BCP（事業継続計画）とは、自然災害やテロなどの緊急事態時に被害を最小限に抑え、事業を継続するための計画です。
BCPは、非常事態が発生した際に正しく発動されてこそ意味があります。ですが、緊急事態が起きた際、どのように発動すればよいか想像がつかない方も多いでしょう。
本記事では、BCPの発動条件や発動フローを紹介します。
目次
BCPを発動する条件
BCPは、緊急事態の発生状況や自社の被害規模などを総合的に判断して発動します。
BCP発動の条件として、中小企業庁が作成した「中小企業BCP策定運用指針」では、以下が挙げられています。
- 自社の中核事業のボトルネックに何らかの影響があった場合
- 早期に対応しなければ、BCPで定めた目標時間内に中核事業を復旧できない場合
BCPの策定とともに発動条件も明確にしておくことが重要です。BCPの発動が遅れると復旧も遅れ、事業継続に困難をもたらします。
大規模な地震が起きた場合
BCPが発動される具体的なタイミングとしては、震度5や6以上の大規模な地震が発生したときが挙げられます。
発動基準は企業の経営者が最終判断を下すため一概にはいえませんが、震度5以上の地震に被災したときには建物や什器の損壊が起こったり、外出すると危険な状態に陥ったりするため、BCPが発動されるのです。
大規模な地震の発生時には、BCPを発動し、従業員やその家族の安否確認／安全確保を最優先に、速やかに初動対応に努めましょう。
加えて建物や設備の被害状況、インフラの停止状況などの情報を収集し、自社の中核事業がどのような影響を受けるかを洞察し、判断します。
自然災害が発生した際のBCP発動条件
BCP発動の条件となる自然災害はあらゆるものが対象です。
内閣府の「避難情報に関するガイドライン」では、自然災害の警戒レベルと各状況下でとるべき行動が示されています。
・レベル1：今後の状況悪化を想定し、自然災害に注意して対応する
・レベル2：いつでも避難できるよう備えを行う
・レベル3：高齢者など避難に時間を要する人は早めに避難する
・レベル4：全員が早急に避難する
・レベル5：自身の命を守るため最大限の対応を行う
避難行動の必要性を鑑みて、自社のBCP発動を検討しましょう。
もしもの時の避難場所について
BCPを発動する場面では、避難が必要なケースも想定されます。
警戒レベル4が発令されれば、速やかに全員避難する必要があるため、日頃から避難場所を確認しておくことが重要です。
一般的な避難場所は、学校や公民館など行政に指定されているため、自治体のホームページをご確認ください。その他、宿泊料は発生しますが、ホテルや旅館なども避難場所として活用できます。
参考：「警戒レベル4」で危険な場所から全員避難！5段階の「警戒レベル」を確認しましょう
一般的なBCPの発動フロー
自然災害や感染症の大流行などで、事業が大きなダメージを受けそうであれば、状況を判断しながらBCPを発動させます。いざというときの備えとなるよう、ここでは一般的なBCPの発動フローについて解説します。
緊急事態対策本部を設置
BCPの発動に際して最初にやるべきことは、緊急事態対策本部の設置です。緊急事態発生時は、情報や業務の優先順位が混乱するものです。情報が錯綜しないよう指示系統を明確にし、現場の混乱を防がなくてはなりません。
また、スムーズな対応をするためには、対策本部内で役割ごとにチームをつくり、分業であたることが効果的です。「情報収集専任チーム」「意思決定専任チーム」「広報専任チーム」など、複数のチーム編成を検討しましょう。
被害状況の確認
緊急事態対策本部を設置後、まず実施することは被害状況の確認および二次被害の防止です。
従業員の安否を最優先で確認し、続いて事業所内外の状況を確認します。つぎに、建物や設備の被害状況はもちろん、事業内容に関わる書類やデータについても問題がないかを確認します。自社が無事でも取引先の被害が大きければ自社事業にも影響するため、取引先の状況把握も重要です。
事業継続や復旧活動の開始
被害状況が確認できれば、被害の影響度に応じ、事業継続や復旧活動の開始に向け対応します。
自社の建物や設備が破損している場合、二次災害防止のためにもメンテナンスの手配が必要です。事業所の復旧に時間を要したり、社内で感染症が蔓延したりと、出社が困難な状況であればリモートワークの導入を検討しましょう。
