災害発生時の安否確認を行うために、Googleフォームを利用する方法があげられます。Googleフォームは無料で利用でき、回答を自動集計できる機能が備わっています。
しかし、Googleフォームにも欠点があるため、Googleフォームの特性を理解したうえで、安否確認手段を選ぶ必要があります。
安否確認のツールに悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
Googleフォームで安否確認はできる
Googleフォームを利用して安否確認のフォームを作成すれば、手軽に安否確認できます。他にも、下記のようなメリットがあげられます。
- 無料で作成できる
- シンプルな操作性で誰もが使える
- 回答の集計が楽
Googleフォームで安否確認をする場合は、3つのメリットを押さえておきましょう。
無料で作成できる
Googleフォームで安否確認をするメリットのまず一つは、無料で作成できる点です。安否確認ツールは一般的に料金が発生します。
しかし、GoogleフォームはGoogleが公式で提供している無料ツールです。Googleアカウントをもっていれば誰でも無料で利用できます。
とにかく料金をかけずに安否確認システムを導入したい、と考える企業にとって最も手軽な方法と言えるでしょう。
シンプルな操作性で簡単に使える
シンプルな操作性で、システムの専門知識がなくてもパソコンが使えれば簡単に使えるのも、Googleフォームで安否確認を行うメリットです。
有料の安否確認ツールの場合、無料のものよりも豊富な機能が備わっていることで、操作方法を覚えるのにやや時間を要する傾向があります。
Googleフォームの操作はいたってシンプルで、事前にフォームを作成し、それを従業員に対して送り、そこに回答を入力してもらうだけで安否確認自体は終了します。
誰もが一度は使ったことのあるツールでもあるため、作成の仕方が分からなければ知っていそうな従業員に操作方法を尋ねることもできるでしょう。
回答の集計が楽
Googleフォームに記入された回答は、スプレッドシートにすべて自動集計され、一覧にして確認できます。
一方、メールやSNSなどで安否確認をした場合、一通一通内容を確認し、別途Excelやスプレッドシートに情報を転記する必要があります。
Googleフォームは無料かつ操作性が簡単なだけでなく、手間をかけずに回答の集計ができるため、安否確認を行う担当者にとっては大きなメリットになるでしょう。
Googleフォームで安否確認フォームを作成する方法
Googleフォームで安否確認フォームを作成する方法は、下記の手順です。
- Formsを選択
- 質問事項を作成する
- 送信ボタンをクリックし送付用のリンクを発行する
- フォームをメールで一斉送信
- 回答をスプレッドシート化し一括確認できるようにする
それぞれの手順について見ていきましょう。
Formsを選択
まずは、Googleアカウントにログインし、Googleworkspace内の「フォーム」を選択して作成画面に遷移します。
質問事項を作成する
続いては「空白のフォーム」から質問事項を作成します。
メールで安否確認メールを送る場合と同じく、質問事項はなるべくシンプルにし、必要な情報だけを収集しましょう。
具体的には、下記の質問事項を作成します。
- 安否情報
- 家族の状況
- 現在の居場所
- 出社の可否
- 出社までの交通手段
- 出社までにかかる時間
- 自宅の状況
- その他連絡事項
送信ボタンをクリックし送付用のリンクを発行する
質問事項の作成後は「送信ボタン」をクリックし、送付用のリンクを発行します。
フォームをメールで一斉送信
前の手順で発行したリンクをメールに貼り付け一斉送信します。
一斉送信では、安否確認メールで行う場合と同じく内容はシンプルにし、時候の挨拶などは記載しないようにしましょう。
Googleフォームを一斉送信するときのポイントは、下記のとおりです。
- 災害が起きたらなるべくすぐに送ること
- 安否確認用のフォームに回答してほしいこと
- 安全を図る行動を最優先にして、対応を急かさないこと
3つのポイントを意識して一斉送信しましょう。
回答をスプレッドシート化し一括確認できるようにする
最後に、回答してもらった内容をGoogleフォーム内の「回答」から「スプレッドシートにリンク」をクリックして、一覧で確認しましょう。
スプレッドシートにリンクをクリックすれば、回答情報を自動集計してくれます。
Googleフォームで安否確認をするデメリット
