安否確認は、緊急災害が起きたときに体制を整え、迅速な対応を行うために欠かせません。しかし、安否 確認の担当になったものの、その重要性や訓練方法を理解していない方も多いのではないでしょうか。
安否確認は、災害が起きた時に全従業員の安否を速やかに確認し、従業員の安全確保を図るとともに、事業の継続再開に繋げる上で欠かせない取り組みです。しかし、肝心の従業員が安否確認の意味や必要性を理解していないというケースがよく見られますます。
本記事では、企業が安否確認を行う意味や利用できるツール、効果的なシステムについて解説します。
安否確認の意味を従業員に浸透させ、有事の際にしっかり従業員に回答してもらいたい、安否確認の回答率を上げたいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。
目次
安否確認の意味とは
そもそも企業・個人が安否確認を行う意味・理由は、当然ながら対象となる人の安否を確認し、その人の安全確保を図るとともに、速やかに次の災害対応を決定することにあります。災害が起きた時、企業であれば従業員、個人であれば自身の家族やパートナー、同居人の安否が分からなければ、捜索に行くべきなのか、今すぐに救助を必要としているのか、避難所に行けば会えるのか、それともその場でしっかり安全を確保してもらえればよいのか分からず、次にどう行動すべきかの判断ができません。
自身が被災し、安否確認のメッセージが来た時にすぐに回答できる状態なのであれば、なるべく速やかに回答しましょう。それが、自身だけでなく安否確認をしてくれた相手の安全をいち早く確保し、適切な災害対応に繋げてもらうことにもなるからです。
企業における安否確認の意味とは？
企業における安否確認の意味は、大きく分けると3つに分けられます。
- 全従業員の安全を確保する義務がある
- 事業継続または復旧のための判断を速やかに下す必要がある
- 取引先への情報発信を行う必要がある
安否確認は個人だけでなく、企業として取り組む必要があります。企業としての安否確認の意味を理解することは、担当者として重要です。
では、それぞれの意味について見ていきましょう。
全従業員の安全を確保する義務がある
企業には従業員が安全に働ける環境を整える法的義務があります。
労働契約法第5条にて、企業はいかなる場合においても従業員の安全を担保する義務があると明記されています。
（労働者の安全への配慮）
第五条 使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。
各従業員の勤務場所に関係なく、全ての従業員の所在地・怪我の有無・それぞれの出勤・対応可否を迅速に確認・把握しなければなりません。
企業の方針にもよりますが、安否確認の対象は従業員本人だけでなく、その家族にも及ぶこともあります。
また、従業員の安全配慮義務については、労働契約法だけでなく、労働安全衛生法にも記載がされています。
（事業者等の責務）
第三条 事業者は、単にこの法律で定める労働災害の防止のための最低基準を守るだけでなく、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて職場における労働者の安全と健康を確保するようにしなければならない。また、事業者は、国が実施する労働災害の防止に関する施策に協力するようにしなければならない。
ここまで安否確認の意味や重要性について述べてきましたが、そもそも企業は安否確認をしなければならない状態にあるのです。
事業継続または復旧のための判断を速やかに下す必要がある
BCP（事業継続計画）とは、災害や緊急事態発生時にも企業が事業を滞りなく継続・再開できるよう備えておくための計画です。
災害時の事業継続・再開可否に影響を与える要因の一つは、「災害時にどれだけの社員が業務にあたることができるか」です。だからこそ、迅速且つ正確な安否確認が重要なのです。
事前に策定したBCPが機能すれば、企業は速やかに事業を継続・再開でき、取引先や業績への悪影響を最小限に留められるかもしれません。
取引先への情報発信を行う必要がある
自社は被災をしたとしても、取引先や各種関係者への影響を最小限に留める義務があります。万が一、災害の影響により直ちに事業を継続・再開させることが困難であると判断した場合は、その旨を速やかに外部に向けて通知する必要があります。
伝えるべき情報としては以下のとおりです。