緊急事態下で、平時と完全に同レベルの事業継続は難しいと思われますが、代替手段を用いながら早期の復旧を目指します。
社員の支援・自社の財務対策
従業員の支援や自社の財務対策も重要です。
自然災害発生時は交通機関が混乱するため、従業員が帰宅困難に陥らないような配慮が必要です。被災してしまった従業員がいれば、衣食住確保のための支援も視野に入れましょう。
また、事業の継続には財務面での対策が欠かせません。復旧資金を捻出するため、自治体や保険会社の支援を利用できる場合もあります。復旧に要する費用を算出し、自社で賄うことができない場合は、早急に資金調達を進めましょう。
顧客や取引先への対応
次に顧客や取引先への対応が挙げられます。
どのような状況であっても、事業継続のために顧客や取引先の存在は重要です。連絡をとり、お互いの状況を確認し、今後の取引についてやり取りをします。
自社の被害状況によっては、納品が期日に間に合わず、相手に損害を与えてしまう可能性もあります。遅れる理由として被害状況を伝えるだけではなく、代替策も同時に提示できるよう準備しておきましょう。
相手の信頼を得るためにも、緊急事態だからこそ丁寧な対応が必要です。
BCPを発動すべきか判断をする事象
BCP発動の判断となる災害について、事象別に確認しておきましょう。
- 自然災害
国の防災基本計画で自然災害として挙げられているものは、地震や津波、暴風、豪雨、地すべり、洪水、火山噴火、豪雪などです。
地理的条件から、自社にとってリスクが高い自然災害を洗い出し、備えておきましょう。
- 人為災害
従業員のヒューマンエラーによる事故やバイトテロ、インサイダー取引や産業スパイなど人による災害です。
- IT災害
セキュリティ事故やウイルス攻撃、サイバー攻撃のようなIT災害は、テクノロジーの進化とともに、発生リスクも増大しています。
- 感染症災害
インフルエンザ、新型コロナウイルス感染症などの大規模な流行も災害といえます。自然災害と異なり設備やインフラに被害はありませんが、健康被害や出社制限により、人手の確保が難しくなると予想されます。
BCPを策定する方法
ここまで、BCPの発動条件やフローをお伝えしてきましたが、改めてBCPの策定方法についても確認しておきましょう。
- 自社に合った方針を決める
自社のBCPが対象とする災害やリスクを絞り込み、従業員が共通認識をもてるよう、自社に適した方針を考えましょう。
- 社内体制を整える
BCP策定にあたる運用メンバーを選出します。メンバーは複数の部門から選出し、調整役として事務局の設置が望ましいです。
- リスク分析をする
緊急事態が発生した場合、どの程度の影響があるか想定されるリスクを整理します。
- 優先する事業を決める
売上にもっとも貢献している事業、市場シェアや評判の維持に欠かせない事業など、優先する事業を決めます。
- 事前案を策定する
事業の優先順位づけをしたあとは、各事業の業務単位で復旧の優先順位を明確にし、具体的な事前案を策定します。
- 発動基準や体制を整備
発動までに時間を要すると被害が大きくなる可能性があるため、緊急時には速やかにBCPを発動できるよう、発動基準は詳細に決めておきましょう。
- 社内で共有する
策定したBCPはマニュアルとしてまとめて社内に共有します。環境の変化に合わせ、定期的にBCPの内容を見直すことも重要です。
緊急時のBCP発動のため日頃から備えを!
大規模な自然災害や感染症の大流行など、BCPの発動が予想される緊急事態下では、現場も混乱している可能性があります。そのような状況下で損害を最小限に抑え、事業を継続させるためには、日頃から発動フローを確認し、速やかにBCPを発動できるよう備えておくことが重要です。
緊急事態が発生すると、平常時では想定外の事態が次々に起こる可能性があります。混乱下でこれらの状況に対応するためには、平常時からさまざまな状況を想定したうえで訓練を繰り返し、組織全体に対応フローを染みつかせましょう。
緊急事態はいつ起こってもおかしくありません。自社の事業や従業員を守るためにも、平常時からBCPを確認し、効果的に発動できる体制を整えておきましょう。