Googleフォームには、メリットがある一方でデメリットも存在します。下記はGoogleフォームで安否確認をするデメリットです。
- 災害発生時は電話・インターネット回線が混雑しフォームを送れない可能性がある
- 災害は自動で検知し自動送信する機能はない
- 再送信（リマインド）機能が付いていない
それぞれのデメリットについて見ていきましょう。
災害発生時は電話・インターネット回線が混雑しフォームを送れない可能性がある
Googleフォームをメールで一斉送信する場合、インターネット回線を使う必要があります。しかし、災害発生時は命にかかわることなど緊急を要する連絡や安否確認のために、回線が込み合います。
災害を自動で検知し自動送信する機能はない
災害を自動で検知し自動送信する機能がないのも、Googleフォームで安否確認をするデメリットです。
Googleフォームは、災害を自動で検知するわけではありません。
Googleフォームで安否確認をする場合は、災害発生時に送信担当者が被災しておらず、フォームを全従業員に対して送れる状態が必要です。これは電話やメール送信による安否確認でも同じです。
再送信機能が付いていない
Googleフォームには、回答がない従業員に対して自動でメールを再送信する機能が付いていません。
もし、災害発生時に安否確認の担当者が他の対応に追われている場合、返事がない人の確認がいつまでも不明な状態になる危険性があります。
Googleフォームの弱点を克服する安否確認システムの導入を検討しよう
Googleフォームで安否確認する場合、無料で利用できるなどのメリットもありますが、災害発生時に柔軟な対応ができないといったデメリットもあります。
Googleフォームのデメリットを解消するためには、安否確認システムが推奨されます。基本的には有料ですが、以下で説明する安否確認システムのメリットを確認し、導入するか検討しましょう。
自動送信機能で担当者の被災状況に関わる安否確認が出来る
多くの安否確認システムには、災害発生を検知し、予め設定した安否確認メッセージを従業員に対して送信する機能が付いています。
「安否確認の担当者が被災して安否確認の対応ができない」といった事態を避けられるのが、安否確認システムを導入する大きなメリットです。
複数拠点にサーバーを設定しているため回線状態の影響を受けない
Googleフォームは、災害時の活用を想定して作られた仕組みではありません。そのため、災害時に回線の状態によっては、従業員に対してメールが一斉送信できず、安否確認すらできないかもしれません。
しかし、安否確認システムを導入すれば、複数拠点にサーバーを設定しているため、回線状態の影響を受けずに安否確認ができます。
再送信（リマインド）機能で回答のない従業員に対して安否確認連絡を再送信できる
安否確認システムには、一定期間返信のない人に対して自動で再送信（リマインド）をしてくれる機能があります。
安否確認システムの機能を利用すれば、連絡のない従業員にも繰り返し安否確認のリマインドをしてくれ、いつまでも状況の確認ができない、といった事態を防ぐことに繋がります。
Googleフォームでも安否確認はできるがシステムの導入も重要
Googleフォームで安否確認を行うメリット・デメリットについてまとめましょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 無料で作成できるシンプルな操作性で誰もが使える回答の集計が簡単にできる | 災害発生時は電話・インターネット回線が混雑しフォームを送れない可能性がある災害は自動で検知し自動送信する機能はない再送信（リマインド）機能が付いていない |
Googleフォームは無料で安否確認できるといった大きなメリットがあります。一方、災害用のシステムではないため、安否確認ができない可能性があるといったデメリットもあります。
Googleフォームのデメリットを解決するには、安否確認システムの導入が必要です。
例えば、安否確認システムの中でも、トヨクモ株式会社の安否確認サービス2では、メール・LINEなどの使い慣れたメディアから災害発生前・後で自動一斉送信ができます。回答結果はリアルタイムで自動集計されるため、状況をすぐに確認できるでしょう。
安否確認サービス2は、無料お試しができ、自社の状況に適しているか確認できます。
災害発生時に確実に安否確認を達成したい場合は、まず無料でお試しできる「安心確認サービス2」を利用してみてはいかがでしょうか。