- 自社の被災状況
- 事業継続の可否
- 復旧作業の有無
- 事業再開予定時期
企業における安否確認の情報をもとにして、今後の事業継続・再開の予定が立てられます。そのため安否確認が完結しないとこれらの見通しが立たず、外部への情報発信もあいまいな内容になりがちです。
企業の安否確認の精度は、従業員だけでなく、外部の取引先にも影響することを認識しておきましょう。
安否確認に利用できる手軽なツール
安否確認にすぐに使える手軽なツールとしては以下があげられます。
- 電話
- メール
- SNS
- ビジネスチャット
それぞれのツールがどのように活用できるか、詳しく見ていきましょう。
電話
最もオーソドックスな方法の一つです。
個人が個人に対して電話で安否確認を行う場合、相手が電話に出られる状態であればすぐに安否を確認できます。お互いに相手の声を聞くことで、安心感も高まるでしょう。
しかし、企業が電話を用いて安否確認を行うことはあまり推奨されません。まず、災害時は回線が混雑し電話が繋がりにくいことが考えられます。また、電話は相手の時間を半ば強制的に拘束します。被災状況によっては、すぐに応対できない場合もあるでしょう。
そもそも、従業員数が多い企業であれば安否確認の担当者が全員に電話をかける事自体、非現実的と言えるでしょう。
メール
メールも電話同様、最もオーソドックスな安否確認手段の一つです。
電話と違い、送られた側は好きなタイミングで回答できるため、まずは自身の安全を確保してから落ち着いた状況で安否状況を伝える、といった対応が可能となります。
しかし、誰かに安否確認の連絡を入れるたびに新規で文章を作成していてはキリがありません。特に企業が従業員に対し、メールを用いて安否確認をする場合は、事前に文面のテンプレートを作成しておきましょう。
メールの場合はやり取りの記録が可視化されるため、誰が誰に対して安否確認を行い、どのような回答が得られたかを追いやすいというメリットもあります。
一方で、企業が従業員に対してメールで安否確認を行うことにはデメリットもあります。
まず、社用メールアドレスに対して安否確認メールを送る場合、勤務時間外は社用メールアドレスに届くメールを一切確認していない、といったことも考えられます。予め聞いていた私用のメールアドレスにメールを送る場合でも、メールアドレスを変更するなど、登録したメールアドレスをもう使っていないという理由で、、同じくメールが読まれない事態も想定されます。
また、メールも電話同様、回線の混雑によりメールの送受信に時間がかかったり、そもそも届かなかったりといったリスクも考慮しなければなりません。
相手の時間を不必要に拘束しない、やり取りが可視化されるなど電話にはないメリットはあるものの、災害時において完璧なツールではないことを認識しておきましょう。
SNS
SNSも安否確認ツールの一つとして近年活用されています。特にLINEのグループを使って部署ごとに安否確認をしたり、X（旧Twitter）を使って自社の投稿を従業員が拡散することで別の従業員や従業員の家族に必要な情報が届けたりすることも期待できます。
一方で、いくら拡散性が高いからといって、全ての従業員に情報が届くとは限らない、会社に自分のSNSアカウントを知られたくないといった理由で、SNSもまた完璧なツールではありません。
ビジネスチャット
日常的に社内でビジネスチャットを利用している場合、ログインや操作に手間を掛けることがなく、円滑に安否確認のやり取りを行えます。社用の携帯電話を常に携帯させたり、私用の携帯電話にも社用ビジネスチャットを入れておくよう事前に指示していれば、災害時にも連絡がつく可能性は高まるでしょう。
緊急時は電話がつながらない・メールの送受信ができない場合がある
前述の通り、緊急時は誰しもが連絡ツールを活用するため、回線が込み合い一切のやり取りができなくなる事態も考慮しなければなりません。
また、緊急時に安否確認を行う担当者を事前に決めていたとしても、その担当者が被災してしまい、必要な対応ができなくなる可能性もあります。
回線の状況や安否確認担当者の状態などに依存しないための手段が、後述する安否確認システムです。
緊急時は安否確認システムが効果的
上述した安否確認手段に起こりうるトラブルを避け、企業として確実且つ正確に安否確認を行うのであれば、安否確認システムの導入が効果的です。
安否確認システムとは、文字通り安否確認に特化したサービスのことを指します。
