台風や地震といった大規模な災害が発生したときには、企業の対応として従業員の安否確認が重要です。災害発生時の安否確認を行う方法として、Googleフォームの利用があげられます。
この記事では、Googleフォームで安否確認を行う方法やGoogleフォームのメリット・デメリットに加え、Googleフォームよりも便利な安否確認専用ツールについても紹介します。
目次
企業における安否確認の重要性
災害発生時に安否確認が重要な理由として、第一に従業員やその家族の安全確保があげられます。安否確認の連絡とともに、身の安全を確保するための指示を出すことで、被害を最小限に抑えられます。
また、事業継続の判断を行うためにも、安否確認が重要です。従業員の被災状況を速やかに確認することで、復旧作業に取り組める人員や復旧にかかる想定期間などを把握できます。
さらに、企業には従業員の安全を確保する法的義務があることも、安否確認が重要な理由です。災害時に安否確認を適切に行わなかった場合、安全配慮義務に違反するリスクがあります。
Googleフォームで安否確認ができる
Googleフォームを利用して安否確認のフォームを作成すれば、手軽に安否確認ができます。
Googleフォームを利用した安否確認のメリットは以下です。
- 無料で作成できる
- シンプルな操作性で誰もが使える
- 回答の集計が楽にできる
それぞれ解説します。
無料で作成できる
Googleフォームの作成には、費用がかかりません。Googleアカウントを作成すれば、誰でも無料で利用できます。
安否確認のために開発された安否確認システムは基本的に有料です。しかし、起こるかわからない緊急事態の備えにコストをかけたくないという方も企業も多いでしょう。
Googleフォームを利用すれば、コストを抑えながら最低限の安否確認が行えます。
シンプルな操作性で簡単に使える
操作方法がシンプルで、安否確認のためのフォームを簡単に作成できることも、Googleフォームのメリットです。
高機能なツールの場合、操作方法を理解するためにある程度の時間がかかる場合があります。一方、Googleフォームの場合は事前に作成したフォームのURLを送付するだけで、安否状況を入力してもらうことが可能です。
回答の集計が自動で行える
Googleフォームに入力された情報は、スプレッドシートで自動的に集計し、一覧で確認できます。情報を手動で転記する手間がかからないため、安否確認の効率的な実施が可能です。
Googleフォームで安否確認フォームを作成する方法
Googleフォームで安否確認フォームを作成する方法は次の通りです。
- Googleフォームの作成画面にアクセス
- 質問事項の作成
- 送付用のリンクを発行
- リンクの一斉送信
- 回答のスプレッドシート化
それぞれの手順について説明します。
1.Googleフォームの作成画面にアクセス
まずは、Googleアカウントにログインし、Google Workspace内の「フォーム」を選択して作成画面に遷移します。
2.質問事項の作成
次に、「空白のフォーム」を選択し、質問事項を入力します。
質問事項はなるべくシンプルにし、必要な情報だけを収集できるようにしましょう。
質問事項の例は次の通りです。
- 安否情報
- 家族の状況
- 現在の居場所
- 出社の可否
- 出社までの交通手段
- 出社までにかかる時間
- 自宅の状況
- その他連絡事項
3.送付用のリンクを発行
「送信ボタン」をクリックしてフォームを送付するためのリンクを発行します。
4.リンクを一斉送信
前の手順で発行した安否確認フォームのリンクを、メールなどを使って従業員に一斉送信します。災害が起こった際にはなるべく早く、従業員へ送信するのが望ましいです。
安否確認フォームを送るメール文面はできるだけシンプルに、下記の要件を記載しましょう。
- 安否確認用のフォームに回答してほしいこと
- 安全を図る行動を最優先にしてほしいこと
以下は、社内の従業員向けに安否確認フォームを送信するメール文面の例です。
件名：【重要】安否確認のお願い
本文：
〇〇株式会社 〇〇部です。
本日、震度〇以上の地震が発生しました。ご自身とご家族の安全を最優先に行動してください。
安全が確保できましたら、以下のリンクにアクセスし、安否状況のご報告をお願いします。
（Googleフォームのリンクを記載）
5.回答のスプレッドシート化
最後に、Googleフォーム内の「回答」から「スプレッドシートにリンク」をクリックします。この操作により、回答内容をスプレッドシート上にまとめ、一覧で確認できます。回答がない従業員に関しては、個別に連絡するなどの対応が必要です。
