緊急連絡網は、有事の際の迅速な情報伝達に欠かせないものです。しかし、適切な手順で作成しなければ、その機能を発揮できないこともあります。
本記事では、企業に適した緊急連絡網を無料で作成する方法や作成手順、作成する際の注意点について解説します。
緊急連絡網を無料で作成する方法
緊急連絡網は、非常時に社員へ効率的に連絡を取るために、連絡先や連絡方法をあらかじめまとめておくものです。では、緊急連絡網はどのようにすれば無料で作成できるでしょうか。ここでは、緊急連絡網を無料で作成する方法についてご紹介します。
Excelを使って連絡網を作る
無料で緊急連絡網を作成する方法の1つは、Excelを利用する方法です。Excelは表計算用のソフトですが、図表やフローチャートを作ることにも適しており、組織図や連絡網も簡単に作成可能です。
列幅の調整やセルの結合、文字の中央揃えなどができれば、誰でも容易にワークシートでシンプルな連絡網が作れます。また、組織図のひな型となるテンプレートを使えば、より簡単に連絡網を作れるでしょう。
無料の緊急連絡網アプリを利用する
わざわざ自作しなくても、緊急連絡や安否確認用に。無料の緊急連絡網アプリが開発されています。専用のアプリにはさまざまな便利機能が搭載されており、例えば、緊急時のメッセージ自動送信機能や、既読・開封率の管理機能、画像やファイルの共有、管理者から全従業員へ一斉に連絡する連絡特化型機能など、ツールごとにそれぞれ特徴があります。
必要な機能に応じてアプリを選び、使ってみるとよいでしょう。
安否確認サービス2は30日間の無料お試しが可能
トヨクモでは、安否確認サービス2というツールを提供しています。こちらのツールは、30日間の無料使用が可能です。緊急連絡網でよく見られるお悩みに、電話がつながらないことやメールの遅延などが挙げられます。しかし、この安否確認サービス2は、2020年～現在まで、震度5以上の地震や津波、特別警報の発生・発令から安否確認のメール配信完了まで、30分以上の時間を要したことがないという実績を誇ります。
30日間の無料お試しは何度でも可能です。この機会に是非試してみる価値のあるアプリではないでしょうか。
緊急連絡網を無料で作成する手順
危機管理の一環で、緊急連絡網の作成は欠かせません。しかし、緊急連絡網と一口に言っても、企業に適したものは、学校で配布されているようなものとは異なります。
そこで、ここでは企業向けの緊急連絡網を無料で作成するための手順について、解説します。
緊急連絡網の責任者を明確にし、分かりやすい位置に記載する
緊急連絡網の使用を判断する責任者をあらかじめ決め、分かりやすい位置に記載しておきましょう。一般的には社長が運用責任者となることが大半ですが、緊急時に社長が不在となるケースもあります。
そのような事態に備え、代理の責任者も決めておくことがおすすめです。その際、代理人を1人ではなく複数名選定した上で、判断を下す優先順位も決めておけば、運用責任者が不在の際にも連絡や対応が滞らず、迅速に連絡網を運用できます。
各社員の連絡先と次に連絡する人を記載する
責任者を選定したら、次に従業員の連絡先を収集し、記載します。主な連絡先は電話番号やメールアドレスですが、それ以外にも到達率の高い連絡先を複数確保しておくとよいでしょう。各従業員の連絡先を収集したら、次は誰が誰に連絡を回すのかを定めておく必要もあります。
責任者から部や課、そしてメンバーへと順を追って連絡するフローや、責任者から従業員へ一斉連絡するフローなど、次に連絡する人を記載して連絡の順番を明確にしておくことで、情報の混乱を防げるでしょう。
取り扱い方や発動条件を明確にする
運用責任者を決め、従業員の連絡先を収集したら、次に連絡網の取り扱い方や使用する状況、発動条件を明確にします。そのために、どのような事態が起こったときに緊急連絡網が必要となるのか、状況を洗い出しておくとよいでしょう。
緊急連絡網の発動条件には、大きく分けて「外部要因による発動」と「自発的な発動」の2つがあります。「外部要因による発動」とは、気象庁や自治体の発表情報に従って発動させるもので、「自発的な発動」とは、運用責任者が緊急事態と判断し発動するものです。
各社員が連絡網に対して果たす役割を設定する
それぞれの従業員が連絡網で果たす役割を設定することも必要です。緊急連絡と、それに対する返信の収集をするために、連絡や集計をする役割をどの社員が担うのか、明確に設定しておきましょう。
グループ単位で連絡や集計をする場合、多くは管理職が担当になります。さらに、各部門との連絡をし、危機管理本部へ報告する担当者を設定しておくと、状況把握もスムーズになります。そのため、各社員の役割分担を明記しておくことをおすすめします。
全従業員に周知する
緊急連絡網が完成したら、連絡網の運用方法について全従業員に周知しましょう。緊急時は、「誰から」「いつ」「どのような手段で」連絡がくるのか、各従業員は何を見てどのように対応すればよいのかなどについて伝え、認識してもらうことが必要です。しかし、緊急連絡網は個人情報が記載されているため、全従業員へ配布する場合は、各従業員1人1人に配布の旨の了承を得、かつ取り扱い時の注意事項をしっかり伝えるなどの配慮も行いましょう。
緊急連絡網を無料で使うことのデメリット
