災害発生時などに従業員の安否確認や指示をする際に活用できる緊急連絡網。緊急連絡網で連絡をする手段は複数ありますが、電話を使うことは有効なのでしょうか。
今回は、緊急連絡網に電話を使うメリットと注意点について、電話以外の連絡手段とともにご紹介します。
目次
緊急連絡において電話は有効なのか？
緊急連絡において、電話を使用することは特定の機関への連絡に対してであれば効果的です。電話は日常的に使用するものであり、使い方がわからないという方はいません。そのため、緊急時も速やかに連絡ができるという特徴があります。
ただし、電話には通信障害の影響を受けやすいなど、ある程度のデメリットがあるのも事実です。本記事では電話を使うメリットとデメリットについて、詳しく解説します。それらを適切に把握した上で、緊急連絡に電話が有効であるか否かを判断しましょう。
災害時に電話での連絡は可能？
緊急連絡網を使うケースは、主に災害発生時です。地震などの災害が発生した際、従業員の安否確認や離れたオフィスの状況を確認するために使います。
また、社内で火事が発生した場合などにも緊急連絡網は有効です。しかし、災害時に電話での連絡は可能なのでしょうか。
東日本大震災時に発信制限が実施された
災害時に電話で連絡することは難しいといえます。なぜなら、災害が発生すると発信制限が実施される可能性が高いためです。
実際、東日本大地震が発生した際には最大95%の発信制限が実施されました。加えて、通信量は通常時の50倍以上になったこともわかっています。これらのことから、災害発生時は電話が繋がらない可能性があり、電話での連絡は不可能に近いと言えます。
基地局の停波に伴い連絡ができなくなった
災害時には、携帯電話の局をつなぐ基地局が停止したという事例もあります。基地局が電波を停止すれば、当然電話での連絡は不可能です。また、余震でも電波の停止があったため、電話連絡はつながりづらかったということがわかっています。
このように、災害時には発信制限だけではなく基地局が電波を停止する可能性があり、災害発生時の電話での連絡は適していません。
緊急連絡網で電話を使うことのメリット
緊急連絡網での連絡手段は複数ありますが、その中で電話を使うことには以下のメリットがあります。
・所持者が多く、連絡がしやすい
・口頭での連絡のため手間がかからない
・相手に連絡が伝わりやすい
・操作方法の周知の必要がない
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
所持者が多く、連絡がしやすい
緊急連絡網で電話を使うメリットは、所持者が多くて連絡がしやすいことです。
今や携帯電話は日常生活においてもビジネスシーンにおいても当たり前の存在です。事実、携帯電話の普及率は非常に高く、持っていない人の方が少ないといえるでしょう。そのため、わざわざ新しく携帯電話を買う必要はほぼなく、使い慣れている機材のため、連絡がしやすいというメリットがあります。
企業側も緊急連絡網のために新たに機材やツールを購入する必要がないため、導入コストがかかりません。
口頭での連絡のため手間がかからない
口頭での連絡であることから、手間がかからないというメリットもあります。
メールやSNSなどの場合、文字を打ち込まなければならないため手間がかかります。しかし、電話連絡であれば文字を打ち込む必要がなく口頭で伝えられるため、連絡に手間がかからないのです。
口頭で連絡できることには、咄嗟の連絡に使いやすかったり、往復の手間が不要になるというメリットにもつながります。
相手に連絡が伝わりやすい
相手に連絡が伝わりやすいというメリットもあります。なぜなら、往復の手間がかからずその場でお互いの意志を伝えられるからです。どのようなことを伝えたいのか、逆に相手がどのようなことを伝えたいのかが理解しやすいでしょう。
また、電話連絡は会話のため感情も伝わりやすいです。活字ではどのような感情なのかが伝わりにくいため、会話できることならではのメリットと言えます。
操作方法の周知が必要ない
操作方法の周知が必要ないというメリットもあります。電話連絡で操作方法の周知が必要ない理由は、普段から使われているツールだからです。プライベートでもビジネスシーンでも電話を使う機会はあり、電話を使ったことがないという人はほぼいません。そのため、操作方法に関してレクチャーする必要がなく、急な災害にも対応しやすいのです。
新たにツールを導入する場合操作方法を周知する必要があったり、緊急時に使いこなせず連絡に時間がかかるという注意点があります。一方で、電話には操作方法に関する心配がありません。
緊急連絡網で電話を使う時の注意点
緊急連絡網で電話を使うことにはいくつかのメリットがありますが、一方で以下のような注意点もあります。
・同時に複数人への連絡ができない
・口頭連絡のため、正しく内容が伝わらない恐れがある
それぞれの注意点について詳しく解説します。
同時に複数人への連絡ができない
電話連絡には、同時に複数人への連絡ができないという注意点があります。なぜなら、電話での会話は一対一で行われるからです。
次々に連絡を回すということができず、終話後新たにかけなおす必要があります。それぞれ電話をかけて用件を伝えなければならないため、それぞれに電話をかけたり用件を伝えることが大きな手間となるでしょう。
