、企業に素早く情報を伝達することができるようになるでしょう。

多言語対応安否確認システムについてさらに詳しく知りたい人はこちらの記事も併せてお読みください。

最後に、安否確認システムを活用した英語の安否確認メールの例文を紹介します。ぜひ貴社の安否確認メールの定型文化の参考にしてください。

安否確認システムを活用した英語の安否確認メール例文

最後に安否確認システムを活用した場合の英語の確認メールの例文を社内で働く外国人授業員向けと、被災した海外の取引先やクライアント向けの2つのパターンに分けて紹介します。

いずれのパターンであったとしても、日本語での安否確認メールを送信するときと同じように下記の3点を意識しましょう。

  • 簡潔な内容にする
  • 災害発生後すぐに送信する
  • すぐに返信を求めない

社内向け

英文

件名:【Important】 Safety Confirmation Email

This is a safety confirmation email that is related to the disaster happened just now.

Everyone, please answer your safety from the following.

Then wait for next orders.

https://www.ac-def-ghi.jp

——————————————————————

和文

件名:【重要】安否確認メール

このメールは先ほど発生した災害に関する安否確認のためのものです。

各自で、下記より安否情報の登録をお願いします。

その後の対策指示を待機していてください。

https://www.ac-def-ghi.jp

社外向け

英文

 Dear 【相手の名前】,

We’re writing this Email to express our deepest sympathy and concern for the damage caused by the recent 【災害名】 in your country. We’re truly sorry to hear about this unfortunate event and we hope you and your employees are safe and unharmed.

If there is anything we can do to assist you during this difficult time, please do not hesitate to reach out. We will do everything we can to support you and your employees.

Once again, we extend our deepest sympathies and hope that you and your employees are safe and well.

Sincerely,

【あなたの名前】

【会社名】

——————————————————————

和文

【相手の名前】様

このたび、そちらの国で発生した【災害名】による被害について心よりお見舞いを申し上げます。

このような不幸な出来事についてお聞きして、誠に残念です。あなた様と従業員全員がご無事であることを心よりお祈り申し上げます。

何かお手伝いできることがございましたら何なりとお申し付けください。私たちはあなた方のためにできる限りのサポートをしたいと考えております。

改めて心よりお見舞いを申し上げるとともに、皆様のご無事を心よりお祈り申し上げます。

心より、

【あなたの名前】

【会社名】参考URL: https://englishmail.org/business/biz_omimai_1.html

英語での安否確認メールを定型文化し有事に備えよう

本記事では、英語での安否確認メールで役立つフレーズや例文を詳しく解説しました。

実際に自然災害が発生すると、英語が苦手な人はもちろん、英語が得意な人であっても頭が真っ白になってしまい、英語が出てこなくなる可能性もあります。日本語を流暢に話せない外国人従業員とのコミュニケーションも難しくなるでしょう。

そのような事態を防ぐために、あらかじめ安否確認のメールやメッセージの英文を定型文化しておき、万が一の際には自動で送信されるようなシステムを構築しておくことが望ましいです。

例えばトヨクモの「安否確認サービス2」は英語だけでなく他の言語にも対応できる安否確認システムです。お試しで無料で利用することもできます。興味のある方はぜひお問い合わせください。

>> トヨクモの「安否確認サービス2」についてさらに詳しく知りたい人はこちらへ

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編集者:坂田健太(さかた けんた)

トヨクモ株式会社 マーケティング本部 プロモーショングループに所属。防災士。
2021年、トヨクモ株式会社に入社し、災害時の安否確認を自動化する『安否確認サービス2』の導入提案やサポートに従事。現在は、BCP関連のセミナー講師やトヨクモが運営するメディア『みんなのBCP』運営を通して、BCPの重要性や災害対策、企業防災を啓蒙する。