詳しい機能は後述しますが、先程述べた電話・メール・SNS・ビジネスチャットなどが持つ安否確認上の弱点を解消し、最も確実、且つ正確に安否確認が行える手段といっても過言ではありません。
安否確認システムの機能
安否確認システムに備わっている代表的な機能を紹介します。
安否確認メッセージの一斉送信と回答の自動集計が可能
災害発生時、予め作成しておいた安否確認メッセージを対象者に対して一斉送信できます。
安否確認システムの中には、災害を検知し自動でメッセージを送ってくれる機能が付いているものもあるため、安否確認の担当者の被災状況に依存しません。
従業員から得られた回答も自動で集計してくれるため、安全な状態ではない者、安否の確認ができない者に対する次の対応も迅速に考えられます。
複数拠点にサーバーを設置し回線状況の影響を受けにくい
多くの安否確認システムが複数拠点にサーバーを設置しているため、災害発生時特有の電話・インターネット回線の混雑による影響を受けにくく、連絡の送受信がスムーズです。
未回答者に対し自動のリマインド連絡
従業員数が多い場合、緊急事態に安否確認の担当者が全従業員の安否を把握することは至難の業です。安否が確認できない従業員に対し回答を促したり、再度連絡をしたりといった作業を手動で行うのは大きな負担となるでしょう。
安否確認システムの中にはメッセージへの未回答者に対し、自動でリマインドメッセージを送ってくれるものもあります。これにより、安否状況が分からない従業員への対応が疎かになる可能性を最小限にできます。
トヨクモの「安否確認サービス2」の特長
トヨクモが提供する安否確認システム「安否確認サービス2」の大きな特長は以下のとおりです。
- 災害時の影響を受けずに発信可能なサーバー環境
- 災害を検知したら安否確認メッセージを自動で発信
- 初期費用無料
災害時の影響を受けずに発信可能なサーバー環境
安否確認サービス2は、災害時特有の回線状態への影響を最小限にするため、国内外の複数拠点にサーバーを設置しています。
また、トヨクモが実施する災害時における一斉訓練では、実際の状況を想定したうえでサーバーを活用するため、事前に接続できるかも確かめられるのが特徴です。
また、トヨクモはサービスの契約者様に対して「一斉訓練」という名の安否確認訓練を実施しており、その訓練の中で安否確認サービス2に対しても最大の負荷をかけます。
その状態でも問題なく稼働できるよう、自身のサービスに対しても定期的に訓練を行っているのです。
災害を検知したら安否確認メッセージを自動で発信
安否確認サービス2では、災害を検知した段階で安否確認メッセージを事前に登録した従業員の連絡先に対して送信します。これにより、安否確認を行う担当者の状況に左右されることなくスムーズな安否確認を可能にします。
送り先を間違えてしまった、送れていない人がいた、などの人為的ミスも発生しません。
安否確認の担当者も災害発生時にはひとまず自身の安全確保に集中できることは、その後の対応のスムーズさにも大きな影響を与えるでしょう。
初期費用無料
トヨクモの安否確認サービス2は、初期費用無料で利用できるため、無理なく始められるのが特徴です。また、従業員だけでなく家族の安否確認機能も通常料金内に含まれている点もメリットの一つです。災害時に自身だけでなく、自身の家族も安否確認の対象に含まれているとあれば、安否確認に対する意識も高まるはずです。
安否確認サービス2で必要な料金は、プランと契約ユーザー数のみです。最低利用期間や解約費用もかからないため、必要最低限のコストで従業員及びその家族の安否確認を行いたいと考える企業様に適していると言えるでしょう。
企業における安否確認の意味を理解してシステムを活用しよう
企業における安否確認は、従業員の安否を速やかに確認し、安全確保を図ることはもちろん、その後の事業継続・再開の可否にも影響し、最終的には企業の存続にも関わる取り組みです。
安否確認の精度を可能な限り高め、BCPを機能させるには、従業員一人ひとりが安否確認の意味を理解し、当事者意識を持って取り組むことが重要であることはご理解いただけたと思います。
また、安否確認システムの導入が効率的且つ迅速な安否確認の実施に貢献することも説明しました。
トヨクモの安否確認サービス2は、無料のお試し期間を設定しています。
まずは使い勝手を試してから導入を検討したいと考えている企業様は、ぜひ一度無料お試し期間を活用してみてください。