また、それぞれに連絡をしなければならない分、全員に連絡がいくまでに多くの時間がかかります。場合によっては、対応が遅れるというリスクもあるのです。
口頭連絡のため、正しく内容が伝わらない恐れがある
口頭連絡のため、正しく内容が伝わらない恐れがある点も注意が必要です。
口頭での連絡は、文字を打ち込む手間がかかりません。しかし、内容を省いてしまったりして正しく伝わらない可能性があるのです。勘違いがあった場合振り返ることができないため、内容が変わってしまう恐れがあります。順番に連絡を回す場合、途中から誤った内容で連絡が回る可能性も否定できません。
一方で、メールやSNSなどであれば内容を振り返ることができたり、内容が正しく伝わらない可能性は低いです。
電話以外の緊急連絡の手段
緊急連絡の手段は電話だけではありせません。主な電話以外の緊急連絡の手段は以下の通りです。
・安否確認システム
・メールやSMS
・チャットツールやSNS
それぞれの手段の特徴やメリットとデメリットをご紹介します。
安否確認システム
安否確認システムというツールを使うという手段があります。
安否確認システムは、事前に情報を登録しておくことで一斉に通知ができるツールです。一斉通知してくれるため、連絡漏れや連絡の遅れが生じる心配がありません。返信の有無についても自動で集計してくれるため、情報をまとめる手間が省けたり、可視化できてBCPにも役立ちます。通信障害が発生した場合も通知が来やすく、回答も送りやすい点がメリットです。
一方で、デメリットはコストがかかることです。予算を決めておき、その予算に適していて必要な予算が搭載されている安否確認システムを選びましょう。
トヨクモの「安否確認サービス2」は、安否確認に加えてBCPに必要な機能が多数搭載されています。家族の安否確認もできるため、万が一の際には従業員も安心です。
安否確認システム導入時は、トヨクモ「安否確認サービス2」をおすすめします。
メール・SMS
メールやSMSを使うという方法もあります。メールやSMSは活字であることから、電話のように内容が正しく伝わりにくいという不安はありません。
また、一斉送信できるため連絡に手間や時間もかかりません。ただし、BCCとCCの使い分けが必須です。
メールやSMSのデメリットは、大規模災害の場合は通信障害のリスクがあることです。通信障害が発生すると、電話同様送受信できなくなる可能性があります。
チャットツール・SNS
チャットツールやSNSという手段もあります。チャットツールやSNSは、ルールを決めておけば緊急連絡に役立つ便利なツールです。「読んだ人はリアクションをするように」というルールを決めておけば、誰が読んだのかも把握できます。
ただし、個人アカウントを共有したくないという人がいる場合があります。緊急連絡網の理解を得られないと、緊急連絡先を登録できません。緊急連絡網の重要性を伝えて理解を求めつつ、個人情報の保護を徹底しましょう。
また、インターネットを使うツールは災害時には使えない可能性もある点もデメリットです。
どの連絡手段がおすすめ
ここまで、緊急連絡網の主な連絡手段をご紹介しました。どの連絡手段が適しているかは、企業ごとに異なります。そこで最後に、企業規模ごとに適した連絡手段をご紹介します。
少人数やシンプルな組織の企業
少人数やシンプルな組織の企業であれば、電話やメール、SNSでも十分に対応できます。なぜなら、人数が少なくシンプルな組織であれば、情報の周知も集計も簡単なためです。電話のように一人ひとりに連絡しても全員に連絡がいくまでにさほど時間はかからず、集計もさほど手間がかかりません。
電話やメール、SNSであれば従業員も使い慣れており、コストもかからないためおすすめです。
中規模企業
従業員数が100人を超える中規模企業になると、一斉連絡が煩雑になったり集計担当者の負担が大きくなります。そのため、電話での緊急連絡は不適切です。
中規模企業での緊急連絡はメールやチャットでも構いませんが、安否確認システムもおすすめです。安否確認システムであれば、集計を自動で行ってくれるため、集計の手間を大幅に省略できます。メールやSNSは通信障害のリスクもあるため、通信障害の影響を受けにくい安否確認システムの方が正確性も高いです。
大規模企業
1000人以上の従業員を有する大規模企業は、緊急連絡網の管理は困難であることから安否確認システムの導入が基本です。電話での連絡は時間がかかりすぎたり、情報が誤って届いてしまうリスクが高く、メールやSMS、SNSなどでは情報収集が非常に大変です。
安否確認システムを使えば連絡漏れのリスクもなく、1000人以上の従業員の情報も可視化できます。人数が増えるほど、連絡漏れや情報収集の手間が大きくなるため、大規模企業であれば安否確認システムを導入しましょう。
なお、安否確認システムの導入はトヨクモの「安否確認サービス2」にお任せください。
まとめ
災害発生時に活用する緊急連絡網。緊急連絡網の手段は複数ありますが、その一つに電話があります。電話はほとんどの人が日常的に使用しているため操作性がわかりやすく、口頭で伝えられるため文字を打ち込む手間がかかりません。しかし、口頭だからこそ情報が正しく伝わらない可能性があったり、通信障害の影響を受けやすいという注意点もあります。
企業規模を改めて見直し、緊急時にはどの連絡手段が良いかを慎重に判断しましょう。