Googleフォームで安否確認をする問題点
Googleフォームを利用すれば無料で安否確認ができますが、一方で問題点も存在します。下記はGoogleフォームで安否確認をする問題点です。
- 災害発生時にフォームを送れない可能性がある
- 災害を自動で検知し自動送信する機能がない
- 再送信（リマインド）機能が付いていない
それぞれ解説します。
災害災害発生時にフォームを送れない可能性がある
Googleフォームをメールで一斉送信する場合、インターネット回線を使う必要があります。しかし、災害発生時は命にかかわることなど緊急を要する連絡や安否確認のために回線が込み合い、メールを迅速に送信できない場合があります。
災害を自動で検知し自動送信する機能がない
災害を自動で検知し自動送信する機能がないことも、Googleフォームで安否確認をするデメリットです。Googleフォームを利用する場合は、安否確認の担当者がメールの一斉送信を手動で行う必要があります。
再送信（リマインド）機能が付いていない
Googleフォームには、回答がない従業員に対して自動でメールを再送信する機能が付いていません。そのため、安否確認の担当者が各従業員の回答状況をチェックした上で、手動で何度かメールを送り直す必要があります。
災害時の備えには安否確認システムの導入がおすすめ
安否確認のためのツールは、実際に災害が発生した際に利用できなければ意味がありません。災害時の安否確認を確実に実施するためには、安否確認システムがおすすめです。
安否確認システムとは、安否確認のためのメール配信や情報管理を効率的に行うための仕組みです。ここでは、安否確認システムを導入する主なメリットを紹介します。
安否確認を自動で送信してくれる
災害発生を検知し、あらかじめ設定した安否確認メッセージを従業員に対して自動送信する機能が付いています。「安否確認の担当者が被災して安否確認の対応ができない」といった事態を避けられることが、安否確認システムを導入する大きなメリットです。
回線状態の影響を受けにくい
災害を検知してから通信トラフィックのピークを迎える前に配信を行います。中には、分間数百万通というメール配信をすることができるメール配信システム、インターネット回線だけでやり取りができるアプリ機能がある安否確認システムがあります。
再送信（リマインド）機能がある
一定期間返信のない人に対して自動で再送信（リマインド）をする機能があります。安否確認システムの機能を利用すれば、連絡のない従業員にも繰り返し安否確認のリマインドができるため、いつまでも状況の確認ができないといった事態を避けられます。
安否確認システムならトヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめ
安否確認システムを導入するなら、トヨクモの『安否確認サービス2』がおすすめです。
安否確認サービス2には、安否確認メッセージの自動送信やリマインドなど、これまでに紹介した機能が備わっています。メールやアプリ、LINEなどを通じて安否確認のメッセージを一斉送信でき、回答結果がリアルタイムに集計されるため、安否状況を迅速に確認できます。
また、国内の大規模災害を想定してデータサーバーを世界各地に分散しているため、災害時に安定して利用できることも特徴です。
さらに、安否確認サービス2は全てのプランで初期費用がかからず、契約ユーザー数に応じた料金のみで運用できます。最低利用期間がなく1か月から始められるため、低コストで運用できる点も魅力です。
災害の発生に備えたい方は、まずは30日間の無料お試しで安否確認サービス2の使いやすさを確認し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
無料お試しは、何度でもご利用可能です。ぜひこの機会に安否確認システムを体験してください！
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災害時に備え、安否確認の方法を整備しておこう
災害時に必要な対応を迅速に行うためには、普段からの備えが大切です。安否確認の方法をあらかじめ整備しておくと、従業員の安否状況を効率的に確認できます。
Googleフォームでも安否確認はできるものの、自動送信やリマインドの機能がなく、災害発生時に利用できないリスクがあります。安否確認を確実に実施したい場合は、安否確認システムを導入し、緊急時に備えましょう。