これまでにご紹介したように、緊急連絡網は無料で作成・使用することももちろん可能です。しかし、デメリットもあることは注意しておきましょう。
ここでは、緊急連絡網を無料で使うことのデメリットについても紹介しておきます。
無料アプリの場合、セキュリティ対策が万全でない
緊急連絡網には、多くの従業員の氏名や連絡先などの個人情報が掲載されています。そのため、情報が流出しないよう細心の注意を払わなければなりません。しかし、無料アプリの場合、個人情報に関するセキュリティ対策が万全でないケースが多々あります。
緊急連絡網をパソコンやスマートフォンなどに保管する場合は、不正アクセスやウイルスへの対策、クラウド上で保存する場合はアクセスやダウンロード制限をかけるなどの対策が必要です。有料のものの多くは、これらのセキュリティ対策をするための機能があらかじめ搭載されています。
一般の電話・メールの確認だと安否確認に時間がかかる
緊急連絡網には、多くの従業員の氏名や連絡先などの個人情報が掲載されています。そのため、情報が流出しないよう細心の注意を払わなければなりません。しかし、無料アプリの場合、個人情報に関するセキュリティ対策が万全でないケースが多々あります。
緊急連絡網をパソコンやスマートフォンなどに保管する場合は、不正アクセスやウイルスへの対策、クラウド上で保存する場合はアクセスやダウンロード制限をかけるなどの対策が必要です。有料のものの多くは、これらのセキュリティ対策をするための機能があらかじめ搭載されています。
電波や通話回線に障害が発生する恐れがある
電話やインターネットの場合、特に災害時には電波や通話回線が混み合います。一部のサーバーにアクセスが集中することで、サーバーがダウンして、通信回線に大きな混乱と障害が発生したり、キャリアによる通信制限で電話やインターネットが利用できなくなったりということも過去にありました。
このような事態は、専用回線を使っているようなサービスだと避けられます。例えば、国や自治体、気象庁などが一斉配信する緊急速報メールが、これにあたります。
また、災害時に無料で開放される「00000JAPAN(ファイブゼロジャパン)」や、各携帯キャリアの災害用伝言版なども、通信障害を避けられるでしょう。
緊急連絡網に関する注意点
緊急連絡網は有事の際に必要不可欠なものですが、個人情報を取り扱っているという点で、運用にあたっては個人情報の流出など、気を付けておかねばならないポイントがいくつかあります。ここでは緊急連絡網に関して企業が注意しておく点についてご紹介します。
従業員の同意を得る
緊急連絡網は従業員の氏名や電話番号、メールアドレスなどの個人情報が掲載されているものです。そのため、企業が一方的に自由に使うことはできません。緊急連絡以外の目的では使用しないことを明確にし、従業員本人の了承を得ることが必要です。
それ以外にも、例えば緊急連絡先の情報にアクセスできる人間を限定するなど、個人情報漏洩の対策を講じることも重要です。仮に従業員本人が緊急連絡先の提示に同意しない場合は、緊急連絡網に入れないなどの対応も必要でしょう。
作成作業担当者を決めておく
緊急連絡網作成作業の担当者を決めておくことも大切です。緊急連絡網は、一度リストを作成して終わりというわけではなく、作成後にも、従業員の入退社や部署移動など、人員配置に変更がある度に内容を更新しなければなりません。そのため、緊急連絡網の作成作業の担当者をあらかじめ決めておいたほうが、スムーズに対応できます。
また、緊急時における情報伝達や社員の安否確認、出社可能かどうかについての取りまとめ役も決めておくと、混乱なく使用できるでしょう。
保管場所
緊急連絡網は保管場所にも考慮する必要があります。緊急時にすぐに使用できるようにしておくとよいでしょう。パソコンやスマートフォンのフォルダにPDFで保存しておくなど、いつでも確認可能な状態にしておくことが大切です。PDFに関しては、自分の端末だけではなく、オンラインストレージなどにもアップしておくこともおすすめします。
このようにしておけば、万が一インターネットが使用できないときは、端末のローカルフォルダで確認をし、自分の端末が使えないときは、他の人の端末を借りてオンラインストレージにアクセスして確認をするなど、万が一の際の使い分けができるようになり、連絡が取りやすくなります。
連絡手段は一つに絞らない
災害時には電話回線や通信回線が混み合い通信障害などのリスクがあるため、緊急時の連絡手段を1つに絞ることは避けましょう。連絡手段を1つにしていると、スムーズに連絡が取れないケースもあります。
連絡手段は、電話やメール、SNSやチャットツール、その他安否確認サービスを用いるなど、いくつかの手段を併用するようにしておくとよいでしょう。そうすることで、電話回線がつながらない場合はWi-Fiを使用したツールで、通信回線がつながらない場合は電話回線を使用したツールでというように、さまざまな状況に対応できるようにもなります。
まとめ
緊急連絡網は、災害やトラブルが発生したときに、被害を最小限に抑えるために有効です。緊急時に使用する連絡手段はさまざまありますが、確実に素早く全従業員へ情報が伝達される手段を採用したいものです。トヨクモの安否確認サービス2は、利便性と迅速性に長けています。30日間無料でお試しもできますので、この機会に試してみてはいかがでしょうか。
